Mitarbeiterbindung in Zahnarztpraxen und von ZFAs

Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFAs) übernehmen zentrale Aufgaben und prägen Qualität sowie Image einer Praxis. Angesichts des Fachkräftemangels ist ihre Bindung entscheidend – wie das gelingt, lesen Sie hier. 

• Der Fachkräftemangel in der Zahnmedizin
• Was sind typische Gründe, warum Mitarbeitende und ZFAs eine Zahnarztpraxis verlassen?
• Wie kann sich eine Zahnarztpraxis oder Dentalpraxis als attraktiver Arbeitgeber positionieren, um ZFAs zu gewinnen und zu halten?
• Fazit

Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) gehören laut Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit zu den Berufen mit dem höchsten Engpass. Das bestätigt auch die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg: Im Jahr 2024 fehlten in keinem anderen Beruf so viele Fachkräfte wie in diesem.

Im Durchschnitt dauert es über vier Monate, um eine offene Stelle zu besetzen – länger als in jedem anderen Gesundheitsberuf. Besonders kleine und mittelgroße Praxen spüren diesen Engpass deutlich. Hinzu kommt, dass 2023 rund 38 Prozent der in Ausbildung befindlichen Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) die Ausbildung vorzeitig abbrachen.

Einige der wichtigsten Ursachen:

• Ausbildung und Blockunterricht: Wechselnde Abschnitte von Schule und Praxis erschweren die Organisation. Kleine Praxen stoßen hier schnell an Kapazitätsgrenzen.
• Vergütung: Die Bezahlung liegt häufig unter Tarif – sowohl während der Ausbildung als auch im Beruf.
• Arbeitsbedingungen: Lange und unregelmäßige Sprechzeiten, geringe Flexibilität für Teilzeit- oder Familienmodelle sowie Überstunden können den Job gerade für Frauen mit Familie herausfordernd gestalten.
• Körperliche und emotionale Belastung: Dauerhafter Zeitdruck, wenig Pausen, enge Patientenbetreuung sowie Assistenz- und Verwaltungsaufgaben führen zu Ermüdung und Fehlzeiten.

Wie andere Branchen mit dem Fachkräftemangel umgehen, erfahren Sie in unserem Beitrag „Mitarbeitergewinnung Pflege“.

Kündigungen in Zahnarztpraxen sind meist auf wenige zentrale Faktoren zurückzuführen:

• Mangelnde Wertschätzung der Mitarbeiter:innen: Fehlendes Lob oder Feedback schwächt die emotionale Bindung an die Praxis.
• Organisation und Arbeitsbedingungen: Überstunden, enge Terminpläne, fehlende Pausen und unzureichende Ausstattung erhöhen den Stress und können auf lange Sicht zu Burnout führen.
• Begrenzte Entwicklungsmöglichkeiten: Ohne Fortbildung oder Karriereperspektiven entsteht berufliche Stagnation, die unzufrieden machen kann.
• Ungünstige Work-Life-Balance: Unflexible Arbeitszeiten und mangelnde Rücksicht auf familiäre Verpflichtungen erschweren die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Unter- oder Überforderung: Monotone Tätigkeiten oder zu hoher Druck beeinträchtigen die Gesundheit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.
• Vergütung und Zusatzleistungen: Unterdurchschnittliche Bezahlung oder fehlende Benefits verstärken Wechselabsichten.

Neben dem Gehalt von Zahnärzten und ZFAs spielen vor allem Wertschätzung, berufliche Entwicklungsperspektiven und flexible Arbeitsbedingungen eine entscheidende Rolle für die Mitarbeiterbindung in der Zahnarztpraxis.

Viele Praxen fragen sich, wie sie qualifizierte Fachkräfte gewinnen und halten können. Die folgenden Punkte sind entscheidend für Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung:

Arbeitsklima und Teamkultur

Ein positives Arbeitsklima ist die Basis jeder erfolgreichen Mitarbeiterbindung. Angestellte, die sich als Teil eines Teams fühlen, sind motivierter und loyaler.

• Teambuilding: Gemeinsame Pausen, Veranstaltungen oder gut gestaltete Aufenthaltsräume fördern ein starkes Wir-Gefühl.
• Klare Strukturen: Transparente Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten reduzieren Konflikte.
• Stressreduktion: Realistische Terminplanung, Pufferzeiten und – wo möglich – die Vermeidung von Überbuchungen entlasten das Team.

Weitere bewährte Ansätze der Mitarbeiterbindung finden Sie in unserem Beitrag „Instrumente der Mitarbeiterbindung – Wie bindet man die besten Köpfe ans Unternehmen?“.

Kommunikation und Wertschätzung

Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche zeigen Fachangestellten, dass Leistung und persönliche Entwicklung geschätzt werden. Kleine Gesten wie ein Dankeschön oder ein Lob wirken oft nachhaltiger als finanzielle Anreize. Mitarbeitende, die in Entscheidungen einbezogen werden – etwa bei Dienstplänen oder Prozessoptimierungen – identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber.

Weiterbildung und Entwicklung

Bereits beim Onboarding und der Einarbeitung ist eine strukturierte Betreuung entscheidend. Mentoring oder Tandems aus erfahrenen Kolleg:innen helfen neuen ZFAs, Sicherheit zu gewinnen.

Darüber hinaus fördern regelmäßige Fort- und Weiterbildungen Motivation und Bindung – sowohl fachlich (neue Behandlungsmethoden, Hygiene, Abrechnung) als auch überfachlich (Kommunikation, Digitalisierung, Patientenmanagement).

Karrierepfade und zusätzliche Verantwortungsbereiche geben Angestellten Perspektiven, die sie langfristig an eine Praxis binden.

Förderung von Quereinstiegen

Arzt- und Zahnarztpraxen werden zunehmend beliebte Arbeitgeber für Quereinsteiger:innen: In einer Umfrage des PKV Institut gaben 97 % der Befragten an, dass sie sich im Nachhinein wieder für den Wechsel in eine Arzt-/Zahnarztpraxis entscheiden würden.

Praxisnahe Weiterbildungen vermitteln Fachwissen, Einblicke in Praxisabläufe und Sicherheit im Umgang mit Patient:innen – so können Quereinsteiger:innen schon nach kurzer Zeit spürbar zur Entlastung des Teams beitragen. Für Praxen ist entscheidend, neue Kolleg:innen durch strukturierte Einarbeitung, Mentoring und ein unterstützendes Team zu begleiten. Ebenso wichtig ist die Bereitschaft, Abläufe flexibel anzupassen, um die Integration der Quereinsteiger:innen optimal zu fördern.

Digitales Praxismanagement

Digitale Tools bringen mehr Freiraum in den Arbeitsalltag von ZFAs. Automatisierte Abläufe bei Terminplanung, Abrechnung und Patientenverwaltung sparen Zeit, reduzieren Fehler und steigern die Effizienz – so bleiben Kapazitäten, um Patient:innen freundlich und umfassend zu betreuen.

Ein modernes Tool ist bspw. das DELABO.portal von biodentis:

• Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Zahnarztpraxis und Labor durch digitale Übermittlung von Patientendaten, Fotos, Scans und Röntgenbildern sowie aller auftragsbezogenen, administrativen Dokumente wie z. B. die E-Rechnung.
• Es vernetzt Praxis und Labor papierlos.
• Es beschleunigt den Datenaustausch und reduziert Verzögerungen.
• Es wirkt zeitgemäß und attraktiv auf Auszubildende und Mitarbeitende.
• Es kann ein wichtiger Pluspunkt im Recruiting sein.

Gesundheitsförderung für Mitarbeiter:innen

Betriebliches Gesundheitsmanagement wirkt sich direkt positiv auf Zufriedenheit und Wohlbefinden von ZFAs aus. Angebote wie Vorsorgecheckups, Impfaktionen oder Resilienztraining signalisieren, dass die Praxis Verantwortung für ihre Mitarbeitenden übernimmt.

Kleinere Maßnahmen sind ebenfalls wirksam: Rückzugsräume, gute Beleuchtung und ergonomische Arbeitsplätze steigern das Wohlbefinden. Betriebliche Absicherung wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung stärken das Vertrauen in die Praxis als langfristigen Arbeitgeber und Partner.

Flexible Arbeitszeiten

Flexible Arbeitszeitmodelle erleichtern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Teilzeit, Gleitzeit oder Jobsharing ermöglichen individuelle Lösungen, die auf persönliche Lebenssituationen von Angestellten eingehen. Wichtig ist auch, dass Ruhezeiten und Auszeiten konsequent berücksichtigt und Überstunden vermieden werden. All das fördert die Resilienz und Erholung von ZFAs.

Zusatzleistungen und Benefits

Finanzielle Anreize wie Boni oder betriebliche Krankenversicherung erhöhen die Attraktivität jeder Praxis. Sach- und Erlebnisleistungen wie Essenszuschüsse, Gutscheine oder Freizeitangebote zeigen Wertschätzung dagegen auf ganz konkrete Weise.

Viele dieser Benefits sind steuerfrei oder -begünstigt und ermöglichen es Zahnarztpraxen, ihre Mitarbeitenden kontinuierlich zu unterstützen – ohne hohe Einmalzahlungen. So steigen Motivation und Bindung, ohne dass die Lohnnebenkosten stark belastet würden.

Mit Lösungen wie der SpenditCard, dem Essenszuschuss Lunchit oder dem Gesundheitsbonus Wellbeing können Arbeitgeber Zusatzleistungen steueroptimiert und bedarfsgerecht einsetzen – ein modernes Mittel, um Fachkräfte langfristig zu binden.

In Zeiten des Fachkräftemangels reicht Gehalt allein nicht zur Mitarbeiterbindung. Wertschätzung, Entwicklungsperspektiven, moderne Arbeitsmittel, Work-Life-Balance-Maßnahmen und Gesundheitsförderung sichern motivierte und loyale Teams – und damit langfristig die Zukunftsfähigkeit jeder Praxis.

FAQ: Häufige Fragen zur Mitarbeiterbindung in Zahnarztpraxen/von ZFAs

Warum ist Mitarbeiterbindung in Zahnarztpraxen so wichtig?
Eine motivierte und stabile Belegschaft sichert hochwertige Patientenversorgung, reibungslose Abläufe und langfristige Praxisstabilität. Besonders ZFAs übernehmen zentrale Aufgaben, die schwer zu ersetzen sind.

Was sind die häufigsten Gründe, warum ZFAs die Praxis verlassen?
Häufige Gründe sind fehlende Wertschätzung, belastende Arbeitsbedingungen, mangelnde Entwicklungsperspektiven, ungünstige Work-Life-Balance sowie unzureichende Vergütung oder Benefits.

Wie lässt sich Wertschätzung im Praxisalltag umsetzen?
Wertschätzung zeigt sich durch regelmäßiges Feedback, Lob, kleine Anerkennungen und die Einbeziehung der Mitarbeitenden in Entscheidungen.

Wie kann digitales Zahnarzt-Praxismanagement die Bindung stärken?
Digitale Tools zur Terminplanung, Abrechnung oder Datenübermittlung entlasten ZFAs, reduzieren Fehler und machen den Arbeitsalltag effizienter und stressfreier.

Welche Maßnahmen fördern die Gesundheit der Mitarbeitenden?
Gesundheitsförderung umfasst Vorsorgeangebote, ergonomische Arbeitsplätze, Pausenräume sowie betriebliche Absicherung wie Krankenversicherung oder Altersvorsorge.

Welche Zusatzleistungen steigern Motivation und Bindung?
Bonuszahlungen, Zuschüsse, Essensangebote, Gutscheine und Fortbildungsförderung erhöhen die Zufriedenheit und signalisieren Wertschätzung durch den Arbeitgeber.

• Mitarbeitergewinnung Pflege: Wie Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität erhöhen und Pflegekräfte langfristig binden
• So gestalten Sie einen Business Case für Benefits als wirksame Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
• Total Compensation: Nutzen Sie Benefits über das Arbeitsentgelt hinaus zur Mitarbeiterbindung

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