So geht Lunchit
Die digitale Essensmarke – so einfach geht es
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So funktioniert Lunchit für Arbeitgeber
So funktioniert Lunchit für Arbeitnehmer
„Wir wollen unseren Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern ein breites Spektrum
an Benefits bieten, von denen alle
profitieren. Mittagessen muss jeder.
Lunchit war daher ein No-Brainer.“
Theresa John
Director HR
„Lunchit macht deutlich, wie viel einfacher und smarter digitalisierte Lösungen im Vergleich zu den alt-eingesessenen Papier-Produkten sind. Der Verwaltungsaufwand reduziert sich enorm und auch die Handhabung der App ist selbsterklärend. Außerdem wird die Digitalisierung im positiven Kontext erlebt, da der Arbeitgeber mit der Essenserstattung etwas Gutes tut.“
Inés Brand
Head of Human Ressources
„Bei REWE digital beschäftigen wir uns täglich mit der Digitalisierung im Lebensmittelhandel. Deshalb waren klassische Papieressensmarken natürlich keine dauerhafte Lösung […]. Mit Lunchit bekomme ich meinen täglichen Essenszuschuss ganz einfach über die Einreichung des Belegs in der App. Besser geht’s nicht.“
Lasse Hofmann
Senior HR Manager Employer Branding
Sie haben noch Fragen zu Lunchit?
Was ist der Unterschied zwischen digitalen und Papier-Essensmarken?
Eine digitale Essensmarke ist die papierlose Alternative zu klassischen Papier-Essensgutscheinen. Bei einer digitalen Essensmarke funktioniert das Einreichen bzw. Einlösen des Mittagessens digital per App. Anstatt die Papier-Essensmarken in teilnehmenden Restaurants einzulösen, benötigen die Mitarbeiter bei digitalen Essensmarken nur die App und einen Beleg. Da es bei digitalen Essensmarken zudem kein Partnernetzwerk gibt, können die Mitarbeiter essen gehen, wo sie möchten. Im Anschluss müssen sie den Beleg nur mit der App fotografieren und mit einem Klick beim Arbeitgeber einreichen.
Für Arbeitgeber besteht der Vorteil einer digitalen Essensmarke vor allem im geringen Verwaltungsaufwand. Denn im Gegensatz zu Papier-Essensmarken, die regelmäßig bestellt, gedruckt und verteilt werden müssen, läuft die Verwaltung bei digitalen Essensmarken komplett digital ab. Der Arbeitgeber kann sich monatlich im Arbeitgeberportal eine CSV-Datei mit den gesamten Erstattungsbeträgen des Essenszuschusses downloaden und diese direkt in das entsprechende Lohnbuchhaltungssystem hochladen. Das System verarbeitet die Daten dann automatisch und die Mitarbeiter erhalten den Essenszuschuss mit ihrem nächsten Gehalt.
Kann Lunchit im Homeoffice verwendet werden?
Die digitale Essensmarke Lunchit kann auch im Homeoffice verwendet werden. Gerade für die Arbeit zuhause ist der digitale Essenszuschuss die ideale Lösung für die Verpflegung der Mitarbeiter. Denn die App kann auch bei Bestellungen beim Lieferdienst und bei jedem Bäcker, Imbiss oder Supermarkt verwendet werden. Somit profitieren auch Mitarbeiter, die keine Restaurants in der Nähe des Wohnortes haben oder aufgrund der Telearbeit keine Kantine nutzen.
Wie setzt sich der Essenszuschuss zusammen?
Der Essenszuschuss zum Essen für Mitarbeiter setzt sich immer aus dem sogenannten Sachbezugswert und einem steuerfreien Anteil von 3,10 Euro zusammen. Die Höhe des Sachbezugswertes wird jedes Jahr neu von der Bundesregierung festgelegt und liegt im Jahr 2023 bei 3,80 Euro. Die Festlegung orientiert sich dabei immer an der allgemeinen Preissteigerung, der Inflation und am Verbraucherpreisindex.
Addiert man sowohl den steuerfreien Betrag von 3,10 Euro als auch den Sachbezugswert in Höhe von 3,80 Euro, ergibt sich ein maximal steuerfreier Betrag von 6,90 Euro pro Arbeitstag und Mitarbeiter. Im Gegensatz zu den steuerfreien 3,10 Euro, muss der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil pauschalversteuert werden. Leistet der Mitarbeiter jedoch einen Eigenanteil (zusätzlich zur Erstattungshöhe des Arbeitgebers), verringert sich der zu versteuernde Betrag.
In unserem Magazin finden Sie zudem ein konkretes Rechenbeispiel zur Berechnung der Besteuerung beim Essenszuschuss!
Falls Sie als Arbeitgeber jedoch auf jeden Fall sicherstellen möchten, dass der Essenszuschuss komplett steuerfrei bleibt, kann die digitale Essensmarke bzw. die App so konfiguriert werden, dass dies jederzeit sichergestellt wird. Das ist ein weiterer Vorteil gegenüber Papier-Essensmarken, denn dort kann die Zuzahlung zur Verpflegung für Mitarbeiter nicht gewährleistet werden.
Was gilt als Mahlzeit und kann über Lunchit erstattet werden?
Mit Lunchit können Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden Zuschüsse für arbeitstägliche Mahlzeiten einräumen. Mahlzeiten des Arbeitnehmers sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) u.a. dann anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird.
Was als Mahlzeit gilt, wird in der Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe aa LStR definiert. Allgemein können als Mahlzeiten alle kalten und warmen Speisen und Lebensmittel einschließlich Getränke, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind, in Betracht kommen. Die Speisen und Lebensmittel einschließlich Getränke können dabei zusammen (z. B. Restaurant) oder bei verschiedenen Einrichtungen (z. B. Speisen bei einem Imbiss, Getränke im Supermarkt) und ggf. zu verschiedenen Zeitpunkten anlässlich des Mittagessens erworben werden.
Welche Vorteile hat die digitale Essensmarke Lunchit für Mitarbeitende?
Gerade Mitarbeiter profitieren erheblich vom digitalen Essenszuschuss Lunchit:
- Kein Partnernetzwerk
Völlige Entscheidungsfreiheit bei der Wahl des Mittagessens – egal ob Supermarkt, Restaurant, Imbiss, Bäckerei oder Bestellung beim Lieferdienst - Spürbares Gehaltsextra
Der Essenszuschuss bleibt für Arbeitnehmer komplett steuerfrei, d.h. Brutto = Netto und bis zu 145 Euro mehr Nettolohn pro Monat - Vergessen gibt´s nicht
Im Gegensatz zur Papier-Essensmarke kann die digitale Essensmarke nicht vergessen werden, denn der Beleg kann auch nachträglich noch in der App hochgeladen werden - Einfach einfach
Die Bedienung der App ist intuitiv und leicht verständlich
Welche Prüfpflichten bestehen für den Arbeitgeber?
Die steuerliche Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert wurde vom Finanzamt München im Rahmen einer Lohnsteueranrufungsauskunft unter der Voraussetzung bestätigt, dass der Arbeitgeber tatsächlich eine stichprobenweise Überprüfung der Abrechnungen mit den eingescannten Belegen vornimmt.
Zur Durchführung der Prüfung können die Erstattungsdateien vor Ort beim Arbeitgeber mittels eines arbeitgeberspezifischen passwortgeschützten Zugangs zum Spendit Portal heruntergeladen werden. Die Erstattungsdateien enthalten den je Mitarbeiter und Arbeitstag gespeicherten Datensatz. Der Arbeitgeber kann anhand der Erstattungsdateien stichprobenhaft die in der Abrechnung enthaltenen Angaben prüfen. Die Prüfung beinhaltet, dass eine Zuschussgewährung nicht an Krankheitstagen, Urlaubstagen und Arbeitstagen erfolgt, an denen der Mitarbeiter eine Auswärtstätigkeit ausübt, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind. Darüber hinaus erfolgt eine stichprobenhafte Prüfung der Abrechnung mit den eingescannten Bildern der Belege. Es wird empfohlen, dass der Arbeitgeber die Erstattungsdateien mit dem Ergebnis seiner Prüfung aufbewahrt.
Wie kann ich digitale Essensgutscheine und Lunchit verwenden?
Mehr zur Verwendung des digitalen Essenszuschuss erfahren Sie unter „So geht Lunchit„
Kann ich Lunchit auch im Ausland nutzen? Lunchit kann nur innerhalb Deutschlands genutzt werden.
Kann ich Lunchit auch ohne digitale Essensgutscheine nutzen?
Lunchit ist ein digitaler Essensgutschein, bei dem Belege per App eingescannt und automatisch eingereicht werden.
Welche Vorteile hat die digitale Essensmarke Lunchit für Mitarbeitende?
Mitarbeiter haben ihre Essensmarke in Form ihres Handys immer zur Hand.
Kann ich sehen, ob meine Mitarbeiter:innen Lunchit nutzen?
Im Spendit Arbeitgeberportal können Sie alle Spendit-Benefits verwalten und erhalten eine Übersicht über die Nutzung.
Kann Lunchit Essenszuschuss von Mitarbeitenden genutzt werden, die im Home Office arbeiten?
Kann ich Lunchit auch im Homeoffice nutzen? Lunchit kann auch im Homeoffice eingesetzt werden.
Kann Lunchit von Mitarbeitenden in Kurzarbeit genutzt werden?
Verringert sich die Lunchit Erstattung in der Kurzarbeit? Lunchit kann an jedem Arbeitstag eingesetzt werden – egal wie viele Arbeitstage es sind. Da in Kurzarbeit weniger Arbeitstage anfallen, verringert sich der Erstattungsbetrag.
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