Digitaler Essensgutschein
Lunchit – der digitale Essensgutschein in Form einer App
So nutzen Arbeitgeber und Arbeitnehmer steuerfreie Essensmarken mit der Lunchit App
Lunchit – die erste digitale Essensmarke in Form einer App.
Wir haben Mittagessen neu erfunden – Mitarbeiterbindung mit Lunchit, dem Marktführer bei digitalen Essensmarken
EssensGutschein auf cool!
Zu digitalen Unternehmen passen keine altmodischen Papier-Essensgutscheine
„Als digitales Unternehmen kam es für uns nicht in Frage, unseren Mitarbeitern altmodische Papier-Essensmarken anzubieten. Deshalb haben wir uns als einer der ersten Kunden für Lunchit entschieden. Unsere Mitarbeiter fanden das klasse und nutzen die App seit Beginn beinahe täglich.“
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Wir haben die Lösung für zufriedene Mitarbeiter
Mit der Alternative zur Kantine genüsslich sparen
Eine eigene Kantine ist für viele Betriebe aufgrund ihrer Größe, des damit verbundenen Aufwands oder der Kosten uninteressant. Eine Alternative für Unternehmen ohne Kantine ist es, die Mitarbeiter auswärts zum Essen zu schicken und sich an den Kosten dafür zu beteiligen. Das unterstützt sogar das Finanzamt und stuft die Zuzahlung zum Mittagessen Ihrer Arbeitnehmer als steuerfreie Zulage ein. So sparen Unternehmen Lohnnebenkosten und die Belegschaft genießt neben dem Mittagessen eine indirekte Gehaltserhöhung. Eine klassische Win-win Situation, die in Form eines digitalen Essensgutscheins, im Gegensatz zu Essensmarken für Restaurants, auch noch einfach zu verwalten ist. Denn die altbekannten Essensgutscheine der Firma müssen immer wieder neu bestellt und verteilt werden.
Warum eignen sich digitale Essensgutscheine als Ergänzung zur Kantine?
Auch, wenn eine Kantine im Unternehmen vorhanden ist, kann es Gründe für die Einführung digitaler Essensgutscheine geben. Ist die Kantine nur im Hauptsitz angesiedelt, dann haben Arbeitgeber mit der Lunchit App die Möglichkeit, auch den Mitarbeitern in Außenstellen ein vergünstigtes Mittagessen zu gewähren. Sie gehen dann eben nur nicht in der hauseigenen Kantine, sondern in den umliegenden Restaurants essen. Somit unterstützen Unternehmen auch noch die lokale Gastronomie in direkter Firmennähe.
Ist die Kantine im Unternehmen nicht betriebseigen, sondern Pächter betreiben sie? Dann akzeptiert das Finanzamt die digitalisierten Essensmarken dort genauso, wie in jedem anderen Restaurant.
Aber aufgepasst: Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitern in der Kantine ein Mittagessen unter dem amtlich festgelegten Sachbezugswert, dann ist die Differenz steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dabei ist es egal, ob Arbeitgeber für die Kantine eine Papiermarke ausgeben, eine digitale Essensmarke verwenden oder die Preise bewusst niedrig halten.
Warum ist die klassische Essensmarke bzw. der Restaurant-Gutschein oder Essensgutschein nicht mehr zeitgemäß?
Betriebliche Papier-Essensmarken waren anfangs nur für ein Restaurant gültig, mit dem der Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung hatte. Die Mitarbeiter bekamen dort oft vergünstigtes Mittagessen und gaben dafür einen Essensgutschein der Firma ab. Alternativ führte das Restaurant Listen mit den Gästenamen. Wöchentlich oder monatlich rechnete das Restaurant mit dem Betrieb ab und erhielt sein Geld dafür.
Die Nachteile überwiegen aber häufig für den Arbeitgeber. So konnten diese nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer wirklich sein Mittagessen in den Pausen einnahm oder vielleicht doch am Wochenende mit der Familie. Bei einer Absprache zwischen Gastronom und Beschäftigtem hatte der Arbeitgeber das Nachsehen. Auch die Errechnung der Erstattungsbeträge und die gegebenenfalls abzuführende Pauschalsteuer, erforderte einiges an Verwaltungsaufwand. Arbeitgeber, die sie jedoch für die digitale Abwicklung des Essenszuschusses entscheiden, können den Aufwand für die Administration deutlich reduzieren.
Was sind die Vorteile des digitalen Essensgutscheins Lunchit gegenüber herkömmlicher Essensmarken für Mitarbeiter?
Mit Lunchit können Mitarbeiter Mittagessen gehen, wo sie möchten. Sei es im Supermarkt um die Ecke, am Imbiss gegenüber oder beim Lieblingsitaliener. Für das Finanzamt ist beim Essenzuschuss nur wichtig, dass die Mitarbeiter das bezahlte Mittagessen auch unmittelbar konsumieren. Die Essensgutscheine zu sammeln und dann im Supermarkt für den Wocheneinkauf zu verwenden, so wie es bei den veralteten Essensmarken der Fall war, ist rechtswidrig und funktioniert mit digitalen Essensgutscheinen nicht.
Denn Unternehmen geben ihrer Belegschaft keine Essensmarken mehr in die Hand, sondern stellen ihnen eine App zur Verfügung. Die Arbeitnehmer fotografieren mithilfe der App die Rechnung, die sie beim Einkauf oder Mittagessen im Restaurant erhalten haben. Im Anschluss liest die Lunchit App alle Daten automatisiert aus der Rechnung aus und der Mitarbeiter reicht den Zuschuss über die App beim Arbeitgeber ein. Für die Verwaltung erhalten Arbeitgeber monatlich eine Datei mit einer Übersicht über die eingereichten Beträge. Die Datei kann dann mit einem Klick in das entsprechende Lohnabrechnungssystem hochgeladen werden, sodass der Essenszuschuss automatisch mit den Gehältern der Mitarbeiter ausgezahlt wird
Warum sind digitale Essensgutscheine wie Lunchit günstiger als eine klassische Gehaltserhöhung?
Eine Gehaltserhöhung erfreut zumeist nur die Mitarbeiter. Und nach Abzug aller Steuern und der Sozialversicherung bleibt oftmals auch für sie kaum etwas übrig. Arbeitgeber zahlen jedoch noch Lohnnebenkosten obendrauf. Die Differenz des Zahlungsbetrages zum Nettogehalt des Arbeitnehmers ist so groß, dass sich andere Gehaltsextras, wie digitale Essensmarken, besser für Arbeitgeber und Mitarbeiter lohnen.
Für Unternehmen sind Essensgutscheine steuerfrei bzw. steuerbegünstigt und eine Möglichkeit, den Beschäftigten bis zu 6,90 Euro Euro pro Arbeitstag auszuzahlen. Firmen bezahlen den Essenszuschuss auch nur dann, wenn die Mitarbeiter Mittagessen waren und müssen somit nicht in Vorleistung gehen. Zugleich haben Arbeitgeber mit digitalen Essensgutscheinen, wie der Lunchit App, ein optimales Instrument in der Hand, um positiv Einfluss auf die Belegschaft zu nehmen. Denn mit einem täglichen Essenszuschuss motivieren Arbeitgeber ihre Mitarbeiter jeden Tag auf ein Neues und schaffen gleichzeitig ein Tool, um diese auch langfristig an das Unternehmen zu binden.
Die Vorteile der Lunchit App für Arbeitgeber und Mitarbeiter gegenüber der herkömmlichen Essensgutscheine in Papierform:
- freie Restaurantwahl
- alternativ auch Supermärkte, Bäckereien, Imbisse, Cafés uvm.
- problemlose Nutzung im Homeoffice während Essensmarken nur mit hohem Aufwand an Mitarbeiter im Homeoffice verteilt werden können
- kein Verhandeln mit den Akzeptanzstellen erforderlich
- volle und sichere Erfüllung der steuerlichen Pflichten
- Mitarbeiter fotografiert nur die Rechnung in der App
- Arbeitgeber haben keinerlei Verwaltungsaufwand
- die Lunchit App errechnet vollautomatisch den Erstattungsbetrag
- Unterstützt das moderne Employer Branding
Gratis Whitepaper „11 Gründe für den digitalen Essenszuschuss“
Erfahren Sie alle Vorteile der digitalen Essensmarke bzw. des digitalen Essensgutscheines und warum Sie mit der digitalen Lösung im Gegensatz zur Papier-Variante mehr Steuern sparen!
Lunchit – die erste digitale Essensmarke in Form einer App.
Wir haben Mittagessen neu erfunden – MItarbeiterbindung mit dem Marktführer bei digitalen Essensmarken
Wie funktioniert Lunchit für Arbeitgeber?
- Unternehmen registrieren: Mitarbeiter im SPENDIT Arbeitgeberportal anlegen und 30 Tage kostenlos testen
- Mitarbeiter einladen: E-Mail mit Registrierungslink, Lunchit kann dann sofort genutzt werden.
- Erstattungsdatei downloaden: Für die Erstattung an die Mitarbeiter einfach die Importdatei in Ihr Lohnbuchhaltungssystem (DATEV, SAP, EDLohn, ADDISON, P&I etc.) importieren.
- Auszahlen: Mitarbeiter erhalten die individuell festgelegte Erstattung mit dem nächsten Gehalt.
Wie funktioniert Lunchit für Mitarbeiter?
- App downloaden: Lunchit App für Android oder iOS downloaden und installieren.
- Steuerbefreites Mittagessen: Mittagessen gehen, holen oder liefern lassen
- Belege einreichen: Beleg oder Rechnung in der App fotografieren und direkt einreichen
- Erstattung mit dem nächsten Gehalt: Die automatische Erstattung erfolgt mit dem nächsten Gehalt
und Mitarbeitern ein breites Spektrum
an Benefits bieten, von denen alle
profitieren. Mittagessen muss jeder.
Lunchit war daher ein No-Brainer.“
„Lunchit macht deutlich, wie viel einfacher und smarter digitalisierte Lösungen im Vergleich zu den alt-eingesessenen Papier-Produkten sind. Der Verwaltungsaufwand reduziert sich enorm und auch die Handhabung der App ist selbsterklärend. Außerdem wird die Digitalisierung im positiven Kontext erlebt, da der Arbeitgeber mit der Essenserstattung etwas Gutes tut.“
„Bei REWE digital beschäftigen wir uns täglich mit der Digitalisierung im Lebensmittelhandel. Deshalb waren klassische Papieressensmarken natürlich keine dauerhafte Lösung […]. Mit Lunchit bekomme ich meinen täglichen Essenszuschuss ganz einfach über die Einreichung des Belegs in der App. Besser geht’s nicht.“
Sie haben noch Fragen oder würden sich gerne individuell beraten lassen?
Gerne berät Sie unsere Inside Sales Managerin Vanesa Salkic auch in einem persönlichen Gespräch!
SIE haben noch Fragen zu LUNCHIT?
Was ist der Unterschied zwischen digitalen und Papier-Essensmarken?
Eine digitale Essensmarke ist die papierlose Alternative zu klassischen Papier-Essensgutscheinen. Bei einer digitalen Essensmarke funktioniert das Einreichen bzw. Einlösen des Mittagessens digital per App. Anstatt die Papier-Essensmarken in teilnehmenden Restaurants einzulösen, benötigen die Mitarbeiter bei digitalen Essensmarken nur die App und einen Beleg. Da es bei digitalen Essensmarken zudem kein Partnernetzwerk gibt, können die Mitarbeiter essen gehen, wo sie möchten. Im Anschluss müssen sie den Beleg nur mit der App fotografieren und mit einem Klick beim Arbeitgeber einreichen.
Für Arbeitgeber besteht der Vorteil einer digitalen Essensmarke vor allem im geringen Verwaltungsaufwand. Denn im Gegensatz zu Papier-Essensmarken, die regelmäßig bestellt, gedruckt und verteilt werden müssen, läuft die Verwaltung bei digitalen Essensmarken komplett digital ab. Der Arbeitgeber kann sich monatlich im Arbeitgeberportal eine CSV-Datei mit den gesamten Erstattungsbeträgen des Essenszuschusses downloaden und diese direkt in das entsprechende Lohnbuchhaltungssystem hochladen. Das System verarbeitet die Daten dann automatisch und die Mitarbeiter erhalten den Essenszuschuss mit ihrem nächsten Gehalt.
Kann Lunchit im Homeoffice verwendet werden?
Die digitale Essensmarke Lunchit kann auch im Homeoffice verwendet werden. Gerade für die Arbeit zuhause ist der digitale Essenszuschuss die ideale Lösung für die Verpflegung der Mitarbeiter. Denn die App kann auch bei Bestellungen beim Lieferdienst und bei jedem Bäcker, Imbiss oder Supermarkt verwendet werden. Somit profitieren auch Mitarbeiter, die keine Restaurants in der Nähe des Wohnortes haben oder aufgrund der Telearbeit keine Kantine nutzen.
Wie setzt sich der Essenszuschuss zusammen?
Der Essenszuschuss zum Essen für Mitarbeiter setzt sich immer aus dem sogenannten Sachbezugswert und einem steuerfreien Anteil von 3,10 Euro zusammen. Die Höhe des Sachbezugswertes wird jedes Jahr neu von der Bundesregierung festgelegt und liegt im Jahr 2022 bei 3,80 Euro. Die Festlegung orientiert sich dabei immer an der allgemeinen Preissteigerung, der Inflation und am Verbraucherpreisindex.
Addiert man sowohl den steuerfreien Betrag von 3,10 Euro als auch den Sachbezugswert in Höhe von 3,80 Euro, ergibt sich ein maximal steuerfreier Betrag von 6,90 Euro pro Arbeitstag und Mitarbeiter. Im Gegensatz zu den steuerfreien 3,10 Euro, muss der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil pauschalversteuert werden. Leistet der Mitarbeiter jedoch einen Eigenanteil (zusätzlich zur Erstattungshöhe des Arbeitgebers), verringert sich der zu versteuernde Betrag.
In unserem Magazin finden Sie zudem ein konkretes Rechenbeispiel zur Berechnung der Besteuerung beim Essenszuschuss!
Falls Sie als Arbeitgeber jedoch auf jeden Fall sicherstellen möchten, dass der Essenszuschuss komplett steuerfrei bleibt, kann die digitale Essensmarke bzw. die App so konfiguriert werden, dass dies jederzeit sichergestellt wird. Das ist ein weiterer Vorteil gegenüber Papier-Essensmarken, denn dort kann die Zuzahlung zur Verpflegung für Mitarbeiter nicht gewährleistet werden.
Was gilt als Mahlzeit und kann über Lunchit erstattet werden?
Mit Lunchit können Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden Zuschüsse für arbeitstägliche Mahlzeiten einräumen. Mahlzeiten des Arbeitnehmers sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) u.a. dann anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass tatsächlich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird.
Was als Mahlzeit gilt, wird in der Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe aa LStR definiert. Allgemein können als Mahlzeiten alle kalten und warmen Speisen und Lebensmittel einschließlich Getränke, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind, in Betracht kommen. Die Speisen und Lebensmittel einschließlich Getränke können dabei zusammen (z. B. Restaurant) oder bei verschiedenen Einrichtungen (z. B. Speisen bei einem Imbiss, Getränke im Supermarkt) und ggf. zu verschiedenen Zeitpunkten anlässlich des Mittagessens erworben werden.
Welche Vorteile hat die digitale Essensmarke Lunchit für Mitarbeiter?
Gerade Mitarbeiter profitieren erheblich vom digitalen Essenszuschuss Lunchit:
- Kein Partnernetzwerk
Völlige Entscheidungsfreiheit bei der Wahl des Mittagessens – egal ob Supermarkt, Restaurant, Imbiss, Bäckerei oder Bestellung beim Lieferdienst - Spürbares Gehaltsextra
Der Essenszuschuss bleibt für Arbeitnehmer komplett steuerfrei, d.h. Brutto = Netto und bis zu 145 Euro mehr Nettolohn pro Monat - Vergessen gibt´s nicht
Im Gegensatz zur Papier-Essensmarke kann die digitale Essensmarke nicht vergessen werden, denn der Beleg kann auch nachträglich noch in der App hochgeladen werden - Einfach einfach
Die Bedienung der App ist intuitiv und leicht verständlich
Welche Prüfpflichten bestehen für den Arbeitgeber?
Die steuerliche Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert wurde vom Finanzamt München im Rahmen einer Lohnsteueranrufungsauskunft unter der Voraussetzung bestätigt, dass der Arbeitgeber tatsächlich eine stichprobenweise Überprüfung der Abrechnungen mit den eingescannten Belegen vornimmt.
Zur Durchführung der Prüfung können die Erstattungsdateien vor Ort beim Arbeitgeber mittels eines arbeitgeberspezifischen passwortgeschützten Zugangs zum SPENDIT Portal heruntergeladen werden. Die Erstattungsdateien enthalten den je Mitarbeiter und Arbeitstag gespeicherten Datensatz. Der Arbeitgeber kann anhand der Erstattungsdateien stichprobenhaft die in der Abrechnung enthaltenen Angaben prüfen. Die Prüfung beinhaltet, dass eine Zuschussgewährung nicht an Krankheitstagen, Urlaubstagen und Arbeitstagen erfolgt, an denen der Mitarbeiter eine Auswärtstätigkeit ausübt, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind. Darüber hinaus erfolgt eine stichprobenhafte Prüfung der Abrechnung mit den eingescannten Bildern der Belege. Es wird empfohlen, dass der Arbeitgeber die Erstattungsdateien mit dem Ergebnis seiner Prüfung aufbewahrt.
Wie kann ich digitale Essensgutscheine und Lunchit verwenden?
Mehr zur Verwendung des digitalen Essenszuschuss erfahren Sie unter "So geht Lunchit"
Kann ich Lunchit auch im Ausland nutzen? Lunchit kann nur innerhalb Deutschlands genutzt werden.
Kann ich Lunchit auch ohne digitale Essensgutscheine nutzen?
Lunchit ist ein digitaler Essensgutschein, bei dem Belege per App eingescannt und automatisch eingereicht werden.
Welche Vorteile hat die digitale Essensmarke Lunchit für Mitarbeiter?
Mitarbeiter haben ihre Essensmarke in Form ihres Handys immer zur Hand.
Kann ich sehen, ob meine Mitarbeiter:innen Lunchit nutzen?
Im Spendit Arbeitgeberportal können Sie alle Spendit-Benefits verwalten und erhalten eine Übersicht über die Nutzung.
Kann Lunchit Essenszuschuss von Mitarbeitern genutzt werden, die im Home Office arbeiten?
Kann ich Lunchit auch im Homeoffice nutzen? Lunchit kann auch im Homeoffice eingesetzt werden.
Kann Lunchit Lunch von Mitarbeitern in Kurzarbeit genutzt werden?
Verringert sich die Lunchit Erstattung in der Kurzarbeit? Lunchit kann an jedem Arbeitstag eingesetzt werden - egal wie viele Arbeitstage es sind. Da in Kurzarbeit weniger Arbeitstage anfallen, verringert sich der ERstattungsbetrag.
„Wir können durch Lunchit unser Team jeden Tag aufs Neue die kulinarische Vielfalt Berlins entdecken lassen. Egal ob thailändisch, Burger, Salatbowls, die gute alte Curry-Wurst oder beim Supermarkt einkaufen und selbst etwas zubereiten. Lunchit bedeutet für unser Team die volle Flexibilität, also die Mittagspause so zu verbringen wie sie möchten, ohne auf ein Partnernetzwerk angewiesen zu sein.“
Jonas Huth | General Counsel @ unu
„In einem intensiven und schnellen Arbeitsalltag ist eine gute Mahlzeit zu unserer Mittagspause, nicht nur essentiell, sondern ein Grundsatz, den wir sehr gerne bei Signavio als Benefit für unsere Mitarbeiter zur Verfügung stellen.
Durch die einfache Einführung des Programms und eine sehr simple App-Bedienung für jeden unserer ca. 250 Mitarbeiter in Deutschland stieß Lunchit hier sehr stark hervor.“
Stefan Pirpamer | Head of Talent Acquisition
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