Digitalisierung HR Prozesse: Wie Sie sich als Personaler das Leben leichter machen

Warum ist die Digitalisierung im Personalwesen notwendig?

Die HR Studie „So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit 2020“ zeigt: Rund ein Drittel der Befragten nennt die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen als die größte Herausforderung für HR.

Gleichzeitig beklagen viele Befragte, dass wichtige strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Netzwerkpflege oder Employer Branding im Alltag zu kurz kommen. Der Grund für die Zeitnot ist meist der hohe Administrationsaufwand. Und genau hier kann die Digitalisierung von HR Prozessen Abhilfe schaffen.

Jetzt die HR Digitalisierung Ihres Unternehmens fördern lassen

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ finanzielle Zuschüsse, um in digitale Technologien und die Qualifizierung der Beschäftigten zu investieren. Den Antrag auf Förderung können Sie bis einschließlich 2023 stellen.

Wie verändert Digitalisierung das Personalmanagement?

Die Digitalisierung von HR Prozessen vereinfacht viele Arbeitsschritte, wovon nicht nur HR, sondern das gesamte Unternehmen profitiert: Arbeitnehmende können ihre Zeiterfassung, Reiseabrechnung, Krankmeldung oder den Urlaubsantrag selbst über das digitale Portal verwalten – auch von zu Hause aus. Das spart Personaler:innen viel Zeit und Ressourcen.

Digitalisierte Prozesse sind durch Standardisierung schneller, weniger fehleranfällig und transparenter. Mitarbeitende können gemeinsam an Dokumenten arbeiten und sich gegenseitig vertreten. Statt mit Stundenzetteln und Krankmeldungen ihre Zeit zu verbringen, können Personalverantwortliche durch eingesparte Zeit auch Kosten senken.

Wer wertschöpfende Aufgaben statt langweiliger Routine geboten bekommt, ist zufriedener im Job und freut sich über mehr Erfolgserlebnisse. Die ideale Grundlage, damit HR Talente sich wohlfühlen und einem Unternehmen lange treu bleiben.

Da spätestens seit der Corona-Krise Teammeetings überwiegend online stattfinden und Kolleg:innen von überall aus arbeiten können, müssen Unternehmen zeitgemäße Softwarelösungen einsetzen – HR kommt die Aufgabe zu, jederzeit auf dem aktuellen Stand der Technologie zu sein, um Mitarbeitende bestmöglich ausstatten und supporten zu können. Wer die Software selbst nutzt, kann auch andere fundiert beraten und unterstützen.

Digitalisierung HR Prozesse: Nutzen Sie die Vorteile

• Schnellere und effizientere Erledigung standardisierter Aufgaben
• Höhere Qualität in der HR Arbeit, weniger Fehler
• Mehr Zeit für strategische Aufgaben und wertschöpfende Arbeit
• Höhere Zufriedenheit der HR Mitarbeitenden
• Raschere Entwicklung der Digitalisierung im gesamten Unternehmen

Welche Prozesse zur Digitalisierung im Personalwesen gibt es?

Vom Onboarding über die datenbasierte Karriereplanung bis zum Bereich Lohnabrechnung: HR Software kann Mitarbeitende vielseitig unterstützen und entlasten. Laut HR-Software-Report 2021 nutzen bereits über 90 Prozent aller Unternehmen eine HR Software.

Personalplanung

Anhand von Kennzahlen, Analysen und gesammelten Daten kann HR den Personalbedarf dank Software kurz- wie auch langfristig punktgenau planen.

Recruiting

In der Personalbeschaffung geht es in Zeiten von Fachkräftemangel darum, rasch geeignete Mitarbeiter:innen zu finden. Hier kann HR Software beim E-Recruiting wie auch beim Bewerbermanagement unterstützten, bspw. bei der Erstellung von Anforderungsprofilen oder Stellenausschreibungen. Die Software postet und schaltet Stellenanzeigen automatisch. Terminvergabe, Einladungen zu Bewerbergesprächen, automatisierte Absagen, Pflege des Talent-Pools – all das funktioniert weitgehend selbständig. Für Personaler bedeutet das weniger Zeitaufwand, für Bewerber eine positive Candidate Journey.

On- & Offboarding

Von der Willkommensmail bis hin zur Mittagessens-Einladung mit dem Chef lässt sich das Onboarding über automatisierte HR Prozesse regeln, ebenso wie das Offboarding: Personalaustritt, Zeugniserstellung, Verwalten der Personaldaten – all das lässt sich heute mit der passenden HR Software automatisiert lösen.

Personalverwaltung

Das An- und Abwesenheitsmanagement, aber auch Urlaubsplanung und Krankmeldung lassen sich über digitale Plattformen zeitgemäß verwalten. Dazu erhalten Mitarbeitende einen persönlichen Login, um ihre Daten zu sichten oder zu ändern. Sie können sich nicht nur selbständig krank melden, sondern auch ihre Gehaltsabrechnungen einsehen oder bei einem Umzug ihren Wohnsitz ändern. Alle Mitarbeiterinformationen laufen zentral zusammen, sind jederzeit abrufbar (auch aus dem Homeoffice) und untereinander verknüpft.

 Personalentwicklung

Auch Führungskräfte profitieren von digitalen HR Tools: Hier lassen sich Beurteilungen direkt vornehmen und speichern – die ideale Grundlage für das Jahresgespräch. Terminerinnerungen dafür werden automatisch verschickt.

Lohn- und Gehaltsabrechung

Laufende und einmalige Lohnzahlungen (wie Prämien oder Weihnachtsgeld) lassen sich mit einer HR Software digitalisieren und übersichtlich gestalten. Dank integrierter Schnittstellen können Stamm- und Gehaltsdaten ganz einfach an externe Lohnprogramme übermittelt werden.

Digitalisierung & Datenschutz

Bei der Digitalisierung personenbezogener Daten muss HR den Datenschutz im Auge behalten. Zertifizierungen, beispielsweise durch den TÜV Süd, garantieren IT-Sicherheit bei der HR Software. Es ist zudem wichtig, dass jeder Mitarbeitende nur die Daten einsehen kann, die für seine oder ihre Arbeit wichtig und notwendig sind. Nach dem Ausscheiden von Angestellten sorgen automatisierte HR Prozesse dafür, dass die Datensicherheit jederzeit gewährleistet ist.

HR Prozesse digitalisieren und automatisieren

Wer HR Prozesse digitalisieren möchte, geht am besten schrittweise vor. In welchen Bereichen macht der Einsatz von Software in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn? Hier können Sie mit der Digitalisierung starten.

Prozesse sammeln und identifizieren

Sammeln Sie zunächst – am besten schriftlich – nach Aufgabengebieten die einzelnen Prozesse, die Sie in HR regelmäßig ausführen, beispielsweise Recruiting und Onboarding, administrative Aufgaben wie digitale Personalakte oder Management-Aufgaben wie Reportings und Analysen.

Welche Aufgaben sind besonders zeitaufwändig? Welche sind lästig und langweilig? Welche Prozesse lassen sich schnell und einfach durch eine Software erledigen?

 HR-Software auswählen

Fragen Sie sich zunächst, ob für Ihre Anforderungen eine Einzellösungen oder eine All-in-One-Software besser passt: Einzellösungen lassen sich meist rasch implementieren und flexibler anpassen. Der Komplettansatz bietet dagegen für beinahe jedes Problem eine Lösung. Und die Prozesskosten bleiben hier niedrig, da sich Ihre IT nicht mit verschiedenen Anbietern und Programmen beschäftigen muss.

Laut HR Software Report haben Nutzer u. a. mit folgenden Produkten gute Erfahrungen gemacht:

• SAP
• BMD
• P&I
• Sage DPW
• epunkt
• Haufe umantis
• rexx systems
• Workday

Achten Sie bei der Auswahl der HR-Software auf jeden Fall auf folgende Punkte:

• Ist die Benutzeroberfläche übersichtlich und intuitiv?
• Ist die Software skalierbar?
• Ist Zugriff über mobile Endgeräte möglich?
• Können Sie weitere HR Prozesse integrieren?
• Ist die Software in puncto Datenschutz zertifiziert?
• Können individuelle Zugriffsberechtigungen vergeben werden?

HR-Software implementieren

Einige Anbieter von HR Software machen Ihnen das Leben leicht und importieren Ihre Daten. Ansonsten fällt Ihnen diese Aufgabe zu: Personaldaten und alle weiteren relevanten Informationen müssen ins System eingepflegt und hinterlegt werden – ein Schritt, der je nach Unternehmensgröße viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Belegschaft begeistern

Bieten Sie Schulungen an, um alle Mitarbeitenden mit der neuen Software vertraut zu machen. Nutzen Sie als Personalabteilung die Tools in der Kommunikation mit allen anderen Abteilungen und stellen Sie die Vorteile klar heraus.

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