Personalrabatt: Vergünstigungen auf unternehmenseigene Produkte

Durch Personalrabatte können Mitarbeitende Produkte des eigenen Arbeitgebers zu günstigeren Preisen kaufen. Dieser Benefit ist insbesondere in Unternehmen im B2C-Bereich finden. Wie Mitarbeiterrabatte steuerlich zu behandeln sind und was es bei der Umsetzung zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

• Was ist ein Personalrabatt?
• Steuerliche Behandlung des Personalrabatts
• Belegschaftsrabatt: Umsetzung
• Benefit-Angebot ausbauen
• Fazit

Unternehmen können ihren Mitarbeitenden einen Preisnachlass auf die firmeneigenen Produkte oder Dienstleistungen gewähren. In dem Fall spricht man von einem Personalrabatt, Mitarbeiterrabatt oder Belegschaftsrabatt. Personalrabatte werden vor allem in Unternehmen im B2C-Bereich eingesetzt.

Ist ein Mitarbeiterrabatt ein geldwerter Vorteil?

§ 8 Abs. 3 EStG regelt die steuerliche Behandlung von Mitarbeiterrabatten. Lässt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden unternehmenseigene Waren oder Dienstleistungen zu einem vergünstigten Preis zukommen, erhalten die Mitarbeitenden einen geldwerten Vorteil. Um diesen geldwerten Vorteil zu berechnen, werden vom üblichen Verkaufspreis an Kunden 4% Bewertungsabschlag abgezogen. Zahlen die Mitarbeitenden weniger als diesen errechneten Betrag, ist ein geldwerter Vorteil vorhanden. Liegt die Gesamtsumme dieser geldwerten Vorteile im Zusammenhang mit Personalrabatten unter dem Freibetrag von 1.080 Euro pro Jahr, sind sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Übersteigt die Gesamtstumme den Freibetrag, muss der Betrag, der über 1.080 Euro hinausgeht, als Arbeitslohn versteuert und entsprechend in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Bei der Kalkulation des Personalrabatts gilt es dringend zu beachten, dass der Preis für die Mitarbeitenden nicht unter dem Einkaufspreis liegt. Die Finanzbehörden könnten dies nicht mehr als Mitarbeiterrabatt, sondern als zusätzliche geldwerte Zuwendung, die steuer- und sozialversicherungspflichtig ist, werten.

Rechenbeispiel

Ein Unternehmen verkauft eins seiner Produkte für 500 Euro an Kunden. Aufgrund des Personalrabatts können Mitarbeitende es für 420 Euro erwerben.

Üblicher Verkaufspreis: 500 €

Bewertungsabschlag: 500 € – 4% = 480 €

Geldwerter Vorteil: 480 € (Vergleichswert) – 420 € (tatsächlicher Preis) = 60 €

Freibetrag: 1080 € – 60 € = 1020 €

In diesem Fall beträgt der geldwerte Vorteil 60 Euro. Der Mitarbeitende kann im laufenden Kalenderjahr weitere unternehmenseigene Produkte oder Dienstleistungen über den Personalrabatt erwerben. Weitere geldwerte Vorteile bis zu 1020 Euro im laufenden Kalenderjahr sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, Arbeitnehmenden Zugriff auf die unternehmenseigenen rabattierten Produkte zu gewähren:

• Direktverkauf im Unternehmen: Mitarbeitende können Produkte direkt über den internen Werksverkauf oder über die Personalabteilung erwerben.
• Gutscheincode: Bei Onlinehändlern bietet sich das Erstellen personalisierter Rabattcodes an, die die Mitarbeitenden im Webshop des Unternehmens einlösen können.
• Eigene Rabattplattform oder Intranetlösung: Auf einer unternehmensinterne Seite können Unternehmen die Personalrabatte auf ihre eigenen Produkte bzw. Dienstleistungen auflisten
• Externe Portale für Mitarbeiterangebote: Arbeitgeber können bestehende Portale für Mitarbeiterangebote, über die Mitarbeitende Zugriff auf Vergünstigungen bei verschiedenen Marken bekommen, nutzen und ihre eigenen Mitarbeiterrabatte dort integrieren.

Die verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten sind mit unterschiedlich viel Verwaltungsaufwand verbunden. Unternehmen sollten ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen evaluieren, bevor sie sich für eine Methode entscheiden. Mehr dazu wie Sie Ihr Benefit-Angebot auf Ihre Belegschaft und Ihre Unternehmenskultur abstimmen, erfahren Sie in diesem Beitrag „Mit einer Benefit-Strategie erfolgreich Talente gewinnen und binden“.

Neben den steuerlichen und organisatorischen Aspekten müssen Arbeitgeber bei der Einführung von Personalrabatten auch ihre dokumentarischen Pflichten beachten. Wir haben Ihnen daher alle Fragen, auf die es vor der Umsetzung von Mitarbeiterrabatten als Benefit zu beantworten gilt, in dieser kostenlosen Checkliste zusammengefasst.

Es bietet sich an, das Benefit-Angebot neben Personalrabatten um weitere monetäre Zusatzleistungen zu ergänzen und das Gesamtvergütungspaket noch attraktiver zu gestalten.

Über die SpenditCard können Sie Mitarbeitenden jährlich bis zu 780 Euro steuerfrei zukommen lassen. Zudem können Sie Erholungsbeihilfen, Internetzuschüsse und Incentivierungen pauschalversteuert über die SpenditCard auszahlen. Die Sachbezugskarte können die Mitarbeitenden flexibel an allen Visa-Akzeptanzstellen in der gewählten Wunschregion einsetzen.

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitenden steuerbegünstigte Gehaltsextras über die SpenditCard oder bezuschussen Sie ihr Deutschlandticket, erhalten Ihre Mitarbeitenden zudem mit spendit | Deals kostenlos Zugriff auf exklusive Angebote von Top-Marken und lokalen Partnern. Somit können Ihre Mitarbeitenden neben dem Rabatt auf Ihre unternehmenseigenen Waren bzw. Dienstleistungen zusätzlich bei einer Vielzahl an Händlern sparen.

Je nachdem, welches Produkt bzw. welche Dienstleistung ein Unternehmen anbietet, können Personalrabatte eine attraktive Zusatzleistung sein. Um die Steuervorteile auszuschöpfen, muss auf den Freibetrag von 1.080 Euro geachtet und eine saubere Dokumentation gewährleistet werden.

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