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HR KPIs: wie lassen sich Human Resource KPIs für die Personalarbeit nutzen?
Bei KPIs (Key Performance Indicators) handelt es sich um Leistungskennzahlen im Unternehmen. In regelmäßigen Abständen erhoben, können diese den Erfolg von Maßnahmen in einer Firma abbilden. Mit Hilfe eines KPI lassen sich Ziele vorgeben und die Schritte zur Zielerreichung planen, überwachen und steuern. Einen ersten Überblick, wie Personaler HR KPIs sinnvoll nutzen können, bekommen Sie hier.
Definition: Was sind HR KPIs?
KIPs sorgen für einen klaren Fokus. Sind strategische KPIs definiert, weiß jeder im Unternehmen, was die Prioritäten in einem bestimmten Bereich sind und kann auf die festgelegten Ziele hinarbeiten. Bei Problemen lässt sich schnell gegensteuern, denn Leistungskennzahlen können als Frühindikator für Negativtrends dienen.
Grundlage eines Key Performance Indicators ist immer ein klares Ziel bzw. eine Unternehmensvision. Diese lässt sich durch den KPI in eine numerische Maßgröße überführen. Mit einer HR KPI, auch Personal KPI, KPI Human Resources oder Personalkennzahl, kann ein Unternehmen speziell die Maßnahmen und Ziele des Personalmanagements überwachen. Zu den HR KPIs gehören beispielsweise Umsatz je Angestelltem im Vergleich zu Lohnkosten, Übernahmequoten von Ausbildungsabschlüssen oder die Anzahl jährlicher Weiterbildungsmaßnahmen pro Mitarbeiter.
Was sind die wichtigsten HR Kennzahlen?
Wir haben für Sie eine Liste mit den 60 wichtigsten HR Kennzahlen zusammengestellt. Nicht alle sind für jedes Unternehmen relevant – die Liste bietet dennoch einen guten Überblick.
Welche Kennzahlen werden im Personalcontrolling verwendet?
Im Tagesgeschäft werden KPIs als absolute Kennzahlen oder Verhältniszahlen verwendet.
Absolute Kennzahlen basieren auf Werten oder Mengen. Dazu gehören beispielsweise Summen, wie die Gesamtzahl der Angestellten eines Unternehmens und die Gesamtzahl der über 50-jährigen Mitarbeiter, oder Mittelwerte, wie die durchschnittliche Dauer bis zur Neubesetzung einer Stelle. Absolute Zahlen reichen meist nicht, um aus ihnen Erkenntnisse abzuleiten oder konkrete Entscheidungen zu treffen. Als KPIs werden daher gerne Verhältniszahlen verwendet.
Verhältniszahlen lassen sich durch Berechnung ermitteln, indem zwei aufeinander bezogene Größen in ein Verhältnis gesetzt werden, wie bei Beziehungszahlen: Im Zähler steht die Beobachtungszahl, im Nenner die Bezugszahl. Beispiele sind die Kosten für die Besetzung einer Stelle oder Personalentwicklungskosten je Mitarbeiter.
Sinnvolle HR Kennzahlen erheben
Es gibt keine allgemeingültigen KPIs, die alle Unternehmen nutzen können und sollten. Denn wirklich sinnvolle Kennzahlen hängen von der entsprechenden Fragestellung und dem angestrebten Ziel ab. Kennzahlen sollten zudem mit einer konkreten Handlungsanweisung und/oder einem Zielwert verbunden werden. Wayne W. Eckerson hat „gute“ KPIs 2009 wie folgt charakterisiert:
- Reduktion: weniger ist mehr.
- Tiefe: Details sammeln, in der Tiefe schürfen.
- Verständlichkeit: KPIs klar definieren, sodass sie jeder versteht.
- Beeinflussbarkeit: Nur HR KPIs auswählen, die sich auf HR-Ergebnisse beziehen und durch Personalverantwortliche beeinflussbar sind.
- Verantwortlichkeit: KPIs müssen jemandem zuweisbar sein.
- Verknüpfung: KPI und Unternehmensziele müssen verknüpft sein, da KPIs immer der Unternehmensvision dienen (sollten).
- Ausrichtung: KPIs sollen sich nicht gegenseitig untergraben.
Nachfolgend finden Sie eine Checkliste mit einem möglichen Eignungsprofil von HR KPIs für Ihr Unternehmen:
Ergänzen lässt sich, dass erhobene Kennzahlen aus aktuellen Daten generiert werden sollten. Es ist sinnvoll, für jede Kennzahl einen Betrachtungszeitraum, einen Erfassungszeitpunkt sowie genaue Zielwerte festzulegen und Human Resources KPIs einen Bezugsrahmen zu geben: eine Vergleichsgröße oder Messlatte.
Um sinnvolle KPIs zu erheben, dient meist ein bestimmtes Problem als Ausgangspunkt. Es geht nun darum, die wichtigsten Fragen rund um dieses Problem zu definieren. Aus diesen Fragestellungen ergeben sich die notwendigen KPIs. Im nächsten Schritt folgen dann die Datenerhebung und die Festsetzung von Zielwerten. Konkret kann das im Personalbereich so aussehen:
- Problem benennen: Stellen im Unternehmen bleiben unbesetzt, denn es gehen zu wenige Bewerbungen ein.
- Fragen sammeln: Welche Kanäle werden mit Stellenausschreibungen bespielt (z. B. Jobportale, Google, Social Media)? Über welche Kanäle kommen die Bewerbungen? Wie viele Bewerber kommen über die hauseigene Karriereseite? Wie sieht es mit Absprungraten aus: An welchem Punkt springen Bewerber auf der eigenen Karriereseite ab, z. B. beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars?
- KPIs definieren und passende Daten erheben: Anhand der Fragen lassen sich nun bestimmte Kennzahlen definieren und die entsprechenden Daten erheben, beispielsweise Cost-of-Vacancy (Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht), Anzahl Aufrufe Karriereseite, Time-to-Fill (Vakanzdauer offener Stellen), Bewerbung und Einstellungserfolg nach Quelle (Anteil der erfolgreichen Bewerbungen bzw. Einstellungen nach Recruiting-Kanal), Offer-Rate (Anzahl der erfolgten Stellenangebote).
- Strategien und Zielwerte ableiten, beispielsweise: die hauseigene Karriereseite so zu überarbeiten, dass das Bewerbungsformular einfacher und schneller zu finden und auszufüllen ist; regelmäßig auf Erfolg überprüfen.
Eine weitere Möglichkeit, KPIs zu generieren und zu überwachen, ist die Step-by-Step-Vorgehensweise in nachfolgender Grafik:
Beispiel für HR Key Performance Indicators
Das folgende Beispiel zeigt, wie Unternehmensziel, passender HR KPI und konkrete Zielformulierung aussehen können. In diesem Fall geht es um die Fluktuationsrate von Mitarbeitern:
Eine hohe Kündigungsrate vonseiten der Mitarbeiter könnte an mangelnder Mitarbeiterbindung, einer schwachen Unternehmenskultur oder starker Attraktion der Konkurrenz liegen. Viele Kündigungen von Arbeitgeberseite könnten ihre Ursache in falsch ausgerichteten Rekrutierungsprozess haben, die unpassende Bewerber anziehen. Bei hoher Fluktuation gilt es, nach genauer Analyse passende Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
HR KPIs überwachen
KPIs lassen sich in einem Analytics-System abbilden, z. B. in Microsoft Excel. In Excel können KPIs gruppiert, verglichen und erweitert werden. Aber auch umfangreiche Management-Informations-Systeme in Form von „HR Cockpits“ bzw. „HR Dashboards“ bieten sich an.
Was steckt hinter einer HR Scorecard?
Um strategische Ziele in KPIs zu überführen, die als Steuerungsinstrument dienen können, ist es sinnvoll, alle unternehmensrelevanten Human Resources KPIs zu sammeln, beispielsweise in der HR Scorecard.
Die HR Balanced Scorecard (Human Resources Scorecard, kurz BSC) wurde von den US-Amerikanern Kaplan und Norton als Instrument zur Umsetzung von Unternehmensstrategien entwickelt. Die Balanced Scorecard bildet strategische Unternehmensziele klassischerweise in vier Perspektiven ab. Diese sind: Finanzen, Kunden, Prozesse, Mitarbeiter/Lernen.
Strategie und KPIs sind in der Scorecard verknüpft, wie das folgende Beispiel zeigt:
Alternativ bietet sich eine Darstellung nach Jürgen Fleig mit den folgenden vier Perspektiven an:
- Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes (Finanzperspektive): Kosten, Leistungsquote, Produktivität
- Mitarbeiter (Kundenperspektive): Anzahl Bewerber, Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuationsrate
- Prozessperspektive: Krankenquote, Überstunden, Anteil Leiharbeit
- Perspektive Lernen und Entwicklung: Anzahl Auszubildende oder Praktikanten, Schulungstage, Anzahl Verbesserungsvorschläge
Das kann als Scorecard so aussehen:
Mitarbeiter finden und binden, Fluktuation mindern – mit Mitarbeiter-Benefits
Hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht hohe Kosten und bindet Energien im Unternehmen. Eine wichtige Aufgabe der Personalarbeit ist es, Fluktuation zu verhindern. Entsprechende Human Resources KPIs können dabei unterstützen. Für HR lautet das Ziel, geeignete Mitarbeiter zu rekrutieren und langfristig ans Unternehmen zu binden.
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und War of Talents können Mitarbeiter-Benefits das Zünglein an der Waage sein, wenn es darum geht, sich von der Konkurrenz abzuheben. Das bestätigt die Studie GenY-Barometer: Über 25 Prozent der jungen Talente orientieren sich bereits im Bewerbungsverfahren, was der potenzielle Arbeitgeber an Benefits, also Zusatzleistungen, anzubieten hat.
Nicht nur die gesamte Belegschaft sollte per Intranet, E-Mail oder persönlich über die Führungskräfte über das aktuelle Angebot an Zusatzleistungen informiert werden. Auch in Stellenausschreibungen, Karriereseiten oder Social Media Kanälen können Personaler Benefits optimal nutzen, um potenziellen Bewerbern zu zeigen, welche Leistungen das Unternehmen, zusätzlich zum Gehalt, parat hält. Unsere Artikel „Zufriedene Mitarbeiter – Mitarbeitermotivation leicht gemacht “ und „Durch besseres Betriebsklima zu mehr Erfolg“ halten fundierte Informationen dazu bereit.
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Lunchit, die erste digitale Essensmarke per App, und die SpenditCard, die Prepaid-Kreditkarte für Sachbezüge, bieten Arbeitgebern smarte Benefits, zur Mitarbeitermotivation und Steuern zu sparen.
Ruth Wiebusch
Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"
Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.