Arbeitnehmerbewirtung: Der praxisorientierte Leitfaden für Ihr Unternehmen

Essen verbindet – und Arbeitnehmerbewirtung bietet Unternehmen die Chance, Mitarbeitende zu motivieren, den Teamgeist zu stärken und gleichzeitig von Steuervorteilen zu profitieren. Ob Arbeitsessen, Weihnachtsfeier oder Kundenmeeting im Restaurant, die richtige Planung und Dokumentation sorgen dafür, dass die Kosten korrekt erfasst und abgerechnet werden.

• Definition: Was ist Arbeitnehmerbewirtung?
• Betrieblich oder geschäftlich? So viel können Sie bei der Arbeitnehmerbewirtung absetzen
• Gesetzliche Grundlagen der Arbeitnehmerbewirtung
• Arbeitnehmerbewirtung: Freibeträge und Freigrenzen
• Dokumentation: So sieht ein Bewirtungsbeleg fürs Finanzamt aus
• Wie werden die Bewirtungskosten der Mitarbeitenden korrekt verbucht?
• Fazit

Arbeitnehmerbewirtung meint vom Arbeitgeber gestellte Verpflegungsleistungen für Mitarbeitende. Dazu gehören in erster Linie Speisen und Getränke, die im betrieblichen Kontext konsumiert werden – beispielsweise mittags im Restaurant, bei einem Abendessen nach einer Sitzung oder beim Buffet während einer Betriebsfeier. Entscheidend ist, dass die Bewirtung einen klar dokumentierten betrieblichen Zweck erfüllt. Pauschal jedes Mittagessen während einer Sitzung zählt nicht automatisch zur lohnsteuerfreien Arbeitnehmerbewirtung. 

Abgrenzung zur Aufmerksamkeit: Kaffee, Tee, Säfte und kleine Snacks während eines Meetings oder im Büro zur freien Verfügung gelten steuerlich als Aufmerksamkeiten, nicht als Bewirtung. Der Unterschied liegt im Umfang: Eine Aufmerksamkeit ist keine volle Mahlzeit, sondern eine Geste der Höflichkeit. Diese Aufwendungen lassen sich zu 100 % als Betriebsausgaben absetzen.

Je nachdem, wer an einem Essen teilnimmt, können Unternehmen 100 % oder 70 % der Ausgaben absetzen.

Wann sind Bewirtungskosten zu 100 % abzugsfähig? Die betrieblich veranlasste Bewirtung

Eine Bewirtung gilt als vollständig betrieblich veranlasst, wenn ausschließlich eigene Beschäftigte teilnehmen. In diesem Fall lassen sich die entstehenden Bewirtungskosten der Arbeitnehmenden zu 100 % als Betriebsausgaben absetzen. Typische Beispiele für den Anlass der Bewirtung sind Weihnachtsfeier,  Sommerfest, Betriebsausflug, ein Team- oder Abteilungsevent sowie interne Schulungen inklusive Verpflegung; maßgeblich ist das überwiegend eigenbetriebliche Interesse.

Wann sind Bewirtungskosten nur zu 70 % abzugsfähig? Die geschäftlich veranlasste Bewirtung

Nehmen an einer Bewirtung auch Externe wie Kunden, Lieferanten, Berater:innen oder Bewerber:innen teil, wird die Veranstaltung steuerlich als geschäftlich veranlasst eingestuft. In diesem Fall sind nur 70 % der Bewirtungskosten abzugsfähig, die übrigen 30 % der Bewirtungskosten sind nicht abzugsfähig. Die Vorsteuer aus der gesamten Rechnung kann dennoch vollständig geltend gemacht werden. 

Sind sowohl eigene Mitarbeitende als auch externe Gäste eingeladen, z. B. bei einer Jubiläumsfeier, lassen sich die Kosten aufteilen: Der auf die Angestellten entfallende Anteil ist voll abzugsfähig, der Anteil für betriebsfremde Teilnehmende zu 70 %. Wichtig dafür ist eine lückenlose Dokumentation aller anwesenden Personen. 

Weitere praxisnahe Tipps, wie Sie ein Geschäftsessen steuerlich absetzen, finden Sie im Beitrag „Wie Sie ein Geschäftsessen absetzen und Steuern sparen“.

Lohnsteuer

• § 8 EStG, Bewertung geldwerter Vorteile 

• § 19 EStG, Arbeitslohn 

• Lohnsteuer-Richtlinien (LStR), z. B. R 19.6 (Aufmerksamkeiten) und R 8.1 (Sachbezüge) 

• Die Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Veranlassung regeln R 19.5 sowie R 19.6 Abs. 2 LStR 

• Ergänzende Hinweise enthalten die BMF-Schreiben vom 25.11.2020 sowie vom 30.6.2021 zu Anforderungen an (digitale) Bewirtungsbelege 

Sozialversicherung

• Die beitragsrechtliche Behandlung von Bewirtungskosten richtet sich nach § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV sowie R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR und R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 LStR.  

50-Euro-Freigrenze bei Arbeitsessen

Wenn ein Arbeitgeber seine Mitarbeitenden außerhalb des Unternehmens bewirtet und kein überwiegend eigenbetriebliches Interesse vorliegt, kann die Bewirtung als Arbeitslohn gelten. In diesem Fall kann die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro zur Anwendung kommen, wenn die Voraussetzungen für einen Sachbezug erfüllt sind. Erfolgt ein solches Essen für Mitarbeitende mehrfach monatlich, zählt der Gesamtwert aller Sachbezüge.  

Erfahren Sie mehr zu „Sachbezug und Lohnabrechnung: Beispiele + steuerliche Regelungen“. 

Liegt hingegen ein übliches betriebliches Arbeitsessen vor, entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Kosten sind für den Arbeitgeber grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar.

60-Euro-Grenze bei außergewöhnlichen Anlässen

Die 60-Euro-Grenze gilt für Mahlzeiten, die Arbeitnehmenden aus besonderem betrieblichem Anlass im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden. Liegen solche außergewöhnlichen Umstände vor, wird bei einem Wert von bis zu 60 Euro brutto pro Person regelmäßig kein steuerpflichtiger Arbeitslohn angenommen. Voraussetzung ist eine nachvollziehbare Dokumentation des betrieblichen Anlasses.  

Routinemäßige Teamessen erfüllen diese Voraussetzungen in der Regel nicht und sind in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn.

110-Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

Für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeitendem. Begünstigt sind bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. In die Kosten können Speisen, Getränke, Raumkosten, Rahmenprogramm sowie Geschenke einbezogen werden; Aufwendungen für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet. Wird der Freibetrag überschritten, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. 

Mehr Details bietet der Beitrag „Wie Sie auf Ihrer Betriebsveranstaltung den Freibetrag 2026 voll ausschöpfen“.

14 oder 28 Euro pro Tag bei Auswärtstätigkeiten

Die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten richtet sich nach der Dauer der beruflichen Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise beträgt sie 14 Euro. Für volle Kalendertage mit 24 Stunden Abwesenheit können 28 Euro angesetzt werden. 

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag „Verpflegungsmehraufwand 2026“.

7,67 Euro täglich als Essenszuschuss vom Arbeitgeber

Unternehmen können den Sachbezugswert für Verpflegung nutzen, um ihren Mitarbeitenden einen Zuschuss zum Mittagessen zu gewähren. Dieser ändert sich jährlich und liegt für 2026 bei 7,67 Euro. Je nach Höhe der Eigenbeteiligung kann Steuerfreiheit vorliegen oder eine Pauschalversteuerung mit 25 % erfolgen. 

Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag „Sachbezugswerte Verpflegung 2026: Steuerfreier Essenszuschuss bis 7,67 Euro“.

Bei der Bewirtung von Arbeitnehmenden gilt: kein ordnungsgemäßer Beleg, kein Betriebsausgabenabzug. Das Finanzamt prüft entsprechende Nachweise in Betriebsprüfungen besonders genau. Bereits kleine Formfehler können dazu führen, dass die Erstattung komplett gestrichen wird – daher ist eine vollständige und saubere Dokumentation wichtig.

Bewirtungsbeleg absetzen: Diese Angaben sind Pflicht

Ein Bewirtungsnachweis, den das Finanzamt anerkennt, besteht aus dem maschinellen Bewirtungsbeleg des Restaurants und den handschriftlichen Ergänzungen des Bewirtenden. Damit die Bewirtungsaufwendungen abziehbar sind, muss der Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten:

• Name, Anschrift und Datum des Restaurants oder Bewirtungsortes 

• vollständiger Rechnungsbetrag 

• Anlass der Bewirtung 

• Namen der teilnehmenden Mitarbeitenden und ggf. Externe 

• eventuell verzeichnetes Trinkgeld als gesonderter Betrag 

• Unterschrift des Bewirtenden

Besondere Anforderungen für Bewirtungsbelege über 250 Euro

Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 14 UStG (Bruttobetrag). Wird dieser Betrag überschritten, muss die Rechnung die vollständigen Pflichtangaben zum Leistungsempfänger enthalten, damit der Vorsteuerabzug möglich ist: 

Angaben zum Leistungsempfänger (Gastgeber/Bewirtender): 

• Vollständiger Name 

• Anschrift 

Detaillierte Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags: 

• Betrag in Euro, getrennt nach Steuersätzen 

• Ausweis des jeweils geltenden Mehrwertsteuersatzes 

• Entsprechender Mehrwertsteuerbetrag 

Steuerliche Identifikation der Gaststätte: 

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Bewirtungsbeleg Trinkgeld: Trinkgeld kann als Teil der Bewirtungskosten berücksichtigt werden, sofern es auf dem Beleg vermerkt ist oder anderweitig dokumentiert wird (Eigenbeleg).  

Aufbewahrungspflicht: Bewirtungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). 

Bewirtungskosten müssen separat von anderen Betriebsausgaben und zeitnah in der Buchhaltung erfasst werden, damit das Finanzamt sie anerkennt. Sowohl im SKR03 als auch im SKR04 gibt es dafür spezielle Konten: Im SKR03 werden abziehbare Betriebsaufwendungen auf Konto 4650 und nicht abziehbare auf 4654 gebucht, während im SKR04 die entsprechenden Konten 6640 und 6644 genutzt werden.

Bewirtungskosten buchen

Bewirtungskosten werden in der Buchhaltung in verschiedene Bereiche aufgeteilt: 

• Betriebsbedingte Bewirtung: vollständig als Betriebsausgabe 

• Geschäftsessen mit Kunden: 70 % als Betriebsausgabe, 30 % nicht abzugsfähig 

• Nicht betriebliche Bewirtung: nicht als Betriebsausgabe 

Vorsteuerbeträge bei Bewirtungskosten sind nur dann abziehbar, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Lohnsteuerliche Aspekte der Bewirtungskosten

Der geldwerte Vorteil nach § 8 EStG muss ggf. versteuert werden. Bei überwiegend betrieblichem Anlass und unter Freigrenzen entfällt die Besteuerung.

Arbeitnehmerbewirtung ist mehr als ein Steuerinstrument – sie verbindet Menschen, stärkt den Teamgeist und zeigt Wertschätzung. Mit sorgfältiger Planung und Dokumentation wird jede Mahlzeit zu einem Moment, der Motivation schafft und Beziehungen stärkt. 

Wir beraten Sie gerne im Detail, wie Sie Ihre Mitarbeitenden mit dem Essenszuschuss motivieren können. 

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Arbeitnehmerbewirtung

Wie werden Bewirtungskosten bei Online-Meetings behandelt? 
Essenslieferungen oder Gutscheine können steuerlich abgesetzt werden, wenn ein betriebliches Interesse besteht und dokumentiert wird. 

Zählen die Kosten für die eigene Mahlzeit des Bewirtenden zu den Bewirtungskosten? 

Ja, auch die eigenen Ausgaben des Gastgebers gehören zu den Bewirtungskosten. Bei einer geschäftlichen Bewirtung mit externen Gästen fällt der Betrag unter die 70%-Abzugsregel für Bewirtungskosten. 

Sind alkoholische Getränke absetzbar? 
Ja, wenn im Rahmen eines Arbeitsessens oder Betriebsveranstaltung konsumiert; unangemessener, übermäßiger Alkoholgenuss kann im Rahmen der Angemessenheitsprüfung zu Kürzungen führen. 

Was gilt bei gemischter Bewirtung mit Mitarbeitenden und Kunden? 
Die Kosten können aufgeteilt werden: Der Anteil für Mitarbeitende ist in der Regel zu 100 % abzugsfähig, der Anteil für externe Gäste zu 70 %. Voraussetzung: eine nachvollziehbare Aufteilung und vollständige Dokumentation. Ohne Aufteilung gilt meist die 70 %-Regel für die Gesamtkosten.

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