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Sachbezugswert Verpflegung: Das müssen Sie zum Essenszuschuss wissen

von | Sep 8, 2021 | Essenszuschuss

Sachbezugswert für Verpflegung: Was ist das eigentlich, wer legt den Sachbezugswert 2022 fest, wo liegen die aktuellen Sachbezugswerte und wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei? In unserem Beitrag finden Sie alle Antworten rund um das Thema Essenszuschuss und Sachbezugswert für freie Verpflegung.

Jetzt Energie- und Motivationsschübe verschenken – mit steuerfreien Essenzuschüssen! Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern über den Sachbezugswert Verpflegung jeden Tag einen Beitrag zum Mittagessen zu gewähren. Selbst, wenn Sie keine Kantine im Haus haben! Denn digitale Essensmarken lassen sich in jedem Restaurant, aber auch in Supermärkten und bei Lieferdiensten problemlos einlösen. Wie genau das geht? Hier finden Sie alle Infos zum Sachbezug Verpflegung.


Sachbezugswert für Verpflegung: Was ist das?

Unter Sachbezugswerten versteht man Einkünfte, die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören, aber keine Geldleistung sind. Dazu zählen beispielsweise die Bereitstellung von Arbeitskleidung, Wohnraum oder Mahlzeiten. Der entsprechende Sachbezugswert ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.

Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern über den Sachbezugswert Verpflegung jeden Tag einen Beitrag zum Mittagessen zu gewähren, selbst, wenn Sie keine Kantine im Haus haben. Digitale Essensmarken – die zeitgemäße Form, den Sachbezugswert Verpflegung auszubezahlen –  lassen sich in jedem Restaurant, aber auch in Supermärkten und bei Lieferdiensten problemlos einlösen.

Sachbezugswerte 2022 (Verpflegung)

Der aktuelle Sachbezugswert 2022 liegt für ein Mittagessen bei 3,57 Euro pro Mitarbeiter und Tag. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber mit 3,10 Euro aufstocken. Somit ergibt sich ein maximaler Gesamtwert von 6,67 Euro. Zudem kann im Jahr 2022 für ein Abendessen 3,57 Euro und für ein Frühstück 1,87 Euro als Sachbezugswert angesetzt werden.

Wer legt den Sachbezugswert fest?

Die Sachbezugswerte für die Verpflegung werden jedes Jahr aufs Neue von der Bundesregierung festgesetzt. Die Höhe der Anpassung orientiert sich dabei am Verbraucherpreisindex, der Inflationsrate und an allgemeinen Preissteigerungen. Neben dem Mittagessen werden auch immer amtliche Sachbezugswerte für ein Frühstück und Abendessen festgelegt.

Wie bleibt der Essenzuschuss für den Arbeitgeber steuerfrei?

Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: Leistet ein Mitarbeiter beispielsweise eine Zuzahlung (zusätzlich zur Erstattungshöhe des Arbeitgebers) zu Pizza, Salat oder Bowl, die höher ist als der amtliche Sachbezugswert (also mehr als 3,57 Euro), ist der Essenszuschuss für den Arbeitgeber komplett steuerfrei.

Ist das Mittagessen wiederum günstiger – z. B. ein schneller Burger oder ein belegtes Brötchen aus dem Supermarkt –, muss der Arbeitgeber den Differenzbetrag zwischen Sachbezugswert und Zuzahlung des Mitarbeiters pauschal mit 25 Prozent versteuern.


Der Sachbezugswert für Verpflegung– Ein Beispiel

Angenommen, ein Unternehmen erstattet seinen Mitarbeitern 5 Euro für das tägliche Mittagessen, dann müssten die Mitarbeiter für mindestens 8,57 Euro zu Mittag essen, damit die Erstattung für den Arbeitgeber komplett steuerfrei ist.

Warum ist das so?

Damit die komplette Steuerfreiheit gewährleistet ist, muss der Mitarbeiter zusätzlich zur Erstattungshöhe des Arbeitgebers (in diesem Fall 5 Euro) mindestens noch eine Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswertes (3,57 Euro) leisten.

5 Euro (Erstattungshöhe des Arbeitgebers) + 3,57 Euro (Sachbezugswert) = 8,57 Euro

Bezahlt der Mitarbeiter bspw. nicht 8,57 Euro, sondern nur 7,57 Euro für sein Mittagessen, muss der Arbeitgeber den Anteil von 1 Euro pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Warum ist das so?

Der Anteil, der pauschal versteuert werden muss, errechnet sich immer aus dem Differenzbetrag des Sachbezugswertes und der Höhe der Zuzahlung des Mitarbeiters. Bei einem Zuschuss des Arbeitgebers in Höhe von 5 Euro muss der Mitarbeiter für das Mittagessen einen Betrag in Höhe von 2,57 Euro aus eigener Tasche zahlen.

3,57 Euro (Sachbezugswert) – 2,57 Euro (Zuzahlung des Mitarbeiters ) = 1 Euro

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Moderner Verpflegungszuschuss für Arbeitgeber und Mitarbeiter: die digitale Essensmarke

Klingt kompliziert? Das muss es in der Praxis zum Glück nicht sein. Denn Papier-Essensmarken und Belege sammeln sind längst passé. Die SPENDIT AG hat mit der Lunchit App eine umweltfreundliche und digitale Alternative entwickelt, die den Verwaltungsaufwand für Personaler und Unternehmen auf ein Minimum reduziert. Von den Vorteilen der Essensmarken profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer natürlich weiterhin.

Die Lunchit App ist ein gut durchdachtes digitales Modell. Damit können Mitarbeiter sich in jedem Restaurant oder Supermarkt, aber auch beim Lieferservice, ihr Essen selbst aussuchen. Ein Partnernetzwerk gibt es bei der digitalen Essensmarke nicht.

Die Restaurant- oder Supermarkt-Abrechnung wird nach dem Essen ganz einfach mit dem Handy abfotografiert. Lunchit ist dabei sehr übersichtlich und leicht verständlich gestaltet, sodass die App von jedem Nutzer intuitiv angewendet werden kann. Die App liest die Belege automatisiert aus und der Arbeitgeber erhält zum Monatsende eine Übersicht mit allen eingereichten Beträgen – eine zeitgemäße Lösung rund um Sachbezugswerte für Verpflegung.

Das ist nicht nur ein Vorteil für Mitarbeiter, sondern auch aktives Employer Branding für Arbeitgeber. Täglich genutzt und im positiven Kontext erlebt, stärkt der Essenszuschuss per App die Identifikation mit dem Unternehmen und schafft gleichzeitig eine positive Wahrnehmung als attraktiver Arbeitgeber, auch in Bewerbungsgesprächen.

Pauschalsteuer vermeiden – Wie können Arbeitgeber eine Zuzahlung der Mitarbeiter in Höhe des Sachbezugswertes garantieren?

Wie bereits im oben genannten Beispiel erwähnt, muss der amtliche Sachbezugswert in Höhe von 3,57 Euro grundsätzlich mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.

Aber: Umso höher die eigene Zuzahlung des Arbeitnehmers zur Mahlzeit ist, umso geringer ist der Betrag, der versteuert werden muss. Ab einer bestimmten Zuzahlung des Mitarbeiters muss der Arbeitgeber folglich keine Pauschalsteuer mehr abführen und der Essenszuschuss bleibt komplett steuerfrei. Im Gegensatz zur Papier-Essensmarke kann genau diese Voraussetzung mit der digitalen Lösung immer gewährleistet werden.

Warum ist das so?

Die App, mit der die Arbeitnehmer ihre Belege einreichen, kann so konfiguriert werden, dass der Mitarbeiter immer eine Zuzahlung in einer bestimmten Höhe leisten muss, damit überhaupt Belege eingereicht werden können. Bei der Papiervariante hingegen hat der Arbeitgeber keinen Einfluss darauf, wie viel der Arbeitnehmer zusätzlich zum Wert der Essensmarke noch für seine Mahlzeit bezahlt.


Vorteile der Lunchit App im Überblick

  • gesundes Mittagessen mit bis zu 6,67 Euro steuerfreier Erstattung
  • freie Wahl: Restaurant, Supermarkt, Imbiss, Café, Bäckerei, Lieferservice
  • einfache Handhabung der App für Arbeitnehmer
  • keinerlei Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber
  • komplette Vermeidung der Pauschalsteuer
  • vollautomatische Berechnung des Erstattungsbetrags
  • zeitgemäßes Employer Branding
  • jederzeit steuer- und datenschutzkonform
Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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