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Sachbezugswert Verpflegung: Das müssen Sie zum Essenszuschuss wissen

von | Dez 19, 2022 | Essenszuschuss

Essenszuschuss Arbeitgeber: Was ist das eigentlich, wer legt den Sachbezug Verpflegung 2023 fest und wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei? In unserem Beitrag finden Sie alle Antworten rund um den Verpflegungszuschuss und zusätzlich Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiele. Essenszuschuss Arbeitgeber: Was ist das eigentlich, wer legt den Sachbezug Verpflegung 2023 fest und wie bleibt der Essenszuschuss steuerfrei? In unserem Beitrag finden Sie alle Antworten rund um den Verpflegungszuschuss und zusätzlich Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiele.

Was versteht man unter Sachbezugswert und Sachbezug Verpflegung?

Unter Sachbezugswerten versteht man Einkünfte, die keine Geldleistung sind, aber zusätzlich zum Arbeitslohn ausgegeben werden. Dazu zählen beispielsweise die Bereitstellung von Arbeitskleidung, Wohnraum oder Mahlzeiten. Der entsprechende Sachbezugswert ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.

Als Arbeitgeber:in haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter:innen über den Sachbezugswert Verpflegung täglich einen Beitrag zum Mittagessen zu gewähren. Das funktioniert, selbst wenn Sie keine Kantine im Haus haben. Sachbezüge werden dann in Form von Papier-Essensmarken (Essensgutscheine bzw. Restaurantschecks) und arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten (sog. digitale Essenmarken; BMF vom 13.4.2021, BStBl I 2021, 624, Rz. 8 und 16) gewährt.

Digitale Essensmarken – die zeitgemäße Form, den Sachbezugswert Verpflegung bzw. Verpflegungszuschuss auszubezahlen –  lassen sich in jedem Restaurant, aber auch in Supermärkten und bei Lieferdiensten problemlos einlösen. Und sie gelten auch für alle Angestellten im Homeoffice.

Wer legt den Sachbezugswert fest?

Die Sachbezugswerte für die Verpflegung werden jedes Jahr aufs Neue von der Bundesregierung festgesetzt. Die Höhe der Anpassung orientiert sich dabei am Verbraucherpreisindex, der Inflationsrate und an allgemeinen Preissteigerungen. Neben dem Mittagessen werden auch immer amtliche Sachbezugswerte für ein Frühstück und Abendessen festgelegt.

Wie hoch ist der Sachbezug Verpflegung 2023?

Die „Dreizehnte Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)“ legt die Sachbezugswerte für 2023 fest. Demnach gibt es 2023 für die beiden Mahlzeiten Mittag- und Abendessen jeweils einen Zuschuss von 3,80 Euro und für das Frühstück 2 Euro pro Kalendertag. Diesen Betrag kann der Arbeitgeber mit 3,10 Euro aufstocken. Der maximale Gesamtwert liegt 2023 damit bei 6,90 Euro.

Wer legt den Sachbezugswert fest?

Die Sachbezugswerte für die Verpflegung werden jedes Jahr aufs Neue von der Bundesregierung festgesetzt. Die Höhe der Anpassung orientiert sich dabei am Verbraucherpreisindex, der Inflationsrate und an allgemeinen Preissteigerungen. Neben dem Mittagessen werden auch immer amtliche Sachbezugswerte für ein Frühstück und Abendessen festgelegt.

Der Verrechnungswert für Verpflegung wird ab 1.1.2023 voraussichtlich[rw2] auf 288 Euro angehoben (2022 lag er bei 270 Euro).
Lunchit-Double mit Foto vom Beleg

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Als Arbeitgeber:in haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden über den Sachbezugswert Verpflegung jeden Tag eine Zusatz-Leistung zum Mittagessen zu gewähren. Selbst, wenn Sie keine Kantine im Haus haben! Denn digitale Essensmarken lassen sich in jedem Restaurant, aber auch in Supermärkten und bei Lieferdiensten problemlos einlösen. Ein motivierender Zuschuss zusätzlich zum Arbeitslohn! Wie genau das geht?

Wann ist der Essenszuschuss Arbeitgeber an Arbeitnehmer steuerfrei?

Damit der Essenszuschuss steuerfrei bleibt, müssen Arbeitgeber:innen sich fragen: Wie wird der Sachbezug für Verpflegung abgerechnet?

Zum einen ist wichtig zu wissen, dass Arbeitgeber:innen grundsätzlich nachweisen müssen, dass die Zuzahlung zum Mittagessen nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird. Zahlungen an Urlaubstagen, am Wochenende oder im Krankheitsfall sind unzulässig. Auch auf Dienstreisen gilt der Essenszuschuss nicht (siehe „Essensgeld bei Auswärtstätigkeit“). Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt allerdings, wenn Unternehmen nicht mehr als 15 Zuschüsse im Monat anbieten (sog. 15er Regelung).

Der Essenszuschuss darf zudem nur für Mahlzeiten und Lebensmittel eingesetzt werden, die zum unmittelbaren Verzehr bestimmt sind. Dazu zählen keine alkoholischen Getränke, Tabakwaren, Kosmetika oder Haushaltsartikel.

Außerdem ist wichtig, ob Mitarbeiter:innen eine Zuzahlung zum Essen leisten, die höher ist als der amtliche Sachbezugswert. Zahlen Mitarbeitende zusätzlich zur Erstattungshöhe des Arbeitgebers mehr als 3,80 Euro pro Mahlzeit, nutzen Sie den Vorteil optimal. Denn in diesem Fall ist der Essenszuschuss für den Arbeitgebenden komplett steuerfrei.

Ist das Mittagessen wiederum günstiger – z. B. ein schneller Burger oder ein belegtes Brötchen aus dem Supermarkt –, muss der Arbeitgebende den Differenzbetrag zwischen Sachbezugswert und Zuzahlung des Mitarbeitenden pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Wie wird der Sachbezugswert für Verpflegung abgerechnet? Ein Beispiel

Essenszuschuss Arbeitgeber Beispiele

Angenommen, ein Unternehmen erstattet seinen Mitarbeiter:innen 5 Euro für das tägliche Mittagessen. Dann müssten die Angestellten für mindestens 8,80 Euro zu Mittag essen, damit die Erstattung für das Unternehmen komplett steuerfrei ist.

Warum ist das so?

Damit die komplette Steuerfreiheit gewährleistet ist, müssen Angestellte zusätzlich zur Erstattungshöhe des Arbeitgebenden (in diesem Fall 5 Euro) mindestens eine Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswertes (3,80 Euro) leisten.

5 Euro (Erstattungshöhe des Arbeitgebenden) + 3,80 Euro (Sachbezugswert) = 8,80 Euro

Bezahlt der oder die Mitarbeiter:in bspw. nicht 8,80 Euro, sondern nur 7,80 Euro für das Mittagessen, muss das Unternehmen den Anteil von 1 Euro pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Warum ist das so?

Der Anteil, der pauschal versteuert werden muss, errechnet sich immer aus dem Differenzbetrag des Sachbezugswertes und der Höhe der Zuzahlung des Mitarbeitenden. Bei einem Zuschuss des Arbeitgebenden in Höhe von 5 Euro müssen Angestellte für das Mittagessen einen Betrag in Höhe von 2,80 Euro zuzahlen.

3,80 Euro (Sachbezugswert) – 2,80 Euro (Zuzahlung des Mitarbeitenden) = 1 Euro

Umsatzsteuerrechtlich handelt es sich um eine steuerbare und steuerpflichtige sonstige Leistung i. S. d. § 3 Abs. 9 UStG  (Restaurationsleistung).

Moderner Verpflegungszuschuss für Arbeitgebende und Mitarbeitende: die digitale Essensmarke

Klingt kompliziert? Das muss es in der Praxis zum Glück nicht sein. Denn Papier-Essensmarken oder Papier-Gutscheine und Belege sammeln sind längst passé. Die SPENDIT AG hat mit der Lunchit App eine umweltfreundliche und digitale Alternative entwickelt. Damit reduzieren Personaler:innen und Unternehmen den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. Von den Vorteilen der Essensmarken profitieren Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen natürlich weiterhin.

Lunchit Customization 1 Lunchit App Bild in verschiedenen Farben

Flexibelste App für Sachbezug Verpflegung

Die Lunchit App ist ein gut durchdachtes digitales Modell. Damit können Mitarbeitende sich in jedem Restaurant oder Supermarkt, aber auch beim Lieferservice, ihr Essen selbst aussuchen. Ein Partnernetzwerk gibt es bei der digitalen Essensmarke nicht.

Wie funktioniert Lunchit? Ganz einfach: Die Restaurant- oder Supermarkt-Abrechnung wird nach dem Essen ganz einfach mit dem Handy abfotografiert. Lunchit ist dabei sehr übersichtlich und leicht verständlich gestaltet, sodass die App von allen Nutzer:innen intuitiv angewendet werden kann. Die App liest die Belege automatisiert aus und der Arbeitgebende erhält zum Monatsende eine Übersicht mit allen eingereichten Beträgen – eine zeitgemäße Lösung rund um den Sachbezug Verpflegung.

Das ist nicht nur ein Vorteil für Mitarbeiter:innen, sondern auch aktives Employer Branding für Arbeitgeber:innen. Täglich genutzt und im positiven Kontext erlebt, stärkt der Essenszuschuss per App die Identifikation mit dem Unternehmen. Gleichzeitig schafft sie eine positive Wahrnehmung als attraktiver Arbeitgebender, auch in Bewerbungsgesprächen.

Pauschalsteuer vermeiden: Wie können Arbeitgebende eine Zuzahlung der Mitarbeiter:innen in Höhe des Sachbezugswertes garantieren?

Wie bereits im oben genannten Beispiel erwähnt, muss der amtliche Sachbezugswert in Höhe von 3,80 Euro grundsätzlich mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.

Aber: Umso höher die eigene Zuzahlung des Arbeitnehmenden zur Mahlzeit ist, umso geringer ist der Betrag, der versteuert werden muss. Ab einer bestimmten Zuzahlung des Mitarbeitenden muss ein Unternehmen folglich keine Pauschalsteuer mehr abführen. Der Verpflegungszuschuss bleibt dann komplett steuerfrei. Im Gegensatz zur Papier-Essensmarke kann genau diese Voraussetzung mit der digitalen Lösung immer gewährleistet werden.

Warum ist das so?

Arbeitnehmer:innen reichen ihre Belege per App ein. Diese kann so konfiguriert werden, dass Mitarbeiter:innen immer eine Zuzahlung in einer bestimmten Höhe leisten müssen, damit überhaupt Belege eingereicht werden können. Bei der Papiervariante ist das anders. Hier haben Arbeitgebende keinen Einfluss darauf, wie viel der Arbeitnehmende zusätzlich zum Wert der Essensmarke für seine Mahlzeit bezahlt.

Vorteile der Lunchit App im Überblick

  • gesundes Mittagessen mit bis zu 6,90 Euro steuerfreier Erstattung
  • freie Wahl: Restaurant, Supermarkt, Imbiss, Café, Bäckerei, Lieferservice
  • einfache Handhabung der App für Arbeitnehmer:innen
  • keinerlei Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber:innen
  • komplette Vermeidung der Pauschalsteuer
  • vollautomatische Berechnung des Erstattungsbetrags
  • zeitgemäßes Employer Branding
  • jederzeit steuer- und datenschutzkonform
  • flexibler als Essensgutscheine

Essensgeld bei Auswärtstätigkeit: der Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Alternative zum Essenszuschuss und beinhaltet all die Kosten, die Arbeitnehmer:innen für die Versorgung mit Essen und Getränken entstehen, wenn sie beruflich unterwegs sind. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Arbeitnehmende arbeiten außerhalb der eigenen Wohnung und/oder der ersten Tätigkeitsstätte.
  • Arbeitnehmende kümmern sich selbst um seine bzw. ihre Verpflegung, diese wird nicht (z. B. vom Kunden) gestellt.
  • Die Abwesenheit muss mehr als acht Stunden betragen, kann dabei auch über mehrere Tage verteilt sein.

Wichtig: Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen Verpflegungsmehraufwand (Mehrkosten für die Verpflegung während der Auswärtstätigkeit) und der Verpflegungspauschale (auch Verpflegungspauschbetrag oder Spesenpauschale genannt). Bei der Verpflegungspauschale handelt es sich um die gesetzlich festgelegten Beträge, die Arbeitnehmer:innen über die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgebenden abrechnen können. Dazu müssen keine Belege eingereicht werden – es genügt, die Reisekostenabrechnung auszufüllen.

Bis zur Höhe der Pauschalen ist die Erstattung lohnsteuer- und umsatzsteuerfrei. Darüber hinaus muss die Auszahlung mit 25 Prozent pauschalversteuert werden. Die Pauschbeträge werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben. Hier können Sie die ab 01.01.2024 geltenden Spesensätze nachlesen.

Arbeitgebende sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, bei einer Auswärtstätigkeit der Angestellten die Verpflegungskosten zu übernehmen. In diesem Fall können diese die Beträge alternativ über ihre Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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