Leitfaden: Steuerfreie Sachbezüge

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.“ Das gilt nicht nur im privaten Bereich, sondern auch für Arbeitgeber. Der Fachkräftemangel in Deutschland sorgt dafür, dass Gehaltsverhandlungen für viele Arbeitgeber längst an der Tagesordnung stehen. Eine Variante, seine Wertschätzung auszudrücken und die Bindung zu Ihnen als Arbeitgeber zu stärken, bieten steuerfreie Sachbezüge. Im Gegensatz zur klassischen Lohnerhöhung sparen sie Steuern und landen brutto für netto auf dem Bankkonto Ihres Mitarbeiters. Mit unserem Leitfaden für steuerfreie Sachbezüge möchten wir Ihnen alle wichtigen Informationen sowie alle Vorteile und Regularien rund um dieses Thema liefern.

Sachzuwendungen sind im § 37b EStG (Einkommensteuergesetz) ganz genau definiert: Es handelt sich um Leistungen, die ein Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitsentgelt erhält. Sachbezüge haben keinen betrieblichen Nutzen, werden jedoch vom Betrieb geleistet, wie zum Beispiel der Tankgutschein oder die Tankkarte, Essensmarken oder ähnliches.

Es werden grundsätzlich folgende Varianten von Sachzuwendungen unterschieden:

• Steuerfreie Sachbezüge
• Steuerbegünstigte Sachleistungen

Ganz gleich für welche Variante Sie sich entscheiden, für Ihre Mitarbeiter ist der Sachbezug immer steuerfrei. Für Sie als Unternehmer sind Sachbezüge nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.

Wichtig: Sachbezüge gelten nur als solche, wenn sie nicht bar abgelöst oder ausbezahlt werden können. Die Verantwortlichkeit, Bargeschäfte zu verhindern, liegt hierbei bei Ihnen als Arbeitgeber!

Steuerfreie Sachzuwendungen sind für Sie als Unternehmer nur dann abgabenfrei oder abgabenbegünstigt, wenn Sie die dazugehörigen Freigrenzen beachten.

Laut § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG dürfen Sie Ihren Mitarbeitern monatlich bis zu einer Höhe von 44 Euro Sachleistungen gewähren ohne dafür Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge bezahlen zu müssen. Im Vergleich zu einer gewöhnlichen Gehaltserhöhung in diesem Ausmaß, ersparen Sie damit Lohnabgaben für 528 Euro jährlich.

Zusätzlich zur monatlichen Freigrenze von 44 Euro, haben Sie auch noch die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu bestimmten Anlässen Geschenke im Wert von 60 Euro abgabenfrei zukommen zu lassen. Geregelt ist diese Freigrenze in den Bestimmungen der R. 19.6, Abs. 1 der Lohnsteuer Richtlinien 2015 (LStR 2015). Anders als bei der 44 Euro Freigrenze sind die Anlassfälle hier ganz genau vorgeben. Laut Finanzamt dürfen diese „Aufmerksamkeiten“ an Mitarbeiter bis zu einer Höhe von 60 Euro nur dann unversteuert bleiben, wenn es sich um einen der folgenden Anlässe handelt:

• Geburtstag
• Verlobung
• Bestandene Azubi Abschlussprüfung
• Hochzeit
• Dienstjubiläum
• Beförderung
• Silberhochzeit
• Goldhochzeit
• Pensionierung
• Geburt
• Einschulung oder Schulabschluss eines Kindes
• Kommunion, Konfirmation oder Firmung, Taufe eines Kindes

Nicht dazu gehören zum Beispiel ein Firmenjubiläum oder Feiertage, wie zum Beispiel Weihnachten, denn die Anlässe müssen persönlicher Art sein. Welche Alternativen Sie in Bezug auf die Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter haben, erfahren Sie in diesem Magazinartikel.

Eine weitere Möglichkeit, Ihrer Wertschätzung den Mitarbeitern gegenüber zum Ausdruck zu bringen, sind Urlaubsgelder. Laut § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG können Sie die sogenannte Erholungsbeihilfe mit 25 Prozent pauschal versteuern und müssen außerdem keine Sozialversicherungsabgaben abführen. Damit die steuerbegünstigte Erholungsbeihilfe auch als solche zu werten ist, müssen Sie folgende Regularien einhalten:

1. Maximalbeträge: 156 Euro pro Jahr für den Arbeitnehmer und zusätzlich 104 Euro für den Ehegatten sowie je 52 Euro pro Kind.
2. Die Ausbezahlung der Erholungsbeihilfe ist nur drei Monate vor oder nach Urlaubsantritt erlaubt.

Der Gesetzgeber sorgt noch für eine weitere Möglichkeit, seinen Mitarbeitern etwas Gutes zu tun und trotzdem auch als Unternehmer nicht allzu tief in die Tasche greifen zu müssen: Die Erstattung von Kosten für den privaten Internetanschluss. Auch hier haben Sie als Unternehmer die Möglichkeit, mit dem geringeren Satz von 25 Prozent pauschal zu versteuern. Der maximale Betrag für die Erstattung von Internetkosten liegt bei 600 Euro pro Jahr oder 50 € pro Monat und Mitarbeiter. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass Ihr Mitarbeiter die entsprechenden Kosten einmalig bestätigt.

Hier gibt es keine Einschränkungen. Jeder Ihrer Mitarbeiter hat Anspruch auf steuerfreie Sachbezüge – ganz gleich ob 450 Euro-, Mini-, Teilzeit- oder Vollzeitjobber.

Die oben angeführten Grenzen stellen Freigrenzen dar. Das bedeutet, dass die Sachleistungen bis zu dieser Höhe zwar steuer-/ sozialversicherungsabgabenbefreit oder steuerbegünstigt sind, im Falle einer Überschreitung jedoch die kompletten Sachleistungen steuer- und abgabenpflichtig werden. Während die Sachbezüge in diesem Fall trotzdem für Ihre Mitarbeiter steuerfrei bleiben, müssen Sie diese nun in ihrer gesamten Höhe versteuern. Bis zu einer Höhe von 10.000 Euro pro Mitarbeiter und Wirtschaftsjahr, können Sie die Sachleistungen jedoch mit 30 Prozent pauschalversteuern.

In der Theorie klingen steuerfreie Sachbezüge erstmal wunderbar. Viele Unternehmen scheitern jedoch an der Umsetzung. Neben einem meist relativ hohen Verwaltungsaufwand, sind viele Gutscheinsysteme auch an ein strenges Partnernetzwerk geknüpft. SPENDIT hat genau aus diesem Grund die SpenditCard entwickelt, eine individualisierte Prepaid Mastercard®,  die einfach im Handling ist und verschiedene Module vereint.

• Modul Relax (für die steuerbegünstigte Erholungsbeihilfe)
• Modul 44 (für steuerfreie Sachbezüge bis zur Freigrenze von 44 Euro)
• Modul Online (für steuerbegünstigte Internetkostenzuschüsse)
• Modul More (alle anderen steuerbegünstigten Sachzuwendungen bis 10.000 Euro jährlich)
• Modul Celebrate (für steuerfreie Mitarbeitergeschenke bis zur Freigrenze von 60 Euro)
• Hier finden Sie eine Übersicht zu unseren verschiedenen Modulen

Anschließend buchen Sie die gewünschten Beträge über das Online-Tool von SPENDIT auf die Karten Ihrer Mitarbeiter auf. Die Nutzung ist sofort nach der Anmeldung und ohne Installation möglich. Eingelöst werden können die Beträge der SpenditCard deutschlandweit beispielsweise bei lokalen Händlern oder auch online. Festgelegte Akzeptanzstellen gehören mit SPENDIT also der Vergangenheit an. Die SpenditCard ist mit DATEV und SAP kompatibel und kann daher ganz einfach in Ihre Buchhaltung integriert werden.

Eine andere Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern eine Freude zu bereiten, ist der Essenszuschuss. Viele werden diesen vor allem in Form der klassischen Essensmarken kennen. Essenszuschüsse sind bis zu einer Höhe von 6,50 € pro Arbeitstag und Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei. Sie dürfen demnach nur für tatsächliche Arbeitstage ausgegeben werden – und nicht an Krankheitstagen oder im Ausland.

Viele Unternehmer nutzen die steuerfreien Essenszuschüsse zur Lohnkostenoptimierung. Dabei werden die Arbeitsverträge mit den Mitarbeitern so gestaltet, dass das steuerpflichtige Bruttoarbeitsentgelt entsprechend niedriger angesetzt und der Rest mit steuerfreien Sachbezügen, wie Essenszuschüssen oder anderen steuerbegünstigten Vergütungsmodellen, aufgefüllt. Dadurch ergeben sich in Summe deutliche Einsparungen in Bezug auf die Lohnnebenkosten.

Obwohl die Vorteile der Essenszuschüsse deutlich sind, werden sie eher selten angewendet. Der Grund ist der gefürchtete hohe Verwaltungsaufwand. Hier gibt es jedoch seit kurzem eine zeitgemäße und moderne Lösung ohne großem Mehraufwand: Die Lunchit-App.

Die Lunchit-App ist eine von SPENDIT entwickelte Lösung, die das starre und angestaubte System der Essensmarken durch eine moderne und flexible App ablöst. Ihre Mitarbeiter installieren die Lunchit-App lediglich auf ihren Smartphones und fotografieren damit ihre Rechnungen aus dem Restaurant oder Supermarkt. Über das Internet werden die gescannten Belege dann hochgeladen und von SPENDIT in eine monatliche Abrechnungsdatei verarbeitet. Diese Datei (CSV-Datei) können Sie anschließend ganz einfach in ihr Lohnverrechnungssystem einspielen, um die Erstattungsbeträge in Ihrer Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Zusätzlich nutzen Sie ein übersichtliches Online-Tool, über das sie die individuellen Erstattungsbeträge für Ihre Mitarbeiter anlegen und verwalten können.