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So bleibt der Tankgutschein steuerfrei

von | Sep 10, 2021 | Steuerfreie Sachbezüge

Bis zu 50 Euro, so sagt der Gesetzgeber, dürfen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern jeden Monat steuerfrei zukommen lassen. Der Tankgutschein ist dabei ein gängiger Mitarbeiter-Benefit, um den Mitarbeitern dieses steuerfreie Extra zu gewähren. Doch was ist zu beachten, damit dieses Goodie steuerfrei bleibt? Und welche Vorteile haben digitale Produkte gegenüber der Papiervariante? Darüber haben wir mit Florian Gottschaller gesprochen, einem der beiden SPENDIT AG Gründer.

Florian, warum ist der Tankgutschein eine beliebte Lohnnebenleistung? Warum steht er bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern als zusätzlicher Bonus zum Gehalt so hoch im Kurs?

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„Jeder von uns freut sich über Geschenke. Wenn ich zum Abendessen eingeladen bin, bringe ich Blumen mit oder eine Flasche Wein. Diese Mitbringsel kann ich anfassen und übergeben, sie transportieren meine Wertschätzung direkt und haptisch. Das gilt auch im beruflichen Umfeld: solche Geschenke werden als etwas Zusätzliches wahrgenommen und sind letztlich das Öl im Getriebe aller Beziehungen. Es ist einfach etwas anderes, ob ich 50 Euro aufs Konto überwiesen bekomme, wo sie dem regulären Gehalt zugeschlagen werden, oder ob ich dieses Goodie wie ein kleines Geschenk direkt überreicht bekomme.

In Zeiten vor Tesla und Dieselskandal hatte irgendwie jeder ein Auto. Tankgutscheine waren da wie eine eigene Währung. Für Arbeitgeber waren sie Mittel der Wahl, um ihren Mitarbeitern eine Freude zu machen, Wertschätzung auszudrücken und gleichzeitig Steuern zu sparen. Das hat sich inzwischen ein wenig verändert.“

Wann bleibt der Tankgutschein steuerfrei?

Waren- und Tankgutscheine, die der Arbeitgeber einem Mitarbeiter monatlich zukommen lässt, sind dann steuer- und abgabenfrei, wenn der Wert dieses Sachbezugs die Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).

Sobald in einem Monat mehrere Sachbezüge gewährt werden, beispielswiese Sachgeschenk und Tankgutschein, müssen die Werte addiert werden. Die Gesamtsumme darf den Bruttowert von 50 Euro nicht übersteigen, damit diese Leistungen steuer- und abgabenfrei bleiben.

Welche Vorteile hat der Tankgutschein für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

„Die meisten Arbeitgeber machen sich viele Gedanken, wie sie ihre Mitarbeiter unterstützen und motivieren können. Durch Sozialabgaben und Lohnnebenkosten schrumpft ein Budget, das den Mitarbeitern zugutekommen soll, aber leider schnell auf etwa die Hälfte. Das ist wie ein halber Blumenstrauß oder eine halbleere Flasche Wein. Dank Waren- und Tankgutschein kann der Arbeitgeber seinen Angestellten eine kleine Freude ganz ohne Lohnnebenkosten machen. Selbst der Gesetzgeber hat erkannt, wie wichtig solche Gesten sind, und dafür in den 1990er Jahren das Steuervereinfachungsgesetz geschaffen.

Wenn ich mit Arbeitnehmern spreche, die Sachleistungen von ihrem Chef bekommen, fällt mir immer auf, dass sie sich genau daran erinnern können, wann sie diese Goodies eingesetzt haben. Tankgutscheine werden positiv bemerkt statt als selbstverständlich hingenommen. Das Geld ist dem Arbeitgeber zuordenbar und kann auch für einen kleinen Luxus ausgegeben werden, wie eine Zeitschrift oder einen Schokoriegel an der Tankstelle.

Zudem zeigen zahlreiche Studien immer wieder, dass Gehalt nicht gleich Motivation ist. Ganz im Gegenteil: ab einem bestimmten Einkommen kann man mit einer Gehaltserhöhungen nichts mehr erreichen. Was Mitarbeiter wirklich brauchen, ist Wertschätzung und diese zeigt sich nicht nur in Zahlen. Sie zeigt sich vielmehr in kleinen Gesten und deshalb hat der Gesetzgeber die steuerfreien 50 Euro monatlich etabliert, die echtes Sparpotential für Unternehmen und Arbeitnehmer bieten. Viele Mitarbeiter besitzen heutzutage kein eigenes Auto mehr, profitieren daher auch nicht von einem Tankgutschein. Doch die 50 Euro können auch anders eingesetzt werden. Zum Beispiel mit sogenannten Sachbezugskarten, sodass jeder Mitarbeiter den Betrag zweckungebunden und individuell nach seinen Bedürfnissen einsetzen kann.“

Müssen steuerfreie Tankgutscheine im selben Monat genutzt werden, in dem sie ausgegeben werden?

„Nein, denn in der Praxis würde das zu schwierigen Abgrenzungsfällen führen. Entscheidend ist nicht, wann der Mitarbeiter seinen Tank befüllt und leer fährt, sondern wann er den Gutschein erhält. Man spricht hier vom sogenannten steuerrechtlichen Zuflussprinzip. Die Gutscheine lassen sich also ansparen und gebündelt ausgeben.“

Neue Regelung zur 50 Euro Freigrenze

Seit 01.01.2020 ist die nachträgliche Erstattung von (Tank)-Quittungen nicht mehr möglich. Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern somit bereits im Vorhinein den Gutschein übermitteln. Und auch die sogenannte Wandlung ist seit Januar 2020 nicht mehr möglich. Die 50 EuroFreigrenze bleibt nur dann steuerfrei, wenn diese zusätzlich zum ohnehin vertraglich geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.

Viele Unternehmen scheuen den Aufwand an Verwaltung und Papierkram beim Tankgutschein. Warum ist der Verwaltungsaufwand so hoch und welche Alternativen zum Tankgutschein gibt es?

„Ja, schließlich bekommt jeder Mitarbeiter zwölf Gutscheine pro Jahr. Bei ein paar hundert Mitarbeitern, ja selbst bei 20 oder 30, ist das ein riesen Aufwand: Die Gutscheine müssen bestellt werden, der Arbeitgeber muss jeden Monat dokumentieren, dass er sie verteilt hat, und die Tankstelle hat die Gutscheine zu verwalten. Auch der Mitarbeiter muss den Gutschein immer dabeihaben und darf ihn nicht verlieren. Tankgutscheine sind zum Teil an eine Tankstelle oder eine Tankstellen-Kette gebunden und daher unflexibel. Dieses ganze System ist sehr komplex und fehler- wie verwaltungsanfällig.

Ein virtueller Gutschein in Form einer Prepaid-Kreditkarte löst diese Probleme. Er ist zudem klimatechnisch sinnvoll, schließlich entfallen der Druck auf Papier und das Verschicken. Und er ist auch für Angestellte relevant, die kein Auto haben, da sich der virtuelle Gutschein für jegliche Sachleistung einsetzen lässt, also beispielsweise für Online-Händler. So profitieren alle Mitarbeiter vom Arbeitgeberzuschuss und die Mitarbeiter, die nach wie vor viel mit dem Auto unterwegs sind, können ihren monatlichen Freibetrag auch weiterhin zum Tanken einsetzen.“

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Glücklichere Mitarbeiter dank der SpenditCard

Tankgutschein und weitere clevere Benefits gebündelt auf einer Prepaid-Kreditkarte?

Mit der SpenditCard profitieren alle Mitarbeiter von der 50 Euro Freigrenze und Arbeitgeber profitieren von einem geringen Verwaltungsaufwand!

Ist die zeitgemäße Lösung für den guten alten Tankgutschein virtuell?

„Jeder von uns hat ja genaue Vorstellungen, was er will oder nicht will und worauf er genau heute Lust hat. Shell, Amazon oder Douglas? Tanken, ein gutes Buch oder ein sinnlicher Duft? Genau dafür können Prepaid Karten wie die SpenditCard eingesetzt werden. Sie sind eine sinnvolle Weiterentwicklung für die Abwicklung und Verwendung von Sachbezügen, viel einfacher und einfach zeitgemäß. Denn entscheidend dafür, ob sich Mitarbeiter voll einbringen, Mehrwert stiften und dem Unternehmen lange treu bleiben, sind nicht schnellere Rechner oder coolere Büros, sondern ob jemand Lust auf seinen Job hat. Wenn wir Wertschätzung erfahren, fühlen wir uns unserem Arbeitgeber und unserem Arbeitsplatz verbunden.“

Welche Rückmeldungen gibt es zu virtuellen Systemen wie der SpenditCard?

„Wir arbeiten inzwischen mit rund5.500Firmenkunden zusammen, die die Vorteile der SpenditCard nutzen und vor allem ihre Einfachheit zu schätzen wissen. Sie sagen mir immer wieder, dass dieses System eine enorme Erleichterung bringt. Die Mitarbeiter lieben die Option, dass hier Gehaltserhöhung, Bonuszahlung oder eine Zuwendung zu speziellen Anlässen gebündelt sind und auch angespart werden können – auf bis zu 528 Euro beziehungsweise780 EuroEuro im Jahr.“

Vielen Dank, Florian, für all die Infos!

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.

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Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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