Pauschalversteuerung Firmenwagen: Für wen sich dieser Benefit lohnt und mit welchen legalen Tricks Sie bares Geld sparen

Whitepaper: Steuerfreie Benefits im Überblick

Ein Firmenwagen lohnt sich nicht für Ihre Mitarbeiter? Das deutsche Steuerrecht bietet Arbeitgebern auch weitere Möglichkeiten, Benefits steuerfrei zu gewähren

Welche das sind, was Sie miteinander kombinieren können und auf welchen gesetzlichen Grundlagen die Benefits basieren, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper!

Gibt es auch Fälle, in denen sich die Nutzung eines Firmenwagens nicht lohnt?

„Wenn die Anschaffungskosten hoch, der Weg zur Arbeit weit und vielleicht sogar ein Fahrtenbuch geführt werden muss, ist die Anschaffung zu überdenken. Wobei die Pauschalversteuerung Abhilfe schaffen kann. Wenn der Arbeitgeber sämtliche Kfz-Kosten übernimmt und der Arbeitnehmer „nur“ die Versteuerung zu tragen hat, kann für den Arbeitnehmer ein Firmenwagen günstiger sein als ein Privatauto. Damit es für Arbeitgeber kein finanzielles „Fiasko“ wird, empfiehlt es sich eventuell, eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers zu vereinbaren.“

Viele Arbeitnehmer wollen und dürfen den Dienstwagen privat nutzen. Dieser Anteil muss als sogenannter geldwerter Vorteil vom Arbeitnehmer versteuert werden. Dazu stehen die 1-Prozent-Regel bzw. Pauschalversteuerung oder die Nachweismethode bzw. das Fahrtenbuch zur Verfügung. Wie funktionieren beide?

„Bei der Pauschalversteuerung ist die private Nutzung für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer – anzusetzen. Wenn der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, also meist dem Büro, sowie für Fahrten zu einem bestimmten Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet genutzt wird, erhöht sich der Wert für jeden Kalendermonat um 0,03 % des Listenpreises pro Kilometer.

Der Arbeitnehmer kann bei seiner Veranlagung zur Einkommensteuer Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Büro in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 € ab dem 1. Entfernungskilometer je Arbeitstag geltend machen.“

Beispiel Pauschalversteuerung

Bruttolistenpreis des Firmenwagens am Tag der Erstzulassung: 30.000 €.

Nutzung: privat & für Fahrten zwischen Wohnung und Büro (20 km einfach).

Geldwerter Vorteil:

Privatfahrten: 1 % von 30.000 € monatlich = 300 €

Fahrten zwischen Wohnung und Büro: 0,03 % von 30.000 € = 9 € × 20 km = 180 €

geldwerter Vorteil monatlich insgesamt 480 €

Jährlich: 480 € × 12 Monate = 5.760 €

„Beim Fahrtenbuch müssen, um den geldwerten Vorteil ermitteln zu können, für die Privatfahrten die Gesamtkosten durch Belege nachgewiesen werden. Privat gefahrene Kilometer müssen zu den übrigen Kilometern abgegrenzt werden.

Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils können zulässigerweise die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten sowie die vom Arbeitgeber weiterbelasteten Kosten in die Gesamtkosten einbezogen und als den geldwerten Vorteil minderndes Nutzungsentgelt behandelt werden.“

Beispiel Fahrtenbuch

Geldwerter Vorteil:

Pkw-Kosten des Arbeitgebers: 7.000 €

Pkw-Kosten des Arbeitnehmers 3.000 €

Gesamtkosten des Firmenwagens 10.000 €

Privater Nutzungsanteil 40 % = 4.000 €

abzüglich Pkw-Kosten des Arbeitnehmers (= Nutzungsentgelt) = 3.000 €

Geldwerter Vorteil = 1.000 €

Welche Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

„Für dienstliche Fahrten sind Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit wichtig; außerdem Reiseziel und Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten reicht die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Büro genügt ein entsprechender Vermerk im Fahrtenbuch mit Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.

Ein elektronisches Fahrtenbuch gilt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuellen Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Die Fahrten müssen innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt im jeweiligen Webportal eingetragen sein.“

Wann lohnt sich die Pauschalversteuerung des Firmenwagens bzw. der Einzelnachweis – wer kann womit sparen?

„Pauschal gesagt: Wer eine weite Strecke zum Arbeitsplatz hat und nur wenige dienstliche Fahrten absolviert, sollte eher zum Fahrtenbuch greifen. Das Fahrtenbuch eignet sich zugleich auch für alle, die sehr viele dienstliche Fahrten leisten, da dann der geldwerte Vorteil entsprechend gering ausfallen wird. Auch bei Gebrauchtwagen lohnt sich ein Fahrtenbuch, weil hier ja die tatsächlichen Kosten relevant sind und keine Pauschalwerte. Für diejenigen, die wenig Zeit haben, ist die Pauschalversteuerung die komfortablere Lösung. Sie sorgt außerdem für Planungssicherheit.

Einen ersten Eindruck kann man sich im Internet über Dienstwagenrechner verschaffen. Sie sind jedoch nicht verbindlich und bieten keine steuerliche Beratung.“

Ist es möglich, die Methode der Versteuerung zu wechseln?

„Der Arbeitgeber muss in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer im Vorhinein für jedes Kalenderjahr festlegen, mit welcher Methode abgerechnet wird. Das Verfahren darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden, es sei denn, der Firmenwagen wird gewechselt.

Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer nicht an das für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Verfahren gebunden. Aber auch in der Einkommensteuerveranlagung ist ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug nicht zulässig.“

Update: Firmenwagen in der Corona-Krise

Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und dem Arbeitsplatz nutzen, müssen diesen Vorteil generell mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer bewerten. Doch für bestimmte Fälle kann auch eine weitere Methode, die Einzelbewertung herangezogen werden. Dabei müssen die tatsächlichen Fahrten mit nur 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer bewertet werden. Diese Methode ist gerade für Mitarbeiter, die wenige Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte absolvieren relevant.

Welche der beiden Regelungen (0,03-Prozent-Regelung oder Einzelbewertung) angewendet wird, muss der Arbeitgeber jedoch immer einheitlich für das gesamte Kalenderjahr festlegen. Ein Wechsel der Methode während des Jahres ist grundsätzlich nicht möglich. Aufgrund von Kurzarbeit und Corona verringern sich aktuell die Fahrten zum Arbeitsplatz für viele Arbeitnehmer jedoch erheblich. Daher profitieren momentan diejenigen Beschäftigten, die sich für die Einzelbewertung entschieden haben. Doch auch Arbeitnehmer, die ihre Fahrten mit der 0,03-Prozent-Regelung bewerten, können momentan sparen, denn: Für alle Beschäftigten, die einen gesamten Kalendermonat im Urlaub oder krank sind entfällt der Zuschlag in Höhe von 0,03 Prozent. Es liegt daher nahe, dass eine ähnliche Regelung auch für Arbeitnehmer gelten könnte, die den gesamten Kalendermonat im Homeoffice sind. Da es dazu aber keine offizielle Stellungnahme gibt, empfehlen wir bei diesem Thema immer beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Anrufungsauskunft zu beantragen.

Wie können geleaste Fahrzeuge als Firmenwagen abgerechnet werden?

„Grundsätzlich gelten dieselben Regelungen wie beim Firmenwagen, der vom Unternehmen gekauft wurde. Zur Anwendung der 1 %-Regelung, insbesondere auch der 0,03 %-Regelung, ist der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des geleasten Pkws zu ermitteln. Bei der Fahrtenbuchmethode treten die monatlichen Leasingraten an die Stelle der Abschreibung.“