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Fahrtkostenzuschuss berechnen und erstatten – so geht‘s

von | Aug 21, 2021 | Mitarbeitermotivation

Wie können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter mit einem Fahrtkostenzuschuss unterstützen? Und wie genau wird der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers berechnet und versteuert? Wir klären die wichtigsten Fragen rund um Berechnung, Erstattung und Versteuerung und die Abgrenzung des Fahrtkostenzuschusses zu Pendlerpauschale, Jobticket und Tankgutschein.

Fahrtkostenzuschuss vs. Pendlerpauschale: Was lohnt sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Der Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber

Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um eine freiwillige finanzielle Leistung des Arbeitgebers, mit der er seine Mitarbeiter bei der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz unterstützen kann. Es gibt keine Pflicht von Unternehmensseite, Fahrtkosten zu erstatten.

Kosten für die Fahrt zur Arbeit bzw. Fahrausweise oder Fahrberechtigungen mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann der Arbeitgeber ganz oder teilweise bezuschussen. Für öffentliche Verkehrsmittel ist der Fahrkostenzuschuss steuerfrei (§ 3 Abs. 15 EStG). Arbeitgeber können dazu beispielsweise das   nutzen oder ihren Mitarbeitern die Wahl lassen, ob sie öffentlich fahren oder auf den eigenen Pkw zurückgreifen möchten. Die Zuschüsse für Jobticket und Tankgutschein lassen sich auf einer Sachbezugskarte wie der SpenditCard unkompliziert bündeln und vom Mitarbeiter flexibel einsetzen.

Für Fahrten mit dem privaten Fahrzeug zur Arbeit gilt ein pauschalisierter Fahrtkostenzuschuss (§ 40 Abs. 2 EStG). Dieser

  • liegt bei 30 Cent pro Kilometer
  • gilt nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
  • ist kein Barzuschuss
  • wird pauschal versteuert mit 15 % (bis zur Höhe der Entfernungspauschale von 4.500 Euro jährlich, siehe unten)
  • zzgl. Solidaritätszuschlag/Kirchensteuer
  • ohne Sozialabgaben

Die Entfernungs- oder Pendlerpauschale

Die Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, ist ein Fahrtkostenzuschuss des Staates. Arbeitnehmer können mit dieser Pauschale Aufwendungen für die kürzeste Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Die Entfernungspauschale:

  • liegt bei 30 Cent für die ersten 20 Kilometer (Pkw)
  • wird ab dem 21. Kilometer auf 35 Cent aufgestockt (Pkw)
  • fällt unter die Werbungskosten (Obergrenze 4.500 Euro jährlich)

Darum ist der Fahrkostenzuschuss oft die bessere Lösung

Für Unternehmen ist der Fahrtkostenzuschuss eine Arbeitsgeberleistung und ein Benefit, um sich für Bewerber und Mitarbeiter mit langer Anreise attraktiv zu machen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Den Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber einfach berechnen, als Betriebsausgaben geltend machen und so ihren steuerpflichtigen Gewinn mindern. Zusätzlich sparen sie Sozialabgaben ein.

Dem Arbeitnehmer bleibt bei gleichem Einsatz des Arbeitgebers mehr Netto als bei einer Gehaltserhöhung. Gerade auch für Minijobber und Azubis ist der Fahrtkostenzuschuss interessant, weil sie die Pendlerpauschale wegen ihres niedrigen Einkommens nicht geltend machen können.

Werbungskosten – zu denen die Entfernungspauschale gehört – werden im Gegensatz zum Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers nicht direkt ausbezahlt, sondern verringern lediglich das zu versteuernde Einkommen. Außerdem greift die Ersparnis des Fahrtkostenzuschusses schneller: Er landet monatlich auf dem Konto des Arbeitnehmers, während die Entfernungspauschale erst nach Abgabe der Steuererklärung im Folgejahr zum Tragen kommt.

So wird der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer 30 Cent pro Kilometer und Arbeitstag erstatten. Hierbei handelt es sich um eine Pauschalierung. Die Grundlage zur Berechnung ist die einfache Distanz bzw. die kürzeste Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der letzte Kilometer wird jeweils abgerundet. Ein weiterer Faktor sind die vor Ort gearbeiteten Tage oder pauschal 15 Tage pro Monat. Distanz, Arbeitstage und Erstattungsbetrag werden zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses multipliziert. Im Grunde ist es nicht schwer, die Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers zu berechnen.

Beispiel zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses, pauschal versteuert

Ein Arbeitnehmer legt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 23,2 km zurück. Im laufenden Monat fährt er an 18 Tagen mit dem Auto von zu Hause ins Unternehmen.

Fahrtkostenzuschuss: 23 (km) x 18 (Arbeitstage) x 0,30 Euro = 124,20 Euro

Für den Arbeitgeber ergeben sich folgende Abgaben:

Fahrtkosten des Arbeitnehmers: 124,20 Euro

Lohnsteuerpauschalierung (15 %): 18,63 Euro

Solidaritätszuschlag ist in unserem Beispiel nicht fällig. Zudem ist der Arbeitnehmer aus der Kirche ausgetreten, sodass keine Kirchensteuer anfällt.

Ausgaben Arbeitgeber gesamt: 142,83 Euro

Steuerbelastung Arbeitgeber: 18,63 Euro

Der Arbeitgeber kann die 142,83 Euro als Betriebsausgabe geltend machen.

Der Fahrtkostenzuschuss darf den Betrag nicht überschreiten, den der Arbeitnehmer jährlich als Werbungskosten geltend machen kann: 4.500 Euro. Liegt der Zuschuss darüber, müssen Arbeitnehmer nachweisen, dass sie mit ihrem eigenen oder einem ihnen überlassenen Auto zur Arbeit unterwegs waren und Aufzeichnungen über die Anzahl der Fahrten vorlegen. Erfolgt dieser Nachweis nicht, fallen für Beträge über 4.500 Euro Lohnsteuer sowie Sozialabgaben an.

Der Fahrtkostenzuschuss hat auch einen Nachteil für Arbeitnehmer: Die pauschal mit 15 Prozent versteuerten Fahrtkostenzuschüsse dürfen sie nicht mehr in ihrer eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten veranlagen. Der Vorteil ist die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Diese Fahrtkostenzuschüsse sind abgaben- und steuerfrei

Unter bestimmten Voraussetzungen sind Fahrtkostenzuschüsse steuer- und sozialabgabenfrei:

  • Unternehmen bezuschussen die Fahrten einer Auswärtstätigkeit oder beruflich bedingten doppelten Haushaltsführung.
  • Arbeitgeber zahlen einen Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende, der die Fahrten zur Berufsschule abdeckt.
  • Der Fahrtkostenzuschuss betrifft eine Sammelbeförderung.

Entfernungspauschale: Fahrtkostenzuschuss vom Staat

Die Entfernungs- oder Pendlerpauschale kann entweder vom Arbeitgeber bei der monatlichen Gehaltsabrechnung berücksichtigt oder vom Arbeitnehmer in der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Sie liegt für die ersten 20 Kilometer bei 30 Cent, ab dem 21. Kilometer bei 35 Cent. Wie bei der Fahrtkostenerstattung ist die Grundlage zur Berechnung die einfache Entfernung von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Ob der Weg mit Auto oder Fahrrad, zu Fuß oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt wird, spielt keine Rolle. Hinzu kommen die Arbeitstage vor Ort.

Wichtig zu wissen: Arbeitnehmern steht pro Kalenderjahr ein Werbungskosten-  in Höhe von 1.000 Euro zu. Erst darüber hinaus lohnt es sich, die Pendlerpauschale überhaupt anzuführen (meist ab 15 Kilometern Wegstrecke).

Die Höchstgrenze der Pendlerpauschale liegt bei 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Ein höherer Betrag lässt sich geltend machen, wenn der Arbeitnehmer einen Pkw oder Firmenwagen nutzt. Wie diese Kosten genau versteuert werden, erklärt unser Beitrag „Pauschalversteuerung Firmenwagen “. Auch bei öffentlichen Verkehrsmitteln lassen sich höhere Aufwendungen absetzen, wenn sie nachvollziehbar nachgewiesen werden. Alle übrigen darüber liegenden Beträge müssen individuell versteuert werden.

Jobticket: Benefit parallel zum Sachbezug 44

Jobtickets sind persönliche Zeitfahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, U-Bahn oder Bus. Meist werden sie vom Arbeitgeber als Monats- oder Jahreskarten ausgegeben. Im Nahverkehr können Jobtickets auch privat genutzt werden, im Fernverkehr sind sie nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerfrei.

Seit 2019 ist das Jobticket komplett steuerfrei, wenn der Arbeitgeber es zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Sachbezug 44 und Jobticket müssen allerdings zusammengerechnet werden, um den Freibetrag nicht zu überschreiten. Mehr dazu finden Sie in unseren Beiträgen „Leitfaden: Steuerfreie Sachbezüge “ und „Ist jetzt das Jobticket steuerfrei?

Tankgutschein: der steuerfreie Sachbezug

Mit einem Tankgutschein kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern monatlich einen beliebten Benefit ganz ohne Lohnnebenkosten zukommen lassen. Beim Tankgutschein handelt es sich um einen Sachbezug, der die Freigrenze von 44 Euro nicht übersteigen darf. Außerdem muss er zusätzlich zum ohnehin vertraglich geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Seit 2020 ist die nachträgliche Erstattung von Tankquittungen nicht mehr möglich. Deshalb müssen Arbeitgebern ihren Angestellten den Gutschein bereits im Vorhinein übermitteln.

Tankgutschein und weitere Benefits praktisch gebündelt auf einer Prepaid-Kreditkarte? Die SpenditCard minimiert den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber deutlich. Und Mitarbeiter ohne Auto können die Karte auch für viele andere Sachbezüge nutzen.

Mehr Infos zum Tankgutschein finden Sie in unserem Beitrag „So bleibt der Tankgutschein steuerfrei“.

Diese Fahrtkostenzuschüsse sind abgaben- und steuerfrei

Tankgutschein und weitere Benefits praktisch gebündelt auf einer Prepaid-Kreditkarte? Die SpenditCard minimiert den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber deutlich. Und Mitarbeiter ohne Auto können die Karte auch für viele andere Sachbezüge nutzen.

Darum lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers, ob pauschal versteuert oder als Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr, ist ein attraktiver Benefit – nicht nur für Angestellte mit langem Anfahrtsweg. Gerade auch Minijobber und Azubis profitieren davon. Mit geringem Aufwand können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern so mehr Netto anbieten und sich von anderen Unternehmen abheben. Im direkten Vergleich zur Pendlerpauschale lassen sich für Arbeitnehmer höhere Beträge erzielen, und das ganz ohne Steuererklärung. Die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses erweist sich als unkompliziert. Auch der Tankgutschein eignet sich als Instrumente der Mitarbeiterbindung und wird gerne genutzt. Jobticket und Sachbezug 44 voll ausschöpfen können Sie ganz einfach mit der SpenditCard. Hier erfahren Sie mehr.

Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die aus steuer- und rechtlicher Sicht auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen über Themen treffen, die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergeben. Es kann keine Haftung übernommen werden. 

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