Betriebsausflug planen und abrechnen: Recht, Steuer & Ideen im Überblick

Ein Betriebsausflug kann für Unternehmen ein wertvolles Instrument zur Mitarbeiterbindung und Motivation sein. Doch was gilt rechtlich? Welche steuerlichen Aspekte müssen berücksichtigt werden, wie steht es um den Versicherungsschutz? Und welche Betriebsausflug-Ideen sind besonders empfehlenswert? Im folgenden Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick.

• Was zählt als Betriebsausflug? 
• Betriebsausflug als Teambuilding-Maßnahme: Mitarbeiterbindung stärken
• Gehört ein Betriebsausflug zur Arbeitszeit?
• Haben Mitarbeitende Anspruch auf einen Betriebsausflug?
• Ist die Teilnahme am Betriebsausflug Pflicht?
• Wer zahlt den Betriebsausflug?
• Planung und Umsetzung des Firmenausflugs
• Betriebsausflug abrechnen: Steuerfrei oder pauschal versteuern?
• Weitere Steuervorteile zur Mitarbeiterbindung nutzen
• Unfall– und Versicherungsschutz während des Geschäftsausflugs
• Fazit

Ein Betriebsausflug ist eine organisierte Veranstaltung des Unternehmens, bei der Kolleg:innen außerhalb der üblichen Arbeitsumgebung Zeit miteinander verbringen.  

Ziel ist es, das Betriebsklima zu stärken, den Teamzusammenhalt zu fördern und den Mitarbeitenden eine Auszeit vom Arbeitsalltag zu ermöglichen. Typische Beispiele für Geschäftsausflüge sind Tagesfahrten, sportliche Aktivitäten, Kulturprogramme oder ein gemeinsames Essen. 

Damit ein Firmenausflug als offizieller Betriebsausflug gilt, muss er vom Unternehmen organisiert und finanziert werden und dem gesamten Team oder zumindest einer abteilungsweiten Gruppe offenstehen.

Unterschied Betriebsausflug und Betriebsveranstaltung

• Betriebsausflug: Ausflug mit Freizeit- und Teambuilding-Charakter, oft ganztägig und außerhalb. 

• Betriebsveranstaltung: Alle Arten von Firmenfeiern und Events, auch kürzer und oft am Arbeitsplatz. Zudem meist mit gesellschaftlicher Komponente (Partner:innen und Kinder sind eingeladen).

Erfahren Sie mehr dazu, „Wie Sie auf Ihrer Betriebsveranstaltung den Freibetrag 2025 voll ausschöpfen“.

Warum ist ein Betriebsausflug keine Dienstreise?

• Der Betriebsausflug dient nicht unmittelbar dem Unternehmenserfolg, sondern der Mitarbeiterbindung. 

• Es wird kein konkreter geschäftlicher Zweck verfolgt (z. B. Kundentermine, Messebesuche). 

• Die Teilnahme ist freiwillig, was bei Dienstreisen nicht der Fall ist.

Ein gut geplanter Firmenausflug bringt zahlreiche Vorteile. Er verbessert das Betriebsklima, fördert informellen Austausch und kann die Identifikation mit dem Unternehmen stärken. Gerade in der heutigen Zeit, in der viele Teams hybrid oder remote arbeiten, ist ein persönliches Treffen bzw. ein Teamausflug ein wertvolles Element zur Teamkulturpflege und Mitarbeitermotivation. 

Ein Betriebsausflug mit Übernachtung kann zusätzlich für nachhaltige Teambindung sorgen. Bei mehrtägigen Ausflügen sollten jedoch die steuerliche Behandlung und der Versicherungsschutz genau beachtet werden.

Ob ein Geschäftsausflug als Arbeitszeit zählt, hängt vom jeweiligen Unternehmen und den rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Grundsätzlich gilt: Wenn die Teilnahme verpflichtend ist oder der Betriebsausflug innerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet, dann wird er als Arbeitszeit gewertet – mit Lohnanspruch. Wenn der Firmenausflug an einem Feiertag oder am Wochenende stattfindet, entfällt der Lohnanspruch. 

Wie ist ein Betriebsausflug im Sinne der Arbeitszeit bei Teilzeitkräften geregelt? Wichtig zu beachten ist, dass auch Teilzeitkräfte beim Geschäftsausflug in Bezug auf die Arbeitszeit berücksichtigt werden. Für Teilzeitbeschäftigte, die außerhalb ihrer vertraglichen Arbeitszeit am Ausflug teilnehmen, kann die Zeit je nach betrieblicher Regelung als Überstunden gewertet werden. 

Im öffentlichen Dienst gelten dabei teils abweichende Bestimmungen. Hier ist die Arbeitszeit beim Betriebsausflug meist klar definiert und Teil der Dienstzeit, sofern der Ausflug von der Dienststelle offiziell angesetzt wurde.

Ein gesetzlicher Anspruch auf einen Betriebsausflug besteht nicht. Unternehmen entscheiden freiwillig, ob sie einen solchen Ausflug organisieren und finanzieren. Dennoch hat sich der Betriebsausflug in vielen Firmen als feste Tradition etabliert – meist einmal jährlich. 

Wichtig: Nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung haben alle Mitarbeitenden Anspruch auf die Teilnahme an einem Firmenausflug, sofern ein solcher stattfindet. Nur in Ausnahmefällen – etwa zur Aufrechterhaltung betrieblicher Abläufe wie bei Notdiensten – kann es erforderlich sein, dass einzelne Mitarbeitende im Dienst bleiben.

Grundsätzlich ist die Teilnahme am Betriebsausflug freiwillig. Niemand kann dazu gezwungen werden, an diesem Firmenevent teilzunehmen. Wird der Ausflug jedoch während der regulären Arbeitszeit geplant und als betriebliche Veranstaltung deklariert, könnte ein Fernbleiben als Arbeitsverweigerung gewertet werden. Es ist jedoch möglich, während des Geschäftsausflugs regulär zu arbeiten.  

Arbeitgeber sind grundsätzlich gut beraten, in der Einladung zum Betriebsausflug klar anzugeben, ob die Teilnahme erwartet wird und wie sie organisatorisch und arbeitsrechtlich eingeordnet ist.

Die Kosten für einen Firmenausflug trägt in der Regel der Arbeitgeber, zumindest anteilig. Dazu zählen Reisekosten, Programmpunkte, Eintrittsgelder sowie Verpflegung und ggf. Bewirtung beim Betriebsausflug. 

Grundsätzlich gibt es keine Grenze, wie viel ein Betriebsausflug pro Person kosten darf. Damit sich der Betriebsausflug steuerlich absetzen lässt, gilt es allerdings die 110-Euro-Grenze zu beachten. Danach können Unternehmen bis zu 110 Euro zweimal jährlich für Betriebsveranstaltungen ansetzen (inklusive Umsatzsteuer).

Eine erfolgreiche Planung des Betriebsausflugs beginnt frühzeitig. Von der Auswahl der Aktivitäten bis zur logistischen Organisation sollten alle Schritte bedacht sein. Eine Einladung zum Betriebsausflug (siehe Muster) kann dabei helfen, Informationen strukturiert zu kommunizieren. 

Sie fragen sich, wie Sie eine Einladung zum Betriebsausflug formulieren? Nutzen Sie dazu unseren kostenfreien Download: Einladung zum Betriebsausflug

Vorschläge und Betriebsausflug-Ideen reichen von kulturellen Erlebnissen (z. B. Museumsbesuch) über sportliche Aktivitäten (z. B. Kletterpark) bis hin zu kreativen Workshops (wie Töpfern) oder Teambuilding-Maßnahmen. Auch ein mehrtägiger Betriebsausflug mit Übernachtung ist möglich. 

Zur Evaluation lohnt sich im Anschluss ein Feedbackbogen bzw. eine kurze Mitarbeiterbefragung zum Betriebsausflug, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und Wünsche der Belegschaft für künftige Ausflüge zu sammeln.

Wie wird ein Betriebsausflug steuerlich behandelt? Gemäß aktueller Rechtslage können Arbeitgeber bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr mit maximal 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeitenden steuerfrei durchführen. Dies umfasst sämtliche Kosten wie Anreise, Unterkunft, Bewirtung und Programmpunkte. 

Wird dieser Freibetrag überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt, gelten die darüber hinausgehenden Beiträge als geldwerter Vorteil. Sie können pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.  

In der Lohnabrechnung des Betriebsausflugs muss die steuerliche Behandlung korrekt ausgewiesen sein. Daher sollten Arbeitgeber den Geschäftsausflug richtig buchen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. 

Bei einem mehrtägigen Betriebsausflug und seiner steuerlichen Behandlung gilt besondere Aufmerksamkeit. Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen müssen sauber abgegrenzt und ggf. individuell versteuert werden.

Mit der Bahn nachhaltig raus aus der Stadt? Gestalten Sie Ihren Betriebsausflug einfach und günstig mit dem Deutschlandticket Job über Spendit Mobility. 

Bis zu dreimal jährlich können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zudem Aufmerksamkeiten in Höhe von bis zu 60 Euro steuer- und sozialabgabenfrei zusätzlich zum Arbeitslohn zukommen lassen. Dieser Geschenkgutschein lässt sich zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit oder zum Firmenjubiläum einlösen. Ganz einfach abrechnen können Sie ihn mit der SpenditCard.

Zudem können Sie Ihren Angestellten bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei neben dem Arbeitslohn als Universalgutschein gewähren, ob für ein Jobticket, den Tankgutschein oder einen Warengutschein. Nutzen Sie dazu das Modul Sachbezug 50 der SpenditCard.

Rabatte über spendit | Deals bieten weitere Vorteile und stärken zusätzlich die Mitarbeiterbindung.

Ein weiteres wichtiges Thema sind rechtliche Grundlagen des Betriebsausflugs im Hinblick auf den Unfallversicherungsschutz. Solange sich Teilnehmende im Rahmen des offiziellen Programms bewegen, besteht in der Regel gesetzlicher Versicherungsschutz über die Berufsgenossenschaft. 

Verlässt jedoch ein Mitarbeitender eigenmächtig die Veranstaltung oder beteiligt sich an privaten Aktivitäten außerhalb des offiziellen Programms, entfällt dieser Schutz. Auch bei einem mehrtägigen Betriebsausflug mit Übernachtung ist darauf zu achten, dass private Zeiten klar von dienstlichen Teilen abgegrenzt sind.

Ein Betriebsausflug ist mehr als nur ein schöner Tag außerhalb des Büros – er stärkt die Unternehmenskultur, fördert das Wir-Gefühl und kann langfristig zur Mitarbeiterbindung beitragen. Damit die Veranstaltung gelingt, sind sorgfältige Planung, Kommunikation und rechtssichere Umsetzung entscheidend. 

• Wie Sie auf Ihrer Betriebsveranstaltung den Freibetrag 2025 voll ausschöpfen
• Wie Sie ein Geschäftsessen absetzen und Steuern sparen
• Geldwerter Vorteil: versteuern oder Freibetrag nutzen

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.