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Hybrides Arbeiten – die Lösung für die Zukunft der Arbeit?

von | Sep 21, 2021 | Arbeitswelt im Wandel

Hybrides Arbeiten verbindet das Beste der Büroarbeit mit Vorteilen des Homeoffice. Das gemischte Arbeitsmodell erscheint wie die Lösung für die Zukunft der Arbeitswelt. Während der Corona Pandemie wurde es in vielen Unternehmen zum Standard. Was hybrides Arbeiten ist, was Arbeitgeber beachten müssen und welche Chancen und Herausforderungen Hybridarbeit bietet, lesen Sie in diesem Beitrag.

Hybride Arbeit: Definition und Voraussetzungen für Arbeitgeber

Nur wenige Mitarbeiter können sich vorstellen, völlig in Präsenzarbeit oder tätig zu sein. (Work Trend Index 2021). Sie wünschen sich hybride Arbeitsmodelle. Das Wort ‘Hybrid’ bezeichnet, dass es sich um eine Mischform handelt. Von hybrider Arbeit spricht man folglich bei Arbeitsformen, die Remote Work ebenso wie einen klassischen Arbeitsplatz im Büro vorsehen. Grundvoraussetzung ist das Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Ist dies gewährleistet, bringt die flexible Arbeitsgestaltung beiden Seiten Vorteile.

Büroräume werden zur Begegnungsstätte der Kollegen, welche den Teamzusammenhalt stärkt. Im ruhigeren Homeoffice können sie ungestört produktiv arbeiten. Arbeitnehmer können ihr Privat- und Berufsleben flexibler aufeinander abstimmen. Dadurch steigt die Mitarbeiterzufriedenheit.

Soll der bisherige Arbeitsplatz im Büro durch hybrides Arbeiten flexibler gestaltet werden, muss dies vertraglich geregelt werden. Besteht ein Betriebs- oder Personalrat, wird von diesem eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung aufgesetzt. Darin sind die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Bezug auf mobiles Arbeiten geregelt.

Ist kein Betriebs- oder Personalrat vorhanden, werden Einzelverträge aufgesetzt. In der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und -nehmer werden die Details der mobilen Arbeit festgelegt. Wie viel Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit oder an welchen Tagen ist der Arbeitnehmer im Homeoffice? Welches Equipment trägt der

Arbeitgeber finanziell? Des Weiteren werden üblicherweise Erreichbarkeit und Daten- und Geheimnisschutz geregelt. Durch diese Festschreibung entsprechen Unternehmen der arbeitgeberseitigen Verpflichtung aus § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz. Diese sieht vor, dass wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten sind.

Mobiles Arbeiten, Homeoffice oder hybrides Arbeiten?

Im letzten Jahr haben sich verschiedene Arbeitsmodelle herauskristallisiert. Dazu gehören neben hybrider auch mobile Arbeit und Homeoffice. Den Unterschied zwischen diesen Formen zu kennen, ist wichtig für Arbeitgeber.

Was der Gesetzgeber von “häuslicher Telearbeit” nennt, ist im Volksmund als Homeoffice bekannt. Angestellte erbringen ihre Arbeitsleistung an einem vom Arbeitgeber fest eingerichteten Arbeitsplatz außerhalb des Betriebs. Meist ist das an der Wohnstätte des Mitarbeiters.

“Mobiles Arbeiten” unterscheidet sich von diesem Setup, da das Unternehmen lediglich mobile Endgeräte zur Verfügung stellt. Die Arbeit kann dann an wechselnden Orten stattfinden, beispielsweise in einer anderen Region. Der Mitarbeiter entscheidet, von wo er seine Arbeitsleistung erbringt.

Was sind die Herausforderungen von hybridem Arbeiten?

Wie jede Veränderung, bringt auch Hybridarbeit Anforderungen mit sich. Diese treffen insbesondere die Führungskräfte der Unternehmen. Zunächst sorgen sie dafür, dass die Teammitglieder mit allen technischen Mitteln versorgt sind, um ihre Produktivität beizubehalten. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass Kontrolle und Vertrauen gegenüber der Mitarbeiter miteinander vereinbart werden.

Hierbei ist es an den Führungskräften, mit gutem Beispiel voranzugehen. Sie fungieren als Vorbilder, sprechen sich mit ihren Teams ab und bieten diesem individuelle Anreize, um interne zu fördern. Diese Art der wertschätzenden Kontrolle bietet allen Seiten die Möglichkeit, Probleme anzusprechen und gemeinsam an Zielen zu arbeiten. Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen ist die dadurch entstehende vertrauensvolle Kommunikation zentral.

Grundlegend ist außerdem eine effektive Strukturierung des Arbeitsalltags. Das Team sollte wissen, welche Aufgaben für welchen Arbeitsort geeignet sind. So bietet es sich an, Meetings wenn möglich persönlich im Büro abzuhalten. Im Homeoffice dagegen lassen sich Tasks gut erledigen, für die Mitarbeiter eine hohe Konzentration benötigen.

Mit der Flexibilität der hybriden Arbeit geht ein großer Aufwand an Abstimmung und Koordination einher. Das Team arbeitet täglich mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten zusammen. Über digitale Kanäle wie Zoom oder Microsoft Teams kann

diese Distanz ausgeglichen werden. Jedoch führt dies zu mehr Abstimmungsbedarf und somit zu mehr Besprechungen.

Welche Chancen bietet hybrides Arbeiten?

Unternehmen, die klug vorausplanen, können die Chancen der Entwicklung für sich nutzen. Denn Hybridarbeit macht es Mitarbeitenden leichter, Beruf und Privatleben miteinander zu vereinbaren. Die höhere Zufriedenheit von Mitarbeitern macht sich in einem positiven Image des Unternehmens bemerkbar. So profitieren beide Seiten.

Für Arbeitgeber kann das flexible Arbeitsmodell kleinere Büros bedeuten. Die Schreibtische teilen sich dann mehrere Mitarbeiter. Der restliche Platz wird für Meeting- und Gemeinschaftsräume genutzt. So begegnen Unternehmen der steigenden Zahl von Meetings und dem Wunsch nach sozialem Austausch unter den Mitarbeitern.

Für das Personalwesen bietet die hybride Arbeit ebenfalls viele Vorteile. Durch digitale Tools und Self- Services in der Personalverwaltung wird die Belegschaft eigenständiger. Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden digital eingetragen. Dadurch haben HR-Abteilungen mehr Kapazitäten für andere Aufgaben.

Dazu gehört beispielsweise die Akquise neuer Talente. Diese können durch die Möglichkeiten der hybriden Arbeit auch aus anderen Regionen stammen. Große Pendelzeiten fallen dafür nicht mehr an. Dies wiederum spricht einen anderen Aspekt an, der Arbeitnehmern ebenso wie Arbeitgebern immer wichtiger wird: Die Nachhaltigkeit des Unternehmens.

Die Zukunft der hybriden Arbeit

Hybride Arbeitsmodelle bieten Unternehmen und Arbeitnehmern gleichermaßen Vorteile. Mit einer klaren Struktur dafür, wann Mitarbeiter remote arbeiten und wann sie ins Büro kommen, lassen sich zukunftsorientierte Arbeitsmöglichkeiten anbieten. Dies steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität des Unternehmens.

Eine Möglichkeit, die Motivation im Homeoffice zu fördern, ist es, zusätzliche Kosten zu übernehmen, die zu Hause für Arbeitnehmer anfallen. Durch steuerfreie Sachbezüge lassen sich etwa Internetkosten mit einer monatlichen Pauschale bezuschussen. Dafür eignet sich das Modul Online der SpenditCard. Mit ihm gewähren Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern im Homeoffice einen pauschalversteuerten Zuschuss zur Internetnutzung.

Die Kaffeemaschine und der Obstkorb im Büro kann bei der Heimarbeit durch eine digitale Essensmarke ausgeglichen werden. Lunchit ist die erste digitale Essensmarke per App. Die Lösung funktioniert in jedem Restaurant, Supermarkt, Lieferservice etc. – auch im Homeoffice!

Mit Lunchit und der SpenditCard verfügen Sie über ideale Tools, um Mitarbeiter bei der hybriden Arbeit optimal zu motivieren.

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Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin ist bei der SPENDIT AG für die Bereiche Content und Social Media zuständig.

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