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Home Office Tipps 2022: Wie Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice erleichtern

von | Jan 11, 2021 | Arbeitswelt im Wandel

Homeoffice wird auch 2022 ein fester Begleiter vieler Arbeitnehmer bleiben. Mittelfristig plant ein beträchtlicher Teil der Unternehmen, das Modell in der ein oder anderen Form beizubehalten. Wir geben Tipps zum Home Office, vom Arbeitgeberzuschuss Homeoffice über das Homeoffice Equipment bis zur Mitarbeiterbindung im Homeoffice: unsere Homeoffice Tipps für Arbeitgeber.

Home Office Organistaion: Den Tag strukturieren

Kinder, Partner, Haustier, Handy: Ablenkungen gibt es im Homeoffice genug. Umso wichtiger ist es, klare Grenzen zu ziehen und Privates von der Arbeit zu trennen. Wer kann, arbeitet am besten in einem separaten Raum – Tür zu heißt dann so viel wie: Ich brauche meine Ruhe. Wem das nicht möglich ist, der etabliert zumindest einen festen Ort, an dem es sich ruhig arbeiten und wo sich eine geordnete Atmosphäre schaffen lässt.

Klare Bürozeiten sind gerade im Homeoffice wichtig. Ein strukturierter Tag mit Terminen ist förderlich, um bei Projekten voranzukommen. Es erweist sich außerdem als hilfreich, jeden Tag zur gleichen Uhrzeit mit einem kleinen Ritual zu beginnen und zu enden, zum Beispiel um 9 Uhr morgens mit einem Kaffee an den Schreibtisch zu kommen und den Tag um 17 Uhr mit einer Runde um den Block abzuschließen. Am besten protokollieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten – das schafft Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Im Pyjama am Schreibtisch und in der Jogginghose zum Zoom-Meeting? Klingt verlockend, ist im Alltag aber eher hinderlich. Wer sich angemessen kleidet, wie er es auch im Büro tun würde, legt den Schalter auf Arbeit um, stärkt die kompetente Selbstwahrnehmung und signalisiert zugleich allen anderen, dass er das Homeoffice ernst nimmt.

Pro Tipp: To-Do-Liste anlegen auch im Homeoffice

Eine To-Do-Liste für jeden Tag im Homeoffice kann dabei unterstützen, sich auf die wichtigen und dringenden Aufgaben zu fokussieren. Unangenehme To-Dos am besten zu Arbeitsbeginn erledigen, die Routineaufgaben am Ende.

Homeoffice Pauschale 2022

Die Homeoffice-Pauschale bleibt auch im Jahr 2022 erhalten. Wer im Homeoffice arbeitet, kann in seiner Steuererklärung für 2022 somit 5 Euro pro Tag absetzen, maximal 600 Euro pro Jahr. Die Summe zählt zu den Werbungskosten, für die allen Steuerzahlern pauschal 1.000 Euro angerechnet werden. Das heißt: Nur wer mit seinen Kosten über der 1.000-Euro-Grenze liegt, profitiert von der Sonderregelung.

Homeoffice einrichten: Das Home zum Office machen

Mit dem Laptop im Bett, auf der Couch oder am Küchentisch arbeiten? Auf Dauer keine gute Idee für Motivation, Rücken und Gesundheit. Wie im Büro auch, sitzen Arbeitnehmer zu Hause viele Stunden vor PC und Laptop, weshalb eine gesunde Körperhaltung wichtig ist.

Zur Grundausstattung für ergonomisches Arbeiten gehört ein passender Bürostuhl. Bei einem ergonomischen Stuhl lassen sich Sitzhöhe, Rückenlehne und Armstützen individuell anpassen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, an dem sich auch im Stehen arbeiten lässt, ist ebenfalls empfehlenswert. Auch die Anpassung des Monitors ist wichtig. Mit Hilfe dieses Rechners sind Stuhl, Tisch und Monitor im Handumdrehen ideal eingestellt.

Wer übernimmt die Ausstattung und das Equipment fürs Homeoffices?

Für die Grundausstattung im Homeoffice ist der Arbeitgeber verantwortlich. Übernimmt der Arbeitgeber also das komplette Homeoffice Equipment? Wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf einigen, dass der Mitarbeiter seine private Ausstattung nutzt, ist das möglich – ansonsten muss das Unternehmen alle Arbeitsmittel wie Laptop oder Bürostuhl bereitstellen; diese können beim vorübergehenden Arbeiten im Homeoffice auch gemietet aus geleast werden.

Hat ein Mitarbeiter einen dauerhaft eingerichteten Telearbeitsplatz zu Hause, ist es am Arbeitgeber, für Telefonanschluss und Internetkosten aufzukommen. Meist wird dieser Posten durch eine Pauschale abgegolten. Heiz- oder Stromkosten können anteilig geltend gemacht werden, allerdings ist der Nachweis oft schwierig. Grundsätzlich bietet es sich an, diese Zusatzkosten bzw. den Arbeitgeberzuschuss Homeoffice vertraglich festzuhalten – das geht auch nachträglich.

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Zusatzkosten im Homeoffice kompensieren

Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter mit steuerfreien Mitarbeiter-Benefits unterstützen, die die Mehrkosten im Homeoffice  (wie Strom- oder Heizkosten) kompensieren helfen. Eine praktische Lösung dafür ist die SpenditCard

Datenschutz im Homeoffice:

Beim Thema Datenschutz gelten im Homeoffice genau wie im Büro die Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sensible Daten sollten über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) übermittelt werden. Damit ist der Datenverkehr komplett verschlüsselt und vor Missbrauch von außen geschützt. Auch der Zugang zum Intranet ist so problemlos möglich. Virenschutz, eine Firewall, regelmäßige automatische Updates und eine Mehrfach-Authentifikation sorgen zusätzlich für Sicherheit. Es ist Arbeitgeberpflicht, den Mitarbeitern die entsprechende Ausstattung zur Verfügung zu stellen.

Home Office Tipp: Teamplayer bleiben

Im Homeoffice ist regelmäßiger Austausch schwieriger. Der Gang zu Kollegen und der Plausch in der Kaffeeküche entfallen, Flurfunk gibt es nicht. Die einen bekommen nicht die Informationen, die sie brauchen, anderen fehlen das Teamgefühl und der private Austausch.

Gegensteuern lässt sich mit regelmäßigem Kontakt per Telefon oder Videochat. Wer anruft oder chattet anstatt eine E-Mail zu schreiben, hält zum einen den persönlichen Kontakt und kann sich zum anderen genau die Infos holen, die er braucht. Ein paar Minuten Smalltalk sind außerdem wichtig fürs Teamgefühl und die Dynamik unter den Mitarbeitern.

Ob ein Zoom-Meeting zum Wochenausklang sinnvoll ist, muss jeder Chef selbst entscheiden. Auf jeden Fall brauchen Mitarbeiter auch im Homeoffice soziale Kontakte, um sich wohlzufühlen und produktiv zu bleiben. Regelmäßige Feedbackgespräche geben zusätzliche Sicherheit. Auch die Mitarbeiter selbst sollten die Möglichkeit erhalten, Feedback zur eigenen Arbeit und den Abläufen zu geben.

Damit Kollegen aber nicht ständig aus der Arbeit gerissen werden, empfiehlt es sich, Anfragen zu sammeln und einmal am Tag einen Telefontermin zu vereinbaren. Bei laufenden Projekten ist es wichtig, alle Beteiligten regelmäßig über die Fortschritte zu unterrichten – beispielsweise einmal die Woche per Mail oder Video-Konferenz.

Tipps für alle Online-Meetings:

Möglichst kurz und strukturiert, das zuvor definierte Ziel klar im Fokus. Am besten führt der Teamleiter durchs Meeting und moderiert es. Im Chat lassen sich Fragen sammeln, ohne dass alle durcheinanderreden. Ein Protokollant fasst am Ende die Ergebnisse zusammen und informiert alle Teilnehmer per Mail.

Pausen im Homeoffice

Genauso wichtig wie regelmäßige Kommunikation sind Ruhezeiten für konzentriertes Arbeiten. Solche Phasen sollten täglich eingeplant und an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Welche Pausenregelungen sogar gesetzlich vorgeschrieben sind und auch im Homeoffice gelten, haben wir im Artikel „Pausen am Arbeitsplatz“ zusammengefasst.

Home Office Tipp: Alles in Bewegung

Wer im Homeoffice arbeitet, bewegt sich oft zu wenig. Der Weg zur Arbeit entfällt, und an manchen Tagen kommen nur ein paar Schritte in der Wohnung zusammen. Das schadet nicht nur dem Bewegungsapparat, sondern auch der Psyche. Schon ein wenig Bewegung zwischendurch kann dem entgegenwirken. Jede Stunde das Fenster zu öffnen, ein paar tiefe Atemzüge zu nehmen und sich zu dehnen ist ein guter Anfang. Auch ein kleines Workout morgens, in der Mittagspause oder nach der Arbeit hilft. Passende Apps oder Online-Programme gibt es viele, beispielsweise Minqui.

Eine besonders gewinnbringende Kombination ist es, mittags das Haus zu verlassen, einen kleinen Spaziergang zu machen und etwas Gesundes zu essen. Frische Luft, Tageslicht und neue Energie sind der richtige Input für den Nachmittag. Eine digitale Essensmarke kann dabei der richtige Motivator sein: Sie unterstützt die Gesundheit der Mitarbeiter, die damit täglich in umliegenden Restaurants essen gehen bzw. holen oder liefern lassen können.

In diesem Jahr haben Arbeitgeber dafür bis zu 6,67 Euro pro Tag zur Verfügung. Das erhöht das Einkommen jedes Angestellten deutlich, denn er muss seine Verpflegung nicht mehr von seinem Nettolohn bezahlen. Mit Lunchit wickeln Arbeitgeber die Essensgutscheine steuerfreirechtlich transparent und zugleich ganz einfach digital ab. Weitere Informationen haben wir im Blogeitrag „Sachbezüge 2022“ zusammengefasst.

Die Kantinen sind geschlossen und Papier-Essensmarken können nicht eingelöst werden?

Lunchit, der digitale Essenszuschuss per App, ist die perfekte Essenszuschuss-Lösung für Mitarbeiter im Homeoffice und eine schnelle und kostengünstige Alternative oder Ergänzung zur Kantine.

Home Office Tipp: Wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter optimal begleiten

Mit den Punkten auf dieser Liste können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern das Homeoffice erleichtern:

  • Stellen Sie geeignetes Equipment wie zeitgemäße Hardware (z. B. einen großen Monitor) und passende Kommunikationstools (Teams, Slack, Skype) zur Verfügung. Beachten Sie die Regeln zum Arbeitsschutz und im Homeoffice.
  • Sorgen Sie für einen Ausgleich der Mehrkosten mit einem Zuschuss zum Mittagessen oder weiteren Mitarbeiter-Benefits, wie bspw. die Freigrenze für Sachbezugskarten. Das steigert zugleich die Mitarbeitermotivation.
  • Bieten Sie regelmäßige Feedbackgespräche und Raum für persönlichen Austausch an. Auch im Homeoffice sollte jeder die Möglichkeit haben, Feedback zu geben.
  • Fördern Sie Rituale mit Kollegen wie eine gemeinsame virtuelle Mittagspause oder ein Coffee Break. Implementieren Sie „Räume“, in denen sich die Mitarbeiter jederzeit untereinander austauschen können.
  • Bieten Sie Tipps oder Kurse für ausreichend Bewegung im Homeoffice an.
  • Legen Sie verbindliche Präsenztage fest, an denen die Angestellten vor Ort im Unternehmen sind. So bleibt Zeit für Meetings mit Kollegen, für Gespräche mit Vorgesetzten und den neuesten Büroklatsch.
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine Liste mit Tipps zur Verfügung, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern. Vielleicht kann dieser Blogbeitrag einige Anregungen liefern?
Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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