Homeoffice 2021: Die 5 Top-Tipps, wie Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice erleichtern

Homeoffice wird auch 2021 ein fester Begleiter vieler Arbeitnehmer bleiben. Und für die Zeit nach Corona plant ein beträchtlicher Teil der Unternehmen, das Modell in der ein oder anderen Form beizubehalten. Wie können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen? Welche Punkte sind überhaupt relevant fürs Arbeiten in den eigenen vier Wänden? Wir haben alle Infos zusammengefasst!

Homeoffice 2021: Die 5 Top-Tipps, wie Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice erleichtern

Homeoffice-Tipp 1: Den Tag strukturieren

Kinder, Partner, Haustier, Handy: Ablenkungen gibt es im Homeoffice genug. Umso wichtiger ist es, klare Grenzen zu ziehen und Privates strickt von der Arbeit zu trennen. Wer kann, arbeitet am besten in einem separaten Raum – Tür zu heißt dann so viel wie: Ich brauche meine Ruhe. Wem das nicht möglich ist, der etabliert zumindest einen festen Ort, an dem es sich ruhig arbeiten und wo sich eine geordnete Atmosphäre schaffen lässt.

Klare Bürozeiten sind gerade im Homeoffice wichtig. Ein strukturierter Tag mit Terminen ist förderlich, um bei Projekten voranzukommen. Es erweist sich außerdem als hilfreich, jeden Tag zur gleichen Uhrzeit mit einem kleinen Ritual zu beginnen und zu enden, zum Beispiel um 8 Uhr morgens mit einem Kaffee an den Schreibtisch zu kommen und den Tag um 17 Uhr mit einer Runde um den Block abzuschließen. Am besten protokollieren alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten – das schafft Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Eine To-Do-Liste für jeden Tag im Homeoffice kann dabei unterstützen, sich auf die wichtigen und dringenden Aufgaben zu fokussieren. Unangenehme To-Dos am besten zu Arbeitsbeginn erledigen, die Routineaufgaben am Ende.

Homeoffice Tipp: Tägliche To Do Liste

Im Pyjama am Schreibtisch und in der Jogginghose zum Zoom-Meeting? Klingt verlockend, ist im Alltag aber eher hinderlich. Wer sich angemessen kleidet, wie er es auch im Büro tun würde, legt den Schalter auf Arbeit um, stärkt die kompetente Selbstwahrnehmung und signalisiert zugleich allen anderen, dass er das Homeoffice ernst nimmt.

Homeoffice-Pauschale 2020 und 2021 nutzen

Die neu geltende Homeoffice-Pauschale zählt zu den sogenannten Werbungskosten. Diese können grundsätzlich alle Steuerzahler pauschal in Höhe von 1.000 Euro geltend machen. Nur wer mit seinen Ausgaben inklusive Homeoffice-Pauschale über 1.000 Euro liegt, profitiert also von dieser Corona-Maßnahme, die für die Jahre 2020 und 2021 beschlossen ist.

Die Pauschale ist nicht an ein festes Arbeitszimmer gebunden, sondern kann auch von Arbeitnehmern in Anspruch genommen werden, die vom Küchentisch aus arbeitet.

Und: Angestellte müssen keine Nachweise mehr gegenüber dem Finanzamt erbringen, dass sie im Homeoffice gearbeitet haben. Eine Bestätigung vom Arbeitgeber kann laut Experten aber nicht schaden.

Homeoffice-Tipp 2: Das Home zum Office machen

Mit dem Laptop im Bett, auf der Couch oder am Küchentisch arbeiten? Auf Dauer keine gute Idee für Motivation, Rücken und Gesundheit. Wie im Büro auch, sitzen Arbeitnehmer zu Hause viele Stunden vor PC und Laptop, weshalb eine gesunde Körperhaltung wichtig ist. Für die Ausstattung des Homeoffices ist übrigens der Arbeitgeber verantwortlich.

Zur Grundausstattung für ergonomisches Arbeiten gehört ein passender Bürostuhl. Bei einem ergonomischen Stuhl lassen sich Sitzhöhe, Rückenlehne und Armstütze individuell anpassen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, an dem sich auch im Stehen arbeiten lässt, ist ebenfalls empfehlenswert. Auch die Anpassung des Monitors ist wichtig. Mit Hilfe dieses Rechners sind Stuhl, Tisch und Monitor im Handumdrehen ideal eingestellt.

Datenschutz im Homeoffice:

Beim Thema Datenschutz gelten im Homeoffice genau wie im Büro die Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sensible Daten sollten über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) übermittelt werden. Damit ist der Datenverkehr komplett verschlüsselt und vor Missbrauch von außen geschützt. Auch der Zugang zum Intranet ist so problemlos möglich. Virenschutz, eine Firewall, regelmäßige automatische Updates und eine Mehrfach-Authentifikation sorgen zusätzlich für Sicherheit. Es ist Arbeitgeberpflicht, den Mitarbeitern die entsprechende Ausstattung zur Verfügung zu stellen.

Hinweis: Zusatzkosten kompensieren

Arbeitgeber können die Mehrkosten ihrer Mitarbeiter, die durchs Homeoffice entstehen (wie Strom- oder Heizkosten), mit steuerfreien Mitarbeiter-Benefits kompensieren.

Eine praktische Lösung dafür ist die SpenditCard. 708 Euro netto sind so pro Jahr über die Karte möglich. Wofür genau? Das haben wir im Blogbeitrag „Leitfaden: Steuerfreie Sachbezüge“ zusammengefasst.

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Homeoffice-Tipp 3: Teamplayer bleiben

Im Homeoffice ist regelmäßiger Austausch schwieriger. Der Gang zu Kollegen und der Plausch in der Kaffeeküche entfallen, Flurfunk gibt es nicht. Die einen bekommen nicht die Informationen, die sie brauchen, anderen fehlen das Teamgefühl und der private Austausch.

Gegensteuern lässt sich mit regelmäßigem Kontakt per Telefon oder Videochat. Wer anruft oder chattet anstatt eine E-Mail zu schreiben, hält zum einen den persönlichen Kontakt und kann sich zum anderen genau die Infos holen, die er braucht. Ein paar Minuten Smalltalk sind außerdem wichtig fürs Teamgefühl und die Dynamik unter den Mitarbeitern.

Ob ein Zoom-Meeting zum Wochenausklang sinnvoll ist, muss jeder Chef selbst entscheiden. Auf jeden Fall brauchen Mitarbeiter auch im Homeoffice soziale Kontakte, um sich wohlzufühlen und produktiv zu bleiben. Regelmäßige Feedbackgespräche geben zusätzliche Sicherheit. Auch die Mitarbeiter selbst sollten die Möglichkeit erhalten, Feedback zur eigenen Arbeit und den Abläufen zu geben.

Damit Kollegen aber nicht ständig aus der Arbeit gerissen werden, empfiehlt es sich, Anfragen zu sammeln und einmal am Tag einen Telefontermin zu vereinbaren. Bei laufenden Projekten ist es wichtig, alle Beteiligten regelmäßig über die Fortschritte zu unterrichten – beispielsweise einmal die Woche per Mail oder Video-Konferenz.

 

Tipps für alle Online-Meetings:

Möglichst kurz und strukturiert, das zuvor definierte Ziel klar im Fokus. Am besten führt der Teamleiter durchs Meeting und moderiert es. Im Chat lassen sich Fragen sammeln, ohne dass alle durcheinanderreden. Ein Protokollant fasst am Ende die Ergebnisse zusammen und informiert alle Teilnehmer per Mail.

Pausen im Homeoffice

Genauso wichtig wie regelmäßige Kommunikation sind Ruhezeiten für konzentriertes Arbeiten. Solche Phasen sollten täglich eingeplant und an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Welche Pausenregelungen sogar gesetzlich vorgeschrieben sind und auch im Homeoffice gelten, haben wir im Artikel „Pausen am Arbeitsplatz“ zusammengefasst.

Homeoffice-Tipp 4: Alles in Bewegung

Wer im Homeoffice arbeitet, bewegt sich oft zu wenig. Der Weg zur Arbeit entfällt, und an manchen Tagen kommen nur ein paar Schritte in der Wohnung zusammen. Das schadet nicht nur dem Bewegungsapparat, sondern auch der Psyche. Schon ein wenig Bewegung zwischendurch kann dem entgegenwirken. Jede Stunde das Fenster zu öffnen, ein paar tiefe Atemzüge zu nehmen und sich zu dehnen ist ein guter Anfang. Auch ein kleines Workout morgens, in der Mittagspause oder nach der Arbeit hilft. Passende Apps oder Online-Programme gibt es viele, beispielsweise Minqui.

Eine besonders gewinnbringende Kombination ist es, mittags das Haus zu verlassen, einen kleinen Spaziergang zu machen und etwas Gesundes zu essen. Frische Luft, Tageslicht und neue Energie sind der richtige Input für den Nachmittag. Eine digitale Essensmarke kann dabei der richtige Motivator sein: Sie unterstützt die Gesundheit der Mitarbeiter, die damit täglich in umliegenden Restaurants essen gehen bzw. holen oder liefern lassen können.

In diesem Jahr haben Arbeitgeber bis zu 6,57 Euro pro Tag zur Verfügung, die Mitarbeitern teils pauschalversteuert, teils steuerfrei erstatten werden können. Das erhöht das Einkommen jedes Angestellten deutlich, denn er muss seine Verpflegung nicht mehr von seinem Nettolohn bezahlen. Mit Lunchit wickeln Arbeitgeber die Essensgutscheine steuerfrei, rechtlich transparent und zugleich ganz einfach digital ab. Weitere Informationen haben wir im Blogeitrag „Sachbezüge 2021“ zusammengefasst.

Die Kantinen sind geschlossen und Papier-Essensmarken können nicht eingelöst werden?

Lunchit, der digitale Essenszuschuss per App, ist die perfekte Essenszuschuss-Lösung für Mitarbeiter im Homeoffice und eine schnelle und kostengünstige Alternative oder Ergänzung zur Kantine.

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Homeoffice-Tipp 5: Wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter optimal begleiten

Mit den Punkten auf dieser Liste können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern das Homeoffice erleichtern und richtig schmackhaft machen:

  • Stellen Sie geeignetes Equipment wie zeitgemäße Hardware (z. B. einen großen Monitor) und passende Kommunikationstools (Teams, Slack, Skype) zur Verfügung. Beachten Sie die Regeln zum Daten– und Arbeitsschutz im Homeoffice.
  • Sorgen Sie für einen Ausgleich der Mehrkosten mit einem Zuschuss zum Mittagessen oder weiteren Mitarbeiter-Benefits, wie bspw. die 44 Euro Freigrenze über Sachbezugskarten. Das steigert zugleich die Mitarbeitermotivation.
  • Bieten Sie regelmäßige Feedbackgespräche und Raum für persönlichen Austausch an. Auch im Homeoffice sollte jeder die Möglichkeit haben, Feedback zu geben.
  • Fördern Sie Rituale mit Kollegen wie eine gemeinsame virtuelle Mittagspause oder ein Coffee Break. Implementieren Sie „Räume“, in denen sich die Mitarbeiter jederzeit untereinander austauschen können.
  • Bieten Sie Tipps oder Kurse für ausreichend Bewegung im Homeoffice an, beispielsweise mit Minqui.
  • Legen Sie verbindliche Präsenztage fest, an denen die Angestellten vor Ort im Unternehmen sind. So bleibt Zeit für Meetings mit Kollegen, für Gespräche mit Vorgesetzten und den neuesten Büroklatsch.
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine Liste mit Tipps zur Verfügung, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern. Vielleicht kann dieser Blogbeitrag einige Anregungen liefern?
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