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Wie Sie ein Geschäftsessen absetzen und Steuern sparen

von | Mai 25, 2022 | Essenszuschuss, Mitarbeitermotivation

Unternehmen wie auch Freiberufler nutzen Arbeitsessen gerne, um Geschäftspartner entspannt kennenzulernen oder Verträge zu besiegeln. Wie können diese Aufwendungen erfasst werden? In welcher Höhe lassen sich Bewirtungskosten anrechnen, wie muss der Bewirtungsbeleg aussehen? Bewirtungsaufwendungen sind absetzbare Betriebsausgaben – wenn Sie folgende Punkte beachten.  

Was ist ein Geschäftsessen?

Grundsätzlich zählt jede geschäftliche Besprechung in einem Restaurant als Geschäftsessen. Wichtig ist der geschäftliche Anlass, beispielsweise eine Geschäftsanbahnung, ein Strategiegespräch oder ein Vertragsabschluss. Nur dann können Selbständige oder Unternehmen die Bewirtung beim Finanzamt als Betriebsausgabe ansetzen.

Als Geschäftspartner zählen Kunden, Vertragspartner, externe Berater oder Steuerberater, Lieferanten, Subunternehmer, Freiberufler, Journalisten, Anwälte, Notare oder auch Behördenvertreter.

Geschäftsessen absetzen: steuerliche Voraussetzungen, Beispiel

Um ein Arbeitsessen absetzen zu können, muss dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass es sich bei den Ausgaben um Bewirtungskosten handelt. Das sind Aufwendungen und Ausgaben für den Verzehr von Speisen, Getränken und für sonstige Genussmittel wie Zigarren, aber auch für Trinkgeld oder Garderobe. Je nach Anlass und Personenkreis wird zwischen drei verschiedenen Bewirtungsarten unterschieden:

 

Kundenessen absetzen: geschäftlich veranlasste Bewirtung

Das klassische Geschäftsessen mit Businesspartnern ist nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG beschränkt als Betriebsausgabe abzugsfähig. Ausgaben für Essen und Getränke in Restaurants sind mit 70 % als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar (geschäftliche Aufwendungen). Die verbleibenden 30 % muss der Bewirtende selbst übernehmen, sie gelten als private Ausgabe. Denn der Einladende spart durch den Restaurantbesuch Kosten für den eigenen Haushalt, so die Begründung.

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Geschäftsessen absetzen: Beispiel

Beim gemeinsamen Essen mit einem Kunden lädt ein Geschäftsführer in ein Restaurant ein. Die Rechnung beläuft sich auf 115 Euro inklusive Getränke, 15 Euro Trinkgeld kommen hinzu. Von den insgesamt 130 Euro (100 %) lassen sich 91 Euro (70 %) als Bewirtungskosten steuerlich geltend machen – die verbleibenden 39 Euro bezahlt der Gastgeber aus eigener Tasche.

Bewirtung von Mitarbeitern absetzen: betrieblich veranlasste Bewirtung

Wenn Arbeitgeber ihre eigenen Mitarbeiter beispielsweise als Belohnung für einen Vertragsabschluss zum Essen einladen, sieht das Finanzamt darin einen geldwerten Vorteil. Ein Unternehmer kann für ein solches Essen die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 50 Euro nutzen. Für Beträge, die darüber hinausgehen, müssen Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer gezahlt werden.

Wer seine Mitarbeiter bei einem Firmenjubiläum, der Weihnachtsfeier oder einem Betriebsausflug bewirtet, kann die Kosten für Essen und Getränke (aber auch für Musik, Geschenke, Raummiete etc.) steuerlich geltend machen: Dabei sind Aufwendungen in Höhe von bis zu 110 Euro je Feier und Arbeitnehmer nach § 19 EStG anrechenbar. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich, d. h. für jede der beiden Feiern kann ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro genutzt werden.

Ist die Feier teurer, wird jeder Euro über 110 Euro pro Person als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers erfasst. Diesen geldwerten Vorteil kann ein Unternehmen pauschal mit 25 % versteuern.

Arbeitgeberfinanziertes Mittagessen absetzen: ganz einfach mit Lunchit

Sie möchten Ihre Mitarbeiter jeden Tag ins Restaurant einladen? Kein Problem mit Lunchit, der digitalen Essensmarke in Form einer App. Bis zu 6,67 Euro pro Tag und bis zu 1.500  Euro jährlich können Arbeitgeber ihren Angestellten so als steuerfreien Gehaltsbonus zukommen lassen.

Die App funktioniert in jedem Restaurant, im Supermarkt oder auch beim Lieferservice und ist auch die ideale Lösung fürs Homeoffice. Lunchit ist steuer- und datenschutzkonform und lässt sich mit minimalem Aufwand verwalten.

Das sind keine Bewirtungskosten

Wer bei einer beruflichen Besprechung oder einem Teammeeting im Unternehmen seinen Geschäftspartnern Kaffee, Kekse oder belegte Brötchen serviert, kann diese Ausgaben nicht als Bewirtungskosten geltend machen. Es handelt sich hierbei um eine Aufmerksamkeit, keine Mahlzeit. Diese Aufmerksamkeit lässt sich allerdings als Betriebsausgabe gelten machen, die zu 100 % steuerlich absetzbar ist.

Firmenessen absetzen: Wie ein Bewirtungsbeleg bzw. eine Quittung aussehen muss

Wer Bewirtungskosten bzw. ein Geschäftsessen absetzen möchte, muss sich an eine Nachweis- und Dokumentationspflicht halten. Dazu stellt das Restaurant eine maschinelle Quittung bzw. eine Bewirtungsrechnung über den Rechnungsbetrag aus. Folgend Punkte müssen sich aus dem Beleg ergeben, um das Essen als Betriebsausgabe geltend machen zu können:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Ort der Bewirtung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Art und Umfang von Essen und Getränken: Einzel- und Gesamtpreise
  • Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer sowie Steuersatz

Bei Beträgen von über 150 Euro muss zusätzlich enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Bewirtenden (Gastgebers)
  • Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz/-betrag
  • Steuer- bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Der Gastgeber ergänzt folgende Angaben:

  • Namen aller Teilnehmer, ggf. Unternehmensnamen
  • Bewirtungsanlass (so genau wie möglich, „Arbeitsgespräch“ oder „Besprechung“ reichen nicht)
  • Unterschrift des Gastgebers

Ein Eigenbeleg ist nur bei Bewirtungsrechnungen unter 150 Euro möglich, bei Bewirtungskosten darüber muss ein korrekt ausgestellter Bewirtungsbeleg beim Finanzamt eingereicht werden, so der Bundesfinanzhof (BFH-Urteil vom 18.04.2012 – X R 57/09, veröffentlicht am 12.09.2012). Dabei muss die Rechnung unbedingt auf den Namen des Steuerpflichtigen bzw. des Unternehmers ausgestellt werden.

Bewirtungskosten müssen in der Höhe angemessen sein, um vom Finanzamt als Steuerabzug in der Steuererklärung akzeptiert zu werden.

Wichtig: Bewirtungskosten müssen in der Höhe angemessen sein, um vom Finanzamt als Steuerabzug in der Steuererklärung akzeptiert zu werden. Die Angemessenheit richtet sich nach den Branchenverhältnissen – dazu zählen die Unternehmensgröße, die Höhe des Umsatzes bzw. Gewinns und die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg sowie seine Vergleichbarkeit mit anderen Unternehmen. Die Auswahl des Lokals und die Kosten sollten sich demnach bei einer geschäftlichen Bewirtung in einem angemessenen Rahmen halten.

Geschäftsessen von der Steuer absetzen: Trinkgelder

Auch Trinkgelder können bei geschäftlicher Veranlassung steuerlich geltend gemacht werden. Dazu am besten das Servicepersonal das empfangene Trinkgeld auf der Quittung bestätigen lassen.

Falls die Angestellten das Trinkgeld nicht quittieren möchten, ist der Eigenbeleg eine Notlösung. Der (handschriftliche) Eigenbeleg sollte alle wichtigen Angaben enthalten wie Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Art der Aufwendung und Datum, Rechnungsbetrag, Bewirtungsgrund, Datum und Unterschrift des Zahlenden.

Der Gastgeber eines Geschäftsessens kann die in den Bewirtungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer zu 100 % von der Vorsteuer abziehen (nicht nur 70 %), so das Urteil des BGH vom 10.2.2005, V R 76/03. Siehe dazu auch BMF-Schreiben vom 23. Juni 2005.

Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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