Weniger Verwaltungsaufwand beim Essenszuschuss

Weniger Verwaltungsaufwand beim Essenszuschuss

Obwohl jeder Unternehmer die Möglichkeit hätte, seinen Mitarbeitern einen täglichen Zuschuss von bis zu 6,40 Euro für das Mittagessen zu gewähren, greifen dennoch relativ wenige Arbeitgeber darauf zurück. Warum? Weil der Verwaltungsaufwand bei der klassischen Essensmarke, wie man sie bisher kannte, einfach viel zu groß ist.

Die digitale Alternative von SPENDIT macht Schluss mit dem Mehraufwand für Unternehmer und bringt zusätzlich auch noch Vorteile für die Arbeitnehmer.

Die klassische Essensmarke – Entwicklung und Schwachstellen

Die Grundidee und das Prozedere der klassischen Essensmarke waren anfangs sehr einfach: Unternehmer ohne Kantine schlossen eine Vereinbarung mit einem in der Nähe befindlichen Gasthaus und gaben Essensgutscheine an ihre Mitarbeiter aus. Dem Gasthaus wurde eine Liste mit allen Mitarbeitern ausgehändigt, die gegen Vorlage der Gutscheine dort essen durften. Das Gasthaus rechnete monatlich mit dem Unternehmen ab und der Arbeitgeber bezahlte die Kosten für die Verpflegung. Doch die Ansprüche wurden mit der Zeit höher, der Anspruch nach mehr Flexibilität und einem größeren Akzeptanznetz stieg und damit auch der Verwaltungsaufwand für Unternehmer.

Hoher Aufwand für HR-Verantwortliche und Personaler

Heute sind die Systeme der Essensmarken zwar etwas flexibler, der große Aufwand für Unternehmer blieb jedoch und die Bezuschussung verlor mehr und mehr an Attraktivität. Die Arbeit bei der klassischen Essensmarke beginnt bereits bei der Ausgabe als Chipkarte oder in Form von Papiergutscheinen und geht mit der Prüfung der Belege weiter. Waren Mitarbeiter dienstlich unterwegs, im Urlaub oder krank, müssen die entsprechenden Essensmarken zurückgefordert werden. Außerdem ist man als Arbeitgeber automatisch gezwungen, die betreffenden Belege zu sammeln und einzeln manuell zu prüfen. Ein Aufwand, der nicht nur Geld, sondern auch notwendige Ressourcen kostet, die an anderer Stelle dann vermutlich fehlen.

Wirtschaftlich gesehen steht den Vorteilen der klassischen Essensmarken also ein verhältnismäßig großer Verwaltungsaufwand gegenüber. Kein Wunder, dass die meisten Unternehmer daher nach wie vor davon absehen, die Essenszuschüsse einzuführen. Ganz abgesehen vom großen Aufwand in der Verwaltung der klassischen Essensmarken, sind sie auch noch umweltschädlich und teuer in der Produktion.

Die Lunchit App: Flexibel, bedarfsgenau und kaum Verwaltungsaufwand

SPENDIT hat es sich zur Aufgabe gemacht, mit der Lunchit App eine umweltfreundliche digitale Alternative zu entwickeln, die den Verwaltungsaufwand für Personaler und Unternehmer auf ein Minimum reduziert. Das Ergebnis spricht für sich: Minimaler Aufwand bei maximalem Vorteil für Arbeitgeber UND Arbeitnehmer!

Arbeitgeber müssen keine Essensmarken mehr verteilen oder zurückfordern. Der einzige “Aufwand” besteht darin, sich bei Lunchit zu registrieren und ihre individuellen Erstattungsbeträge pro Mitarbeiter anzulegen. Ihre Arbeitnehmer laden sich die Lunchit App anschließend auf ihr Handy, fotografieren den Rechnungsbeleg vom jeweiligen Restaurant, Imbissstand oder Supermarkt und übermitteln ihn digital per App. Am Ende des Monats erhalten Sie mittels CSV-Datei eine Aufstellung über alle eingereichten Belegdaten Ihrer Arbeitnehmer. Diese müssen Sie nur noch in Ihr Lohnverrechnungsprogramm einspielen und die Erstattungsbeträge mitabrechnen.

Mit Lunchit können Sie sich also den ganzen Aufwand der herkömmlichen Essensmarken sparen und Ihren Mitarbeitern trotzdem rund 100 Euro pro Monat steuerfrei zukommen lassen. Dabei bezahlen Sie, anders als bei herkömmlichen Essensmarken, außerdem wirklich nur die digitalen Essensmarken, die auch tatsächlich von Ihren Mitarbeitern verbraucht wurden.

Die Lunchit App: eine Win-Win Lösung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Sie profitieren von der Flexibilität der Lunchit App, da Sie pro Mitarbeiter individuell hinterlegen können, wie viel er von seinen Rechnungsbeträgen erstattet bekommt. Ihre Mitarbeiter wiederum können durch das flexible und ungebundene Lunchit System einfach überall konsumieren, wo sie gerade möchten – egal ob beim Chinesen, am Imbissstand oder im Supermarkt.

Hinweis: Lunchit kann einen ganzen Monat kostenlos getestet werden. Die danach anfallenden Gebühren für die Lunchit App werden in der Regel komplett durch die realisierte Steuerersparnis kompensiert. Mit Lunchit sparen Sie somit sogar Kosten!

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