Vorsicht, Steuerfalle bei Essensgutscheinen: Diese Fakten zur Häufelung von Essensmarken sollten Arbeitgeber in Deutschland kennen

Mittags auf Chefkosten Essen gehen – das lassen sich viele Mitarbeiter schmecken. Doch vor die Schlemmerpause hat der Staat jede Menge Paragraphen gesetzt. Was es mit Häufelung, Zuzahlungsgrenze und Haftungsrisiko auf sich hat und wie man diese Klippen elegant umschifft, erläutert Steuerberater Fabian Kliemann von der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner mbB (PSP), München.

Herr Kliemann, Essensgutscheine bzw. Zuschüsse zum Mittagessen sind in Deutschland ein beliebter Benefit bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Wer profitiert hier wie genau?

„Unternehmen nutzen Essensgutscheine gern, um sich als attraktive Arbeitgeber am Markt zu positionieren, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden. Für Angestellte sind Essenszuschüsse teilweise lohnsteuer- und sozialversicherungsbeitragsfrei, wenn der Zuschuss für ein Mittagessen derzeit 6,40 Euro nicht übersteigt. Bei durchschnittlich 220 Arbeitstagen im Jahr rechnet sich das durchaus – und dem Arbeitnehmer bleibt netto mehr als bei einer regulären Gehaltserhöhung, wenn er denselben Betrag also als regulären Lohn erhalten würde.“

„Die nur auf einen Teil des Essenszuschusses – bei einem Mittagessen derzeit 3,30 Euro – anfallende Lohnsteuer kann der Arbeitgeber mit einem Steuersatz von 25 Prozent pauschalieren. Für Mitarbeiter mit einem tendenziell höheren Steuersatz kann sich somit ein doppelter Steuervorteil ergeben: Die komplett steuerfreie Komponente des Essenszuschusses plus der niedrige Steuersatz von 25 Prozent statt zum Beispiel 35 Prozent Lohnsteuer, die mancher Mitarbeiter ansonsten abführen müsste. Über die anteilige Einsparung von Sozialversicherungsbeiträgen profitiert auch der Arbeitgeber von der Gewährung der Essenszuschüsse.“

Gibt es zum Thema Essensgutschein aktuelle gesetzliche Änderungen in Deutschland? Wie ist der Stand 2019?

„Anfang 2019 haben sich sowohl das Bundesfinanzministerium als auch das Bayerische Landesamt für Steuern als oberste bayerische Finanzbehörde zu verschiedenen Fragen geäußert, die in der Praxis schon länger für Verunsicherung gesorgt haben. Nun ist unter anderem klar, dass Essensmarken bzw. -zuschüsse auch an Mitarbeiter im Home Office, an Mitarbeiter in Teilzeit oder im Rahmen mehrerer Arbeitsverhältnisse gewährt werden können – das gilt auch bei der Nutzung digitaler Modelle der Abrechnung, die immer beliebter werden.“

Wie dürfen Essensmarken laut Gesetzgeber eingesetzt werden?

„Dass Essensmarken steuerlich begünstigt werden, soll sicherstellen, dass auch die Arbeitnehmer in den Genuss einer vollwertigen Mahlzeit kommen, deren Betrieb keine Kantine hat. Hier werden die Mahlzeiten ja meist durch den Arbeitgeber bezuschusst. Deshalb darf eine Essensmarke bzw. ein Essenszuschuss steuer- und sozialversicherungsbegünstigt auch nur für Arbeitstage ausgegeben werden, an denen der Arbeitnehmer auch  tatsächlich zum Mittagessen geht, also weder krank noch im Urlaub ist. Als „Mahlzeit“ gilt dabei vom Restaurantbesuch bis zum Supermarkteinkauf alles, wenn die gekauften Lebensmittel zum unmittelbaren Verzehr bestimmt sind.“

„Die Finanzverwaltung hat sich zu Beginn des Jahres allerdings auch ganz deutlich dazu geäußert, was in diesem Zusammenhang nicht erlaubt ist. So darf der Arbeitgeber einen Essenszuschuss steuer- und sozialversicherungsbegünstigt nur für eine einzige Mahlzeit je Arbeitstag ausgeben. Jeder weitere Zuschuss am selben Tag stellt regulären Lohn dar. Gleichzeitig darf der Arbeitnehmer für den Erwerb einer einzelnen Mahlzeit auch nur eine einzige Essensmarke verwenden. Der bekannte Fall, den Wocheneinkauf im Supermarkt mit mehreren Essensmarken auf einmal zu bezahlen, ist also unzulässig.“

Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer sich nicht daran hält und Essensmarken sammelt oder weitergibt, sprich: häufelt?

„Stellt das Finanzamt etwa im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung fest, dass Arbeitnehmer Essensmarken – gegebenenfalls in größerem Umfang – „gehäufelt“, also mehrere Marken auf einmal eingesetzt haben, oder kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass er Sorge dafür getragen hat, eine unzulässige Verwendung der Essensmarken in ausreichendem Umfang zu verhindern, folgt oftmals die Aberkennung der eingangs genannten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Begünstigungen.“

Werde ich als Arbeitgeber in einem solchen Fall zur Kasse gebeten?

„Dem Arbeitgeber droht ein Haftungsbescheid über die zu Unrecht nicht abgeführten Lohnsteuerbeträge und Sozialabgaben. Da das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung üblicherweise mehrere Veranlagungszeiträume auf einmal prüft, kann so,  mit Blick auf die Essensmarken bzw. -zuschüsse mehrerer Jahre, ein signifikanter haftungsrelevanter Betrag auflaufen.“

Haben Sie ein Beispiel für uns, wie das konkret aussehen kann?

„Ein Arbeitgeber gewährt seinen 150 Arbeitnehmern im Jahr jeweils 180 Essenszuschüsse in Höhe von jeweils 6,40 Euro. Der lohnsteuerfrei mögliche Teil jedes Zuschusses beträgt derzeit 3,10 Euro. In der Summe sind das jährlich 83.700 Euro; über beispielsweise vier Jahre also insgesamt 334.800 Euro. Der je Zuschuss verbleibende geldwerte Vorteil von 3,30 Euro kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.“

„Qualifiziert das Finanzamt nun die Essenszuschüsse in regulär lohnsteuerpflichtigen Lohn um, kann sich so ein möglicher Korrekturbetrag von bis zu 334.800 Euro ergeben. Unter Annahme eines Steuersatzes aller Arbeitnehmer von durchschnittlich 30 Prozent müssten 100.440 Euro Lohnsteuer nachbezahlt werden. Hinzu kommen gegebenenfalls Lohnsteuerbeträge, die aufgrund der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 Prozent nicht bzw. zu niedrig abgeführt wurden, sowie zu Unrecht nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge. In dem geschilderten Beispielsfall kann sich damit ein Haftungsbetrag des Arbeitgebers von bis zu 1.000 Euro je Mitarbeiter ergeben.“

Kann ich mich als Arbeitgeber davor schützen?

„Bei Essensmarken in Papierform bleibt dem Arbeitgeber wohl nur die Möglichkeit, arbeitsvertraglich genau festzuhalten, dass Essensmarken nicht gehäufelt werden dürfen. Außerdem sollte auf etwaige arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Zuwiderhandeln hingewiesen werden. Ob dieses Vorgehen das Haftungsrisiko des Arbeitgebers aber wirklich wirksam ausschließen kann, ist fraglich – und einen enormen Aufwand kann es für den Arbeitgeber auch bedeuten.“

„Simpler und sicherer ist meist die Verwendung digitaler Modelle. Durch automatisierten Datenabgleich kann die Häufelung wirksam ausgeschlossen werden, da bereits systemseitig gewährleistet wird, dass jeder Arbeitnehmer lediglich einen Essenszuschuss pro Arbeitstag erhält. Auch der unzulässigen Weitergabe von Essensmarken lässt sich so wirksam begegnen.

Zudem stellen die Anbieter digitaler Modelle dem Arbeitgeber in der Regel umfassende Datenbestände für die interne Dokumentation sowie die Lohnkonten der Arbeitnehmer zur Verfügung. Die Verwendung der Essenszuschüsse kann dem Finanzamt somit ohne großen zusätzlichen Aufwand transparent und nachvollziehbar dargestellt werden.“

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