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Stärken Sie die Mitarbeiterbindung mit wertvollen Benefits!
So gelingt das Onboarding neuer Mitarbeitender
Die ersten Arbeitstage eines neuen Teammitglieds sind entscheidend für Motivation, Bindung und langfristige Leistungsfähigkeit. Ein durchdachter Einarbeitungsplan schafft die Basis für eine positive Mitarbeitererfahrung. Sichern Sie so den Erfolg des Onboarding-Prozesses! Wie Sie die Integrationsphase und Einarbeitung erfolgreich gestalten, erfahren Sie hier. Nutzen Sie außerdem unsere kostenlose Onboarding-Checkliste, um keinen wichtigen Punkt im Onboarding-Plan zu vergessen.
Inhaltsverzeichnis
- Onboarding Definition: Was genau ist Onboarding?
- Verschiedene Formen des Onboardings neuer Mitarbeitender
- Wie lange dauert das Onboarding?
- Die Bedeutung von Onboarding: Darum ist Onboarding wichtig
- Die verschiedenen Phasen des Onboardings
- Wie gutes Onboarding neuer Mitarbeitender gelingt: Onboarding-Checkliste zum Download
- Fazit
Onboarding Definition: Was genau ist Onboarding?
Der Begriff Onboarding leitet sich vom Englischen „taking on board“ ab, sodass sich „Onboarding“ auf Deutsch mit „An-Bord-Nehmen“ übersetzen lässt.
Onboarding beschreibt den strukturierten Prozess, mit dem neue Mitarbeitende in ein Unternehmen integriert werden. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung von Wissen über den Arbeitsplatz oder die Unternehmenskultur, sondern auch darum, während der Einarbeitungszeit Vertrauen und Bindung zum Arbeitgeber aufzubauen.
Der Begriff umfasst eine Reihe von Maßnahmen, die darauf abzielen, Kolleg:innen schnell in ihre Rolle einzuführen und produktiv zu machen. Ein erfolgreiches Onboarding beginnt oft schon vor dem ersten Arbeitstag mit dem sog. Preboarding.
Verschiedene Formen des Onboardings neuer Mitarbeitender
Üblicherweise findet die Einarbeitung eines neuen Beschäftigten vor Ort in der Firma statt. Doch in Zeiten von Digitalisierung und Remote Work sind auch andere Onboarding-Prozesse möglich:
- Remote-Onboarding: Hat der bzw. die Angestellte den eigenen Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet, kann die Einarbeitung auch im Homeoffice erfolgen, meist via Videocalls und Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Microsoft Project.
- Digitales Onboarding: entlastet die Personalabteilung bzw. den Vorgesetzten; digitale Tools übernehmen in diesem Fall die Einarbeitung und führen den oder die Neue:n in einfachen Schritten durch alle Unterlagen und die Installation von Software. Beim Onboarding per Computer erleichtern automatisierte Checklisten, digitale Schulungsmaterialien und Plattformen für die Zusammenarbeit nicht nur die Einarbeitung, sondern auch die Nachverfolgung von Fortschritten.
Nutzen Sie im Einarbeitungsprozess Lernkontrollen und Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, um sicherzustellen, dass wichtige Ziele erreicht und Inhalte gelernt wurden.
Was trifft auf Ihre Erfahrungen mit virtuellem Onboarding am ehesten zu?
(Anteil der Zustimmung)
Quelle: Statista. Erhebungszeitraum: Februar bis April 2022, Anzahl der Befragten: 2.160 Befragte
Wie lange dauert das Onboarding?
Wenn ein:e Arbeitnehmende:r den Arbeitsvertrag unterschreibt, beginnt ganz offiziell das Onboarding. Bis zum ersten Arbeitstag spricht man von Preboarding. Der Onboarding-Prozess endet in der Regel mit der Probezeit, die meist sechs Monate beträgt. Je nach Unternehmen und Job kann das Onboarding aber auch kürzer oder länger dauern – dazu gibt der Arbeitsvertrag Auskunft.
Die Bedeutung von Onboarding: Darum ist Onboarding wichtig
Eine effektive Einarbeitung neuer Mitarbeitender wirkt sich positiv auf unterschiedliche Bereiche aus:
- Mitarbeiterbindung: Angestellte, die einen positiven Onboarding-Prozess durchlaufen, bleiben mit höherer Wahrscheinlichkeit im Unternehmen und sind loyaler gegenüber ihrem Arbeitgeber.
- Produktivität: Neue Teammitglieder können ihre Aufgaben v. a. in Fachabteilungen schneller und effizienter übernehmen, wenn sie gut eingearbeitet sind.
- Integration: Das Onboarding ist eine Gelegenheit, die Unternehmenskultur zu vermitteln und sicherzustellen, dass der oder die Neue diese versteht und im Alltag lebt. Auch Kontakte zu Kolleg:innen lassen sich in dieser Phase unproblematisch aufbauen.
- Kostenreduktion: Eine hohe Fluktuation verursacht erhebliche Kosten. Ein effektiver Onboarding-Prozess minimiert das Risiko von frühen Kündigungen.
Gallup unterstreicht Relevanz des Onboardings
Wer ein strukturiertes Onboarding durchlaufen hat, hält seinen neuen Job mit 70 %-iger Wahrscheinlichkeit für einen Traumjob – zu diesem Ergebnis kommt eine Gallup-Untersuchung aus dem Jahr 2021. Werden neue Mitarbeitende dagegen vernachlässigt, müssen Unternehmen damit rechnen, dass sie sich bald nach etwas Neuem umsehen: Denn war das Onboarding ungenügend, ist die Wahrscheinlichkeit einer frühen Kündigung doppelt so hoch wie bei gut eingearbeiteten Kolleg:innen.
Doch gerade kleinere Unternehmen stehen oft vor Herausforderungen, wenn sie neue Mitarbeitende onboarden. Begrenzte zeitliche Ressourcen oder die Integration digitaler Tools im Homeoffice sind nur einige der Gründe. Die Lösung: ein Onboarding-Konzept, das einen strukturierten Ablauf sicherstellt. Laden Sie sich dazu unsere Onboarding-Checkliste kostenfrei herunter.
Die verschiedenen Phasen des Onboardings
Eine strukturierte Einarbeitung besteht aus drei Phasen, nämlich dem Preboarding, dem Onboarding und der Integration.
Preboarding
Diese Vorbereitungsphase deckt den Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag ab. Ein Unternehmen hat jetzt die Möglichkeit, sich dem neuen Mitarbeitenden mit relevanten Ansprechpartner:innen, zukünftigen Teammitgliedern und der eigenen Unternehmenskultur zu präsentieren.
Die wichtigsten Punkte in den Wochen vor Arbeitsbeginn:
- Willkommens-Mail bzw. Onboarding-Einladung verschicken: Bieten Sie Infos zum ersten Arbeitstag, zum Team, dem oder der Mentor:in, zur Unternehmenskultur und Fort- oder Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Mentor:in bzw. Pat:in zur Seite stellen: Werden im Preboarding Fragen beantwortet und Informationen zum Ablauf des ersten Arbeitstags weitergegeben, startet der bzw. die neue Mitarbeitende mit einem sicheren Gefühl in den Job. Auch in den ersten Arbeitstagen steht der Buddy hilfreich zur Seite und erleichtert den Einstieg.
- Zusatzleistungen kommunizieren: Benefits können die Entscheidung für den neuen Arbeitgeber festigen und helfen so Frühfluktuation vorzubeugen.
- Papierkram erledigen: Arbeitsvertrag, Krankenversicherung oder Jobticket können bereits vorbereitet werden.
- Team und Vorgesetzte kennenlernen: Bei einem informellen Treffen (z. B. einem Mittagessen) oder in einem Online-Meeting kann der oder die Neue sein Team beschnuppern und erste Kontakte knüpfen.
Mitarbeiterbindung stärken mit wertvollen Benefits
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Sie möchten tiefer in die Phase des Preboardings einsteigen? Dann empfehlen wir unseren Beitrag „Die vier besten Preboarding–Maßnahmen“.
Onboarding und Einarbeitung
Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die eigentliche Einarbeitung. Begrüßen Sie den Neuzugang doch mit einem Onboarding-Geschenk auf dem Schreibtisch. Ein Willkommensgeschenk für neue Mitarbeitende ist eine charmante Möglichkeit, sie für das Unternehmen zu begeistern. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag „Darum sind Onboarding Geschenke eine klasse Idee“.
Machen Sie den neuen Mitarbeitenden mit seinem Arbeitsumfeld und den neuen Kolleg:innen vertraut. Bieten Sie Zugang zur E-Learning-Plattform bzw. den Unterlagen rund um Organigramm, Unternehmenskultur und Weiterbildungsmöglichkeiten. Offerieren Sie in den ersten Wochen außerdem Trainings, Schulungen und Collaborative Learning, um den Mitarbeitenden fachlich an Bord zu holen.
Bieten Sie dem Neuzugang außerdem Gelegenheiten, sich sozial zu integrieren – ob in Meetings oder bei Treffen mit Führungskräften. Interne Netzwerke oder soziale Plattformen wie LinkedIn und Xing können die Vernetzung zusätzlich fördern. Nutzen Sie auch ein gemeinsames Mittagessen, um in ungezwungener Atmosphäre Kontakte herzustellen.
Integration beim Team-Lunch
Stärken Sie den Teamspirit und vermitteln Sie Ihre Unternehmenskultur ganz nebenher – bei einem gemeinsamen Mittagessen. Mit der Lunchit App können Sie Ihren Angestellten bis zu 7,50 Euro pro Tag als steuerfreien Gehaltsbonus zukommen lassen. Lunchit funktioniert wie eine Essensmarke, nur digital per Smartphone. Ihre Mitarbeitenden können die Belege einfach abfotografieren und einreichen. Einlösbar ist der Essenszuschuss in jedem Restaurant, aber auch im Supermarkt, beim Bäcker oder Lieferservice.
Bieten Sie Neulingen zudem regelmäßige Feedbackgespräche an. Wenn Schwierigkeiten auftauchen, lassen sich diese dann rasch aus der Welt räumen. Sie haben zudem einen Überblick über die Fortschritte des Newbies und können die Bindung ans Unternehmen festigen.
Weiterbildung und Mitarbeiterbindung
Onboarding kann durchaus mehrere Monate dauern – doch auch danach ist es sinnvoll, Hilfestellungen, Weiterbildungsmaßnahmen und Feedbackgespräche anzubieten. Nutzen Sie flankierend Teambuilding-Maßnahmen, um den neuen Mitarbeitenden gut zu integrieren.
Im sog. Employee Lifecycle (Mitarbeiterlebenszyklus) folgen auf das Onboarding die Phasen Development (persönliche Entwicklung) und Retention (langfristige Bindung).
Development: Wie Sie Ihre Angestellten entwickeln, damit deren Talente und Fähigkeiten am besten eingesetzt werden und dem Unternehmenserfolg zugutekommen, haben wir in unserem Beitrag zum Human Capital Management zusammengestellt: „Was ist Human Capital Management und welche Lösungen bietet es?“. Erfahren Sie auch, „Wie Upskilling Ihr Unternehmen voranbringt“. In regelmäßigen Feedbackgesprächen können Sie Räume und Ziele für persönliche Entwicklung besprechen und mithilfe von Job Crafting in die Tat umsetzen.
Retention: Mitarbeiter motivieren, begeistern und ans Unternehmen binden – lesen Sie dazu die folgenden Beiträge mit vielen Tipps und Checklisten:
Wie gutes Onboarding neuer Mitarbeitender gelingt: Onboarding-Checkliste zum Download
Um beim Onboarding neuer Mitarbeitender nichts Wichtiges zu vergessen, können Sie die folgende Checkliste nutzen. Nutzen Sie sie als Anregung und wählen Sie die für Ihr Unternehmen passenden Punkte aus bzw. ergänzen Sie sie entsprechend.
Fazit
Ein gelungenes Onboarding legt den Grundstein für langfristige Personalbindung, für Produktivität und die Integration neuer Kolleg:innen in die Unternehmenskultur. Mit einem strukturierten Ablauf, der bereits im Preboarding beginnt, können Unternehmen früh Vertrauen schaffen und den Einstieg erleichtern.
Nutzen Sie hilfreiche Tools, klare Prozesse und regelmäßiges Feedback, um das Potenzial neuer Mitarbeitender optimal zu entfalten und sie erfolgreich ins Team zu integrieren.
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Ruth Wiebusch
Freiberufliche Texterin
Ruth erstellt seit fünf Jahren Blogbeiträge für das Spendit Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Empathie, Neugier und Lust auf Abwechslung.
Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.
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