Die vier besten Preboarding-Maßnahmen

Ihre Onboarding-Strategie steht, aber das Preboarding haben Sie bisher vernachlässigt? Das könnte sich mit hoher Frühfluktuation rächen. Denn es ist gar nicht so selten, dass Mitarbeitende schon vor dem Arbeitsantritt kündigen. Hier kommt Preboarding ins Spiel. Was für eine Bedeutung Preboarding hat, welche Preboarding-Maßnahmen wirklich greifen und ob Sie eine Preboarding-Software brauchen, erfahren Sie in diesem Artikel. Nutzen Sie auch unsere kostenfreie Checkliste für Ihr Preboarding.

• Preboarding Definition: Was ist Preboarding?
• Warum ist Preboarding so wichtig?
• Brauchen Sie eine Preboarding-Software?
• Was sind die Gründe für Frühfluktuation?
• Die vier besten Preboarding-Maßnahmen
• Preboarding-Checkliste zum kostenlosen Download
• Fazit

Preboarding, auf Deutsch etwa „vor dem Einsteigen“, meint den Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag eines/einer Angestellten. Zugleich wird damit ein Prozess definiert, der es Mitarbeitenden ermöglicht, sich vor dem offiziellen Starttermin auf die neue Stelle vorzubereiten und den Einstieg in den neuen Job smart zu gestalten.    

Klassischerweise stellt sich ein Unternehmen beim Preboarding mit den wichtigsten Ansprechpersonen, Teammitgliedern und der Unternehmenskultur vor und gibt relevante Informationen zum ersten Arbeitstag, dem Onboarding-Prozess und häufig auftauchenden Fragen weiter. Neue Mitarbeitende starten dann mit einem guten, sicheren Gefühl in den ersten Arbeitstag, haben einen leichteren Einstieg und fühlen sich in der Jobwahl bestärkt.  

Diese Willkommenskultur schafft zugleich eine erste wichtige Bindung an den Arbeitgeber und trägt zur Mitarbeitermotivation bei. Nebenbei bietet Preboarding die Grundlage für ein gelungenes Onboarding.

Onboarding vs. Preboarding

Preboarding und Onboarding hängen eng zusammen: Nur wenn beide Phasen ineinandergreifen, wirkt sich das positiv auf Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und die Fluktuationsrate aus. Durch ein passgenaues Preboarding wird bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Beziehung zwischen neuen Mitarbeitenden und dem Unternehmen aufgebaut.  

Der Onboarding-Prozess holt den oder die Neue:n dann am ersten Arbeitstag ab und integriert ihn/sie vollständig ins Unternehmen. Preboarding und Onboarding stellen die Weichen für eine erfolgreiche Employee Journey.

Preboarding ist die beste Maßnahme, um Frühfluktuation zu vermeiden. Denn gerade in der Phase zwischen Vorstellungsgespräch und der Aufnahme des neuen Arbeitsverhältnisses springen viele Kandidat:innen wieder ab – zu diesem Ergebnis kommt die Haufe Onboarding-Studie 2023. Demnach verzeichnen 36 Prozent der Arbeitgeber Kündigungen bereits vor dem ersten Arbeitstag. Und auch danach sieht es für deutsche Unternehmen nicht rosig aus, denn: „Knapp ein Drittel der Angestellten überlegt zu kündigen“.  

Was tun gegen Frühfluktuation? Hilfreiche Tipps und Hinweise finden Sie in unserem Beitrag „Frühfluktuation vorbeugen: Erfolgreiche Maßnahmen gegen vorzeitige Kündigungen“.

Gerade die jungen Generationen Y und Z holen Sie mit Onboarding-Apps und digitalen Plattformen hervorragend ab. Solche Tools stützen die Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber, begeistern für die Unternehmenskultur und können Informationen zeitlich gestaffelt zur Verfügung stellen, sodass niemand überfordert wird. Die automatisierte Kommunikation spart Ihrem Unternehmen zudem Zeit und Ressourcen. Wenn Sie ohnehin mit E-Recruiting arbeiten und eine Bewerbermanagement-Software nutzen, ist ein solches Tool eine intelligente Ergänzung.  

Onboarding-Softwares im Vergleich finden Sie hier.  

Auch Recrutainment im Bewerbungsverfahren ist ein Ansatz, um Gen Y und Gen Z zu begeistern. Erfahren Sie dank spielerischer Elemente mehr über die Qualifikationen und die Kombinationsgabe Ihrer Bewerber:innen. Wie genau Gamification im Recruiting funktioniert, haben wir in diesem Beitrag zusammengestellt.

Es gibt vielfältige Gründe, weshalb sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in nach der Vertragsunterschrift gegen ein Unternehmen entscheidet. Das kann ein lukrativeres Jobangebot eines Mitbewerbers sein, ein unverhoffter Umzug, eine Erkrankung – vor allem aber auch die Unsicherheit, ob der neue Job wirklich passt.  

Laut Haufe Onboarding-Studie ist der häufigste Grund für Frühfluktuation eine falsche Erwartung des Onboardees (56 Prozent), gefolgt von Problemen mit der Führungskraft oder fehlender Passgenauigkeit mit dem neuen Team (38 Prozent). 28 Prozent reiben sich am Cultural fit auf, zweifeln also daran, dass die eigenen Werte mit denen des Arbeitgebers auch wirklich übereinstimmen. Und nicht zuletzt schreckt ein unprofessionelles Onboarding neue Mitarbeitende ab und führt in 21 Prozent der Fälle zum frühen Absprung.

Beim Preboarding geht es also darum, Begeisterung für den neuen Job zu wecken, Bedenken zu zerstreuen und den Onboardee auf einen erfolgreichen Arbeitseintritt vorzubereiten. Mit den folgenden Preboarding-Maßnahmen holen Sie Ihre Neueinstellung bestmöglich ab:

Kontakt zu Mentor:in herstellen

Bestimmen Sie eine:n Mentor:in bzw. Buddy innerhalb des Teams, der/die sich um den/die neue:n Mitarbeitende:n kümmert und während des Onboardings Ansprechpartner:in ist. Der Buddy sollte bereit und fähig sein, rollenspezifische Anforderungen des Jobs weiterzugeben und das Leitbild des Unternehmens adäquat zu vermitteln.  

Planen Sie ein Kennenlerngespräch zwischen Mentor:in und Newbie ein, das vor dem offiziellen Starttermin stattfindet – vor Ort, informell in einem Café oder auch virtuell.

Maßgebende Informationen weitergeben

Oft liegen zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag einige Wochen, manchmal sogar Monate. Wer in dieser Zeit nichts von seinem neuen Arbeitgeber hört, hat viel Raum zu zweifeln.  

Halten Sie daher den Kontakt, indem Sie sich über ein Business-Netzwerk wie Xing oder LinkedIn vernetzen und eine Willkommens-Mail verschicken. Begrüßen Sie darin den Newbie und geben Sie relevante Informationen weiter, zum Beispiel in Form eines FAQ-Dokuments oder einer Willkommensmappe.  

Folgende Inhalte bieten dem oder der Neuen eine erste Orientierung: 

• Unternehmenskultur/Leitbild/Werte 

• Rolle des/der neuen Mitarbeitenden 

• Neues Team (Teammitglieder, Kontaktdaten) 

• Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeit, Urlaub 

• Schulungen, Fort- und Weiterbildungsoptionen 

• Mitarbeiter-Benefits und Zusatzleistungen 

• Ablauf erster Arbeitstag (Parkmöglichkeiten, Arbeitsbeginn, Treffpunkt, Dresscode, Verlauf der ersten Stunden vor Ort) 

• Ablauf Onboarding (Einführungsveranstaltung, Orientierungsgespräch mit der Personalabteilung, Einrichtung mit der IT, Vorstellung im Team, Team-Lunch, wichtige Besprechungen/Meetings, ggf. Kennenlernen von Kunden) 

• Zugang zum Intranet und ggf. Onboarding-Tools 

• Falls noch nicht geschehen: Mentor:in vorstellen 

Flankierend können Sie einmalig oder regelmäßig Besprechungen mit dem/der neuen Mitarbeitenden einplanen, um Fragen zu klären und den Kontakt zu festigen. Natürlich kann diesen Part auch der/die Mentor:in übernehmen.

Zu Events einladen

Bereits vor dem ersten Arbeitstag trifft sich das Team zum Teambuilding, es geht zur Weihnachtsfeier oder zum gemeinsamen Bowling? Dann laden Sie den/die neue:n Mitarbeitende:n doch einfach dazu ein.  

In entspannter Atmosphäre die neuen Kolleg:innen kennenzulernen baut Ängste ab und der oder die Neue hat das Gefühl, bereits zum Team zu gehören. Auch ein virtuelles Date oder eine Kennenlernrunde vor Ort kann Unsicherheiten abbauen helfen – das ist gerade beim Preboarding von Azubis wichtig.

Unterlagen und Konten vorbereiten

Ermöglichen Sie dem/der neuen Mitarbeitenden – am besten über ein Online-Portal – Zugang zu allen wichtigen Dokumenten wie Verträge und Steuerformulare.  

Sorgen Sie in Absprache mit der IT-Abteilung dafür, dass zum ersten Arbeitstag alle Systemzugänge und Tools bereitstehen und dass Laptop, Firmenhandy und Mitarbeiterausweis vorbereitet sind.  

Stellen Sie außerdem sicher, dass relevante Dokumente vom neuen Mitarbeitenden (wie Arbeitsvertrag) ausgefüllt vorliegen. Schicken Sie ihm oder ihr eine Empfangsbestätigung bei eingehenden Dokumenten, damit er bzw. sie weiß, dass alle fehlenden Unterlagen ordnungsgemäß angekommen sind.  

Bereiten Sie spätestens drei Tage vor dem Startdatum des Neuzugangs den Arbeitsplatz vor und stellen Sie bei Remote-Arbeit sicher, dass alle Zugänge funktionieren. Vielleicht möchten Sie den Newbie mit einem Willkommenspaket bzw. Onboarding-Geschenk begrüßen? Was genau das sein könnte und was es dabei zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wenn Sie planen, einen Preboarding-Prozess zu etablieren oder den bestehenden zu verbessern, nutzen Sie unsere Preboarding Checkliste. Hier geht’s zum kostenfreien Download.

Preboarding spielt eine zentrale Rolle dabei, Mitarbeitende bereits vor ihrem ersten Arbeitstag ans Unternehmen zu binden und Frühfluktuation zu vermeiden. Durch Maßnahmen wie die Einführung eines Mentors / einer Mentorin, regelmäßige Kommunikation und die Teilnahme an Teamevents fühlen sich neue Mitarbeitende gut vorbereitet und willkommen. Dies stärkt nicht nur die Identifikation mit dem Unternehmen, sondern erleichtert auch den Übergang ins Onboarding und den erfolgreichen Start in die neue Position.

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