Firmenhandy – Vorteile, Regeln und steuerliche Aspekte

Das Diensthandy ist für viele Mitarbeitende ein begehrtes Extra. Die Frage, wie man das Firmenhandy privat nutzen darf und steuerliche Regelungen, Diebstahlschutz, Datenschutz sowie Erreichbarkeit sorgen jedoch häufig für Unsicherheit. In diesem Beitrag erklären wir, worauf Unternehmen und Arbeitnehmende achten sollten, welche Vor- und Nachteile ein Firmenhandy bietet und ob mit einem Firmenhandy die Überwachung von Angestellten möglich ist.

• Haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf ein Firmenhandy?
• Vor- und Nachteile eines Firmenhandys
• Verschiedene Modelle im Umgang mit Firmenhandys
• Private Nutzung des Firmenhandys
• Kosten Firmenhandy: Steuerzuschuss nutzen
• FAQ Firmenhandy: die wichtigsten Fragen
• Fazit

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihren Angestellten ein Firmenhandy bereitzustellen, und Arbeitnehmende haben in der Regel keinen automatischen Anspruch darauf. Die Entscheidung liegt im Ermessen des Unternehmens und hängt von der jeweiligen Tätigkeit ab. Besonders sinnvoll ist ein Diensthandy für Berufsgruppen wie Außendienstmitarbeitende, Führungskräfte oder Angestellte, die viel reisen bzw. remote arbeiten. 

In bestimmten Fällen kann sich ein Anspruch aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben – etwa, wenn eine ständige Erreichbarkeit außerhalb der normalen Arbeitszeiten gefordert wird (Rufbereitschaft) oder das Arbeiten im Homeoffice regelmäßiger Bestandteil der Tätigkeit ist.

Die Vorteile des Diensthandys liegen auf der Hand: Mitarbeitende sind auch im Homeoffice, in Rufbereitschaft oder unterwegs erreichbar und haben alle Kontakte gebündelt auf einem Gerät. Es gibt noch eine Reihe weiterer Vorteile, mit denen das berufliche Smartphone punktet:

Vorteile für Arbeitnehmende

• Kosteneinsparung: Mitarbeitende erhalten ein hochwertiges Smartphone, ohne selbst für die Kosten aufkommen zu müssen. 

• Arbeitserleichterung: Wichtige Kontakte, Apps und E-Mails sind jederzeit griffbereit, was die Effizienz steigert. 

• Technischer Support: Arbeitgeber übernehmen oft Wartung, Updates und Reparaturen. 

• Aktuelle Technologie: Firmenhandys sind meist moderne Geräte mit leistungsstarken Funktionen. 

Vorteile für Arbeitgeber

• Erhöhte Erreichbarkeit: Mitarbeitende können schneller auf Anfragen reagieren, was die Kommunikation optimiert. 

• Sicherheit: Durch vordefinierte Sicherheitsrichtlinien kann das Unternehmen Datenschutzrisiken minimieren. 

• Professionelles Auftreten: Einheitliche Firmenhandys sorgen für ein seriöses Erscheinungsbild und erleichtern die Einbindung in das IT-System des Unternehmens.

Trotz der Vorteile birgt ein Firmenhandy auch Herausforderungen – insbesondere in Bezug auf die Work-Life-Balance und ständige Erreichbarkeit. Fehlt eine klare Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben, fällt es Mitarbeitenden schwer, nach Feierabend abzuschalten. Dies kann von den sogenannten „Sunday Scaries“ bis hin zu ernsthaften Erkrankungen wie Burnout führen. Eine psychische Gefährdungsbeurteilung ermöglicht es Arbeitgebern, Stressfaktoren frühzeitig zu erkennen und gezielt zu reduzieren. 

Nachteile für Arbeitnehmende

• Eingeschränkte Privatsphäre: Bei dienstlichen Geräten besteht das Risiko, dass der Arbeitgeber Überwachungssoftware nutzt. 

• Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit: Ohne klare Regeln kann sich das Gefühl entwickeln, jederzeit erreichbar sein zu müssen.

Nachteile für Arbeitgeber

• Zusätzliche Kosten: Neben den Anschaffungskosten fallen laufende Tarif- und Wartungskosten an. 

• Datensicherheit: Wenn private Nutzung erlaubt ist, kann nicht immer sichergestellt werden, dass keine sensiblen Unternehmensdaten auf unsicheren Plattformen landen. 

• Verwaltungsaufwand: Die IT-Abteilung muss sich um Wartung, Sicherheitsrichtlinien und die Rückabwicklung bei Ausscheiden eines Mitarbeitenden kümmern. 

Unternehmen können grundsätzlich drei unterschiedliche Modelle wählen, um den Umgang mit Firmenhandys zu regeln:

BYOD (Bring Your Own Device)

Mitarbeitende nutzen ihr Privathandy für berufliche Zwecke. Das spart Kosten, birgt aber Risiken für das Unternehmen, Stichwort: Datensicherheit.

COBO (Corporate Owned, Business Only)

Firmen stellen Arbeitshandys, die ausschließlich beruflich genutzt werden dürfen. Angestellte benötigen in diesem Fall zwei Geräte: eines für berufliche Zwecke und ein Privathandy.

COPE (Corporate Owned, Personally Enabled)

Arbeitnehmende erhalten ein Gerät für beide Zwecke (beruflich und privat), das von der IT verwaltet wird. DUAL SIM ermöglicht die Nutzung von zwei Telefonnummern.

Die private Nutzung von Diensthandys hat sich in den letzten Jahren immer weiter etabliert. Laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2023 dürfen 88 Prozent der Arbeitnehmenden in Deutschland ihr Diensthandy auch privat nutzen.  

Ob und in welchem Umfang ein Firmenhandy privat verwendet werden kann, legt der Arbeitgeber fest. Ist die private Nutzung erlaubt, sollte der Umfang klar definiert werden, etwa durch Vorgaben, welche Apps oder Netzwerke genutzt werden dürfen.

Ein Firmenhandy verursacht natürlich Kosten für Arbeitgeber – von den Anschaffungskosten bis hin zu Versicherung, Reparaturen und Verbindungsentgelte. Deshalb lohnt es sich, steuerliche Vorteile auszuschöpfen, beispielsweise für einen Internet-Zuschuss, mit dem Mitarbeitende beruflich oder privat surfen können.  

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Angestellten einen pauschalversteuerten Online-Zuschuss von bis zu 600 Euro jährlich als Gehaltsextra zukommen zu lassen. Unabhängig von der beruflichen Nutzung fallen lediglich 25 % Pauschalsteuer auf den Nettobetrag an. Genutzt werden kann das Guthaben für die Grundgebühr oder auch eine Flatrate.  

Der Zuschuss lässt sich ganz einfach über das Modul „Online“ der SpenditCard gewähren. Mit der SpenditCard haben Arbeitgeber zudem die Möglichkeit, ihren Angestellten Gehaltsextras von bis zu 780 Euro pro Jahr steuerfrei zu gewähren: Neben dem Online-Zuschuss sind auch Universalgutscheine, Geburtstagsgeschenke oder Incentivierungen möglich.

Mehr zur Internetpauschale erfahren Sie auch in unserem Beitrag „Die Internetpauschale – beliebter Internetzuschuss vom Arbeitgeber“.

Wer zahlt das Firmenhandy?

In der Regel zahlt der Arbeitgeber die Kosten für das Firmenhandy, einschließlich der Anschaffungskosten und der laufenden Gebühren. Wenn das Handy auch privat genutzt wird, gibt es verschiedene Optionen: 

• Der Arbeitgeber kann die Kosten vollständig übernehmen, auch für die private Nutzung. 

• Arbeitnehmende können pauschal beteiligt werden. 

• Dank eines Dual-SIM-Modells oder getrennter Rechnungen lassen sich private und geschäftliche Kosten trennen.

Firmenhandy verloren oder beschädigt – wer zahlt?

Bei einem verlorenen oder auch beschädigten Firmenhandy hängt die Haftung vom Grad der Fahrlässigkeit ab: 

• Wurde das Gerät durch leichte Fahrlässigkeit beschädigt oder gestohlen, etwa durch Stürzen oder Diebstahl in der U-Bahn, übernimmt in der Regel der Arbeitgeber die Kosten.  

• Handelt der Mitarbeitende jedoch grob fahrlässig, z. B. wenn das Handy ungeschützt auf einem Tisch lag und gestohlen wurde, muss er meist selbst für den Schaden aufkommen.  

Es ist in jedem Fall ratsam, den Verlust sofort zu melden, damit das Unternehmen notwendige Sicherheitsmaßnahmen ergreifen kann.

Darf der Arbeitgeber das Firmenhandy kontrollieren?

Viele Nutzer:innen fragen sich beim Firmenhandy: Was kann der Arbeitgeber sehen? Kann ein Firmenhandy überwacht werden? Für die Beantwortung ist wichtig, ob das Smartphone allein beruflich oder auch privat genutzt wird.  

• Reine Firmenhandys: Der Arbeitgeber darf ein Diensthandy, das ausschließlich beruflich genutzt wird, kontrollieren. Dazu gehört das Einsehen von Verbindungsnachweisen, E-Mails, gespeicherten Medien und besuchten Internetseiten. Das Abhören von Telefonaten ist jedoch nur mit ausdrücklicher Zustimmung erlaubt und rechtlich umstritten. 

• GPS-Ortung: Darf der Arbeitgeber das Handy orten? Eine GPS-Ortung ist nur mit der Einwilligung des Mitarbeitenden und mit triftigem Grund möglich, z. B. wenn die Ortung für die Erledigung von Arbeitsaufgaben erforderlich ist. 

• Privat genutzte Firmenhandys: Wenn die private Nutzung erlaubt ist, darf der Arbeitgeber keine privaten Daten wie Anrufe, E-Mails oder Nachrichten einsehen. Das wäre ein Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis. 

Wie müssen Mitarbeitende über das Firmenhandy erreichbar sein?

Firmenhandy und Erreichbarkeit: Hier kann sich bei Mitarbeitenden schnell Druck aufbauen, vor allem in den Abendstunden oder am Wochenende.  

Beschäftigte müssen über ihr Diensthandy aber nur so erreichbar sein wie beim Bürotelefon. Das bedeutet, dass das Firmenhandy nach Feierabend, am Wochenende und an Feiertagen ausgeschaltet bleiben darf. In vielen Unternehmen wird dies durch Betriebsvereinbarungen ergänzt, die beispielsweise untersagen, nach einer bestimmten Uhrzeit dienstliche Anfragen zu stellen.

Wie funktioniert der Verkauf eines Firmenhandys an Mitarbeitende?

Ein Firmenhandy kann an Mitarbeitende verkauft werden, wenn es ausgemustert, aber noch funktionsfähig ist. Der Arbeitgeber ermittelt dafür zunächst den aktuellen Marktwert des Geräts – in der Regel anhand vergleichbarer Angebote auf dem Gebrauchtmarkt (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG). Der Verkauf kann anschließend zu einem vergünstigten Preis oder einem symbolischen Betrag erfolgen. In diesem Fall handelt es sich jedoch um einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Die Wertermittlung muss dokumentiert und steuerlich korrekt erfasst werden. 

Was passiert mit dem Firmenhandy nach der Kündigung? 

Nach einer Kündigung ist das Firmenhandy in der Regel zurückzugeben, da es Eigentum des Arbeitgebers bleibt – insbesondere, wenn es ausschließlich beruflich genutzt wurde. Bei einer privaten Mitnutzung darf das Gerät häufig bis zum Ende der Kündigungsfrist weiterverwendet werden. Eine Ausnahme besteht, wenn im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung die Übereignung des Handys geregelt ist. In manchen Fällen ist auch eine Übernahme im Rahmen einer Abfindung oder per Kaufoption möglich.

Ist ein Firmenhandy ein geldwerter Vorteil oder ein Sachbezug?

Ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Firmenhandy gilt steuerlich nicht als geldwerter Vorteil – selbst dann nicht, wenn es auch privat genutzt werden darf. Solange das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers bleibt und vorrangig für dienstliche Zwecke gedacht ist, bleibt die private Nutzung gemäß § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Das Handy wird in diesem Fall auch nicht als steuerpflichtiger Sachbezug gewertet, sodass für Mitarbeitende keine zusätzliche Steuerlast entsteht.

Ein Firmenhandy bietet sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgeber viele Vorteile, erfordert aber zugleich klare Regelungen. Besonders steuerliche Fragen, Datenschutzrichtlinien und die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten sollten transparent geklärt und in einer Firmenhandy-Policy festgehalten werden. Unternehmen profitieren dann von einer effizienten Kommunikation, während Mitarbeiter Kosten sparen und aktuelle Geräte nutzen können.

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