Abmahnung – Gründe, Fristen und Mustervorlage

Ob häufiges Zuspätkommen, eine ausbleibende Krankmeldung oder Mobbing unter Kolleg:innen: Früher oder später stehen Führungskräfte vor der Frage, ob eine Abmahnung das richtige Mittel ist. Welche Voraussetzungen dabei gelten, was zu einer Abmahnung gehört und welche Fehler Arbeitgeber vermeiden sollten, zeigen wir im Folgenden.

• Was bedeutet eine Abmahnung?
• Welche 5 Gründe rechtfertigen eine Abmahnung?
• Welche Frist gilt bei einer Abmahnung?
• Vorlage für eine Abmahnung: Welcher Inhalt ist erforderlich?
• Abmahnung vom Arbeitgeber: Rechte, Pflichten und Tipps
• Mögliche Reaktionen eines Mitarbeitenden
• Nach der Abmahnung: Wertschätzung nicht vergessen
• Fazit zur Abmahnung
• FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Abmahnung

Eine Abmahnung ist die klare, meist schriftliche Rüge eines vertragswidrigen Verhaltens. Die Funktion einer Abmahnung besteht darin, den Pflichtverstoß zu benennen (Hinweisfunktion), das beanstandete Verhalten zu rügen (Beanstandungsfunktion) und vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung zu warnen (Warnfunktion).

Rechtlich verankert ist sie unter anderem in § 314 Abs. 2 BGB; die konkreten Voraussetzungen ergeben sich aber vor allem aus der Rechtsprechung.

Abmahnung oder Ermahnung, was ist der Unterschied?

Die Ermahnung ist die mildere Vorstufe. Sie zeigt ein Fehlverhalten auf, enthält aber keine ausdrückliche Kündigungsandrohung. Bei der Entscheidung Abmahnung oder Ermahnung kommt es vor allem darauf an, ob eine Kündigung im Wiederholungsfall ernsthaft im Raum steht. Prüfen Sie daher auf jeden Fall, ob ein klärendes Gespräch oder eine Ermahnung ausreicht.

Spendit Praxistipp für Arbeitgeber: Viele Konflikte entstehen erst gar nicht, wenn Teammitglieder sich wertgeschätzt fühlen. Eine gelebte Anerkennungskultur kann dazu beitragen, Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung zu stärken. Sie ersetzt dabei keine klaren Regeln und kein konsequentes Vorgehen bei Pflichtverletzungen, macht das Gespräch im Konfliktfall aber oft leichter.

Abmahnung oder Kündigung?

Eine Abmahnung soll die Chance geben, das Verhalten zu ändern und eine Kündigung abzuwenden. Ob sie vor einer Kündigung erforderlich ist, hängt von der Art und den Umständen der Kündigung ab: Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist sie in den meisten Fällen notwendig, bei personen- und betriebsbedingten Kündigungen grundsätzlich nicht.

Bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann auf eine Abmahnung ausnahmsweise verzichtet werden. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag „Betriebsbedingte Kündigung: Diese Fakten sollten Sie kennen“.

Eine „gesetzliche Liste von Abmahnungsgründen“ gibt es nicht. Ob eine Verwarnung im konkreten Fall angemessen ist, hängt unter anderem von Art, Schwere und den Umständen des Fehlverhaltens ab. In der Praxis sind es vor allem fünf Fallgruppen:

• Vertrags- oder Weisungsverstöße, etwa Arbeitsverweigerung oder unerlaubte private Internet- und Handynutzung während der Arbeitszeit.
• Unpünktlichkeit und unentschuldigtes Fehlen, etwa wiederholte Verspätungen oder eigenmächtig verlängerter Urlaub.
• Verspätete oder fehlende Krankmeldung; häufige Krankheit an sich ist dagegen kein zulässiger Grund.
• Fehlverhalten im Miteinander, etwa Mobbing, Beleidigungen oder sexuelle Belästigung.
• Gefährdung der Sicherheit oder Sachbeschädigung, etwa das Ignorieren von Schutzvorschriften oder die mutwillige Beschädigung von Firmeneigentum.

Damit eine Abmahnung nicht wegen Formfehlern verfällt, kommen hier die Fristen im Überblick:

Wie viel Zeit muss zwischen Abmahnung und Kündigung liegen?

Eine feste Frist bei Abmahnungen gibt es nicht, weder zwischen Vorfall und Abmahnung noch zwischen Abmahnung und Kündigung. Arbeitgeber sollten trotzdem zeitnah reagieren, sonst entsteht der Eindruck, der Vorfall sei gar nicht so schlimm gewesen.

Wie viel Zeit muss zwischen der 1. und 2. Abmahnung liegen?

Auch hierfür gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Entscheidend ist, dass zwischen den Vorfällen ein sachlicher und zeitlicher Zusammenhang erkennbar bleibt und die erste Abmahnung ihre Warnfunktion noch nicht verloren hat.

Abmahnung: Verjährung und Verfall

Eine Abmahnung verjährt rechtlich nicht. Man spricht deshalb eher vom „Verfall“ ihrer Wirkung: Zeigt der Mitarbeitende über längere Zeit beanstandungsfreies Verhalten, kann die Abmahnung ihre Warnfunktion für eine spätere Kündigung verlieren. Ein fester Zeitraum ist gesetzlich aber nicht vorgegeben.

Welche Frist gilt für den Widerspruch gegen eine Abmahnung?

Auch beim Widerspruch schreibt das Gesetz keine Frist vor. Wer die Vorwürfe für unberechtigt hält, sollte trotzdem nicht zu lange warten, sonst wirkt der spätere Widerspruch weniger glaubwürdig.

Nutzen Sie unsere Vorlage für eine Abmahnung als Ausgangspunkt und passen Sie den Inhalt dem konkreten Fall an. Insbesondere vier Punkte sollten klar erkennbar sein:

1. Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum, Ort und Uhrzeit

2. Klare Benennung des Vertragsverstoßes; pauschale Formulierungen wie „schlechte Arbeitsleistung“ reichen nicht

3. Aufforderung zur Verhaltensänderung

4. Ausdrückliche Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Wiederholungsfall, insbesondere der Kündigung

In der Praxis scheitert es selten an der Sache selbst, sondern an unpräzisen Formulierungen oder fehlenden Datumsangaben – ein guter Grund, Führungskräfte hier regelmäßig zu schulen. Für Arbeitgeber kommt es dabei vor allem auf vier Dinge an:

• Eine Abmahnung darf nicht willkürlich oder diskriminierend ausgesprochen werden.
• Der Ton muss sachlich, präzise und wahrheitsgemäß sein.
• Über mögliche Konsequenzen, insbesondere die drohende Kündigung, muss eindeutig informiert werden.
• Vor der Abmahnung selbst muss der Betriebsrat nicht angehört werden. Erst wenn später tatsächlich gekündigt wird, ist eine Anhörung nach § 102 BetrVG erforderlich.

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Eine Abmahnung kann unwirksam sein, wenn sie unbestimmt oder unwahr ist, Persönlichkeitsrechte verletzt oder unverhältnismäßig ist. Betroffene haben das Recht, gegen eine unberechtigte Beanstandung vorzugehen und die Entfernung aus der Personalakte zu verlangen.

Abmahnung schriftlich oder mündlich: Was ist zulässig?

Sowohl schriftlich als auch mündlich ist eine Abmahnung wirksam, und eine mündliche Abmahnung kann grundsätzlich aus denselben Gründen ausgesprochen werden wie eine schriftliche.

Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch die schriftliche Abmahnung statt einer mündlichen Abmahnung, denn Arbeitgeber müssen den Vertragsbruch im Streitfall darlegen bzw. beweisen. Eine E-Mail kann übrigens grundsätzlich ausreichen, viele Unternehmen setzen aber auf ein unterschriebenes Schreiben mit dokumentiertem Zugang.

Hat es Konsequenzen, eine Abmahnung nicht zu unterschreiben?

Vorgesetzte fragen sich häufig, ob eine Abmahnung ohne Unterschrift gültig ist und welche Konsequenzen das hat. Der Arbeitgeber sollte in jedem Fall selbst unterschreiben. Die Gültigkeit hängt aber nicht davon ab, ob auch der Mitarbeitende unterschreibt: Eine Abmahnung wird bereits mit dem Zugang beim Betroffenen wirksam, unabhängig von dessen Unterschrift.

Wer eine Abmahnung für unberechtigt hält, muss sie nicht einfach hinnehmen. Möglich sind zum Beispiel:

• Schriftliche Gegendarstellung verfassen: Diese ist auf Verlangen des Mitarbeitenden in die Personalakte aufzunehmen.
• Betriebsrat einschalten: Er kann beim Arbeitgeber auf Abhilfe hinwirken.
• Arbeitsgericht anrufen: Stellt es die Unwirksamkeit fest, muss die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeitender eine Abmahnung nicht akzeptiert?

Er oder sie kann eine der oben genannten Optionen nutzen. Die bloße Verweigerung der Unterschrift ändert an der Wirksamkeit einer Abmahnung nichts.

Spendit Praxistipp für Arbeitgeber: Bieten Sie nach einer Abmahnung aktiv ein Nachgespräch an, unabhängig davon, ob widersprochen wird. Ein solches Gespräch signalisiert, dass es Ihnen nicht um Bestrafung, sondern um eine echte Verhaltensänderung geht – das signalisiert Wertschätzung und sichert die zukünftige Zusammenarbeit.

Ein solcher Vorgang sollte das Arbeitsverhältnis nicht dauerhaft belasten. Wichtiger als eine einmalige Geste nach einem Konflikt ist deshalb, wie ein Unternehmen im Arbeitsalltag mit Anerkennung umgeht. Kontinuierlich gelebte Wertschätzung wirkt glaubwürdiger als punktuelle Gesten und trägt dazu bei, dass es gar nicht erst zu Unzufriedenheit und Konflikten kommt.

Genau hier setzen Mitarbeiter-Benefits an: Mit der SpenditCard profitieren Mitarbeitende von einem steuer- und sozialversicherungsfreien Gehaltsextra, das sich flexibel für Sachbezug, Erholung oder persönliche Anlässe nutzen lässt. Dank Lunchit erhalten Angestellte einen steuerfreien Essenszuschuss, der sich einfach per App abrechnen lässt, ob im Restaurant, im Supermarkt oder bei der Lieferdienst-Bestellung. Auch Hardware Leasing wird von vielen Arbeitnehmenden geschätzt: Mitarbeitende leasen Laptops oder Smartphones per Entgeltumwandlung – kostenfrei für Ihr Unternehmen.

In vielen Fällen lässt sich ein Konflikt zunächst im Gespräch lösen. Reicht das nicht aus oder wiederholt sich ein Pflichtverstoß, kann eine Abmahnung der nächste Schritt sein. Wer sie sauber begründet und formal korrekt aufsetzt, hat ein Instrument, das Fehlverhalten dokumentiert und dem Mitarbeitenden gleichzeitig eine Chance zur Veränderung gibt.

Viele Abmahnungen könnten vermieden werden, wenn sich Mitarbeitende im Arbeitsalltag wertgeschätzt fühlten – beispielsweise durch Zusatzleistungen und Benefits. Wir beraten Sie gerne, wie sich das in Ihrem Unternehmen umsetzen lässt.

Wann ist eine Abmahnung gültig?
Wenn sie die Pflichtverletzung konkret beschreibt, das Verhalten eindeutig als Vertragsverstoß rügt und für den Wiederholungsfall Konsequenzen bis zur Kündigung androht. Sie ist auch ohne Unterschrift des Mitarbeitenden wirksam und kann schriftlich oder mündlich erfolgen.

Wie lange ist eine Abmahnung gültig?
Sie „verjährt“ nicht und bleibt Teil der Personalakte, solange ein berechtigtes Interesse besteht. Zeigt der Mitarbeitende dauerhaft kein weiteres Fehlverhalten, verliert sie nach und nach ihre Warnfunktion.

Reicht eine Abmahnung für eine Kündigung aus?
Das ist gesetzlich nicht geregelt und hängt vom Einzelfall ab. Bei geringeren Verstößen gehen oft zwei bis drei Abmahnungen voraus, bei erheblichen kann bereits eine einzige einschlägige Abmahnung genügen. Entscheidend sind die Schwere des Verstoßes und ob der Mitarbeitende erneut gegen dieselbe Pflicht verstößt.

Kann ohne Abmahnung gekündigt werden?
Ja, bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung entbehrlich sein. Das hängt aber von den Umständen des Einzelfalls ab.

Kann man eine unberechtigte Abmahnung entfernen lassen?
In der Regel schon, notfalls per Klage vor dem Arbeitsgericht. Stellt es die Unwirksamkeit fest, muss die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden.

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