Leitfaden Mitarbeitergespräch: vorbereiten und führen

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument und Feedbackraum zwischen Arbeitnehmer und Vorgesetztem bietet Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung und -entwicklung. Wie Sie ein Mitarbeitergespräch vorbereiten, führen und einen Leitfaden für den Gesprächsablauf erarbeiten, erfahren Sie in diesem Beitrag – von Gesprächsanlässen bis hin zur Nachbearbeitung.

• Welche Ziele sollen im Mitarbeitergespräch erreicht werden?
• Mitarbeitergespräch und Arbeitsrecht
• Mitarbeitergespräch führen: nur einmal im Jahr?
• Wer nimmt teil am Mitarbeitergespräch?
• Leitfaden bzw. Checkliste: Wie sollte ein Mitarbeitergespräch ablaufen?
• Mitarbeitergespräch: Tipps für Mitarbeiter

Ein Personalgespräch dient dazu, die Mitarbeiterentwicklung zu unterstützen und Feedback zwischen Arbeitnehmer und Führungskraft auszutauschen. Ob sich die Job- und Anforderungsprofile im Laufe der Zeit geändert haben, ob sich die Organisationsstruktur in einem Wandel befindet oder ob es um regelmäßige Rückmeldung zur Arbeit des Angestellten geht: Im Idealfall trägt der Austausch langfristig zu mehr Motivation und Zufriedenheit beim Mitarbeiter bei, führt zu einer höheren Arbeitsqualität und durch gezielte Fortbildungen zur Weiterentwicklung des ganzen Unternehmens.

Die Rückmeldung an die Mitarbeiter ist darüber hinaus auch ein Zeichen von Unterstützung und Wertschätzung.

Die rechtliche Grundlage der Mitarbeitergespräche ist im Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO) zu finden. Im Rahmen des Weisungsrechts kann der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung sowie die Ordnung und das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb näher bestimmen.

Doch auch Mitarbeiter haben einen Rechtsanspruch auf ein Mitarbeitergespräch; so steht es im Betriebsverfassungsgesetz (§ 82 BetrVG). Ein Arbeitnehmer kann demnach jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen, und Verbesserungsvorschläge einbringen.

Ein Mitarbeitergespräch muss nicht zwingend einmal jährlich stattfinden; es lässt sich auch regelmäßig übers Jahr verteilt als Feedbackgespräch nutzen.

Das turnusmäßige Mitarbeitergespräch wird auch als Jahresgespräch bezeichnet. Es ist meist auf Grundlage einer Vertriebsvereinbarung geregelt. Sinn und Zweck ist vor allem die Mitarbeitermotivation. Gemeinsam werden Entwicklungsperspektiven ausgelotet und Ziele vereinbart. Daneben stehen die Arbeitsleistung, die Mitarbeiterbeurteilung bzw. Leistungsbeurteilung und eine Zielvereinbarungen für die kommenden Monate im Mittelpunkt. Dieses Gespräch ist standardisiert und nutzt häufig einen Fragebogen als Grundlage. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Jahresgespräch vorbereiten und konstruktiv führen“.

Das anlassbezogene Mitarbeitergespräch wird bei Bedarf vom Mitarbeiter oder der Führungskraft initiiert. Es kann darin beispielsweise um ein neues Projekt gehen, um Konflikte im Team, besonders gute oder schlechte Leistungen oder um ein Fehlverhalten. Zwei Beispiele hierfür sind das Abmahnungsgespräch oder das Konfliktgespräch.

Personalgespräche finden grundsätzlich unter vier Augen statt – auf Wunsch des Mitarbeiters kann aber auch ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden. Erlaubt ist das unter anderem in schwierigen Situationen, in denen es beispielsweise um eine Einsicht in die Personalakte oder eine Beschwerde geht. Auch ein Mitarbeitergespräch mit zwei Vorgesetzten ist möglich, auf Wunsch des Mitarbeiters also mit dem Chef und dem nächst höheren Vorgesetzten.

Leitfaden bzw. Checkliste: Wie sollte ein Mitarbeitergespräch ablaufen?

 Jedes Mitarbeitergespräch erfordert eine beiderseitige Vorbereitung. Die Vorlage für ein Mitarbeitergespräch ist im besten Fall so gestaltet, dass sie ein Leitfaden für das Gespräch ist und zugleich als Protokoll genutzt werden kann. 

Ein Mitarbeitergespräch lässt sich grundsätzlich in drei Phasen teilen: die Vorbereitungsphase, das Gespräch selbst und die Nachbereitung.

Mitarbeitergespräch vorbereiten

Vorgesetzte sollten bereits ein bis zwei Wochen vor dem Termin mit der Vorbereitung Mitarbeitergespräch beginnen. Einen Mitarbeitergespräch Leitfaden für Angestellte haben wir weiter unten zusammengefasst.

• Terminfindung und Einladung: ein bis zwei Wochen im Vorfeld den Termin klären; zwischen 30 und 90 Minuten einplanen, je nach Häufigkeit der Gespräche und der zu klärenden Punkte; einen ruhigen Ort buchen.
• Vorbereiten der Unterlagen, Sammeln von Informationen: Qualifizierungsmaßnamen und Weiterbildungen, aber auch das Protokoll des letzten Gesprächs können als Grundlage dienen; dem Mitarbeiter die Vorlage des Gesprächs und das Protokoll des letzten Gesprächs zukommen lassen.
• Ziel definieren und Vorgehensweise klären: Teilschritte notieren und Gesprächsziele schriftlich festhalten: Was erwartet die Führungskraft vom Mitarbeiter? Wie kann er diese Erwartungen erfüllen, welche Schritte sind dazu notwendig? Geht es auch um Themen wie mehr Gehalt oder Bonuszahlungen? Hat die Führungskraft selbst ihre Pflichten erfüllt, bspw. Weiterentwicklungsmaßnahmen ermöglicht oder Verantwortung übergeben?

Das Personalgespräch führen und nachbereiten

 Phase 1: Gesprächseinstieg

Die Teilnehmer begrüßen sich. Meist stellt der Vorgesetzte eine neutrale Frage zum Gesprächseinstieg, beispielsweise zum Befinden, der Familie etc. Gesprächsinhalte und die Ziele des Gesprächs können kurz umrissen werden.

Phase 2: Zielerreichung & Feedack

Es folgt eine konstruktive Analyse der Leistungen und Erfolge in den vergangenen Monaten bzw. seit dem letzten Gespräch. Der Vorgesetzte hat Raum, um erreichte Ziele anerkennend zu honorieren. Sind Ziele nicht erreicht worden, können die Gründe thematisiert werden. Auch der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine Sicht darzulegen und Lob oder Kritik zur Zusammenarbeit, seinem Team und den Unternehmensabläufen zu äußern.

Phase 3: Zielvereinbarung & Perspektive

Im nächsten Schritt geht es darum, Entwicklungsperspektiven aufzuzeigen. Welche Wünsche hat der Mitarbeiter? Welche (neuen) Aufgaben kann und möchte er übernehmen? Welche Möglichkeiten der Förderung, beispielsweise für eine Weiterbildung, gibt es? Gemeinsam werden Ziele formuliert, Zwischenschritte vereinbart und ein Entwicklungsplan entworfen.

Phase 4: Zusammenfassung & Abschluss

Der Vorgesetzte fasst das Gespräch und getroffene Vereinbarungen zusammen. Wenn nötig, wird ein Anschlusstermin vereinbart.

Wichtig: Im Mitarbeitergespräch geht es für beide Seiten darum, aktiv zuzuhören und gezielt nachzufragen. Die Führungskraft sollte überwiegend Fragen stellen, statt Feststellungen zu machen oder Entscheidungen vorzuschreiben. Ein Mitarbeitergespräch wird im besten Fall freundlich, offen, sachlich und ergebnisorientiert geführt.

In der Nachbereitung erstellt der Vorgesetzte ein Mitarbeitergespräch Protokoll und verschickt es an die Beteiligten. Hier sind die entscheidenden Punkte und getroffenen Vereinbarungen schriftlich festgehalten. Diese Dokumentation ist auch die ideale Grundlage für das nächste Gespräch. Vereinbarte Schritte wie etwa Weiterbildungsmaßnahmen sollten dann zeitnah angegangen und umgesetzt werden.

Nicht nur für Vorgesetzte, sondern auch für den Beurteilten selbst ist es wichtig, sich auf ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Arbeitnehmer können sich im Vorfeld anhand typischer Fragen und vorbereiteter Antworten eine Art Mitarbeitergespräch Vorlage erstellen. Dazu ist es wichtig zu wissen: Welche Fragen tauchen im Mitarbeitergespräch gewöhnlich auf und welche Antworten werden erwartetet?

• Verbuchte Erfolge und erreichte Ziele: Was wurde in den vergangenen Montagen erreicht, welche Erwartungen erfüllt oder sogar übertroffen (hier können ohne Übertreibung die wichtigsten Leistungen und positiven Entwicklungen genannt werden)? Welche Projekte sind erfolgreich abgeschlossen? Falls bestimmte Punkte nicht erreicht wurden: Was sind die Gründe? (Können die Ursachen ab sofort angegangen und alleine verändert werden? Oder wird dazu das Team, der Vorgesetzte oder das ganze Unternehmen gebraucht?)
• Mehrwert fürs Unternehmen und eigene Stärken: Was sind die eigenen Stärken? Welche hilfreichen Ideen wurden eingebracht, welche Arbeitsaufläufe optimiert?
• Mögliche Kritik und eigene Schwächen: Was könnte möglicherweise an Kritik auf den Tisch kommen? Und wie lässt sich darauf angemessen reagieren, sprich: Was hätte anders gemacht werden können und was lässt sich zukünftig konkret ändern? Wie kann der Vorgesetzte dabei unterstützen?
• Eigene Ziele: Was ist das persönliche Ziel für die nächsten drei bis fünf Jahre (z. B. zu einem Fachexperten auf Gebiet X zu werden)? Und warum? Was folgt daraus für das Mitarbeitergespräch, sprich: Welche Unterstützung braucht der Mitarbeiter in den kommenden Monaten, um sein Ziel zu erreichen (z. B. mehrere Fort- und Weiterbildungen, Teilnahme an Projekt Y etc.)?
• Verbesserungspotenzial: Hier kann es um mehr Mitbestimmung, transparentere Kommunikation oder mehr inhaltliche Abwechslung bei den eigenen Aufgaben gehen.

Weitere Hilfreiche Tipps und einen speziellen Leitfaden Gehaltsverhandlung finden Sie in unserem Beitrag „Diese 3 Tipps zur Gehaltsverhandlung nach der Probezeit sollten Sie kennen“.

Angestellte können das Mitarbeitergespräch durchaus nutzen, um sich eine Einschätzung ihres Chefs zu holen. Passende Fragen dazu können sein:

• Wo sehen Sie aktuell meine Stärken?
• In welchen Bereichen kann ich mich Ihrer Ansicht nach verbessern?
• Was erwarten Sie in den kommenden Montagen von mir?
• Kann ich mich an Projekt X beteiligen? Wenn ja, unter welchen Voraussetzungen?

Mitarbeitergespräch: die Antworten formulieren

Viele wünschen sich beim Mitarbeitergespräch Antworten Beispiele, um einschätzen zu können, was Chefs erwarten. Eine ausformulierte Vorlage Mitarbeitergespräch mit Baukasten-Antworten kann es natürlich nicht geben, aber gerade bei schwierigen Punkten ist es gut, nicht eiskalt erwischt zu werden. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Chef ein Verhalten zum ersten Mal kritisiert oder eine neue Beschwerde aus dem Team vorbringt.  

Zuerst einmal: Kritik ist ein Feedback und die Meinung eines anderen. Wir können darin etwas Positives sehen und es als eine Art Trainingseinheit begreifen, die uns hilft, uns weiterzuentwickeln und erfolgreicher zu werden. Angestellte müssen nicht sofort in eine Verteidigungshaltung gehen, sondern können souverän auf Kritik reagieren:

• Ruhig bleiben.
• Nicht sofort rechtfertigen.
• Fragen stellen.

Am besten zuerst die Einzelheiten erfragen: Worum geht es genau, welche Auswirkungen hat das Geschehene? Zeit zu gewinnen und Distanz zu schaffen hilft, innerlich herunterzufahren, einen klaren Kopf zu bekommen und auf eine sachliche Ebene zu gelangen. Nachdem die Informationen gesammelt sind, lässt es sich ruhiger reagieren. 

Möglicherweise hat der Vorgesetzte recht, und es kann ein konstruktiver Weg sein, ihm zuzustimmen: „Gut, dass Sie das ansprechen“ oder „Richtig, das ist ein wichtiger Punkt“. Daran kann man anschließen: „Und was wäre Ihr Vorschlag?“. Den Vorgesetzten zu beschuldigen oder anzugreifen ist dagegen kontraproduktiv und führt nur zu einem Schlagabtausch und zur Eskalation. Wer sachlich bleibt, kann bei unfairer Kritik einfach antworten: „Ich sehe das anders“ und im Anschluss seine Sichtweise und Argumente vorbringen.

Wer den Kopf nicht freibekommt oder keine passende Antwort weiß, kann um Bedenkzeit bitten und sich zu einem weiteren Termin treffen – dann bleibt Zeit, in Ruhe eine Antwort zu überlegen und ggf. mehr Informationen einzuholen.

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