Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Welche Maßnahmen fördern das Recruiting innerhalb der Belegschaft?

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Programm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“? Ohne den Umweg über Headhunter können Sie so passende Kandidat:innen für offene Positionen finden. Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Beispiele gibt es viele: Von Großkonzernen wie der Deutschen Bahn bis zu Mittelständlern und kleinen Start-ups ist die Bewerbung durch Bekannte sehr beliebt. Der Bonus, der beim Mitarbeiter-Werben herausspringt, spielt dabei eine zentrale Rolle. Hier finden Sie Beispiele für Prämien und Anreize plus das Wichtigste zum Thema.

• Was bedeutet Mitarbeiter werben Mitarbeiter?
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Vorteile 
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Nachteile
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Kampagne in 5 Steps
• Wozu eine Werbeprämie und welche Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Prämienhöhe ist sinnvoll?
• Ist die Mitarbeiter werben Mitarbeiter–Prämie steuerfrei?
• Fazit

Bei einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm können Arbeitnehmende ihre Bekannten, Verwandten oder Freunde aus dem eigenen Umfeld empfehlen. Im Fall einer offenen Stelle sind diese dann mögliche Kandidat:innen.  

Kommt es zu einer Vertragsunterzeichnung, erhalten die Angestellten meist einen Bonus fürs Mitarbeiter-Werben, z. B. eine Sach- oder Geldprämie.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind beliebt, weil sie für alle Beteiligten zahlreiche Vorteile bringen:  

• Mitarbeiter werben Mitarbeiter spart bei der Personalbeschaffung Zeit: Das Sichten vieler Unterlagen und schwacher Kandidat:innen entfällt, HR kann sich gleich mit geeigneten Bewerber:innen beschäftigen. Wer von einem Kollegen bzw. einer Kollegin empfohlen wird, passt meist gut zur ausgeschriebenen Stelle und weiß bereits einiges über das Unternehmen.  

• Die Personalbeschaffung ist günstiger: Statt Stellenanzeigen in unterschiedlichen Jobbörsen zu platzieren und einen aufwändigen Bewerbungsprozess auszurollen, können Personaler:innen bei einem Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm ihren Talent Pool nutzen. Auch ein Headhunter entfällt – die bzw. der meist deutlich kostenintensiver wäre als die Prämie an den Werbenden. 
• Die Passgenauigkeit ist höher: Angestellte sprechen meist nur dann eine Empfehlung aus, wenn sie davon überzeugt sind, dass der neue Mitarbeitende zum Unternehmen passt und sich mit der Employer Value Proposition identifizieren kann – damit sind sie Headhuntern weit voraus. 
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter wirkt sich positiv aufs Betriebsklima und den Teamgeist aus: Wer bereits Leute aus seinem Team und die Unternehmenskultur kennt, arbeitet sich schneller ein und ist von Anfang an produktiver. Die höhere Vertrautheit mit Kolleg:innen trägt zu einer guten Arbeitsatmosphäre bei, freundschaftliche Beziehungen stärken das Gefühl der Zusammengehörigkeit. Der oder die Neue fühlt sich wohler und bleibt tendenziell dem Unternehmen länger treu – die Kündigungsrate ist niedriger, was Arbeitgebenden Geld für die Neubesetzung von Stellen spart.   
• Die Empfehlenden profitieren von einer Belohnung: Unternehmen belohnen das Engagement ihrer Angestellten in den meisten Fällen mit einer Prämie, siehe unten.

Auch wenn die Vorteile klar überwiegen, bergen Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Programme auch Fallstricke: 

• Einseitigkeit: Statt eines gesundes Mixes aus älteren und jüngeren Arbeitnehmer:innen aus sozial unterschiedlichen Milieus und Schichten kann bei einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm die Diversität verlorengehen. Entscheidende Impulse und Blickwinkel fehlen dann möglicherweise. Auf Dauer könnte das die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens schwächen. 
• Gruppenbildung und Vetternwirtschaft: Werden zu viele Neue aus dem Bekannten- oder Freundeskreis bestimmter Angestellter rekrutiert, kann es innerhalb von Teams zu Cliquenbildung kommen, was das Zusammengehörigkeitsgefühl eher schwächt als stärkt.  
• Falsche Motivation: Gewährt ein Arbeitgebender hohe Belohnungen für Mitarbeiterempfehlungen, kann sich das als schlechte Motivation für die Mitarbeitersuche entpuppen. Wer allein auf die Belohnung schielt, empfiehlt womöglich auch wenig geeignete Kandidat:innen.

Damit Mitarbeitende ihren Arbeitgeber überhaupt weiterempfehlen, müssen sie in ihrem Job zufrieden sein und sich ans Unternehmen gebunden fühlen, kurz: Mitarbeiterzufriedenheit und Employer Branding müssen stimmen. Passende Maßnahmen und Ideen zur Mitarbeiterbindung haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Ist eine gesunde Basis gelegt, geht es für Unternehmen darum, das Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu planen und umzusetzen – am besten in fünf Steps: 

1. Tool auswählen: Heute nutzen die meisten Unternehmen für ihr Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Programm ein digitales Tool. Es ist sinnvoll, wenn Stellenausschreibungen/neue Jobs wie auch Empfehlungen über dasselbe Software-Modul geteilt werden können. Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Module werden als Standalone-Lösung angeboten, lassen sich aber auch in das interne Bewerbermanagement-System integrieren. Bekannte Anbieter sind z. B. Firstbird oder Talentry.
    
2. Regeln definieren: Welche Jobs sollen grundsätzlich über Mitarbeiterempfehlungen besetzt werden? Wie funktioniert das Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Programm? Wer kann unter welchen Bedingungen Empfehlungen abgeben? All das muss HR entscheiden und ausformulieren.
   
   
3. Prämie festlegen: Eine Prämie bietet einen wichtigen Anreiz, um Menschen aus dem eigenen Umfeld zu empfehlen. Aber sie kann auch kontraproduktiv wirken: Ist die Belohnung zu hoch, führt sie zu wahllosen Empfehlungen. Sachprämien bieten sich daher eher an als monetäre Lösungen.
    
4. Programm kommunizieren: Via Intranet, über Aushänge, per E-Mail oder über direkte Ansprache der Führungskräfte sollten alle Angestellten über das Programm und die Details informiert werden.
    
5. Ergebnisse kontrollieren: Die Software sollte alle wichtigen Kennzahlen (KPIs) liefern, um den Erfolg des internen Recruitings messen zu können. Als wichtige Kennzahl erweist sich die Erfolgsrate des Empfehlungsprogramms. Dafür lässt sich z. B. die Anzahl aller empfohlenen Kandidat:innen heranziehen und dem tatsächlich eingestelltem Personal gegenüberstellen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „HR KPIs: Wie lassen sich Human Resource KPIs für die Personalarbeit nutzen?“ 

Wichtig: Da nicht jede empfohlene Person auch einen Job bekommt, sollten Vorgesetzte oder HR Rückmeldung dazu geben, warum es im Einzelfall nicht geklappt hat. Sonst kann sich unter den Empfehlenden Frustration breit machen.

Mitarbeitende investieren Zeit, wenn sie sich offene Stellen ihres Arbeitgebers anschauen, Freunde oder Bekannte anschreiben und sie über den Job informieren. Von daher sollten Unternehmen diesen Mehraufwand honorieren.  

Die Frage ist, ob eine finanzielle Prämie die beste Lösung ist – es kann sein, dass Mitarbeitende dann wahllos Leute aus ihrem Umfeld empfehlen, nur um den Bonus zu kassieren. Oder sie vermeiden es sogar, eine Empfehlung abzugeben, um nicht geldgierig zu wirken.  

Stattdessen können Unternehmen Prämien vergeben, die einen Mehrwert bieten und positiv in Erinnerung bleiben – wie zusätzliche Urlaubstage, Coachings, ein Wellnesswochenende, Sachprämien oder Spenden.

Prämienzahlungen sind steuerpflichtig, sie werden in brutto ausbezahlt. Das schmälert den Geldbonus und macht Sach- oder Erlebnisprämien umso interessanter.  

Arbeitgebende können dazu steuerbefreite oder pauschalversteuerte Sachbezüge nutzen. Diese kommen 1:1 beim Mitarbeitenden an. Prepaid-Sachbezugskarten wie die SpenditCard bündeln alle Möglichkeiten und machen die Auszahlung wie auch die Verwaltung angenehm einfach. Damit können Unternehmen folgende Leistungen und Prämien jederzeit steuerkonform gewähren: 

• Bis zu 50 Euro monatlich steuerfrei als Sachbezug (einsetzbar z. B. als Warengutschein) 
• Bis zu 416 Euro jährlich als pauschalversteuerte Erholungsbeihilfe (einsetzbar z. B. für Wellnessanwendungen) 
• Bis zu 10.000 Euro jährlich als pauschale Sachzuwendungen (einsetzbar z. B. als Bonuszahlung) 

Ein weiterer Vorteil: Arbeitnehmende können mit der SpenditCard selbst entscheiden, wie sie ihr Guthaben einsetzen wollen.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter ist eine erfolgreiche Strategie für das Recruiting von Fachkräften neben der üblichen Personalarbeit. Es spart Personaler:innen Zeit und Geld und kann positiv zum Teambuilding beitragen. Wertvolle Sachprämien bieten einen attraktiven Anreiz für Angestellte.  

Mit einem Tool wie der SpenditCard lassen sich Prämien und Gutscheine einfach und steuerkonform gewähren. Fragen Sie jetzt unverbindlich bei uns an. Wir informieren Sie gerne im Detail, was zu Ihrem Unternehmen passt.

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