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Jahresgespräch vorbereiten und konstruktiv führen

von | Feb 22, 2022 | Arbeitswelt im Wandel, Mitarbeitermotivation

Jahresgespräche werden oft sowohl von Führungskräften als auch von Mitarbeitern als unangenehm empfunden. Mit einer guten Vorbereitung kann das jährliche Mitarbeitergespräch aber beiden Seiten helfen. Im Jahresgespräch mit Fragen und Antworten wird das vergangene Jahr evaluiert und Ziele für die Zukunft gesteckt. Tipps zur optimalen Gesprächsführung haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch dient sowohl der Weiterentwicklung von Mitarbeitern als auch der des geschäftlichen Betriebs. Es handelt sich um eine Kommunikationssituation zwischen direktem Vorgesetzten und den einzelnen Teammitgliedern. Im besten Fall sollte also ein gleichberechtigter Austausch der Gesprächsteilnehmer erfolgen. Dazu gehört es, in professionellem, respektvollem und sachlichem Ton offen über Probleme und Defizite zu sprechen.

Sehen die Parteien Sachlagen unterschiedlich, sollten diese durch Nachfragen geklärt werden. Insbesondere, wenn es um Defizite geht, kann nur so ein Lerneffekt im nächsten Jahr erfolgen. Klares Feedback sowie Kritikfähigkeit auf beiden Seiten bringt alle beteiligten am weitesten im Jahresgespräch mit Mitarbeitern.

Was gehört nicht in ein Jahresgespräch?

Als No Go zählen beispielsweise Gehaltsverhandlungen. Das Feedback aus dem Mitarbeitergespräch kann zwar nützlich sein für das Jahresgespräch über höheres Gehalt und die Verhandlung von Lohnerhöhungen. Diese sollten allerdings in einem gesonderten Termin stattfinden. Im Jahresgespräch selbst wird die Leistung reflektiert und Ziele der Personalentwicklung systematisch gesteckt.

Wie geht eine gute Jahresgespräch Vorbereitung?

Wie bereitet man sich auf ein Jahresgespräch vor? Diese Frage stellen sich sowohl das Führungspersonal, als auch die Teammitglieder. Denn wer gut vorbereitet in ein Jahresgespräch geht, kann die besten Ergebnisse erwarten. Vorgesetzte werden das Mitarbeitergespräch führen. Das heißt, sie sollten einen Gesprächsleitfaden und einen Fragenkatalog zu erarbeiten, aber auch, sich Gedanken über die strategische Personalentwicklung zu machen.

Eine mögliche Linie für das Gespräch ist der Rückblick, die momentane Einschätzung von beiden Parteien und ein Ausblick in die Zukunft. Um produktiv miteinander sprechen zu können, sollte aber zunächst eine angenehme Atmosphäre für das Mitarbeitergespräch gestaltet werden.

Gesprächsatmosphäre durch Small Talk gestalten

Das Jahresgespräch für Mitarbeiter sollte vorher klar als solches angekündigt werden, um Nervosität bei den Angestellten zu vermeiden. Unklarheiten können das Arbeitsklima im ganzen Team verschlechtern. Denn viele Arbeitnehmer werden sich fragen: Sind Jahresgespräche Pflicht oder kann darauf verzichtet werden? 

Vorgesetzte sollten daher die Ziele des Termins vorab deutlich machen, um Unsicherheit zu vermeiden. So haben einzelne Mitarbeiter die Gelegenheit, sich inhaltlich auf verschiedene Bereiche einer Leistungsbesprechung vorzubereiten. Dazu gehören etwa neue Zielvereinbarungen oder andere inhaltliche Schwerpunkte.

Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter können durch sprachliche und nonverbale Signale dazu beitragen, eine sachliche und entkrampfte Atmosphäre zu erzeugen. Das erleichtert einen offenen Gesprächsverlauf. Der Einstieg gelingt mit Fragen zu außerberuflichen Themen oft besonders gut. Die positiven Jahresgespräch Formulierungen etablieren eine persönliche Ebene zwischen den Gesprächsteilnehmern.

Gemeinsam zurückblicken im Mitarbeitergespräch

Nach den einleitenden Worten sollten die Gesprächsteilnehmer auf den vergangenen Leistungszeitraum zurückblicken. In der Vorbereitung auf das Jahresgespräch wurde im besten Fall bereits die Zielerreichung evaluiert. Während der Unterhaltung wird diese besprochen und überdacht, was im Zielerreichungsprozess gut gelaufen ist. Auch die Bereiche, in denen der Mitarbeiter sich noch verbessern und weiterentwickeln kann, werden festgehalten.

Jahresgespräch Mitarbeiter Checkliste:

  • Was ist seit dem letzten Jahresgespräch passiert?
  • Was ist seit Ihrem Eintritt in das Unternehmen passiert
  • Was davon lief gut, was kann verbessert werden?
  • Welche Ziele wurden erreicht, welche nicht? Und warum?
  • Was hat der Mitarbeiter im letzten Jahr gelernt und wie hat er sich entwickelt?
  • Worauf ist er stolz, mit unzufrieden?

Erreichen oder nicht-Erreichen von Jahreszielen

Im vorigen Jahresgespräch haben die Führungskraft und der Mitarbeiter Ziele vereinbart. Während des Mitarbeitergesprächs wird reflektiert, ob diese erreicht wurden. Mitarbeiter, die ihre Ziele erreicht haben, sollten ermutigt werden, ihre Erfolgsstrategien mit dem Team zu teilen.

Doch auch, wenn Ziele nicht oder nur teilweise erreicht wurden, sollte der Arbeitnehmer Anerkennung für seinen Beitrag im Unternehmen erhalten. Die erreichten Meilensteine und Teilziele zu betonen, verhindert Demotivation im Team. 

Gleichzeitig sollte reflektiert werden, wie Arbeitsprozesse verbessert werden können, um die Ziele in Zukunft zu erreichen. Gemeinsam können die Probleme erläutert und Lösungsstrategien erarbeitet werden. Wer die Schwierigkeiten seiner Mitarbeiter erkennt und Hilfestellungen klar kommuniziert, verbessert langfristig die Produktivität im Unternehmen.

Motivation im Ganzen Jahr erhalten – durch Mitarbeiter Benefits

Wer seinen Mitarbeitern im ganzen Jahr seine Anerkennung zeigt, steigert ihre Motivation. Besonders effektiv geht das durch Mitarbeiter Benefits. 

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Fragen an den Mitarbeiter

Nach der Leistungsbeurteilung sollten Mitarbeiter Zeit bekommen, eigene Anliegen vorzubringen. Dazu zählt die Sichtweise der einzelnen Mitglieder zu ihrem Status im Team, Vorschläge für die Zusammenarbeit und Feedback an die Führungsperson.

Hilfreich ist es, in dieser Phase offene Fragen zu Zufriedenheit, Motivation und Leistung des Mitarbeiters zu stellen. Das kann beispielsweise sein, wie der Arbeitsplatz gefällt oder wie Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsangebote eingeschätzt werden. Aber auch eine Einschätzung der Stimmung im Team oder Rückfragen dazu, wie der Vorgesetzte den Mitarbeiter unterstützen kann, führen zu einem produktiven Jahresgespräch.

Zielvereinbarung im Mitarbeitergespräch

Aus dem Gespräch ergeben sich die neuen Ziele für den Mitarbeiter. Diese sollten als gemeinsam getroffene Vereinbarung und nicht als Vorgabe gestaltet werden. So wird sich das Teammitglied mit ihnen identifizieren und sie motiviert verfolgen.

Am besten lassen sich Ziele nach dem SMART-Ziel festlegen und später messen:

  • Spezifisch: Das Ziel ist klar definiert
  • Messbar: Fortschritte lassen sich anhand von Zahlen festmachen
  • Attraktiv: Das Ziel ist für den Mitarbeiter erstrebenswert
  • Realistisch: Es ist durchführbar
  • Terminiert: Das Ziel hat eine feste zeitliche Vorgabe

Grundlegende Punkte, die zu spezifischen Zielen ausformuliert werden können, sind persönliche und fachliche Stärken und Entwicklungspotenzialen des Mitarbeiters sowie dessen Entwicklungswünsche und Ideen. Aber auch globale Ansätze wie Unternehmensziele und -strategien können herangezogen werden.

Positives Ende des Mitarbeitergesprächs

Am Gesprächsende werden die wichtigsten Punkte der Unterhaltung nochmal gemeinsam festgehalten. Die Dokumentation dient Mitarbeiter und Führungsperson im Laufe des Jahres zur Orientierung, wie die Zielentwicklung vorankommt. So kann der Vorgesetzte sicherstellen, ob sein Teammitglied mit den neuen Zielen zurechtkommt oder ob Hilfe benötigt wird. Durch diese klar kommunizierten Ziele an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann das Talent Management langfristig verbessert und so die Job Rotation im Unternehmen gesenkt werden.

Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin ist bei der SPENDIT AG für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Während ihres Germanistikstudiums an der Ludwig-Maximilians-Universität in München hat sie in verschiedenen Unternehmen getextet. Daher weiß sie: Gerade junge Talente legen bei der Wahl eines Arbeitgebers Wert auf Mitarbeiter Benefits. 

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