Gutschein für Mitarbeiter: Freigrenzen und Checkliste zur Einführung

Gutscheine sind ein beliebtes Mittel, um Mitarbeitenden eine Freude zu machen und ihnen selbst die Wahl zu überlassen, wofür sie das Geschenk nutzen möchten. Doch nicht jeder Gutschein ist automatisch auch steuerfrei. Worauf es bei der Versteuerung ankommt und wie sich das Ganze rechtssicher und mit möglichst wenig Aufwand umsetzen lässt, klären wir in diesem Beitrag.

• Was sind Gutscheine für Mitarbeiter?
• Voraussetzungen: Wann bleibt der Gutschein steuerfrei?
• Gutscheine kombinieren: Sachbezug vs. persönlicher Anlass vs. im Rahmen einer Betriebsveranstaltung
• Beispielrechnung: So viel kann über Gutscheine jährlich steuerfrei gewährt werden
• Checkliste: Mitarbeitergutscheine rechtssicher einführen
• Sachbezug flexibel und rechtssicher umsetzen mit der SpenditCard
• Kombination mit anderen Benefits 

Ein Gutschein für Mitarbeiter ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers in Form eines Wertgutscheins – z. B. für eine Tankstelle oder ein bestimmtes Sortiment an Waren und Dienstleistungen. Steuerlich handelt es sich dabei um einen Sachbezug, solange der Gutschein nicht gegen Bargeld eingelöst werden kann.

Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Gehaltserhöhung ist die Versteuerung: Bei einer Lohnerhöhung kommt nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben durchschnittlich nur rund die Hälfte des Betrags beim Mitarbeitenden an. Ein Sachbezugsgutschein kommt dagegen in voller Höhe beim Mitarbeitenden an – solange er die im nächsten Abschnitt genannten Voraussetzungen erfüllt.

Wichtig:

• Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf den Gutschein – Arbeitgeber gewähren diesen freiwillig.
• Der Gutschein kann allen Beschäftigten gewährt werden – Minijobber:innen, Werkstudieren, Mitarbeitenden in Teilzeit und Vollzeit.
• Rückwirkende Kostenerstattung über den Sachbezug sind steuerlich nicht zulässig.

Ein Gutschein für Mitarbeiter gilt als Sachbezug und bleibt steuerfrei, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Keine Barauszahlung möglich: Der Gutschein ermöglicht ausschließlich den Bezug von Waren und Dienstleistungen, auch Restguthaben darf nicht bar ausgezahlt werden (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG).

2. Zusätzlich zum Lohn: Der Gutschein muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umsetzung des Sachbezugs als Gehaltsumwandlung ist ebenfalls nicht zulässig (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

3. Freigrenze eingehalten: Der monatliche Wert übersteigt nicht 50 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

4. ZAG-Kriterium erfüllt: Der Gutschein ist entweder auf einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder ein begrenztes Warensortiment beschränkt oder wird für „bestimmte steuerliche und soziale Zwecke“ verwendet (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG).

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, wird der komplette Gutscheinbetrag steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur der überschreitende Anteil.

ZAG-Kriterien: Warum Tankgutscheine steuerfrei sind und Amazon-Gutscheine nicht

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz legt in § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG drei mögliche Umsetzungsformen von Sachbezugsgutscheinen bzw. -karten fest, von denen eins erfüllt sein muss:

• Begrenztes Netzwerk (§ 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG): Der Gutschein kann z. B. nur in einem räumlich begrenzten Gebiet verwendet werden.
• Begrenzte Produktpalette (§ 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG): Der Gutschein ist z. B. nur für Kraftstoff oder Fitnessleistungen einsetzbar.
• „Für bestimmte soziale und steuerliche Zwecke“ (§ 2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG)

Beispiel Tankgutschein: Tankgutscheine von Aral, Shell oder Esso können nur für Sprit eingesetzt werden, dafür aber an allen Tankstellen der jeweiligen Kette deutschlandweit.

Beispiel Amazon: Ein Amazon-Gutschein erfüllt keines der drei ZAG-Kriterien, da Amazon überwiegend als Vermittler für unabhängige Drittanbieter (Marketplace) agiert. Die Zahl der Akzeptanzstellen sowie Produkte ist praktisch unbegrenzt. Der Gutschein gilt steuerlich als Barlohn.

Beispiel Edeka: Auch ein Edeka-Gutschein erfüllt die Kriterien nicht, da er häufig auch bei Marktkauf und weiteren, markenrechtlich getrennten Vertriebsschienen eingelöst werden kann. Dadurch lässt sich der Akzeptanzstellenkreis nicht auf ein begrenztes Netzwerk eingrenzen – anders als etwa bei REWE, Penny oder Lidl, wo dieser Nachweis in der Regel gelingt.

Spendit Praxistipps für Arbeitgeber: Vor der Auswahl eines Gutschein-Anbieters empfiehlt es sich, eine schriftliche Bestätigung einzuholen, dass das Angebot die ZAG-Kriterien erfüllt. So ist man im Fall einer Lohnsteuerprüfung abgesichert.

Ob monatlicher Sachbezug, Geschenk zum Geburtstag oder Gutschein auf der Weihnachtsfeier – für Gutscheine an Mitarbeitende gelten drei unabhängige Freigrenzen, die sich nicht gegenseitig ausschließen und deshalb auch kombiniert werden können. Die folgende Tabelle zeigt, welche Regeln jeweils gelten und worauf Arbeitgeber achten müssen.

Wichtig:

• Weihnachten und Ostern zählen nicht als persönliche Anlässe im Sinne der 60-Euro-Regelung – Gutscheine zu diesen Terminen fallen unter die reguläre 50-Euro-Sachbezugsgrenze.
• Wird ein Gutschein im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht, zählt er in die 110-Euro-Grenze dieser Veranstaltung.
• Fallen die Gutscheine unter unterschiedliche steuerliche Regelungen und damit unterschiedliche Freigrenzen, können Mitarbeitende mehrere Gutscheine pro Monat steuerfrei erhalten.

Sind die Voraussetzungen für den Sachbezug und Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen erfüllt, können Mitarbeitende jährlich bis zu 780 Euro in Form von Gutscheinen steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten.

• Sachbezug: 50 Euro x 12 = 600 Euro
• Geburtstag: 60 Euro
• Betriebsjubiläum: 60 Euro
• Hochzeit: 60 Euro

Im Rahmen einer Betriebsveranstaltung könnten ebenfalls Gutscheine überreicht werden. Da diese jedoch unter den Freibeitrag von 110 Euro fallen, verringert sich das steuerfreie Budget für Aktivitäten und Essen.

Vor der Einführung eines Gutscheins als Mitarbeiter-Benefit lohnt sich die Klärung folgender Punkte:

• Gutschein berechtigt nachweislich nicht zur Barauszahlung, auch nicht für Restguthaben
• Gutschein wird zusätzlich zum bestehenden Gehalt gewährt (schriftlich dokumentiert)
• Gutschein erfüllt nachweislich ein ZAG-Kriterium
• Sachbezug: Monatlicher Wert liegt maximal bei 50 Euro
• Anlassgutscheine (max. 60 €, max. 3x/Jahr) werden getrennt von der monatlichen 50-€-Grenze dokumentiert
• Gutscheine im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (max. 110 €, max. 2x/Jahr) werden separat erfasst
• Lohnbuchhaltung ist über die gewählte Sachbezugsform informiert

Mehr zur rechtssicheren Umsetzung von Mitarbeiter-Benefits, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wer Mitarbeitenden möglichst viel Freiheit bei der Nutzung des Sachbezugs bieten möchte und den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren möchte, setzt auf die SpenditCard: eine digitale, individuell gestaltbare Sachbezugskarte, die alle steuerlich zulässigen Gutscheinkategorien bündelt und dank digitaler Abwicklung rechtliche Anforderungen automatisch sauber dokumentiert.

1. Bestellung: Arbeitgeber registriert sich im spendit | Portal, bestellt die gewünschte Anzahl an SpenditCard-Lizenzen und entscheidet sich ggf. für ein Design.

2. Einrichtung: Arbeitgeber verteilt die SpenditCards an die Mitarbeitenden und stellt Infomaterial zur Aktivierung und Einrichtung von Apple Pay bereit.

3. Ladeauftrag: Arbeitgeber richtet einen monatlichen Ladeauftrag ein oder löst diesen manuell aus. Nach Begleichung der Zahlungsaufforderung werden die SpenditCards beladen.

4. Nutzung: Mitarbeitende werden per App und E-Mail über die Aufladung informiert, können ihr Guthaben ansparen oder an allen Visa-Akzeptanzstellen in ihrer jeweiligen Wunschregion einsetzen.

Als zusätzlichen Vorteil bekommen alle SpenditCard-Nutzer:innen mit spendit | Deals obendrauf kostenlos Zugriff auf exklusive Angebote, Rabatte und Gutschein-Deals bei bekannten Marken, Shops und lokalen Partnern – direkt in der App, ohne zusätzliche Lizenzkosten und ohne Mehraufwand für HR. So kombinieren Mitarbeitende die flexible Alltagsnutzung der SpenditCard mit zusätzlichem Sparpotenzial über Deals.

Viele Arbeitgeber sind sich oftmals nicht bewusst, dass mehrere steuerfreie Benefits parallel gewährt werden können. Dies ist möglich, da die Benefits unterschiedlichen steuerlichen Regelungen unterliegen und unterschiedliche Freigrenzen gelten.

Zusätzlich zum 50€-Sachbezug können folgende Benefits (steuerbegünstigt) kombiniert werden:

• Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, ebenfalls über die SpenditCard möglich
• Internetzuschuss, ebenfalls über die SpenditCard möglich
• Erholungsbeihilfe, ebenfalls über die SpenditCard möglich
• Essenszuschuss, z. B. über Lunchit
• Deutschlandticket
• Firmenfitness, z. B. über spendit | Wellbeing
• bKV
• Hardware-Leasing
• und viele weitere

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.