So erleichtert E-Recruiting Personaler:innen den Alltag

Stellenanzeigen in Print-Medien, Bewerbungsunterlagen auf Papier und ausgedruckte Verträge, die per Post verschickt werden? Unternehmen, die nicht auf E-Recruiting setzen, gelten schnell als unzeitgemäß. Daher nutzen immer mehr Personalverantwortliche und Personalabteilungen v. a. in Großunternehmen digitales Recruiting, auch Online-Recruiting, zur Personalgewinnung. Erfahren Sie das Wichtigste rund um E-Recruiting-Möglichkeiten sowie die Vor- und Nachteile des digitalen Bewerbermanagements.

• E-Recruiting Definition – Was ist E-Recruiting?
• Was ist eine E-Recruiting-Inbox?
• Ziele des E-Recruitings 
• E-Recruiting: Vor- und Nachteile
• E-Recruiting Trends: aktuelle Anbieter und Software
• Fazit: Die E-Recruiting Bedeutung für Unternehmen

E-Recruiting bezeichnet den Prozess, bei dem Arbeitgebende moderne Technologien nutzen, um Bewerber:innen zu suchen, auszuwählen und einzustellen. Kurz: elektronische Personalbeschaffung.  

Es geht dabei um mehr als die bloße Online-Bewerbungen. Von der Online-Stellenausschreibung auf Jobportalen über den Einsatz von Online-Rekrutierungskanälen bis hin zur Verwaltung der Daten mithilfe von E-Recruiting-Software und E-Recruiting-Tools ist der Prozess komplett digitalisiert.  

Personalverantwortliche sparen sich durch digitales Recruiting viel Zeit. Der Bewerbungsprozess und die Bewerberverwaltung werden insgesamt effizienter und kostengünstiger, die Auswahl passender Kandidat:innen meist treffsicherer.

In diesem virtuellen Posteingang können Bewerbungen elektronisch empfangen und verwaltet werden. Ihre Unterlagen können Jobsuchende und Bewerber:innen in digitaler Form über Online-Bewerbungsportale oder per E-Mail an das Unternehmen senden. Die E-Recruiting-Inbox ermöglicht es Mitarbeitenden, alle Bewerbungen und Bewerberdaten an einem zentralen Ort zu sammeln, zu organisieren und zu bearbeiten. Das erleichtert das Bewerbermanagement enorm.

Der E-Recruiting-Prozess hat auf der einen Seite das Ziel, HR zu entlasten und dadurch Zeit wie Geld zu sparen. Durch den Einsatz von E-Recruiting-Tools und -Software können Bewerbungen automatisiert verarbeitet und mit Hilfe von Suchalgorithmen nach passenden Kandidaten durchsucht werden. Dadurch wird der Auswahlprozess beschleunigt. Die Wahrscheinlichkeit erhöht sich, qualifizierte Bewerber:innen zu finden.  

Der Bewerbungsprozess soll beim E-Recruitment aber auch für Bewerbende angenehmer sein. Durch die Möglichkeit, Bewerbungsunterlagen online einzureichen, entfällt der Aufwand für das Zusammenstellen und Versenden von physischen Bewerbungsmappen. Zudem ermöglicht die digitale Kommunikation eine schnellere Rückmeldung seitens des Unternehmens. Ziel ist es, den Prozess – also die Candidate Journey bzw. die Candidate Experience – so angenehm wie möglich zu gestalten, um begehrte Talente anzuziehen. 

E-Recruiting-Instrumente zur Personalgewinnung können ein wertvoller Teil des sog. New Hiring sein. Weitere Informationen finden Sie unter „New Hiring: Was Sie über Personalbeschaffung in der Arbeitswelt von Morgen wissen müssen“.

E-Recruiting bringt Unternehmen wie auch Bewerber:innen eine Vielzahl von Vorteilen – aber auch einige Nachteile.

E-Recruiting-Lösungen: Vorteile für Unternehmen

• Effizientere Auswahl & Bewerberpool: Dank Software gestaltet sich die Bewerber:innenauswahl beim E-Recruiting schnell und einfach. Nichts muss von der HR Fachabteilung mehr manuell gesichtet werden, auch eine Eingangs-Bestätigungsmail wird automatisiert versendet. Die Datenbank bzw. das Bewerbermanagementsystem ermöglicht es zudem, einen Talent Pool für zukünftige Jobs anzulegen.  
• Höhere Reichweite: Dank E-Recruiting lassen sich Stellenanzeigen bzw. Stellenausschreibungen auf verschiedenen Websites, Jobportalen, in Karrierenetzwerken und in Social Media schalten. Dadurch erreicht man eine größere Zielgruppe, und zwar weltweit; gerade auch aus der jungen Generation.  
• Aktualität: Gedruckt ist gedruckt – jedenfalls in Printmedien. Online lassen sich Anzeigen in Sekundenschnelle anpassen, falls sich Anforderungen oder Fakten ändern.  
• Kreativität: E-Recruiting bietet die Option, Stellenanzeigen mit Bildern, Videos, Links oder Grafiken zu gestalten. Das transportiert nicht nur mehr Information, sondern spielt auch auf die Image- und Employer Branding-Strategie eines Unternehmens ein.  
• Geringerer Zeit- und Kostenaufwand: Natürlich kostet eine HR-Software bei ihrer Einführung Geld; doch durch die Zeitersparnis für HR rechnet sie sich mittel- und langfristig. E-Recruiting beschleunigt den Prozess von Auswahl und Kontaktaufnahme deutlich.

E-Recruiting-Lösungen: Vorteile für Kandidat:innen

• Geringerer Aufwand: Kandidat:innen müssen beim E-Recruiting meist nur ein Online-Formular ausfüllen und relevante Dokumente (wie Anschreiben, Lebenslauf oder Arbeitsproben) auf der Karrierewebsite oder der Unternehmenswebsite hochladen. Das geht nicht nur schnell und von jedem Endgerät aus, sondern ist auch besonders nutzerfreundlich. 
• Mehr Auswahl: Die Recherche ist für Jobsuchende beim E-Recruiting einfacher, weil sich die Suche landes- oder sogar weltweit gestalten lässt – in nur einem Portal. 
• Keine Kosten: Bewerbungsmappe, Ausdrucke, Portokosten: Für eine Online-Bewerbung entfallen all diese Ausgaben. Sind die Unterlagen bspw. als PDF einmal erstellt, lassen sie sich beliebig verschicken oder hochladen.  
• Mehr Chancen im Talent Pool: Wer sich im Talent Pool eines Unternehmens speichern lässt, hat langfristig die Möglichkeit, an eine begehrte Stelle zu kommen – ohne sich noch einmal neu bewerben zu müssen.

Nachteile des E-Recruitings

E-Recruiting-Methoden können auch Herausforderungen bergen. So kann die E-Recruiting-Software bei unsachgemäßer Handhabung oder aus technischen Mängeln Bewerbungen falsch auswerten. Damit könnten passende Kandidat:innen durchs Raster fallen. Eine Schulung für alle Personalverantwortlichen, die mit der Software arbeiten, ist daher wichtig. Das kostet natürlich Zeit, genauso wie die Software und ihre Integration ins System selbst eine finanzielle Investition sind.  

Für HR stellt sich die Frage, wie breit man sich aufstellen möchte. Auf welchen Websites, Jobbörsen, Plattformen und über welche Social Media- bzw. E-Recruiting-Kanäle ist das Unternehmen präsent? Lieber eine engere Auswahl, die dann sehr gut kuratiert wird? Oder besser breit gestreut? Und was ist mit Bewerber:innen, die wenig online-affin sind? Recruiter:innen werden hier je nach Zeitbudget, Branche und Zielgruppe eine individuelle Lösung finden müssen.

Am Markt gibt es verschiedene Anbieter von E-Recruiting-Systemen und -Software. Zu den bekanntesten zählen Personio, SAP SuccessFactors, Softgarden und Recruitee. Diese Unternehmen bieten umfassende Lösungen für das digitale Bewerbermanagement an, darunter auch E-Recruiting-Tools und -Software. 

Damit lassen sich nicht nur die Unterlagen von Bewerber:innen automatisch auslesen und analysieren, sondern auch alle Daten und Kennzahlen verwaltet. HR besitzt somit eine digitale Personalakte. Alles über die Vorteile und den Aufbau einer digitalen Personalakte finden Sie in unserem Beitrag „Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile und erleichtert HR die Bearbeitung und Verwaltung“.

E-Recruiting hat sich zu einer wichtigen Methode der Personalbeschaffung entwickelt. Durch den Einsatz von E-Recruiting-Software und -Tools können Unternehmen den Bewerbungsprozess effizienter gestalten und qualifizierte Bewerber:innen schneller finden.  

Um Talente vom Unternehmen zu überzeugen und langfristig zu binden, haben sich Mitarbeiterbenefits etabliert. Spendit bietet Ihnen ein digitales Angebot, jederzeit steuerkonform und einfach zu implementieren. Wir beraten Sie gerne dazu.

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