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Home » Arbeitswelt im Wandel » Personalbeschaffungskosten – kennen Sie Ihr Rekrutierungskosten pro Mitarbeiter:in?

Personalbeschaffungskosten – kennen Sie Ihr Rekrutierungskosten pro Mitarbeiter:in?

von | Jan 13, 2023 | Arbeitswelt im Wandel

Wissen Sie, welche Personalkosten und Rekrutierungskosten pro Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfallen? Hier erfahren Sie, was Personalbeschaffungskosten sind, wie viel Sie für Personalgewinnung tatsächlich ausgeben müssen und wie Sie diese Aufwendungen im Detail berechnen. Nutzen Sie dazu auch unser Beispiel zu den Einstellungskosten.

Möglichkeiten im Recruiting: Was gehört alles zur Personalbeschaffung?

Wenn ein Unternehmen neue Fachkräfte sucht, kann es dabei zwei Wege gehen: entweder über die interne Personalbeschaffung (innerhalb des Unternehmens) oder über die externe Personalbeschaffung (Rekrutierung außerhalb des Unternehmens).

Bei der internen Personalbeschaffung agiert HR über

  • interne Stellenausschreibungen im Intranet oder per Verteiler an alle Angestellten
  • Programme zur Weiterempfehlung durch Mitarbeitende
  • Recruiting in Abteilungen über die Vorgesetzten (direkte Ansprache von Mitarbeiter:innen)
  • Weiterbildung und Personalentwicklung, um qualifizierte Kräfte gezielt zu schulen

Bei der externen Personalbeschaffung agiert HR über

  • Stellenausschreibungen und Anzeigen in Print-Medien, Fachmagazinen, Job-Portalen oder bei der Bundesagentur für Arbeit
  • Suche über soziale Medien (Xing, LinkedIn) oder über Social Media-Kanäle (den eigenen Facebook- oder Instagram-Account)
  • Zusammenarbeit mit Headhuntern und Personaldienstleistern
  • Präsentationen auf Fachmessen, Hochschulveranstaltungen und Events
  • Employer Branding Maßnahmen, mehr dazu in unserem Beitrag „Employer Branding: Ziele, Strategien und Maßnahmen

Was versteht man unter dem Begriff Personalbeschaffungskosten bzw. Rekrutierungskosten?

Unter Personalbeschaffungs- bzw. Einstellungskosten versteht man den durchschnittlichen Betrag, der für den Rekrutierungsprozess einer/eines neuen Angestellten ausgegeben wird. Die Personalbeschaffung, auch Personalgewinnung oder Recruiting, fällt in den Bereich des Personalwesens bzw. Personalmanagements. Im Englischen nennt sich der Bereich Human Ressource Management.

Die anfallenden Kosten werden der Übersichtlichkeit halber gerne in interne und externe Ausgaben unterteilt:

Externe Rekrutierungskosten für Ausgaben, die außerhalb des Unternehmens anfallen, u. a.:

  • Vermittlungsgebühren für Jobbörsen und Personalagenturen
  • Reisekosten der Bewerber:innen
  • Umzugskosten der neuen Fachkraft

 

Interne Rekrutierungskosten für Ausgaben, die innerhalb des Unternehmens anfallen, u.a.:

  • Gehaltsanteile HR für: Erstellen eines Anforderungsprofils, Ausformulieren der Stellenausschreibung, Platzieren der Stellenausschreibung über Printmedien oder Online-Portale, Suche und Beauftragung eines Headhunters oder Personaldienstleisters, Auswahlprozess mit Vorstellungsgesprächen und Assessment Center, Gehaltsverhandlung mit der neuen Fachkraft, Einstellungsprozess (Arbeitsvertrag, Anmeldungen, Bereitstellung der Unterlagen und der notwendigen Hardware)
  • Personalmarketing (Fotos, Webdesign)
  • Teilnahme an Karrieremessen
  • Linzenzen für Recruiting-Software
  • Kosten für die Nutzung von Tools und Profilen in Business und Social Networks
  • Gehaltsanteile des Vorgesetzten für Onboarding und Einarbeitung des/der Neuen
  • Kosten für Aus- und Weiterbildungsprogramme
  • Empfehlungs-Boni

All diese Kosten zusammengerechnet ergeben sie sog. „Cost per Hire“.

Formel: So berechnen Sie die Kosten der Personalrekrutierung

Wird die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen geplant, muss die Personalabteilung den Monatslohn und andere Kostenpunkte bedenken, um den gesamten Personalaufwand zu überblicken. Mit dieser Formel berechnen Sie alle wichtigen Kennzahlen für die Personalbeschaffungskosten.

Wenn Sie die einzelnen Ausgaben zusammengetragen haben, ist die Berechnung der Personalbeschaffung relativ einfach. Addieren Sie dazu die internen mit den externen Kosten für einen beliebigen Zeitraum, beispielsweise ein Geschäftsjahr. Diese Zahl dividieren Sie durch die Gesamtzahl aller Neueinstellungen im selben Zeitraum. So erhalten Sie die Personalbeschaffungskosten für eine einzelne Neueinstellung.

Durchschnittliche Kosten Personalbeschaffung: Damit müssen Sie rechnen

Wenn Sie die einzelnen Ausgaben zusammengetragen haben, ist die Berechnung der Personalbeschaffung relativ einfach. Addieren Sie dazu die internen mit den externen Kosten für einen beliebigen Zeitraum, beispielsweise ein Geschäftsjahr. Diese Zahl dividieren Sie durch die Gesamtzahl aller Neueinstellungen im selben Zeitraum. So erhalten Sie die Personalbeschaffungskosten für eine einzelne Neueinstellung.

Personalbeschaffungskosten Beispiel: So einfach berechnen Sie die Kosten Personalgewinnung

Ein Unternehmen hat im vergangenen Geschäftsjahr 5.000 Euro an externen Ausgaben für Personalbeschaffung verbucht und 10.000 Euro an internen Kosten. Während dieses Zeitraums wurden fünf neue Mitarbeiter:innen eingestellt.

Teilt man die Gesamtausgaben von 15.000 Euro durch die fünf Neueingestellten, lassen sich für das Geschäftsjahre Personalbeschaffungskosten in Höhe von 3.000 Euro pro Person ermitteln.

Was sagt Ihnen diese Zahl nun? Dazu müssen Sie Vergleichswerte anderer Unternehmen heranziehen. Eine Forsa-Umfrage in Zusammenarbeit mit XING E-Recruiting von 2018 ergab, dass 29 Prozent der Personalleiter zwischen 20.000 und 50.000 Euro für die Akquise einer Führungskraft ausgeben, 27 Prozent zwischen 10.000 und 20.000 Euro und 22 Prozent 5.000 bis 10.000 Euro. Bei Fachkräften liegen die Kosten niedriger: 55 Prozent der Personalleiter investierten weniger als 5.000 Euro aus, um eine solche Stelle neu zu besetzen. Natürlich spielen auch Branche, Unternehmensgröße, Lage am Arbeitsmarkt und weitere Faktoren eine Rolle.

Wie Sie Ihr Recruiting konkret verbessern und effizienter gestalten können, erfahren Sie in unserem Beitrag „Mitarbeitergewinnung: Mit diesen Recruiting Maßnahmen nimmt Ihre Personalbeschaffung Fahrt auf “.

Personalbeschaffung Kosten sparen dank Mitarbeiter Benefits

Neue Mitarbeiter:innen zu finden kostet Unternehmen Zeit, Geld und personelle Ressourcen. Der einfachste Weg, Personalbeschaffungskosten gering zu halten, besteht darin, alle Angestellten positiv ans Unternehmen zu binden, damit sie lange dort bleiben. Mitarbeiterbenefits können dazu einen entscheidenden Beitrag leisten.  Belohnen Sie Ihre Angestellten mit einem steueroptimierten Gehaltsextra! Nutzen Sie dazu die smarte, digitale SpenditCard.

Fazit: Bewusstes Personalcontrolling spart Zeit und Geld

Wer die Kosten für eine Neueinstellung kennt und per Formel einfach berechnen kann, hat die Möglichkeit, den Prozess zu verändern, effizienter zu gestalten und bewusstes Personalcontrolling zu betreiben. Das spart Zeit und Geld. Noch einfacher ist es, die eigenen Mitarbeiter:innen zu motivieren und dauerhaft ans Unternehmen zu binden – so entstehen kaum neue Rekrutierungskosten. Mitarbeiterbenefits sind ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterbindung und eine wertvolle Ressource für HR.

Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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