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Step by Step Guide: So gestalten Sie einen Business Case für Benefits als wirksame Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
Die Fluktuation von Mitarbeitenden ist teuer, aber Maßnahmen, um sie im Unternehmen zu halten, oftmals auch. Gerade in Budgetverhandlungen am Jahresende suchen HR-Verantwortliche nach Möglichkeiten, Lösungen für diese Herausforderung zu finden.
Es hilft, einen Mitarbeiter Benefit Business Case aufzustellen. Sie binden die Belegschaft nachhaltig an den Arbeitgeber und senken so die Fluktuationsrate. Wo ihre budgetären Vorteile bei der Einführung eines Essenszuschusses liegen, haben wir hier für Sie berechnet.
Inhaltsverzeichnis:
- Eine hohe Fluktuationsrate stellt vermeidbare Zusatzkosten dar
- Welche Maßnahmen senken die Fluktuationsquote?
- Lunchit motiviert länger als eine Gehaltserhöhung
- Neun Schritte vom Budgetplan bis zur Budgetfreigabe
- Welche Vorteile haben SPENDIT-Kunden mit Benefits?
- Mit diesen vier Schritten erstellen und pitchen Sie den Business Case Mitarbeiter Benefits
Eine hohe Fluktuationsrate stellt vermeidbare Zusatzkosten dar
Eine hohe Fluktuationsrate ist mit steigenden Kosten für das Unternehmen verbunden. Denn durch den Kompetenzverlust fallen beispielsweise hohe Kosten für Neueinstellungen und deren Schulungen an. Hinzu kommen die Kosten für Stellenausschreibungen, aber auch ein allgemeiner Produktivitätsverlust im gesamten Team.
HR und Führungskräfte bündeln während der Bewerbungs- und Onboardingphase ihre Aufmerksamkeit auf Kandidat:innen. Auch in der ersten Zeit nach der Einstellung sind neue Teammitglieder nicht voll einsatzfähig. Im Gegenteil, benötigt ihre Ausbildung Ressourcen von Kolleg:innen. Oftmals sind diese internen Kosten einer Neubesetzung allerdings schwierig zu kalkulieren oder werden nicht bedacht. Unternehmen wollen daher ihre Fluktuationsrate möglichst gering halten.
Welche Maßnahmen senken die Fluktuationsquote?
Mitarbeitende bleiben im Unternehmen, wenn Sie sich wertgeschätzt fühlen. Eine attraktive Vergütung ist dafür das Minimum. Gerade jüngere Generationen möchten darüber hinaus sinnstiftende Arbeit und weitere Vorteile.
Dazu zählen unter anderem Benefits und Zusatzangebote. Diese sollten aber wirklich zur Belegschaft eines Unternehmens passen. Eine regelmäßige Abfrage zu Maßnahmen und Verbesserungsmöglichkeiten ist daher besonders wichtig.
Es lassen sich aber allgemeine Trends erkennen, die Arbeitsstellen für Arbeitnehmende attraktiv machen. Dazu zählen beispielsweise flexible Arbeitszeiten und Homeoffice. Gerade nach der Corona Pandemie wurden diese Optionen jedoch so weit normalisiert, dass sie zum erwarteten Standard zählen. Insbesondere die jüngere Arbeitnehmergeneration setzt diese Flexibilität voraus.
Besser funktionieren andere Mitarbeiter Benefits:
- Mobilitätsbudget (Firmenwagen, Jobticket)
- Fitnesszuschuss
- Beihilfe in Krisenzeiten (Corona Bonus, Inflationsausgleich)
- Essenszuschuss
Lunchit motiviert länger als eine Gehaltserhöhung
Lunchit wirkt nachhaltig für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:
- Der digitale Essenszuschuss wird jeden Tag positiv erlebt, statt einmaliger Lohnerhöhung
- Monatliche Rückzahlung über die Lohnabrechnung
- Steuerersparnis für Unternehmen von bis zu € 120 / Monat & Mitarbeiter
Neun Schritte vom Budgetplan bis zur Budgetfreigabe>
Benefits helfen also, Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden. Aber wie argumentieren HR-Verantwortliche für die Einführung solcher Maßnahmen? Wir haben die wichtigsten neun Schritte zusammengefasst:
1. Unternehmensziele festlegen
Das Unternehmen und die Führungskräfte müssen strategische Ziele vorgeben. Was soll mit der Einführung von Benefits erreicht werden?
2. Bereichsziele ableiten
Die untergeordneten Organisationseinheiten müssen die Unternehmensziele in ihre strategischen Bereichsziele übersetzen. Mit den Zielen wird deutlich, welche Ergebnisse bis zu einem Zeitpunkt X vorliegen sollen: Wann sollen die Mitarbeiter Benefits eingeführt werden? Wie oft sollen sie im Idealfall genutzt werden? Welche Auswirkungen haben die Maßnahmen auf die Fluktuation und Mitarbeitergewinnung?
3. Aktivitäten und Maßnahmen planen
Die Budgetverantwortlichen klären, welche Benefits und Maßnahmen am besten geeignet sind, um diese Ziele zu erreichen. Die ausgewählten Optionen werden zusammengefasst und in Aktivitätsplänen beschrieben.
4. Notwendige Investitionen und Kosten ermitteln
Kosten und Investitionen für die Ausführung der beschlossenen Aktivitäten werden berechnet. Dabei wird die voraussichtliche Höhe der Investitionen und Kosten so gut es geht abgeschätzt.
5. Zeitplan erstellen
Die Verantwortlichen erstellen einen Zeitplan, wann die Aktivitäten durchgeführt werden, wann die Kosten anfallen und wann es zu den Auszahlungen kommt.
6. Budgetbedarf formulieren
Anhand der Maßnahmen, ihrer Kosten und zeitlichen Verortung wird der Bedarf an finanziellen Mitteln und anderen Ressourcen abgeleitet. Darauf basierend wird der Budgetbedarf für das jeweilige Quartal und den gesamten Zeitraum formuliert, bis die Aktivität abgeschlossen werden kann und die Ziele oder Ergebnisse erreicht sind.
7. Entscheidungsvorlage erstellen
Dafür wird eine Entscheidungsvorlage für das Topmanagement und für die Entscheider erarbeitet. Darin wird genau begründet, wofür es ein Budget braucht, warum es richtig eingesetzt ist und wie hoch es in der Summe ausfallen soll. Details sind meist nicht notwendig.
8. Entscheidungsvorlage und Budgetbedarf prüfen
Das Topmanagement prüft den ermittelten Bedarf und wägt die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen weites möglich ab.
9. Budget freigeben
Die Entscheider weisen den Organisationseinheiten Budgets durch die schriftliche Erlaubnis zu entsprechende Kosten oder Auszahlungen verursachen zu dürfen. Diese ist im Budgetplan dokumentiert.
Beispielrechnung: So sparen Sie, wenn Sie mit Lunchit die Fluktuation senken
Eine hohe Fluktuation ist teuer: Laut Berechnungen kostet es über 40.000 Euro, eine Stelle neu zu besetzen. Lunchit als Instrument der Mitarbeiterbindung hilft Ihnen, diese Kosten gar nicht erst entstehen zu lassen.
Mit diesen vier Schritten erstellen und pitchen Sie den Business Case Mitarbeiter Benefits
Sie wissen jetzt um die konkreten Vorteile von Mitarbeiter Benefits für Ihr Unternehmen. Aber wie pitchen Sie die Zusatzleistungen in einem Business Case? Wir haben die wichtigsten vier Schritte zusammengefasst:1. Vorschläge einholen
Einen Business Case sollten Teammitglieder und Projektbeteiligte zusammen verfassen. Um Mitarbeiter Benefits vorzustellen, sollten also beispielsweise die HR- und Finance Abteilung zusammenarbeiten. Halten Sie die Beteiligten über die Fortschritte des Business Cases auf dem Laufenden und fragen Sie Freigaben bei Verantwortlichen ab. So verhindern Sie, dass einzelne Abschnitte zur Ablehnung des gesamten Projekts führen.2. Business Case von hinten anfangen
Sammeln Sie zuerst alle nötigen Ressourcen und Informationen im Zusammenhang mit den vorgeschlagenen Benefits. Beschreiben Sie diese im Projektziel, finanziellen Informationen und Projektrisiken. Erst, wenn diese Schritte abgearbeitet sind, beginnen Sie mit der Zusammenfassung Ihres Business Cases, welche später den Anfang des Dokuments bildet. So haben Sie bereits das nötige Wissen und können Empfehlungen für bestimmte Benefit Produkte abgeben.3. Dokumentation weiterführen
Kontrollieren Sie bereits erstellte Abschnitte zusammen mit den betreffenden Abteilungen. So finden Sie mögliche Problemstellen und können den Case weiter verbessern. Auf dieser Grundlage erstellen Sie dann die Zusammenfassung, die ein bis zwei Seiten lang sein sollte.4. Business Case vorstellen
Der letzte Schritt ist die Präsentation Ihres Business Case. Beginnen Sie mit einem Elevator Pitch, der die wichtigsten W-Fragen beantwortet: Was, Warum und Wie? Erläutern Sie in der Präsentation, wie Mitarbeiter Benefits zu den Zielen des Unternehmens beitragen und wie Ihr Unternehmen davon profitieren wird. Sprechen Sie aber auch mögliche Risiken oder Bedenken an. Am besten haben Sie für verschiedene Einwände bereits passende Antworten vorbereitet.
Carolin Will
Autorin
Carolin war bei der SPENDIT AG für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Während ihres Germanistikstudiums an der Ludwig-Maximilians-Universität in München hat sie in verschiedenen Unternehmen getextet. Daher weiß sie: Gerade junge Talente legen bei der Wahl eines Arbeitgebers Wert auf Mitarbeiter-Benefits.