ÖPNV-Zuschuss: So unterstützen Sie finanziell die Mobilität Ihrer Mitarbeitenden

Mit einem ÖPNV-Zuschuss können Arbeitgeber die betriebliche und private Mobilität ihrer Mitarbeitenden finanziell unterstützen. Durch die Einführung des Deutschlandtickets 2023 ist diese Zusatzleistung noch attraktiver geworden. Welche Punkte für die Bezuschussung der ÖPNV-Tickets Ihrer Mitarbeitenden sprechen und wie Sie dies (steuerfrei) tun können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

• Was ist der ÖPNV-Zuschuss?
• ÖPNV-Zuschuss: Win-win für Arbeitgeber und -nehmende
• Ist der Arbeitgeberzuschuss ÖPNV steuerfrei?
• Fazit

Beim ÖPNV-Zuschuss handelt es sich um einen Fahrtkostenzuschuss zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs. Konkret umfasst dieser den Schienenpersonennahverkehr und den öffentlichen Straßenpersonennahverkehr: öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr. Es gibt keinen Höchstbetrag für den Zuschuss – Unternehmen können die Höhe der Erstattung individuell festlegen. Er unterscheidet sich von anderen arbeitgeberfinanzierten Zusatzleistungen in Bezug auf Mobilität:

Im Gegensatz zum klassischen Fahrtkostenzuschuss gilt der ÖPNV-Zuschuss nicht nur für Fahrten zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte. Der Fahrtkostenzuschuss richtet sich zudem nach der Anzahl der zurückgelegten Kilometer. Beim ÖPNV-Zuschuss wird ein Teil oder der volle Beitrag der Ticketkosten durch den Arbeitgeber erstattet.

Von Jobtickets unterscheidet sich der ÖPNV-Zuschuss insofern, dass Jobtickets für den Arbeitgeber mit einem höheren Verwaltungsaufwand verbunden sind. In einem ersten Schritt muss der Arbeitgeber mit den zuständigen Verkehrsbetrieben einen Rahmenvertrag über die Jobtickets abschließen. Die Verkehrsbetriebe haben teils unterschiedliche Voraussetzungen für den Abschluss eines Rahmenvertrags: Unternehmen müssen entweder eine Mindestmenge oder für jede:n Mitarbeitenden Jobtickets abnehmen. Diese Voraussetzungen gelten für den ÖPNV-Zuschuss nicht. Beachtet werden muss zudem, dass es auch Mitarbeitende gibt, die durch mehr als einen Verkehrsverbund pendeln. Für sie ist ein Jobticket daher keine optimale Lösung.

Wer hat Anspruch auf den Fahrtkostenzuschuss? Da es sich bei dem ÖPNV-Zuschuss um eine zusätzliche Arbeitgeberleistung handelt, haben Arbeitnehmende per se keinen Anspruch darauf. Als Benefit kann diese Zulage jedoch jedem/jeder Mitarbeiter:in gewährt werden.

Es gibt mehrere Gründe warum sich Arbeitgeber für eine Förderung von ÖPNV-Tickets entscheiden sollten:

• Förderung einer nachhaltigen betrieblichen Mobilität: Mit einer Zulage zu den Fahrausweisen für öffentliche Verkehrsmittel können Unternehmen dazu beitragen, den Individualverkehr zu reduzieren und damit die Umweltbelastung zu verringern. Als Aspekt ökologischer Nachhaltigkeit gilt der Zuschuss ÖPNV auch als CSR-Maßnahme.
• Stärkung der Unternehmenskultur: Der ÖPNV-Zuschuss Arbeitgeber hat das Potenzial, die Unternehmenskultur zu stärken, dadurch dass er Mitarbeitende dazu motiviert, häufiger ins Büro zu kommen. Mit der Bezuschussung der Fahrausweise stehen Unternehmen zudem für Werte wie Nachhaltigkeit und Flexibilität ein. Diese Employer Value Proposition spielt vor allem für junge Talente eine wesentliche Rolle.
• Employer Branding: Gleichzeitig steigert der Benefit durch das positive Image und die finanzielle Unterstützung die Arbeitgeberattraktivität und wirkt sich daher positiv auf Mitarbeitergewinnung und -bindung aus.
• Steuerliche Vorteile: Die finanzielle Unterstützung zum Deutschlandticket als Gehaltsextra ist unabhängig von der Höhe der Erstattung steuerfrei (siehe unten).

Trotz der zahlreichen Vorteile sollten sich Unternehmen die Frage stellen, ob sich der Zuschuss ÖPNV-Ticket als Zusatzleistung für die eigenen Mitarbeitenden lohnt. Lebt z. B. ein Großteil der Angestellten in ländlichen Gebieten, wo der Linienverkehr weniger gut ausgebaut ist, bietet sich ein flexibles Mobilitätsbudget evtl. mehr an.

Arbeitgeber stehen zwei Optionen zur finanziellen Unterstützung des ÖPNV-Tickets zur Verfügung. Beide Optionen sind auch in Kombination möglich.

Gehaltsextra

§3 Nr. 15 EstG legt fest, dass der Arbeitgeberzuschuss ÖPNV steuerfrei ist, wenn er zusätzlich zum regulären Arbeitslohn als Gehaltsextra gewährt wird. Neben der betrieblichen Mobilität können Mitarbeitende das Ticket auch zu privaten Zwecken nutzen. Ein BMF-Schreiben vom 15.08.2019 konkretisiert die Anwendung von § 3 Nr. 15 EstG.

Der Zuschuss ÖPNV Arbeitgeber ist ein gutes Beispiel für Netto-Lohn-Optimierung: Durch die Steuerfreiheit kommt die Zulage im vollem Umfang bei Arbeitnehmenden an. Im Vergleich zur Lohnerhöhung fallen für das Unternehmen Lohnnebenkosten weg. Mitarbeitende müssen zudem keine Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer erbringen.

Gehaltsumwandlung

Die Gehaltsumwandlung als zweite Möglichkeit für einen ÖPNV-Ticket Zuschuss Arbeitgeber bietet sich seit 2020 vor allem für Unternehmen an, denen momentan kein Budget für Benefits zur Verfügung steht. Bei dem traditionellen Fahrtkostenzuschuss besteht diese Option nicht.

Wie das funktioniert: Arbeitnehmende reichen den Beleg für ihr Ticket beim Arbeitgeber ein. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden von diesem Ticketpreis nicht abgezogen – daher ist der ÖPNV-Zuschuss in diesem Szenario für das Unternehmen kostenneutral. Beträgt der Ticketpreis z. B. 100 Euro, bekommt der/die Mitarbeitende mit der nächsten Gehaltsabrechnung 100 Euro erstattet. Im Vergleich: Ohne die Nutzung des ÖPNV-Zuschuss fallen auf 100 Euro ungefähr 20 Prozent Sozialversicherungsbeiträge und 30 Prozent Lohnsteuer an. Ausgezahlt bekommen Mitarbeitende somit nur 50 Euro.

Der ÖPNV-Zuschuss als Gehaltsumwandlung ist jedoch nicht steuerfrei. Je nachdem, ob der Arbeitgeberzuschuss auf die Entfernungspauschale der Arbeitnehmenden angerechnet wird, unterliegt der ÖPNV-Ticket Zuschuss Arbeitgeber einer Pauschalversteuerung von 15 oder 25 Prozent.

Der ÖPNV-Zuschuss ist eine attraktive zusätzliche Arbeitgeberleistung für Arbeitnehmende (vor allem für diejenigen, die im städtischen Raum leben), da sie die Fahrausweise sowohl betrieblich als auch privat nutzen können.

Arbeitgeber profitieren ebenfalls in mehrfacher Hinsicht von der finanziellen Unterstützung der Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel: Sie können ihrer unternehmerischen sozialen Verantwortung gerecht werden sowie die Unternehmenskultur und ihr Employer Branding stärken. Gewähren Sie den Zuschuss zusätzlich zum Arbeitslohn, sparen Sie sich zudem Lohnnebenkosten und Sozialversicherungsbeiträge.

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