Retention Management für die Praxis mit 4-Punkte-Plan

Bei HR seit Jahren auf Platz eins: das Thema Mitarbeiterbindung. Doch was wünschen sich Mitarbeitende wirklich, wie lassen sie sich dauerhaft ans Unternehmen binden? Diese Fragen versucht Retention Management zu beantworten. Ob Retention Management für High Potentials oder Retention Management zur Personalentwicklung – wir geben Tipps, wie Sie mit Retention Management die Mitarbeiterbindung stärken und die Fluktuationsquote dauerhaft senken.

• Was ist Retention Management? Eine Definition
• Welche Ziele verfolgt Retention Management? 
• Retention Management: der 4-Punkte-Plan
• Retention Management: Beispiele 
• Fazit

Der Begriff Retention bedeutet auf Deutsch so viel wie „zurückbehalten“ und stammt aus dem Lateinischen (von „retinere“). 

Retention Management (auch Retentionmanagement) meint die Planung und Steuerung von strategischen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung. Dabei kann sich Retention Management sowohl auf einzelne Mitarbeitergruppen wie auch auf die gesamte Belegschaft beziehen.

Retention Management zielt darauf ab, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeitende wohlfühlen – und somit dem Unternehmen langfristig erhalten bleiben.  

Für Unternehmen bietet dieses Instrument folgende Vorteile:

• Niedrigere Kosten: Angestellte, die ihrem Arbeitgeber über Jahre treu bleiben, senken die Kosten, die Mitarbeiterfluktuation mit sich bringt: für Recruiting, Onboarding sowie Einarbeitung. 

• Gesteigerte Produktivität: Innere Kündigung ist der Worst Case, was Motivation, Engagement und Leistungsbereitschaft von Angestellten angeht; wer dagegen hinter seinem Arbeitgeber steht, ist auch bereit, zu investieren und mit seiner Leistung aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen. 

• Hohe Bindungsrate von Fachkräften: Wer Mitarbeitende und Leistungsträger angelernt, aus- oder weitergebildet hat, profitiert davon, wenn das Know-how Jahre oder Jahrzehnte im Unternehmen bleibt – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels. 

• Gestärkte Employer Brand: Eine zufriedene Belegschaft kommuniziert das nach außen und trägt zu einer positiven Arbeitgebermarke bei; das macht das Recruiting einfacher und zahlt positiv aufs Employer Branding ein. 

Damit Mitarbeiterbindung in der Praxis gelingt, gehen Sie am besten strategisch vor. Die folgenden vier Schritte führen Sie ans Ziel.

1. Den Ist-Zustand analysieren

Grundlage für alle Maßnahmen ist immer die aktuelle Situation. Folgende Punkte sollten dazu geklärt sein:

• Wie hoch ist die aktuelle Mitarbeiterfluktuation? 

• Wie hoch ist der Krankenstand? 

• Was sind die Gründe dafür, dass Angestellte das Unternehmen verlassen? 

• Was schätzen die Mitarbeitenden am Unternehmen? Was macht sie unzufrieden (z. B. Onboarding, Bezahlung, Work-Life-Balance, Arbeitsatmosphäre, Führung, Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten)? 

• Was wünschen sich Ihre Angestellten ganz konkret, welche Verbesserungsvorschläge haben sie? 

Nutzen Sie zur Beantwortung der Fragen die Analyse von Kennzahlen, die Fluktuationsquote, den Krankenstand und ggf. eine Analyse des Wettbewerbs. Setzen Sie außerdem gezielte Mitarbeiterbefragungen ein. 

2. Ziele und Maßnahmen festlegen

Auf Basis der erhobenen Daten sollten Sie im nächsten Schritt klare Ziele definieren. Verlassen Angestellte das Unternehmen bereits während oder kurz nach der Probezeit? Dann liegt das Problem möglicherweise im Onboarding. Klagen die Angestellten über mangelnde Aufstiegsperspektiven? Dann könnte das Ziel in der Weiterbildung von Fach- und Führungskräften liegen.  

Sind die Ziele definiert, geht es darum, einen geeigneten Maßnahmenplan bzw. eine Retention-Management-Strategie aufzustellen, deren Ergebnisse sich anhand von Kennzahlen auch messen lassen. Flankierend sind immer die eigene Unternehmenskultur, das vorhandene Budget und die personellen Ressourcen mitzubedenken.

3. Retention-Management-Maßnahmen umsetzen

Weiterbildungsprogramme, Belohnungssysteme, flexiblere Arbeitszeiten oder Schulungen für Führungskräfte – je nach Ziel bieten sich ganz unterschiedliche Maßnahmen an. Bei wichtigen Mitarbeitenden kann es sinnvoll sein, individuelle Maßnahmen zu ergreifen, z. B. die technische Ausstattung zu verbessern oder eine ganz bestimmte Fortbildung anzubieten.  

An dieser Stelle ist es häufig gewinnbringend, die Maßnahmen an die Belegschaft zu kommunizieren. Wenn nach einer Mitarbeiterbefragung konkrete Schritte zur Verbesserung folgen, fühlen sich die Befragten ernst genommen und werden die Maßnahmen bereitwilliger mittragen.

4. Erfolge messen und bewerten

Ob Ihre Maßnahmen zum Erfolg geführt haben, können Sie über die entsprechenden Kennzahlen oder durch eine erneute Mitarbeiterbefragung herausfinden. Auch regelmäßiges Feedback von Führungskräften sowie Mitarbeiterfeedback bestimmter Leistungsträger erweisen sich als hilfreich.  

Sie haben Ihre Ziele erreicht? Dann bleiben Sie dran. Wenn nicht, geht es um eine entsprechende Korrektur und Sie beginnen wieder bei Punkt 1, der Analyse.

Mitarbeiterbindung ist derzeit eines der drängendsten Themen auf der HR-Agenda – zu diesem Schluss kommt der HR-Report 2023 „Mitarbeiterbindung“ des Instituts für Beschäftigung und Employability IBE und Hays. Um die wichtigsten Maßnahmen und Instrumente der Mitarbeiterbindung zu definieren, wurden rund 1.000 Entscheider:innen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt.  

Hier kommt das Top-5-Ranking zur Mitarbeiterbindung, das für alle Retention Manager:innen interessant sein dürfte. Wie Sie diese fünf Aspekte für zufriedene Angestellte im Arbeitsalltag umsetzen können, erfahren Sie in unseren Beispielen.

Die Top 5 Maßnahmen und Instrumente zur Mitarbeiterbindung

Quelle: HR-Report 2023 „Mitarbeiterbindung“ des Instituts für Beschäftigung und Employability IBE und Hays

Top 1: Gutes Betriebsklima

Unternehmen mit „Klimakrise“ tun sich schwer – denn um Arbeitnehmende langfristig zu binden, ist das Betriebsklima entscheidend. Neben der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sind ein offener Umgang mit kritischen Themen und eine Beteiligung der Mitarbeitenden am Unternehmenserfolg vielversprechende Ansatzpunkte.  

Praxisbeispiel: Zu einem guten Betriebsklima gehört auch, besondere Leistungen anzuerkennen und zu feiern. Wer kein eigenes Boni-System einführen möchte, kann dazu Spot Awards nutzen. Über das SpenditCard Modul More können Sie pro Jahr bis zu 10.000 Euro netto mit 30 % Pauschalversteuerung zur Incentivierung Ihrer Mitarbeitenden ausbezahlen.

Weitere Aspekte rund um ein gutes Betriebsklima finden Sie in unserem Beitrag „Praxis-Tipps, wie Sie das Betriebsklima verbessern“.

Top 2: Marktgerechte Entlohnung

Marktgerecht und leistungsorientiert – so sollte die Entlohnung sein, um Mitarbeitende auf Dauer zufriedenzustellen. Da Gehaltsdaten fast aller Branchen online abrufbar sind, ist es für Unternehmen ratsam, transparent mit ihrer Vergütung umzugehen.  

Praxisbeispiel: Neben einer fairen Vergütung sind monetäre Zusatzleistungen eine Möglichkeit, Wertschätzung zu transportieren. Das SpenditCard Modul Celebrate ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden bei persönlichen Anlässen steuerfreie Gehaltsextras von bis zu 60 Euro zukommen zu lassen – z. B. zum Geburtstag oder Firmenjubiläum.

Top 3: Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice und mobiles Arbeiten gehören für viele Arbeitnehmende inzwischen zum Standard – unsere Homeoffice-Tipps unterstützen dabei, zuhause den roten Faden nicht zu verlieren. Zugleich reduziert sich durch das mobile Arbeiten das Miteinander von Teams vor Ort, was dem Teamgefühl und der Zusammenarbeit schaden kann.  

Praxisbeispiel: Grundsätzliche Offenheit gegenüber mobiler Arbeit macht Unternehmen für Angestellte attraktiv. Feste Teamtage und transparente Spielregeln sorgen dafür, dass das Wir-Gefühl erhalten bleibt. Lesen Sie mehr in unserem Beitrag „Teambuilding-Maßnahmen“.

Top 4: Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Die berühmte Work-Life-Balance steht für Mitarbeitende weit oben auf der Agenda. Wie sie sich ganz praktisch umsetzen lässt, erfahren Sie in unserem Beitrag „Was kann ein Unternehmen zur ausgewogenen Work-Life-Balance seiner Mitarbeitenden beitragen?“. Zur Work-Life-Balance gehört inzwischen aber weit mehr als schlichtes Homeoffice – Themen wie Gesundheitsprävention oder Stressreduktion werden für viele Arbeitnehmende immer relevanter.  

Praxisbeispiel: Stärken Sie gezielt die Resilienz Ihrer Mitarbeitenden – wie das gelingen kann, erfahren Sie hier. Auch Tipps dazu, wie Angestellte nach Feierabend abschalten können, können hilfreich sein. Wer in die Gesunderhaltung seiner Belegschaft investieren möchte, liegt mit einem Zuschuss zum Fitnessstudio richtig.   

Nutzen Sie das Modul Erholungsbeihilfe der SpenditCard: Bis zu 416 Euro als pauschalversteuertes Gehaltsextra können Sie jedem Angestellten jährlich zukommen lassen, ob für Massagen, einen Thermenbesuch oder ein Wellnesswochenende.

Top 5: Betriebliche Zusatzleistungen

Ob betriebliche Altersvorsorge, einen Internetzuschuss im Homeoffice oder Mittagessen auf Unternehmenskosten: Benefits und Zusatzleistungen transportieren Wertschätzung und sind für Mitarbeitende bares Geld wert.  

Praxisbeispiel: Mit bis zu 7,23 Euro pro Tag können Sie Ihre Beschäftigten beim Mittagessen unterstützen. Nutzen Sie dazu Lunchit, die digitale Essensmarke in Form einer App. Der steuerfreie Gehaltsbonus lässt sich vielseitig und flexibel einsetzen und ist ein beliebter Mehrwert.

Retention Management hilft Unternehmen, Mitarbeitende durch strategische Maßnahmen langfristig zu binden und die Fluktuation zu senken. Mit dem 4-Punkte-Plan können Rentention Manager:innen die Bedürfnisse der Belegschaft erkennen, geeignete Maßnahmen ausarbeiten und umsetzen sowie deren Erfolg kontinuierlich überwachen.

• Mitarbeiterloyalität steigern und Wechselbereitschaft senken
• Steigern Sie mit Job Crafting die Motivation und Bindung Ihrer Mitarbeitenden
• Vorteile des Employee Life Cycle sofort nutzen: So geht‘s

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