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Gehaltsumwandlung – Möglichkeiten, die Sie kennen sollten

von | Okt 20, 2022 | Steuerfreie Sachbezüge

Mehr Netto vom Brutto – welche:r Arbeitnehmer:in würde sich darüber nicht freuen? Um ihre Angestellten zu motivieren, zu belohnen und ans Unternehmen zu binden, haben Arbeitgebende die Möglichkeit, das Gehalt teilweise umzuwandeln, ob in Betriebsrente, einen Firmenwagen oder ein Jobrad. Man spricht dann von Entgelt- oder Gehaltsumwandlung. Doch es gibt rechtliche Fallstricke. Welche das sind und wie Sie sie umgehen, erfahren Sie hier.

Definition: Was ist eine Gehaltsumwandlung?

Bei der Gehalts- oder Entgeltumwandlung wird Barlohn bzw. Gehalt in eine staatlich geförderte Form der betrieblichen Altersvorsorge überführt. Neben der Altersvorsorge gibt es bei der Gehaltsumwandlung Möglichkeiten, in einen Dienstwagen, ein Dienstrad bzw. E-Bike oder in einen Kindergartenplatz zu investieren. Bei all diesen Optionen ist wichtig, dass es sich um eine Umwandlung aus dem Bruttogehalt bzw. Bruttoeinkommen handelt.

Neben dem Begriff Gehaltsumwandlung ist vor allem die Bezeichnung Entgeltumwandlung geläufig; Lohnumwandlung, Bruttoentgeltumwandlung oder Entgeltoptimierung werden ebenfalls synonym verwendet.

Wer hat Anspruch auf die Entgeltumwandlung?

Jede:r Beschäftigte in Deutschland hat Anspruch auf Entgeltumwandlung. Dazu gehören alle befristet wie unbefristet Angestellten, Teilzeitkräfte, 450-Euro-Jobber:innen und auch Azubis.

Betriebliche Altersvorsorge: Gehaltsumwandlung Rente nutzen

Wer nicht das Glück hat, dass sein Arbeitgeber die Altersvorsorge seiner Mitarbeiter komplett aus eigener Tasche finanziert, soll immerhin über die Entgeltumwandlung betrieblich vorsorgen können. Seit 2002 haben Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber einen Teil des Gehalts in die betriebliche Altersvorsorge investiert.

Arbeitnehmende können einen Teil ihres Arbeitsentgelts in die betriebliche Altersversorgung investieren (§ 1a ). Auf diesen Anteil des Entgelts entfallen weder Einkommensteuer (§ 3 Ziff. 63 ) noch Sozialabgaben (§ 1 Abs. 1 Ziff. 4 + 9 ). Die spätere Rentenzahlung ist dagegen einkommensteuerpflichtig, von ihr werden auch Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung abgezogen.

Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf Entgeltumwandlung in Höhe bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung (§ 1a BetrAVG). Seit 2002 sind Arbeitgeber:innen in Deutschland dazu verpflichtet, ihren Angestellten eine Entgeltumwandlung anzubieten.

Wie funktioniert die betriebliche Altersvorsorge Gehaltsumwandlung?

Bei der Entgeltumwandlung Betriebsrente zahlen Arbeitnehmende einen Teil ihres Bruttogehalts in eine betriebliche Altersvorsorge ein. Die Gehaltsumwandlung Direktversicherung (wie eine Kapitallebens- oder Rentenversicherung) ist dabei der übliche Weg, es geht aber auch über Pensionsfonds oder eine Pensionskasse.

Nicht nur der oder die Angestellte, sondern auch das Unternehmen beteiligt sich an der Altersvorsorge – seit 2019 mit einem Pflichtzuschuss in Höhe von 15 % bei neu abgeschlossenen Verträgen der BAV. Seit 2022 gilt diese Regelung auch für bereits bestehende Verträge. In besonderen Fällen ist eine Abweichung des Arbeitgeberzuschusses durch Tarifvertrag begrenzt möglich, mehr dazu erfahren Sie hier.

Welche Vorteile und Nachteile bringt die Entgeltumwandlung für Arbeitnehmende und Arbeitgebende?

Für Arbeitnehmende bietet diese Form der Entgeltumwandlung nicht nur den Vorteil, Steuern zu sparen, sondern auch, sich neben der staatlichen Rente ein zweites Standbein der Altersvorsorge aufzubauen.

Für viele Unternehmen ist das Angebot der betrieblichen Altersvorsorge Gehaltsumwandlung ein wichtiger Baustein, um ihre Angestellten zu unterstützen und langfristig ans Unternehmen zu binden. Durch die Entgeltumwandlung reduziert auch der Arbeitgebende seine Lohnnebenkosten.

Zu den Gehaltsumwandlung Nachteilen bei der betrieblichen Altersvorsorge zählt, dass sie bei der Auszahlung versteuert werden muss und dann Sozialabgaben anfallen. Auch beim Arbeitergeberwechsel kann es zu Problemen kommen, wenn der neue Arbeitgebende den bestehende bAV-Vertrag nicht weiterführen möchte.

So hoch darf die Gehaltsumwandlung 2022 sein

2022 können Arbeitnehmner:innen bis zu 3.384 Euro ihres Bruttogehalts steuer- und sozialabgabenfrei in eine Pensionskasse, einen Pensionsfond oder in eine Direktversicherung investieren.

Wer sich intensiver mit der betrieblichen Altersvorsorge beschäftigen möchte, findet in unserem Beitrag „Betriebliche Altersvorsorge durch Arbeitgeber: Wie funktioniert die Betriebsrente?“ Antworten auf viele Fragen, unter anderem:

  • Welche Möglichkeiten bietet die Entgeltumwandlung bei der betrieblichen Altersvorsorge?
  • Welche Durchführungswege gibt es?
  • Für wen lohnt sich die Betriebsrente?
  • Die betriebliche Altersvorsorge bei Arbeitgeberwechsel: Was passiert mit den Zuschüssen
  • Gehaltsumwandlung: Vorteile und Nachteile für Arbeitnehmende

Mobil gespart: Gehaltsumwandlung Fahrrad, Gehaltsumwandlung E-Bike, Firmenwagen Gehaltsumwandlung

Gehaltsumwandlung bei Firmenwagen

Wenn Mitarbeiter:innen ihren Firmenwagen privat nutzen dürfen, fällt dieser geldwerte Vorteil ebenfalls in den Bereich der Gehaltsumwandlung. Um von der Firmenwagen Gehaltsumwandlung zu profitieren, können Mitarbeiter:innen das Auto pauschal mit der 1-Prozent-Regelung versteuern, wobei 1 Prozent des Fahrzeug-Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung dem geldwerten Vorteil entspricht (dem Wert der Privatnutzung). Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden. Die Regelung gilt seit 2012 auch für Firmen-Fahrräder und E-Bikes.

Welche Vorteile ein Firmenwagen beiden Seiten bringt, wie die 1-Prozent-Regel oder die Nachweismethode bzw. das Fahrtenbuch genau funktionieren und welche Sonderregelungen für Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride als Firmenwagen gelten, erfahren Sie in unserem Beitrag „Pauschalversteuerung Firmenwagen: Für wen sich dieser Benefit lohnt und mit welchen legalen Tricks Sie bares Geld sparen“. Einen Firmenwagenrechner Gehaltsumwandlung von Handelsblatt finden Sie hier.

Gehaltsumwandlung E-Bike und Jobrad Gehaltsumwandlung

Diensträder, auch betriebliches Fahrrad oder Firmenrad genannt, werden steuerlich ähnlich behandelt wie Dienstwagen. Meist least der Arbeitgebende das Fahrzeug und überlässt es dem oder der Angestellten auch zur privaten Nutzung.

Mitarbeiter:innen müssen sich finanziell an den Kosten beteiligen, was per Gehaltsumwandlung erfolgt: Dabei wird ein Teil des Gehalts nicht ausbezahlt, sondern in Form des Firmenrads oder E-Bikes zur Verfügung gestellt. Neben der Leasingrate und ggf. Ver­si­che­rungsprämie wird für den Arbeitnehmenden ein Betrag von 0,25 Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil fällig.

Die Fahrrad Leasing Gehaltsumwandlung bzw. Gehaltsumwandlung E-Bike bietet mehrere Vorteile:

  • Die Berechnungsgrundlage für Sozialversicherung und Lohnsteuer sinkt, sodass geringere Beiträge fällig werden; der Arbeitgebende zahlt weniger in die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ein.
  • Nach Ablauf des Leasingvertrags können Angestellte bei der Jobrad Gehaltsumwandlung das Fahrrad meist besonders günstig kaufen. Wichtig: Der Kauf darf nicht im Voraus vertraglich vereinbart werden.

Ähnlich wie beim Firmenwagen können Angestellte für die Fahrt zur Arbeit je Arbeitstag 30 Cent Entfernungspauschale je Kilometer steuerlich absetzen.

Welche weiteren Möglichkeiten gibt es, Mitarbeitende zu unterstützen und einen Inflationsausgleich zu schaffen?

Neben der Gehaltsumwandlung bzw. Nettolohnoptimierung haben Unternehmen verschiedene weitere Optionen, ihre Mitarbeitenden finanziell zu unterstützen. Gerade in Zeiten der Inflation ist ein Ausgleich durch Sachbezüge und Benefits (wie Essens- oder Tankgutscheine) eine schnell und einfach umzusetzende Maßnahme. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Mitarbeiter mit Sachbezügen gegen Inflation unterstützen“.

Der große Vorteil: All diese Entgeltbausteine sind steuer- und sozialabgabenfrei oder pauschalbesteuert.

Bei den folgenden Sach- und Gehaltsnebenleistungen ist es für Arbeitgebende wichtig zu wissen, dass diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden müssen. Das heißt, sie werden weder vom Brutto- noch vom Nettogehalt abgezogen, sondern als Bonus ausbezahlt:

Bei den Sachbezügen müssen die entsprechenden Freigrenzen beachtet werden, um von allen Steuervorteilen zu profitieren – wie hoch diese sind, erfahren Sie in unserem Beitrag „Entgeltoptimierung für Mitarbeiter: Bausteine, Beispiele & Anbieter“.

Gehaltsumwandlung mit Spendit: eine Karte, viel Freiheit

Sie möchten mehrere Benefits bündeln und Ihren Mitarbeitenden die freie Wahl lassen, wofür sie das zusätzliche Geld ausgeben? Dann sind Gutscheinkarten wie die SpenditCard die ideale Wahl.

Die SpenditCard erfüllt die geltenden gesetzlichen Richtlinien in digitaler Form. Mitarbeiter:innen können damit wahlweise online oder auch vor Ort einkaufen.

Das hinterlegte Geld ist Gegenwert für eine Sachleistung, weshalb Steuerbehörden die Karte nicht als Barleistung ansehen – das macht Gutscheinkarten steuer- und abgabenfrei. Die SpenditCard bietet mehrere Module für steuerfreie und steueroptimierte Sachbezüge:

  • Sachbezug 50 für steuerfreie Sachbezüge,
  • Modul More für pauschale Sachzuwendungen,
  • Modul Celebrate für steuerfreie Mitarbeitergeschenke,
  • Modul Relax für pauschalversteuerte Erholungsbeihilfe,
  • Modul Online für pauschalversteuerte Übernahme der Internetkosten
Ruth Wiebusch

Ruth Wiebusch

Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"

Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.

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