So zahlen Sie Urlaubsgeld steuerfrei an Ihre Mitarbeiter aus!

In den Urlaub zu fahren kostet Geld. Umso mehr freuen sich Mitarbeiter heutzutage über einen kleinen Urlaubszuschuss ihres Arbeitgebers. Dass das unter bestimmten Voraussetzungen für den Mitarbeiter steuerfrei und für Sie deutlich steuerreduziert geht, ist gesetzlich geregelt. Um Ihr Recht geltend zu machen und die Motivationsfaktoren um ein zusätzliches, Urlaubsgeld steuerfrei zu erhöhen, gilt es einige wichtige Regeln einzuhalten.

Grundsätzlich handelt es sich beim Urlaubsgeld um zusätzliches Einkommen. Das bedeutet, dass sowohl für Sie als Unternehmer als auch für Ihre Mitarbeiter Abgaben im Sinne der Einkommenssteuer und Sozialabgaben anfallen. Somit landet also nur ein Bruchteil des Urlaubsgeldes auf dem Konto Ihres Mitarbeiters. Aber es gibt auch eine steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Lösung. Jeder Unternehmer in Deutschland hat nämlich unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern ein zusätzliches Urlaubsgeld, über die sogenannte Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer, bis zu einer bestimmten Höhe ohne Abzug der Steuer, auszubezahlen. Die Freigrenze liegt derzeit bei 156 Euro pro Mitarbeiter. Ist der Arbeitnehmer verheiratet und hat Kinder, erhöht sich diese Freigrenze. Dann hat er Anspruch auf zusätzlich 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro pro Kind. Ihr Mitarbeiter bekommt den Zuschuss zum Urlaub brutto für netto – also vollkommen steuerfrei. Und Sie bezahlen lediglich 25 Prozent Pauschalsteuersatz.

Folgendes Beispiel macht den Unterschied zwischen Normalbesteuerung und der steuerfreien Auszahlung deutlich:

• Ihr Mitarbeiter bezieht einen monatlichen Lohn von 2.500 Euro. Nach Abzug aller Steuern und Abgaben bleiben ihm monatlich 1.640 Euro netto pro Monat. Da Ihr Mitarbeiter Frau und Kind hat, haben Sie die Möglichkeit, insgesamt 312 Euro ohne Abzug der Lohnsteuer auszubezahlen. Ihrem Mitarbeiter stehen im Auszahlungsmonat somit 1.952 Euro zur Verfügung. Sie müssen die steuerfrei ausbezahlte Erholungsbeihilfe Ihres Mitarbeiters lediglich mit 25 Prozent pauschal besteuern. Die von Ihnen abzuliefernden Steuern betragen damit 78 Euro.
• Würden Sie Ihrem Mitarbeiter die Urlaubsbeihilfe steuerpflichtig ausbezahlen, würde bei einem Bruttogehalt + 312 Euro Urlaubsbeihilfe gerade einmal 1.800 Euro netto auf sein Bankkonto überwiesen bekommen. Der Urlaubszuschuss beträgt also nur noch 160 Euro statt der ursprünglichen 312 Euro. Und auch Sie als Arbeitgeber müssten statt der 78 Euro Pauschalsteuer insgesamt 138 Euro an Steuern abführen.

Damit Sie das zusätzliche Urlaubsgeld steuerfrei ausbezahlen können, müssen Sie vor allem eine wichtige Voraussetzung erfüllen: Die Urlaubsbeihilfe darf frühestens 3 Monate vor Urlaubsantritt oder spätestens 3 Monate nach dem Urlaub ausbezahlt werden. Als Urlaub zählt dabei jede private Reise – vom Wellness-Wochenende bis zur mehrwöchigen Rundreise.

Tipp: Teilt Ihr Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch auf mehrere Urlaube, haben Sie natürlich die Möglichkeit, auch das Urlaubsgeld auf mehrere Teilbeträge auszubezahlen. Die Freigrenzen sind immer über das ganze Jahr gerechnet einzuhalten.

Mit Hilfe der SpenditCard haben Sie die Möglichkeit, den Urlaubsgeld-Zusatz besonders einfach steuerfrei auszubezahlen. Ihr Unternehmer erhält eine Prepaid Kreditkarte von SPENDIT und Sie buchen über das Modul Relax einfach online die gewünschten Beträge auf.

Wussten Sie, dass Sie jährlich insgesamt sogar bis zu 11.000 Euro pro Mitarbeiter steuerbegünstigt ausbezahlen können, 708 Euro davon sogar komplett steuerfrei? Nutzen Sie dafür zusätzlich zum Modul Relax für die Zahlung der Erholungsbeihilfe die Module 44, Celebrate, Online und More und holen Sie das Maximum für Ihre Mitarbeiter heraus!