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In den Urlaub zu fahren kostet Geld. Umso mehr freuen sich Mitarbeiter heutzutage über einen kleinen Urlaubszuschuss ihres Arbeitgebers. Dass das unter bestimmten Voraussetzungen für den Mitarbeiter steuerfrei und für Arbeitgeber deutlich steuer-reduziert geht, ist gesetzlich geregelt. Um dieses Recht geltend zu machen und die Motivationsfaktoren um ein zusätzliches, Urlaubsgeld steuerfrei zu erhöhen, gilt es einige wichtige Regeln einzuhalten
Grundsätzlich handelt es sich beim Urlaubsgeld um zusätzliches Einkommen, das die erhöhten urlaubsbedingten Ausgaben des Arbeitnehmers kompensieren soll. Das bedeutet, dass sowohl für Arbeitgeber als auch Mitarbeiter Abgaben im Sinne der Einkommenssteuer und Sozialabgaben anfallen. Somit landet also nur ein Bruchteil des Urlaubsgeldes auf dem Konto der Mitarbeiter. Welche Möglichkeiten Arbeitgeber haben, um dennoch steuerfrei Urlaubsgeld auszahlen zu können, erfahren Sie weiter unten im Text unter “Ist Urlaubsgeld steuerfrei? Welche Freigrenzen gibt es?”.
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Für die Zahlung von Urlaubsgeld besteht kein gesetzlicher Anspruch. Beim Urlaubsgeld handelt es sich somit um eine freiwillige Zusatzleistung des Unternehmens. Falls Arbeitgeber und -nehmer jedoch explizit die Auszahlung von Urlaubsgeld vereinbart haben (z.B. im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung), können Mitarbeiter das Recht auf Urlaubsgeld geltend machen.
Urlaubsentgelt:
Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs eines Mitarbeiters. Die Auszahlung von Urlaubsentgelt ist gesetzlich durch §11 im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.
Urlaubsgeld:
Zusätzliches Entgelt bzw. Einkommen, das der Arbeitgeber freiwillig auszahlen kann, einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt es nicht.
Urlaubsabgeltung:
Finanzieller Ausgleich, der entsteht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und den ihm zustehenden Urlaub nicht geltend machen konnte.
Ist ein Mitarbeiter über längere Zeit hinweg krank, sprich es bestand keine Möglichkeit Urlaub zu nehmen, besteht grundsätzlich weiterhin der Anspruch auf Urlaubsgeld, sofern entsprechende Vereinbarungen (z.B. im Arbeits- oder Tarifvertrag) getroffen wurden. Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, dass der Anspruch auf Urlaubsgeld an den Urlaubsantritt gekoppelt ist, besteht jedoch in der Regel kein Anspruch.
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Das Gewähren von Urlaubsgeld ist, wie bereits erwähnt, grundsätzlich nicht steuerfrei. Aber es gibt auch eine steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Lösung, um Urlaubsgeld auszuzahlen. Jeder Unternehmer in Deutschland hat unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern ein zusätzliches Urlaubsgeld, über die sogenannte Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer, zukommen zulassen. Bis zu einer bestimmten Höhe, die Freigrenze liegt derzeit bei 156 Euro pro Mitarbeiter, kann dies ohne Abzug der Steuer erfolgen.
Ist der Arbeitnehmer verheiratet und hat Kinder, erhöht sich diese Freigrenze. Dann hat er Anspruch auf zusätzlich 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro pro Kind. Der Mitarbeiter bekommt den Zuschuss zum Urlaub brutto für netto – also vollkommen steuerfrei. Und Arbeitgeber bezahlen lediglich 25 Prozent Pauschalsteuersatz.
Folgendes Beispiel macht den Unterschied zwischen Normalbesteuerung und der steuerfreien Auszahlung deutlich:
Damit Arbeitgeber das zusätzliche Urlaubsgeld steuerfrei auszahlen können, müssen sie vor allem eine wichtige Voraussetzung erfüllen: Die Urlaubsbeihilfe darf frühestens 3 Monate vor Urlaubsantritt oder spätestens 3 Monate nach dem Urlaub ausgezahlt werden. Als Urlaub zählt dabei jede private Reise – vom Wellness-Wochenende bis zur mehrwöchigen Rundreise.
Tipp: Teilt der Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch auf mehrere Urlaube auf, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, auch die Erholungsbeihilfe auf mehrere Teilbeträge auszuzahlen. Die Freigrenzen sind immer über das ganze Jahr gerechnet einzuhalten.
Mit Hilfe der SpenditCard haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die steuerfreie Erholungsbeihilfe einfach auszubezahlen. Die Mitarbeitererhalten eine Prepaid Kreditkarte von SPENDIT und der Arbeitgeber bucht über das Modul Relax einfach online die gewünschten Beträge auf.
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*Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.
verfasst von Marlena Scheuer
