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Urlaubsgeld steuerfrei an Mitarbeiter auszahlen: Alles zum Urlaubszuschuss vom Arbeitgeber
Viele Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern ein sogenanntes Urlaubsgeld, steuerfrei. Doch was ist steuerfreies Urlaubsgeld eigentlich? Wer hat Anspruch auf Urlaubsgeld, muss man Urlaubsgeld ev. versteuern bzw. wie kann man sich Urlaubsgeld steuerfrei auszahlen lassen? Wir haben alle Antworten zum Urlaubszuschuss vom Arbeitgeber zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
- Urlaubsgeld – Was ist das?
- Urlaubsgeld – Wer hat Anspruch?
- Urlaubsgeld bei Krankheit – Gibt es einen Anspruch?
- Ist Urlaubsgeld steuerfrei? Welche Freigrenzen gibt es?
- Voraussetzungen, um das Urlaubsgeld steuerfrei zu erhalten
- Die SpenditCard – moderne Lösung für steuerbegünstigte Sachzuwendungen und Gutscheine
In den Urlaub fahren kostet Geld. Umso mehr freuen sich Mitarbeiter über einen kleinen Urlaubszuschuss ihres Arbeitgebers. Doch um sich den Urlaub auszahlen zu lassen, muss die Steuer beachtet werden. Zugute kommt Arbeitgebern wie Arbeitnehmern, dass Urlaubsgeld unter bestimmten Voraussetzungen für den Mitarbeiter steuerfrei und für Arbeitgeber deutlich steuer-reduziert ausbezahlt werden kann.
Grundsätzlich handelt es sich beim Urlaubsgeld um zusätzliches Einkommen, das die erhöhten urlaubsbedingten Ausgaben des Arbeitnehmers kompensieren soll. Das bedeutet, dass sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter Abgaben im Sinne der Einkommenssteuer und Sozialabgaben anfallen. Somit landet nur ein Bruchteil des Urlaubsgeldes auf dem Konto der Mitarbeiter.
Welche Möglichkeiten Arbeitgeber haben, um dennoch steuerfrei Urlaubsgeld auszahlen zu können, erfahren Sie weiter unten im Text unter „Ist Urlaubsgeld steuerfrei? So müssen Sie Urlaubsgeld versteuern”.
Urlaubsgeld – Wer hat Anspruch?
Für die Zahlung von Urlaubsgeld besteht kein gesetzlicher Anspruch. Beim Urlaubsgeld handelt es sich somit um eine freiwillige Zusatzleistung des Unternehmens. Falls Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch explizit die Auszahlung von Urlaubsgeld vereinbart haben (z. B. im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung), können Mitarbeiter das Recht auf Urlaubsgeld geltend machen.
Urlaubsgeld vs. Urlaubsentgelt vs. Urlaubsabgeltung
Urlaubsentgelt:
Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs eines Mitarbeiters. Die Auszahlung von Urlaubsentgelt ist gesetzlich durch § 11 im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.
Urlaubsgeld:
Zusätzliches Entgelt bzw. Einkommen, das der Arbeitgeber freiwillig auszahlen kann – einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt es nicht.
Urlaubsabgeltung:
Finanzieller Ausgleich, der entsteht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und den ihm zustehenden Urlaub nicht geltend machen konnte.
Urlaubsgeld bei Krankheit – Gibt es einen Anspruch?
Ist ein Mitarbeiter über längere Zeit hinweg krank – sprich: es bestand keine Möglichkeit, Urlaub zu nehmen –, besteht grundsätzlich weiterhin der Anspruch auf Urlaubsgeld, sofern entsprechende Vereinbarungen (z. B. im Arbeits- oder Tarifvertrag) getroffen wurden. Gibt es eine schriftliche Vereinbarung, dass der Anspruch auf Urlaubsgeld an den Urlaubsantritt gekoppelt ist, besteht jedoch in der Regel kein Anspruch.
Ist Urlaubsgeld steuerfrei? So müssen Sie Urlaubsgeld versteuern
Das Gewähren von Urlaubsgeld ist, wie bereits erwähnt, grundsätzlich nicht steuerfrei. Aber es gibt auch eine steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Lösung, um Urlaubsgeld auszuzahlen. Jeder Unternehmer in Deutschland hat unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern ein zusätzliches Urlaubsgeld über die sogenannte Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer zukommen zulassen. Die Erholungsbeihilfe ist eine Alternative oder Ergänzung zum Urlaubsgeld; im Gegensatz zum klassischen Urlaubsgeld ist sie sozialversicherungsfrei. Bis zu einer festgelegten Höhe kann die Auszahlung ohne Abzug der Steuer erfolgen. Die Freigrenze liegt derzeit bei 156 Euro pro Mitarbeiter.
Ist der Arbeitnehmer verheiratet und hat Kinder, erhöht sich diese Freigrenze. Dann hat er Anspruch auf zusätzlich 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro pro Kind (Kinder bis 18 Jahre bzw. bis zum 25. Lebensjahr bei Unterhaltspflicht). Insgesamt ist so ein Zuschuss von bis zu 416 Euro jährlich möglich. Der Mitarbeiter bekommt den Zuschuss zum Urlaub brutto für netto – also vollkommen steuerfrei. Und Arbeitgeber bezahlen lediglich 25 Prozent Pauschalsteuersatz.
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Steuerfreies Urlaubsgeld – ein Rechenbeispiel
Folgendes Beispiel macht den Unterschied zwischen Normalbesteuerung und der steuerfreien Auszahlung deutlich:
– Der Mitarbeiter bezieht einen monatlichen Lohn von 2.500 Euro. Nach Abzug aller Steuern und Abgaben bleiben ihm monatlich 1.640 Euro netto. Da der Mitarbeiter Frau und Kind hat, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, insgesamt 312 Euro ohne Abzug der Lohnsteuer auszubezahlen. Dem Mitarbeiter stehen im Auszahlungsmonat somit 1.952 Euro zur Verfügung. Der Arbeitgeber muss die steuerfrei ausbezahlte Erholungsbeihilfe des Mitarbeiters lediglich mit 25 Prozent pauschal besteuern. Die fälligen Steuern betragen 78 Euro.
– Würden der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Urlaubsbeihilfe steuerpflichtig ausbezahlen, würde bei einem Bruttogehalt + 312 Euro Urlaubsbeihilfe gerade einmal 1.800 Euro netto auf sein Bankkonto überwiesen werden. Der Urlaubszuschuss beträgt also nur noch 160 Euro statt der ursprünglichen 312 Euro. Und auch Arbeitgeber müssten statt der 78 Euro Pauschalsteuer insgesamt 138 Euro an Steuern abführen.
Voraussetzungen, um das Urlaubsgeld steuerfrei zu erhalten
Damit Arbeitgeber das zusätzliche Urlaubsgeld steuerfrei auszahlen können, müssen sie einige Voraussetzungen erfüllen: Um sich den Urlaub steuerfrei auszahlen zu lassen, muss es sich um mindestens fünf zusammenhängende Urlaubstage des Mitarbeiters und eine zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe zu Erholungszwecken handeln. Die konkrete Form der Erholung spielt keine Rolle, sondern kann vom Mitarbeiter gewählt werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG).
Weiterhin ist der zeitliche Zusammenhang wichtig: Die Erholungsmaßnahme muss drei Monate vor oder nach Gewährung der Erholungsbeihilfe angetreten bzw. beendet oder innerhalb dieses Zeitraums muss eine Anzahlung auf eine bereits vereinbarte Erholungsmaßnahme erfolgt sein. Als Maßnahme oder Urlaub zählt dabei jede private Reise – vom Wellness-Wochenende bis zur mehrwöchigen Rundreise. Der Urlaub ist auch zu Hause möglich.
Tipp: Teilt der Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch auf mehrere Urlaube auf, haben Unternehmen die Möglichkeit, auch die Erholungsbeihilfe auf mehrere Teilbeträge auszuzahlen. Die Freigrenzen sind immer über das ganze Jahr gerechnet einzuhalten.
Die SpenditCard – moderne Lösung für steuerbegünstigte Sachzuwendungen und Gutscheine
Mit Hilfe der SpenditCard haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die steuerfreie Erholungsbeihilfe einfach auszubezahlen und Urlaubsgeld steuerfrei zu gewähren. Die Mitarbeiter erhalten eine Prepaid Kreditkarte von SPENDIT und der Arbeitgeber bucht über das Modul Relax einfach online die gewünschten Beträge auf.
Weiterführende Informationen
Ruth Wiebusch
Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"
Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.
*Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.