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Betriebskosten senken: Unternehmen haben enormes Sparpotenzial

von | Aug 31, 2023 | Steuerfreie Sachbezüge

Betriebskosten eines Unternehmens können einen erheblichen Teil der Gesamtkosten ausmachen. Daher macht es Sinn, Betriebskosten in einem Unternehmen zu berechnen – und Fixkosten wie die Nebenkosten oder Versicherungen in einem nächsten Schritt zu optimieren.
Denn: In beinahe jedem Unternehmen gibt es eine Reihe von Kostenpunkten, die sich problemlos senken lassen. Auch kleinste Einsparungen und Kostenreduzierungen können sich dabei auf lange Sicht lohnen. Welche Betriebskosten sich in einem Unternehmen absetzen lassen und mit welchen Maßnahmen Sie erfolgreich Betriebskosten senken, erfahren Sie hier.

Definition: Betriebskosten Unternehmen

Die Betriebsausgaben werden im Einkommensteuergesetz (EStG) unter § 4 definiert als „Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.” Es handelt sich dabei um alle Ausgaben, die anfallen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und den wirtschaftlichen Erfolg voranzutreiben.

Dabei lässt sich zwischen zwei Kostenarten unterscheiden: den fixen und den variablen Aufwendungen. Die fixen Kosten fallen unabhängig vom Gewinn und regelmäßig an, wie Miete oder Personalkosten. Variable Kosten sind an die Produktivität geknüpft: Wenn ein Unternehmen mehr produziert, verbraucht es mehr Rohstoffe, mehr Energie etc.

Sind Betriebsausgaben und Betriebskosten dasselbe? Der Begriff Betriebsausgaben taucht meist im steuerlichen Kontext auf, Betriebskosten finden beim Controlling und in Kalkulationen Eingang – die Begriffe werden oft aber auch synonym verwendet.

Betriebskosten: Beispiele im Unternehmen

Zu Betriebskosten im Unternehmen ließe sich eine lange Liste erstellen. Beispiele für Betriebskosten in einem Unternehmen sind:

  • Personalkosten: Löhne, Gehälter und Sozialabgaben, Zusatzleistungen
  • Materialausgaben: Einkaufspreise für Rohstoffe, Hilfs- und Betriebsstoffe, Büromaterial bzw. Bürokosten
  • Energiekosten: Strom, Gas, Wasser, Heizöl
  • Miet- und Raumkosten: Miete und Nebenkosten, Ausstattung
  • Instandhaltung: Reparaturen an Maschinen, Geräten, Gebäuden
  • Kosten für Dienstleistungen: Ausgaben für Freelancer, Steuerberatung, ausgelagerte Produktion
  • Finanzen und Versicherungen: Kontoführung, Zinsen, Versicherungen

Diese Kostenpunkte sind notwendig, um den reibungslosen Ablauf des Unternehmens sicherzustellen. Durch die Identifizierung von spezifischen Betriebskosten können Unternehmen gezielt nach Möglichkeiten suchen, Kostensenkungen voranzutreiben.

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Wie lassen sich erfolgreich Betriebskosten senken? Tipps für Unternehmen

Um erfolgreich Betriebskosten in einem Unternehmen zu senken und Einsparpotenziale zu nutzen, gibt es verschiedene bewährte Strategien:

  • Energieeffizienz verbessern: Bei der Herstellung von Produkten und Waren fällt eine Menge Strom an. Ob maschinelle Fertigungsprozesse, Kühlketten oder Strom für Büroräume: Durch den Einsatz energieeffizienter Systeme und Geräte (z. B. LED-Beleuchtung) können Unternehmen ihre Energiekosten senken. Auch das regelmäßige Abschalten (ggf. mit Zeitschaltern) von Drucker, Kopierer, Bildschirmen, Maschinen und Licht spart unnötige Energie. Die Heizung um ein Grad Celsius herunterzudrehen kann übers Jahr gesehen einen deutlichen Beitrag leisten. Ein weiterer Punkt ist, jährlich Anbieterpreise zu vergleichen und ggf. den Anbieter zu wechseln – ein wichtiger Kostenfaktor.
  • Verhandlungen mit Lieferanten: Regelmäßige Verhandlungen mit Lieferanten können zu besseren Verträgen, Konditionen und Preisen führen, was wiederum die Betriebskosten senkt.
  • Versicherungen und Policen prüfen: Wer regelmäßig vergleicht und den Tarif bei Bedarf wechselt, kann die Kosten für Versicherungen niedrig halten.
  • Automatisierung vorantreiben: Durch die Implementierung von Automatisierungstechnologien können Arbeitsabläufe optimiert und Personalkosten eingespart werden – beispielsweise in der Abteilung Personal.
  • In Ausbildung investieren: Wer seine Mitarbeiter:innen selbst ausbildet, spart Kosten im Recruiting und in der Einarbeitung. Wie das konkret funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag „Personalentwicklung – bilden Sie Ihre Experten selbst aus“.
  • Büromaterial: Die Kosten für Büromaterial, vom Kopierpapier bis zur Druckerpatrone, bergen oft Sparpotenzial. Digitalisierung führt zu papierreduzierten oder papierfreien Abläufen – das spart Ressourcen und bares Geld.
  • Outsourcing: Das Auslagern bestimmter Aufgaben an externe Dienstleister kann Kosten senken, indem Fachwissen und Ressourcen gemeinsam genutzt werden und internes Personal eingespart werden kann.

Betriebskosten absetzen – steuerkonform mit der SpenditCard

Um Betriebsausgaben absetzen zu können, müssen Unternehmer:innen genaue Aufzeichnungen führen. Die Ausgaben müssen richtig zugeordnet und Belege und Quittungen erfasst werden. Auch bei Steuergesetzen und Vorschriften heißt es, auf dem aktuellen Stand zu bleiben – das klingt nach viel Aufwand. Doch der lässt sich auch einfach outsourcen.

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Weitere Infos finden Sie auch in unserem Beitrag „Soviel sparen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit der SpenditCard“. Gerade auch kleine Firmen haben enormes Sparpotenzial. Wie sich das heben lässt, fasst „Steuern sparen für Selbstständige – Sparpotenzial für kleine Unternehmen“ zusammen.

Betriebskosten reduzieren in Unternehmen: Was gehört nicht zu den Betriebskosten eines Unternehmens?

Nicht alle Kosten können als Betriebskosten abgesetzt werden. Investitionskosten, wie beispielsweise der Kauf von Gebäuden oder Maschinen, werden in der Regel nicht zu den Betriebskosten gezählt, ebenso Abschreibungen. Diese werden als langfristige Vermögenswerte betrachtet und unterliegen anderen steuerlichen Regelungen.

Außerdem gehören außerordentliche Kosten, wie z. B. Rechtsstreitigkeiten oder unvorhergesehene Reparaturen, nicht zu den regelmäßigen Betriebskosten. Auch der Lohn, den sich Unternehmer als Entnahme auszahlen, zählt nicht zu den Betriebsausgaben.

Fazit

Für Unternehmen lohnt es sich, durch Kostenanalyse und Kalkulation Kostenfallen und unnötige Einbußen ausfindig zu machen, Kosteneinsparungen voranzutreiben und an den richtigen Stellen Ausgaben zu minimieren.

Einige Vorschläge und Ideen liegen auf der Hand – es ergibt aber durchaus auch Sinn, Mitarbeitende nach möglichen Kosteneinsparungen zu befragen, schließlich kennen sie die täglichen Routinen ganz genau. Auch wenn es keine großen Stellschrauben sind, kommen oft viele kleinere Kostenpunkte zusammen, die sich im Ganzen durchaus rechnen. Sind Anpassungen momentan nicht möglich, kann es sinnvoll sein, sie mittel- oder langfristig einzuplanen.

Auch Anbieter wie die Spendit AG unterstützen Unternehmen dabei, Kosten wie Bewirtung, Jobtickets oder Internetzuschüsse digital zu erfassen, einfach auszubezahlen und steuerkonform abzurechnen.

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Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.

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