Exit Interview: Austrittsgespräch erfolgreich führen mit Exit-Interview-Fragebogen

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, kann ein Abschlussgespräch wichtige Informationen liefern – nicht nur über Kündigungsgründe, sondern auch darüber, was der Arbeitgeber künftig besser machen kann. Erfahren Sie, wie Sie als Personalverantwortliche:r mit einem Exit–Gesprächsleitfaden an relevante Antworten kommen. Für Ihr Exit Management können Sie unsere kostenlose Exit-Interview–Vorlage verwenden.

• Was ist ein Exit-Gespräch?
• Warum ist ein Abschlussgespräch nach Kündigung sinnvoll?
• Wie sieht ein passender Rahmen für ein Austrittsgespräch aus?
• Das Exit-Gespräch: Fragen, die Sie weiterbringen
• Mitarbeiterbindung maximieren, Kündigungen minimieren
• Fazit

Warum verlässt ein:e Angestellte:r das Unternehmen? Welche Erfahrungen hat er/sie während der Employee Experience gemacht? Um diese Fragen geht es im Abschlussgespräch mit Mitarbeitenden.

Für die Personalabteilung bietet das Exit Interview die Möglichkeit, die Gründe für das Ausscheiden besser zu verstehen. Auf dieser Grundlage lassen sich Probleme erkennen und entsprechende Maßnahmen ableiten, um Prozesse zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu festigen und somit langfristig die Mitarbeiterfluktuation zu minimieren.

Unterschied Exit Interview und Stay Interview

Während es im Exit-Gespräch (auch Offboarding Interview, Abschluss- oder Austrittsgespräch) darum geht, die Gründe für die Kündigung zu besprechen, wird in einem Stay Interview eruiert, ob ein:e Angestellte:r grundsätzlich eine Wechselbereitschaft hat. Falls ja, können Personaler:innen und Vorgesetzte präventiv auf mögliche Probleme und Bedenken eingehen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Stay Interview: Wie Sie Bleibegespräche führen“.

Ein Exit Interview ist ein wichtiger Baustein im Offboarding-Prozess. Für Mitarbeitende bietet es die Möglichkeit, ehrliches Feedback zu geben, da sie nicht mehr um ihre Karriere bangen müssen. So erhalten Arbeitgeber klare Informationen über die Führungskultur, die Zusammenarbeit im Team und mögliche Schwierigkeiten am Arbeitsplatz, mit Kolleg:innen oder Vorgesetzten. HR kann daraus Maßnahmen ableiten, um z. B. die Unternehmens-, Team- oder Führungskultur zu verbessern, Weiterbildungsmaßnahmen zu initiieren oder gegen strukturelle Probleme anzugehen. 

Wird ein solches Gespräch wertschätzend geführt, können sich beide Seiten im Guten trennen – oder haben zumindest einen guten letzten Eindruck. Das ist gerade für Unternehmen wichtig, denn Bewertungsplattformen wie kununu sind auch Informationsquelle für Bewerber:innen und somit ein wichtiger Baustein im Recruiting.

Es gibt keine Verpflichtung, ein Exit Interview zu führen, und auch nicht DEN richtigen Weg. Wenn Sie einen passenden Rahmen schaffen, haben Sie aber große Chancen, ein erfolgreiches Gespräch zu führen und diejenigen Informationen zu erhalten, die Sie benötigen. Orientieren Sie sich am besten an folgendem Leitfaden: 

• Gesprächsführer bestimmen: Führen Sie das Gespräch am besten unter vier Augen, das wird in der Regel als angenehmer empfunden als sich mehreren Fragestellern gegenüber zu sehen. Damit das Gespräch möglichst offen und unbelastet geführt werden kann, ist eine neutrale Person ideal, z. B. ein:e Mitarbeitende:r der Personalabteilung. Falls das Verhältnis zum Vorgesetzten sehr gut ist, kann auch er/sie das Interview führen.  

• Den richtigen Ort wählen: Es ist von Vorteil, das Gespräch vor Ort im Unternehmen zu führen (am besten in einem neutralen Besprechungsraum), und nicht am Telefon oder per Videocall; die persönliche Atmosphäre schafft Vertrauen und trägt dazu bei, dass sich Ihr Gegenüber öffnen kann.  

• Zeitpunkt festlegen: Falls die Kündigung sehr emotional war – ein Rage Quit oder ein Loud Quit –, ist es sinnvoll, mit dem Gespräch bis in der letzten Arbeitswoche zu warten, damit Emotionen herunterkochen können. Am besten führen Sie das Exit Interview, nachdem das Arbeitszeugnis ausgestellt wurde, um jeden Druck herauszunehmen. Informieren Sie die Mitarbeitenden mit genügend Vorlauf, damit sie sich vorbereiten können. Kommunizieren Sie, dass es sich um ein offenes Gespräch handelt, bei dem Sie an ehrlichem Feedback interessiert sind, um das Unternehmen weiterzuentwickeln.  

• Fragebogen nutzen: Um alle wichtigen Themen abzuhaken, nutzen Sie am besten einen Fragebogen oder Gesprächsleitfaden. Bleiben Sie aber offen für weitere Themen, die Mitarbeitende einbringen; üben Sie keinen Druck aus und respektieren Sie, falls Ihr Gegenüber zu einem Bereich lieber schweigen möchte.  

• Zeit nehmen: Geben Sie dem Gespräch genügend Raum; damit vermitteln Sie Wertschätzung und offerieren die Möglichkeit, in die Tiefe zu gehen. Hören Sie in Ruhe zu und fragen Sie ggf. nach. Halten Sie das Gespräch trotz Ihres Leitfadens möglichst offen und lassen sie es sich entwickeln.  

• Informationen verarbeiten: Verzichten Sie nicht auf eine Auswertung des Exit Interviews. Wenn Sie die Gründe für die Kündigung kennen, lässt sich daraus evtl. auch ableiten, wie sich ähnliche Kündigungsgründe zukünftig vermeiden lassen. Falls Sie immer wieder denselben Fragenkatalog nutzen, können Sie die Informationen selbstverständlich auch vergleichen, Trends erkennen und mit passenden Maßnahmen (Stichwort: Retention Management) gegensteuern.

Erfahren Sie mehr dazu, wie Sie eine „Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführen und auswerten“.

Nutzen Sie unseren Fragebogen zum Austrittsgespräch als Leitfaden – damit holen Sie alle wichtigen Informationen ein. Er deckt zahlreiche Aspekte rund um die Erfahrungen der Angestellten ab, ihre Rolle im Unternehmen sowie die Gründe für das Ausscheiden.  

Gleichzeitig kann ein solcher Fragebogen nur ein Ausgangspunkt für ein offenes Gespräch sein, das sich je nach Mitarbeitendem deutlich unterschieden wird. Stellen Sie offene Fragen, sodass Ihr Gegenüber persönliche Antworten geben kann.

Nutzen Sie strategische Personalplanung, um nach einer Kündigung die Lücke rasch zu schließen. Mehr dazu haben wir in unserem Beitrag „Was ist Workforce Management? So geht strategische Personalplanung!“ zusammengefasst.

Nicht jede Kündigung lässt sich verhindern. Aber eine starke Mitarbeiterbindung trägt nachweislich zu höherer Motivation, zufriedeneren Angestellten und damit einer niedrigeren Fluktuationsrate bei.  

Ein essenzieller Baustein jeder Mitarbeiterbindung sind Benefits und Zusatzleistungen. Damit können Arbeitgeber sich nicht nur von Mitbewerbern abheben, sondern ihre Belegschaft langfristig motivieren, besondere Leistungen honorieren oder einfach Danke sagen.  

Gewähren Sie Ihren Arbeitnehmenden bis zu 780 Euro pro Jahr als steueroptimiertes Gehaltsextra – ganz einfach mit der SpenditCard. Das Guthaben lässt sich für Geschenke, Erholungsbeihilfe, Internetzuschuss oder auch Incentivierung einsetzen.

Alle Mitarbeitenden profitieren darüber hinaus von spendit | Deals: Vergünstigungen und Rabatte beim Einkaufen, Reisen und für Freizeitangebote.

Als besondere Form der Fürsorge bietet sich eine betriebliche Krankenversicherung an. Damit können für viele Leistungen die Kosten erstattet werden, z. B. für rezeptfreie Medikamente, bestimmte zahnärztliche Leistungen, Naturheilverfahren oder Vorsorge. In Zusammenarbeit mit der Gothaer*, einem der führenden Anbieter im Bereich betriebliche Krankenversicherung, bietet Ihnen spendit | bKV in Verbindung mit der SpenditCard einen besonderen monetären Boost-Effekt: Mitarbeitende können Gesundheitsleistungen in einem höheren Wert als die eingezahlten Beiträge in Anspruch nehmen.

Wenn Sie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden ganzheitlich fördern möchten, bieten wir Ihnen ein Rundum-Wellbeing-Angebot: Fitness und mentale Gesundheit, bis zu 50 % günstiger als eine vergleichbare Direktmitgliedschaft im Studio. Einsetzbar ist der Benefit vor Ort, in Online-Kursen oder via App.

Sie möchten in die ausgewogene Ernährung Ihrer Mitarbeitenden investieren? Dann nutzen Sie Lunchit, die digitale Essensmarke in Form einer App. Gewähren Sie Ihren Teams bis zu 7,50 Euro täglich als steuer- und sozialversicherungsfreien Gehaltsbonus. Lunchit lässt sich bei Mahlzeiten in jedem Restaurant, im Supermarkt, in der Kantine oder beim Lieferservice einsetzen.

Auch wenn Kündigungen meist nicht erfreulich sind, können Personalverantwortliche das Beste aus der Situation machen. Mit einem gut vorbereiteten Austrittsgespräch lassen sich entscheidende Erkenntnisse gewinnen, um die Mitarbeiterbindung zukünftig weiter zu erhöhen. Ein Exit Interview bietet zudem die Möglichkeit für beide Seiten, sich im Guten zu trennen.

• Frühfluktuation vorbeugen: Erfolgreiche Maßnahmen gegen vorzeitige Kündigungen
• Die besten Mitarbeiterbindungsmaßnahmen: So binden Sie erfolgreich Mitarbeitende
• Wie Mitarbeitende motivieren – Die drei besten Tipps zur Mitarbeitermotivation
• So stärken Sie Employee Wellbeing am Arbeitsplatz in vier Steps

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.