Workation – arbeiten und relaxen im Ausland

Es hat sich inzwischen etabliert, dass Angestellte und Führungskräfte nicht jeden Tag im Büro erscheinen, sondern ihre Arbeit aus dem Homeoffice, aus dem Coworking-Space oder beim Kunden vor Ort erledigen. Wer das Arbeitsmodell Workation wählt, kann sogar ins Ausland gehen und dort arbeiten, wo andere Urlaub machen – ein „Arbeitsurlaub“ sozusagen. Welche Vorteile eine Workation bietet, wie die Workation rechtlich zu betrachten ist und welche Aspekte und Voraussetzungen Arbeitgebende wie Arbeitnehmende rund um ein Workation-Projekt beachten sollten, haben wir hier zusammengefasst. 

• Workation: Bedeutung
• Workation: Was ist zu beachten? Welche Voraussetzungen gibt es? 
• Workation: Vorteile & Nachteile
• Workation und Arbeitsrecht
• Workation: Sozialversicherung und Steuern 
• Fazit

Der Begriff Workation setzt sich aus Englisch „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) zusammen. Er beschreibt ein Arbeitsmodell aus einer Kombination von Arbeit und Urlaub. Konkret bedeutet das, dass Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsort an einen attraktiven Platz im In- oder Ausland verlegen – dass sie also ortsunabhängig arbeiten und Ihre Tätigkeit zur Verschmelzung von Urlaubsreise und Arbeitsalltag wird.  

Zunächst wurde diese Form des Arbeitens vor allem von digitalen Nomaden wie Blogger:innen oder Freelancer:innen gelebt. Dank der fortschreitenden Digitalisierung können inzwischen auch „normale“ Angestellte u. a. aus den Bereichen Marketing, Personal, Contenterstellung oder IT eine Workation nutzen – ob allein, im Team oder mit ihrer Familie. 

Gearbeitet wird meist zu denselben Zeiten wie zu Hause. Nach Feierabend und an den Wochenenden besteht dann die Möglichkeit, die Stadt, Region und das Land erkunden, die persönliche Bucket List abzuarbeiten, neue Reiseziele zu erkunden und Fremdsprachenkenntnisse aufzufrischen.  

Ob eine Workation am Urlaubsort für einige Tage, Wochen oder sogar für Monate angesetzt wird, ist dem Unternehmen und seinen Angestellten überlassen. Hier gilt es lediglich die Visa-Bestimmungen des jeweiligen Landes zu befolgen. 

Bevor der Laptop am Strand aufgeklappt wird, müssen einige wichtige Punkte geklärt werden. Es ist ratsam, im Vorfeld alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um ein ungestörtes Arbeiten zu gewährleisten:

• Zielland: Wer für Meetings, Calls oder E-Mails erreichbar sein möchte, sollte darauf achten, dass die Zeitzonen nicht zu weit auseinander liegen. Für welche Staaten gibt das Unternehmen sein Ok zur Workation? 
• Organisation: Neben Flügen und Unterkunft sollten sich Workation-Willige auch um Endgeräte, stabile Internetverbindung bzw. WLAN, Software und den Telefonempfang vor Ort kümmern. Gibt es ev. Cafés, in die zum Arbeiten ausgewichen werden kann? 
• Arbeitszeitmodell: Zu welchen Zeiten muss der oder die Mitarbeitende für Vorgesetzte und Kollegen erreichbar sein? Welche Termine sind Pflicht? Kann der oder die Angestellte Überstunden für mehr Freizeit abbauen oder lassen sich die Arbeitszeiten für mehr Freizeit reduzieren? Soll wöchentlich zwischen Urlaub und Arbeit abgewechselt werden? Auch eine Regelung zum Datenschutz sollte getroffen werden. Daneben sind klare Richtlinien, eine Dokumentation der Arbeitszeit, offene Kommunikation und ein gesundes Maß an Vertrauen wichtig, damit beide Seiten profitieren.  
• Kosten: Wer trägt die Kosten für WLAN, Telefon-Calls oder Strom im Zielland? Wie kann der Arbeitnehmende diese dokumentieren und wie kann das Unternehmen sie erstatten? 
• Kranken- und Versicherungsschutz: Versicherungsschutz inklusive Auslandskrankenversicherung und ggf. bestimmter Impfungen sind bei einer Workation wichtig.   
• Welche Empfehlungen oder Warnungen des Auswärtigen Amtes gilt es ggf. zu berücksichtigen?

Die Workation bietet zweifellos eine Vielzahl von Vorteilen. Die Möglichkeit, an einem inspirierenden Ort zu arbeiten, kann die Kreativität steigern und die alltägliche Routine aufbrechen. Zugleich erlaubt sie es, neue Orte zu erkunden, ohne dabei auf das Einkommen zu verzichten. Doch wie bei jeder innovativen Idee gibt es ein paar Herausforderungen. Hier finden Sie die Vorteile von Workation, aber auch einige Nachteile gegenübergestellt: 

• Kreativitätsschub: Eine Veränderung des Arbeitsumfelds kann augenscheinlich zu einer verbesserten Performance beitragen – das belegt die Studie „Office Analytics“ des Fraunhofer IAO von 2017.  
• Perspektivwechsel: Wer neue Menschen und Kulturen kennenlernt, entwickelt sich persönlich weiter und öffnet den eigenen Horizont. Das kann auch der Arbeit zugutekommen.   
• Freiheit: Von überall aus zu arbeiten und den Arbeitsort nach individueller Vorliebe auszuwählen, eröffnet Spielräume, macht zufriedener und motiviert. Auch der Arbeitsweg entfällt bei einer Workation, sodass mehr Zeit für persönliches Wohlbefinden und Aktivitäten bleibt. Gerade für die reiselustigen Millenials ist das ein wichtiger Pluspunkt.  
• Stressreduktion: Wer in einer attraktiven, sonnenverwöhnten Umgebung arbeitet und beispielsweise dem grauen Winter in Mitteleuropa entkommt, sorgt für die eigene Entspannung, beugt Krankheiten und Stress vor und stärkt die Resilienz.  
• Einkommen: Den Urlaub gleich vor Ort verdienen – das ist bei einer Workation möglich, da Angestellte ja weiterhin ihr Gehalt beziehen.  
• Networking: Gerade in global agierenden Unternehmen haben Mitarbeiter:innen während einer Workation die Möglichkeit, Kolleg:innen vor Ort kennenzulernen, die sie nur aus Mails oder Calls kennen. Der persönliche Austausch kann den Boden für eine produktivere Zusammenarbeit oder neue Projekte bereiten. 
• Employer Branding: Wer vor Freunden, Bekannten oder in sozialen Medien von seinem Aufenthalt schwärmt, stärkt das Unternehmensimage. So werden ggf. auch neue Bewerber:innen auf den Arbeitgeber aufmerksam. Das Angebot einer Workation beweist Interessent:innen auch, dass in einem Unternehmen Flexibilität und Vertrauen eine wichtige Rolle spielen.  

• Work-Life-Balance: Wenn Arbeit und Freizeit bzw. Urlaub übergangslos ineinanderfließen, kann das zu Überarbeitung und schlimmstenfalls zum Burnout führen; klare Grenzen sind hier wichtig. 
• Ablenkung: Wer an den abendlichen Abstecher ins Restaurant denkt oder den Ausflug fürs Wochenende plant, büßt eventuell an Produktivität und Motivation bei der Arbeit ein. 
• Einsamkeit: Wer ohne Familie, Freunde und Kolleg:innen im Ausland arbeitet, kann sich isoliert fühlen – vor allem, wenn er oder sie bei längeren Aufenthalten keinen Anschluss vor Ort findet. Auch Video-Calls und Telefonate können ein Live-Gespräch nicht ersetzen. 
• Unklarheiten: Zeitunterschiede, unterbrochene Kommunikation und weniger Möglichkeit zu Rückfragen kann die Zusammenarbeit erschweren. Auch technische Probleme lassen sich über die Entfernung nur schwer beheben.  

Ortsungebundenes mobiles Arbeiten weist, was das Arbeitsrecht und klare Regelungen von Seiten des Gesetzgebers angeht, bisher Lücken auf. Daher ist es für Arbeitgeber:innen besonders relevant, die Rahmenbedingungen für eine Workation und den Arbeitsalltag schriftlich festzuhalten – ob in einer Einzelvereinbarung oder generell in einer Betriebsvereinbarung. Diese Vereinbarung sollte folgende Punkte beinhalten:  

• Grundsätze für mobiles Arbeiten im Ausland 
• Rahmenbedingungen zur Dauer von Workations 
• Länder/Orte, an denen mobil gearbeitet werden kann 
• Bereitgestellte Arbeitsmittel  
• Erstattung von Kosten für Strom, Telefon, Internet 

• Arbeitszeiten inkl. Erreichbarkeit während der Arbeitszeit  
• Relevantes rund um den Arbeitsplatz, wie Ergonomie, Datenverbinung etc. 
• Einhaltung des Datenschutzes inkl. Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitsvereinbarungen  
• Sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Voraussetzungen 
• Möglichkeiten, die Workation vorzeitig zu beenden oder zu verlängern 

Zudem ist wichtig, die Arbeitsgesetze am Zielort zu beachten, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden.  

Wer im Ausland arbeitet, muss sich mit steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen auseinandersetzen. Maßgebend ist, im Vorfeld zu klären, wie sich die Workation auf die Sozialversicherungsbeiträge auswirkt. Grundsätzlich ist eine Workation innerhalb der EU einfacher umzusetzen als in Ländern außerhalb der EU – wobei der Einzelfall immer geprüft werden sollte. Weitere relevante Infos haben wir in unserem Beitrag „Remote arbeiten im Ausland“ zusammengefasst. 

Schauen Sie zu diesem Thema auch in die Deloitte-Studie „Arbeit im Wandel: Hybrid Work, Workation und das Büro der Zukunft“ von 2022

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. In manchen Ländern sind Aufwendungen für Arbeitsmittel oder Reisekosten steuerlich absetzbar, in anderen Ländern nicht. Steuerexpert:innen können hier im konkreten Fall Auskunft geben.

Workation birgt das Potenzial für eine bereichernde Erfahrung, die Arbeit, spannende Reiseziele und Urlaub in Einklang bringt. Mit der richtigen Planung und sorgfältigen Umsetzung lassen sich alle Vorteile dieser Arbeitsform ausschöpfen.  

Für Unternehmen kann Workation einen entscheidenden Vorteil im Recruiting begehrter Fachkräfte und junger Talente bieten. Das Spendit Mobilitätsbudget ist dabei ein hilfreicher Baustein. Gerne machen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot – hier direkt anfragen.  

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