Kilometerpauschale 2025: Wie Sie Dienstreisen mit privatem Pkw absetzen

Wer bei Dienstreisen und Fahrten zu einer Auswärtstätigkeit viel unterwegs ist, hadert oft mit hohen Reisekosten. Doch diese Fahrtkosten können Sie dank der Kilometerpauschale steuerlich geltend machen. Wie hoch die Steuer zur Kilometerpauschale ist, wie sich Kilometerpauschale und Pendlerpauschale unterscheiden, wie Sie das Kilometergeld als Arbeitnehmende steuerlich geltend machen und ob für Sie ein individueller Kilometersatz Sinn ergibt, erfahren Sie hier.

• Kilometerpauschale bei Dienstreise: Was ist das? 
• Wer kann die Kilometerpauschale absetzen?
• Wie wird die Kilometerpauschale erstattet? 
• Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
• Individueller Kilometersatz versus Kilometerpauschale
• Wie wird die Kilometerpauschale bei der Steuer berechnet?
• Sind Kilometerpauschale und Pendlerpauschale das Gleiche?
• Fazit

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehören nach § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 9.5 bis 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR):

• die Fahrtkosten,
• die Übernachtungskosten, 
• die Reisenebenkosten, 
• der Verpflegungsmehraufwand.

Damit Angestellte die Kosten für die Fahrten nicht selbst tragen müssen, hat der Gesetzgeber bestimmte Beträge bzw. Pauschalsätze festgesetzt, die beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden können. So lässt sich die Kilometerpauschale bei der Steuer einfach berechnen bzw. absetzen.

Die Reisekostenpauschale kann sowohl von Angestellten wie auch von Selbständigen bei einer beruflichen Reise bzw. Geschäftsreise angesetzt werden. Dabei ist es egal, ob der oder die Reisende im In- oder Ausland zu Kunden, Lieferanten, zu einer Messe oder einer Weiterbildungsmaßnahme unterwegs ist. 

Auch Vereine können ihren ehrenamtlich tätigen Mitgliedern Fahrtkosten erstatten, z. B. Trainer:innen bei Auswärtsspielen oder Lehrgängen. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten offen: Die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten lassen sich über einen Auslagenersatz erstatten, der auf konkreten Nachweisen/Tankrechnungen beruht. Es kann aber auch eine pauschale Aufwandsentschädigung bzw. Fahrtkostenpauschale ausbezahlt werden, die sich z. B. an den Entfernungskilometern orientiert, oder die Kilometerpauschale selbst kommt zum Einsatz.

Die Kilometerpauschale kann im Rahmen der Reisekostenabrechnung vom Unternehmen rückerstattet werden. Die Erstattung von Reisekosten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben – im Zuge der Mitarbeiterzufriedenheit kommen die meisten Unternehmen ihren Angestellten aber entgegen und übernehmen berufliche Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. 

Im Anschluss an die Dienstreise fertigen die Mitarbeitenden eine Spesenabrechnung an. Die entstandenen Aufwendungen werden meist mit Rechnungsvorlage an den Arbeitgeber weitergegeben, inklusive der gefahrenen Kilometer. Das Unternehmen kann dann die Kilometerpauschale anwenden und diese Kosten wiederum als Betriebsausgaben für das laufende Steuerjahr beim Finanzamt geltend machen.  

Wichtig: Wird für einen Kundenbesuch oder auf dem Weg zu einer Messe ein Geschäftswagen genutzt, kann diese Wegstrecke nicht als Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Hier greifen die Vorgaben zum Dienstwagen. Wie Sie die Fahrtkostenberechnung und die Versteuerung beim Firmenwagen handhaben (Fahrtenbuch vs. Pauschalversteuerung), erfahren Sie in unserem Beitrag „Pauschalversteuerung Firmenwagen“.

Die Höhe der Kilometerpauschale ist im Bundesreisekostengesetz verankert und hängt davon ab, mit welchem Fahrzeug Sie unterwegs sind – sie gilt nur für das private Auto, Motorrad oder Moped:

Aktuelle Kilometerpauschale: Dienstreise 2025

Für Fahrten mit dem Fahrrad, der Bahn, dem Flugzeug oder Schiff gilt die Kilometerpauschale nicht.

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet? Beispiel Reisekosten Kilometerpauschale

Eine Anwältin fährt für die Beratung eines Kunden mit ihrem privaten Pkw von Hamburg nach Berlin. Die Kilometerpauschale Hin- und Rückweg berechnet sich folgendermaßen: Einfache Route 295 km, für Hin- und Rückweg 590 km x 0,30 Euro Kilometerpauschale = 177 Euro.

Reisende können statt der Kilometerpauschale ihre anfallenden Kosten auch individuell berechnen und als Werbungskosten ansetzen. Dabei fließen alle Parameter ein, die mit der Unterhaltung des Fahrzeugs zu tun haben, wie Benzin, Versicherung, Abschreibung, Kosten für Reparaturen etc. Alle Posten werden addiert und auf die privaten und beruflich gefahrenen Kilometer verteilt. Diese individuellen Kosten müssen in der Steuererklärung mit Belegen nachgewiesen werden, es empfiehlt sich zusätzlich ein Fahrtenbuch. 

Für wen lohnt sich die individuelle Berechnung? Wer ein sehr kostenintensives Auto oder Motorrad mit hohem Kaufpreis und Unterhaltungskosten fährt, für den kann sich der Nachweis des individuellen Kilometersatzes durchaus lohnen.

Berufliche Fahrtkosten fallen unter die Werbungskosten. Sowohl die Entfernungspauschale (siehe nächster Punkt) als auch die Kilometerpauschale werden vom Finanzamt anerkannt und lassen sich steuerlich ansetzen; damit mindern sie die zu versteuernden Einkünfte. Die Werbungskosten werden in der Anlage N angesetzt. 

Wichtig: Um die Kilometerpauschale absetzen zu können, müssen Reisende mit einem motorisierten Verkehrsmittel (Pkw, Motorrad oder Moped) unterwegs sein; die Strecke darf nicht der normale Arbeitsweg sein. Bei der Kilometerpauschale handelt es sich auch nicht um eine Wegstreckenentschädigung oder Fahrtkostenpauschale für Familienheimfahrten oder Sammelbeförderung.

Die Pendler- oder Entfernungspauschale ist nicht zu verwechseln mit der Kilometerpauschale. Die Pendlerpauschale umfasst die Aufwendungen für die Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – also den täglichen Arbeitsweg zum Arbeitsplatz mit der kürzesten Straßenverbindung. Bei der Entfernungspauschale kann die Wegstrecke für Nah- und Fernpendler:innen wahlweise mit dem Auto, mit Bus und Bahn oder auch per Fahrrad oder E-Bike zurückgelegt werden, das Verkehrsmittel spielt keine Rolle.

2025 liegt die Pendlerpauschale bei 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und bei 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Dabei gilt ein jährlicher Höchstbetrag von 4.500 Euro

Da Geringverdiener:innen, die unterhalb des Grundfreibetrags liegen, nicht von der Pendlerpauschale profitieren, hat die Bundesregierung 2021 für diesen Sonderfall die sog. Mobilitätsprämie ins Leben gerufen: Sie liegt bei 14 Prozent der Pendlerpauschale, seit 2022 sind das 5,32 Cent ab dem 21. Kilometer. Wer unter 21 Kilometern zur Arbeit fährt, erhält keinen Zuschuss. Die Mobilitätsprämie lässt sich in der Steuererklärung ansetzen. Pendlerpauschale wie auch Mobilitätsprämie sind vorerst bis 2026 befristet.

Weitere Details zur Pendlerpauschale haben wir im Beitrag „Fahrtkostenzuschuss berechnen und erstatten – so geht’s“ zusammengefasst.

Wichtig: Bei der Pendlerpauschale können Arbeitnehmende lediglich die einfache Wegstrecke zur Arbeitsstätte pro Arbeitstag bei den Werbungskosten anrechnen. Demgegenüber umfasst die Kilometerpauschale Hin- und Rückweg zur Auswärtstätigkeit.

Die Kilometerpauschale bietet Arbeitnehmenden und Selbständigen eine praktische Möglichkeit, Fahrtkosten für beruflich bedingte Reisen mit dem privaten Fahrzeug vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Unternehmen wiederum können die Pauschale als Betriebsausgabe ansetzen. Damit ist die Kilometerpauschale eine attraktive Option, um Reisekosten effizient zu reduzieren. 

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