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Erfahren Sie im Whitepaper, welche Möglichkeiten steuerfreie Sachbezüge bieten und was Sie kombinieren können.
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Viele Angestellte pendeln zu ihrem Arbeitsplatz. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern treibt auch die Fahrtkosten in die Höhe. Um wertvolle Fachkräfte zu locken und zu binden, haben einige Unternehmen einen Fahrtkostenzuschuss eingeführt. Erfahren Sie hier, wie dieser Fahrtkostenersatz funktioniert, wie Sie das Kilometergeld berechnen können und welche Vorteile das Kilometergeld für Arbeitnehmer wie Arbeitgebende bietet.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet Kilometergeld vom Arbeitgeber?
Das Kilometergeld Arbeitnehmer ist ein Fahrtkostenzuschuss von Seiten des Arbeitgebenden. Der finanzielle Mehraufwand für den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte soll damit unterstützt oder ausgeglichen werden. Dieser Zuschuss ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung zusätzlich zum Arbeitslohn und kann individuell verhandelt werden. Wie bei anderen geldwerten Vorteilen entscheidet allein das Unternehmen, ob es den Bonus anbieten möchte.
Einen Fahrtkostenzuschuss kann der Arbeitgebende entweder direkt über die Gehaltsabrechnung abwickeln oder auch als Zuschuss zum Jobticket im öffentlichen Nahverkehr gewähren. Mehr zum Jobticket erfahren Sie in unserem Beitrag „Mit dem Jobticket Lohnsteuer sparen und entspannt zur Arbeit fahren “.
Welche Vorteile bietet das Kilometergeld Arbeitnehmer 2023?
Grundsätzlich können beide Seiten vom Kilometergeld für Arbeitnehmer:innen profitieren:
Vorteile für Arbeitgebende
- Recruiting-Argument und Motivationsmaßnahme: Passende Mitarbeiter:innen zu finden und zu binden ist in Zeiten des Fachkräftemangels schwierig; mit einem Fahrtkostenzuschuss vom Unternehmen setzen sich Arbeitgebende positiv von Mitbewerbern ab und zeigen auch Festangestellten Wertschätzung.
- Standortvorteil: Gerade Unternehmen in ungünstiger Lage (auf dem Land oder mit anderen attraktiven Arbeitgebenden vor der Haustür) machen es Fachkräften attraktiver, sich für sie zu entscheiden.
- Gehaltsbonus: Statt einer Gehaltserhöhung, die sich ein Unternehmen möglicherweise nicht leisten kann, ist das Kilometergeld vom Arbeitgeber ein beliebter Benefit bei Angestellten. Vor allem Azubis und Minijobber können damit ihr Einkommen monatlich deutlich aufstocken.
- Steuervorteil: Auf die Kilometerpauschale fällt nur ein geringer Steuersatz an, zudem ist sie sozialabgabenbefreit – das macht sie gegenüber einer Gehaltserhöhung besonders attraktiv.
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Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Vorteile für Arbeitnehmende
- Steuerfrei: Für Arbeitnehmer:innen ist das Kilometergeld steuerfrei, die Steuerpflicht liegt beim Unternehmen.
- Indirekte Gehaltserhöhung: Steuerbefreite Benefits und Zusatzleistungen bedeuten einen finanziellen Vorteil für Mitarbeitende; würde der Betrag als Gehaltserhöhung ausbezahlt, müsste ein:e Arbeitnehmer:in Steuern darauf entrichten und hätte weniger Netto vom Brutto.
- Argument in Gehaltsverhandlungen: Falls der Vorgesetzte nicht mehr Lohn zahlen kann oder möchte, kann ein Fahrtkostenzuschuss ein Kompromiss in Gehaltsverhandlungen sein.
Ein möglicher Nachteil für Angestellte liegt darin, dass sie die Fahrkosten nicht als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen können. Denn wer Kilometergeld vom Arbeitgebenden erhält, kann seine Fahrtkosten nicht steuerlich absetzen.
Individueller Kilometersatz versus Kilometerpauschale
Fahrtkostenzuschuss für Minijobber:inner
Der Minijob ist auf 520 Euro monatlich begrenzt, ansonsten fallen Steuern an – an eine Gehaltserhöhung oder einen Inflationsausgleich ist also nicht zu denken. Doch mit zusätzlichen Leistungen, die steuer- und sozialabgabenbefreit sind, können Unternehmen ihren Minijobber:innen unter die Arme greifen. Digitale Essensgutscheine wie Lunchit, Zuschüsse zur Internetnutzung oder ein Fahrtkostenzuschuss sind eine beliebte indirekte Gehaltserhöhung.
Was ist der Unterschied zwischen Fahrtkostenzuschuss, Kilometerpauschale und Pendlerpauschale?
Der Fahrtkostenzuschuss bzw. die Fahrtkostenerstattung ist die freiwillige Unterstützung des Unternehmens für den Fahrtweg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz eines Angestellten.
Die Kilometerpauschale, auch Reisekostenpauschale genannt, gilt nur für Dienstreisen und Geschäftsreisen. Das Unternehmen kommt damit für die Aufwendungen ihrer Angestellten auf, also z. B. für die Benzinkosten bei einem Kundenbesuch. Die Kilometerpauschale liegt 2023 bei 0,30 Cent für Fahrten mit dem Pkw und bei 0,20 Cent für Fahrten mit dem Motorrad oder Moped und wird üblicherweise über die Fahrtkostenabrechnung/Reisekostenabrechnung vom Unternehmen erstattet.
Alle wichtigen Infos zu dieser Fahrtkostenpauschale haben wir unter „Kilometerpauschale 2023: Wie Sie sich das Kilometergeld für Arbeitnehmer sichern“ zusammengefasst. Das Kilometergeld Selbständige kann übrigens in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Die Pendlerpauschale, offiziell Entfernungspauschale, ist ein Angebot des Staates als Zuschuss für den Arbeitsweg. 2023 liegt die Pendlerpauschale bei 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und bei 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer mit einem jährlichen Höchstbetrag von 4.500 Euro. Arbeitnehmende können diese Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Sie bekommen also kein Geld ausbezahlt, aber das zu versteuernde Einkommen reduziert sich.
Mehr zur Pendlerpauschale erfahren Sie in unserem Beitrag „Fahrtkostenzuschuss berechnen und erstatten – so geht’s“.
Sonderfall Jobticket
Arbeitgebende können ihren Angestellten auch einen Fahrtkostenzuschuss für den öffentlichen Nahverkehr anbieten – ein sog. Jobticket. Es ist nach § 3 EStG Absatz 15 steuer- und sozialversicherungsfrei. Einzige Voraussetzung: Das Jobticket muss im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Arbeitnehmende können das Ticket dann auch privat nutzen.
Mehr Informationen zum Jobticket finden Sie unter „Jobticket steuerfrei?“.
Kilometergeld Steuer: Das müssen Sie wissen
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgebenden wird auch von diesem versteuert. Dazu stehen drei Varianten zur Wahl:
- Die Pauschalversteuerung mit 15 % zzgl. Kirchensteuer & Soli
- Die Versteuerung nach Lohnsteuerklasse und Einkommen der/des Angestellten
- Die steuerfreie Erstattung unter bestimmten Voraussetzungen
Pauschalversteuerung
Wenn es sich beim Fahrtkostenzuschuss um eine zusätzliche Leistung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn handelt und sich der Zuschuss innerhalb der Werbungskosten bewegt, können Arbeitgebende bis zu einer Grenze von 4.500 Euro jährlich den Zuschuss mit 15 % versteuern. Der Fahrtkostenzuschuss ist in diesem Fall sozialabgabenbefreit.
Steuerfreier Fahrtkostenzuschuss
In speziellen Fällen kann das Kilometergeld steuerbefreit ausbezahlt werden:
- Bei doppelter Haushaltsführung: Ein:e Angestellte:r hat einen zweiten Hausstand – damit fallen laut § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG keine Steuern an.
- Bei Auszubildenden: Ein Fahrtkostenzuschuss für Fahrten zwischen Wohnung und Berufsschule sind steuerbefreit.
- Bei Sammelbeförderung nach § 3 EStG Nr. 32
- Bei Jobtickets nach § 3 EStG – Nr. 15
So berechnen Sie das Kilometergeld vom Arbeitgeber
Wie viel Cent erhalten Angestellte denn konkret pro km vom Arbeitgeber? Für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen 30 Cent pro Kilometer für die einfache Fahrt erstatten. Wichtig ist, dass dazu die kürzeste Wegstrecke herangezogen wird.
Kilometergeld Rechner
Arbeitstage pro Monat x Kilometer (einfache Fahrt) x 0,30 Euro = monatlicher Fahrtkostenzuschuss
Beispiel Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber
Frau Maier fährt zweimal wöchentlich zu ihrem Unternehmen (achtmal pro Monat) und hat dabei eine einfache Wegstrecke von 40 Kilometern zurückzulegen. Die übrigen Tage arbeitet sie im Homeoffice. So einfach lässt sich das Kilometergeld berechnen:
8 Arbeitstage x 40 Kilometer x 0,30 Euro = 96 Euro
Folgende Lohnsteuerabzüge sind anzusetzen:
– 15 % Pauschalversteuerung: 4,80 Euro
– ggf. 8 % bzw. 9 % Kirchensteuer (je nach Bundesland): 7,68 Euro bzw. 8,64 Euro
– 5,5 % Solidaritätszuschlag: 5,28 Euro
=> Lohnsteuer gesamt: 17,76 bzw. 18,72 Euro
Dieser Betrag wird vom Arbeitgeber übernommen.
Tankgutscheine, die der Arbeitgeber einem Mitarbeitenden monatlich zukommen lässt, sind ebenfalls steuer- und abgabenfrei, wenn die Freigrenze von 50 Euro eingehalten wird (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG ). Alle Infos rund um den Tankgutschein, die Vorteile und die steuerlichen Fakten haben wir in unserem Beitrag „So bleibt der Tankgutschein steuerfrei“ zusammengefasst.
Ruth Wiebusch
Content Writer "Mitarbeiter-Benefits"
Ruth erstellt seit vielen Jahren Blogbeiträge für das SPENDIT Magazin. Sie ist Expertin auf den Gebieten Mitarbeitermotivation, steuerfreie Sachbezüge und New Work. Neben Inhalten für Online-Magazine kreiert sie PR-Texte, Marketingmaterialien und Content für Webseiten. Ihre Softskills: viel Erfahrung, Struktur, Empathie und Neugier.