Dienstwohnungen clever einsetzen, Steuervorteile nutzen

Die Bereitstellung einer Dienstwohnung für Mitarbeitende gewinnt in vielen Unternehmen an Bedeutung – gerade in Zeiten steigender Mieten und des Fachkräftemangels. Doch was genau versteht man unter einer Dienstwohnung, wer hat Anspruch darauf, wie wird die Miete berechnet und welche steuerlichen Aspekte sind zu beachten?

• Was ist eine Dienstwohnung? Ab wann gilt eine Unterkunft als Dienstwohnung?
• Unterschied Dienstwohnung, Werkswohnung verständlich erklärt: Werksmietwohnung, Werkdienstwohnung, funktionsgebundene Werkswohnung
• Wer hat Anspruch auf eine Dienstwohnung?
• Ist die Dienstwohnung an den Arbeitsvertrag gekoppelt?
• Wer zahlt die Miete der Dienstwohnung?
• Die Dienstwohnung versteuern: den geldwerten Vorteil berechnen
• Steuerliche Vorteile für Arbeitgeber
• Alternativen zur Dienstwohnung
• Darum ist es sinnvoll, Mitarbeitenden eine Dienstwohnung zur Verfügung zu stellen
• Fazit

Dienstwohnungen sind Unterkünfte, die Mitarbeitenden vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, um ihnen das Wohnen während der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit zu ermöglichen. Auch Auszubildende und Praktikant:innen können mit einer Mitarbeiterwohnung bedacht werden. Die Nutzung wird vorwiegend durch eine gesonderte Vereinbarung oder direkt im Arbeitsvertrag geregelt. 

Bei einer Dienstwohnung für Mitarbeitende muss es sich um eine eigenständige Wohneinheit handeln, mit eigener Küche und separatem Badezimmer. Werden Wasch- und Kochbereich mit fremden Personen geteilt, handelt es sich um eine sog. Gemeinschaftsunterbringung.

Dienstwohnungen in Deutschland

Vor allem Großkonzerne setzen deutschlandweit wieder vermehrt auf Mitarbeiterwohungen, so eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft. Mit direkten (5,2 %) und indirekten (11,6 %) Maßnahmen unterstützen Unternehmen ihre Mitarbeitenden mit günstigem oder kostenfreiem Wohnraum:

Abhängig davon, ob ein Unternehmen seinen Beschäftigten eine Wohnung vermietet, diese unentgeltlich zur Verfügung stellt oder sie im Rahmen der Tätigkeit erforderlich ist, lassen sich drei unterschiedliche Modelle der Mitarbeiterwohnung unterscheiden:

Werkmietwohnung

Schließen Arbeitgeber und Arbeitnehmender einen Mietvertrag ab und zahlt der Mitarbeitende Miete für die Wohnung, handelt es sich um eine sog. Werkmietwohnung. Besteht kein direkter Bezug zur beruflichen Tätigkeit, spricht man von einer ungebundenen Werkmietwohnung. 

Miet- und Arbeitsvertrag sind in diesem Fall rechtlich unabhängig. Im Kündigungsfall kann der Vermieter bei einem unbefristeten Mietvertrag ein Sonderkündigungsrecht nutzen, sobald das Arbeitsverhältnis endet – ansonsten gilt das übliche Mietrecht. 

Dienstwohnungen werden meist unter dem ortsüblichen Mietpreis angeboten. Daraus ergibt sich ein geldwerter Vorteil, der grundsätzlich zu versteuern ist. Diese Steuerpflicht entfällt jedoch seit 2020, wenn die Miete mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete beträgt und 25 Euro/m² nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 12 EStG).

Werksdienstwohnung

Der Mitarbeitende erhält eine Dienstwohnung – entweder in einer betriebseigenen Wohnanlage oder in einer vom Unternehmen finanzierten Wohnung auf dem freien Markt –, ohne Miete zahlen zu müssen. In diesem Fall spricht man von einer Werksdienstwohnung. Sie ist Bestandteil des Arbeitsverhältnisses, weshalb beide Parteien keinen Mietvertrag abschließen müssen. In der Regel wird eine solche Wohnung nur vorübergehend überlassen, etwa an Saisonkräfte. 

Auch hierbei handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, den der Mitarbeitende versteuern muss. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht in der Regel die vertragliche Verpflichtung zum Auszug.

Funktionsgebundene Werkswohnung

Bei der funktionsgebundenen Dienstwohnung ist das Arbeitsverhältnis an den Wohnraum auf dem Betriebsgelände geknüpft, wie beispielsweise bei einem/einer Hausmeister:in. So können Arbeitnehmende direkt ihren Pflichten vor Ort nachkommen. Endet das Arbeitsverhältnis, müssen Mitarbeitende die Werkswohnung verlassen.  

Diese Form der Dienstwohnung ist Bestandteil des Arbeitslohns: Mitarbeitende müssen keine Miete entrichten, die Wohnung unterliegt aber der Besteuerung.

Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf eine Mitarbeiterwohnung besteht nicht. Die Bereitstellung ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, geregelt im Arbeitsvertrag, Mietvertrag oder per Nutzungsvereinbarung zur Dienstwohnung. Voraussetzung ist grundsätzlich ein Arbeits-, Dienst- oder Ausbildungsverhältnis.  

In bestimmten Branchen kann ein Anspruch aber Teil des Arbeits- oder Tarifvertrags sein – beispielsweise bei Feuerwehrleuten, Polizist:innen oder anderen Berufsgruppen mit besonderer Bereitschaftspflicht.

Grundsätzlich ist die Dienstwohnung direkt an das Arbeitsverhältnis gekoppelt. Das bedeutet, dass der Anspruch auf den Wohnraum und die Nutzung der Dienstwohnung nur während der Dauer des Arbeitsverhältnisses besteht. Verlässt der Mitarbeitende das Unternehmen, muss er zeitnah ausziehen – je nach Vertrag innerhalb weniger Wochen oder Monate.

Viele Mitarbeitende, die vom Arbeitgeber eine Betriebswohnung angeboten bekommen, fragen sich: Wer bezahlt die Dienstwohnung? Wie wird die Miete berechnet bzw. wie hoch darf die Miete der Dienstwohnung sein?  

Zunächst kommt es darauf an, um welche Art von Dienstwohnung es sich handelt:  

eine Werkmietwohnung, Werkdienstwohnung oder eine funktionsgebundene Werkswohnung.  

Bei der Werkmietwohnung schließen beide Parteien einen normalen Mietvertrag ab, in den anderen Fällen ist die Wohnung Teil des Gehalts. Grundsätzlich empfiehlt es sich als Arbeitgeber, ein Muster zur Nutzungsvereinbarung Dienstwohnung als Teil des Arbeitsvertrags unterschreiben zu lassen. Diese Vereinbarung zur Dienstwohnung regelt das Nutzungsrecht, (Neben-)Kosten sowie Dauer und Rückgabe der Wohnung. So lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden. 

Ein geldwerter Vorteil entsteht, wenn der Arbeitnehmende eine Wohnung kostenlos oder zu einer Miete unter dem ortsüblichen Niveau nutzen darf. Die Differenz zwischen der ortsüblichen Miete und der tatsächlichen Zahlung gilt als Sachbezug (geldwerter Vorteil) und wird dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzugerechnet. Der geldwerte Vorteil aus der Dienstwohnung muss in der Lohnabrechnung korrekt berücksichtigt werden. 

2020 hat der Gesetzgeber einen Freibetrag durch eine Sonderregelung eingeführt (§ 8 Abs. 2 Satz 12 EStG): Wenn der Mitarbeitende mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete bezahlt, entfällt der geldwerte Vorteil und die Dienstwohnung ist steuerfrei (der Mietpreis pro Quadratmeter darf dabei 25 Euro nicht überschreiten).

Rechenbeispiel

Im ersten Fall zahlt der Angestellte weniger als die vorgegebenen zwei Drittel der ortsüblichen Miete. Diese lägen bei 1.200 Euro. Die Differenz von 200 Euro ist der geldwerte Vorteil, der steuerpflichtig ist.  

Im zweiten Fall zahlt der Mitarbeitende mehr als die zwei Drittel, sodass kein geldwerter Vorteil entsteht. Die Dienstwohnung ist für diesen Mieter günstiger als die ortsübliche Miete und zugleich steuerlich begünstigt.

Unternehmen, die Immobilien oder Wohnungen für die Nutzung als Dienstwohnungen erwerben, können daraus steuerliche Vorteile ziehen. Ein erheblicher Teil der Investitionskosten – bis zu 40 % der Anschaffungs- und Herstellungskosten – lässt sich über einen Zeitraum von mehreren Jahren steuerlich abschreiben.  

Dabei kommen verschiedene Abschreibungsarten zum Einsatz, wie die reguläre lineare Gebäudeabschreibung bei Neubauten, die degressive Abschreibung sowie – bei der Schaffung neuen Wohnraums – auch Sonderabschreibungen. Diese steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten machen Dienstwohnungen aus Arbeitgebersicht durchaus attraktiv. 

Aktuelle Infos zu den Möglichkeiten der Abschreibung finden Sie beim Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen.

Nicht jedes Unternehmen kann Mitarbeiterwohnungen stellen – doch Alternativen gibt es viele: Über steuerfreie oder pauschalversteuerte Sachbezüge lassen sich Mitarbeitende ebenso wirksam unterstützen, beispielsweise: 

• Essenszuschuss per App (z. B. Lunchit) 

• Sachbezugskarte für steuerfreie Extras (z. B. SpenditCard) 

• betriebliche Krankenversicherung (z. B. spendit | bKV)

• Fitness & Wohlbefinden (z. B. spendit | Wellbeing)

Mehr zu steueroptimierten Zusatzleistungen lesen Sie in unserem Beitrag „Nettolohnoptimierung in 2025“.

Die Bereitstellung einer Dienstwohnung für Mitarbeitende ist für Arbeitgeber aus verschiedenen Gründen attraktiv: 

• Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt: Unternehmen, die eine Dienstwohnung für Mitarbeitende anbieten, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber und stärken ihre Arbeitgebermarke – gerade in Ballungszentren mit hohen Mieten. 

• Förderung der Mitarbeiterbindung: Eine günstige und gut gelegene Wohnung erhöht die Zufriedenheit und Bindung von Angestellten.  

• Steuerliche Vorteile: Durch die steuerlich begünstigte Behandlung profitieren beide Seiten.  

• Work-Life-Balance: Dank kurzen Wegen zur Arbeit haben Arbeitnehmende mehr von ihrem Feierabend und können abends abschalten. 

• Flexibilität: Die Nutzung der Dienstwohnung kann an die Bedürfnisse des Unternehmens und des Angestellten angepasst werden, z. B. über eine Nutzungsvereinbarung Dienstwohnung.

Eine Dienstwohnung für Mitarbeitende stellt eine wertvolle Leistung des Unternehmens dar, die weit über die reine Wohnraumüberlassung hinausgeht – denn auch die Suche auf dem Wohnungsmarkt entfällt. Vor allem in Großstädten mit hohen Mieten kann eine Dienstwohnung Fachkräfte binden. Die Dienstwohnung lässt sich über die Steuerfreistellung bei Einhaltung der Zwei-Drittel-Regelung zudem finanziell optimal nutzen.  

Mietkosten, die steuerliche Behandlung und die vertraglichen sowie mietrechtlichen Rahmenbedingungen sollten klar geregelt sein, beispielsweise im Arbeitsvertrag mit einem Dienstwohnungsmuster oder in einer Nutzungsvereinbarung zur Dienstwohnung. Dann entsteht für beide Seiten eine Win-win-Situation.  

• Finanzielle Unterstützung im Job? So funktioniert der Arbeitgeberzuschuss
• Steuerfreie Gehaltserhöhung: Das sind Ihre Möglichkeiten
• Steuerfreie Arbeitgeberleistungen und ihre Vorteile

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.