Was Sie zum Arbeitgeberzuschuss für die Kinderbetreuung wissen sollten

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eine zentrale Herausforderung für berufstätige Eltern. Der Arbeitgeberzuschuss zur Kinderbetreuung bietet eine Lösung, um Arbeitnehmende finanziell zu entlasten. Erfahren Sie hier, wie der Zuschuss funktioniert, welche gesetzlichen Regelungen gelten und worauf Unternehmen sowie Mitarbeitende achten sollten.

• Was ist der Arbeitgeberzuschuss zur Kinderbetreuung?
• Gesetzliche Voraussetzungen: Sind Kinderbetreuungskosten vom Arbeitgeber steuerfrei?
• Kinderbetreuungskosten: steuerfreie vs. steuerpflichtige Leistungen
• Wie wird der Arbeitgeberzuschuss zur Kinderbetreuung abgerechnet?
• Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
• Arbeitgeberzuschuss Kinderbetreuung: Muster zur schriftlichen Vereinbarung
• Zuschuss zur Kinderbetreuung vs. Gehaltserhöhung
• Welche Mitarbeitenden können den Zuschuss nutzen?
• Vorteile und Nachteile des Arbeitgeberzuschusses zur Kinderbetreuung
• Weitere Steuervorteile zur Mitarbeiterbindung nutzen
• FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Arbeitgeberzuschuss für Kinderbetreuung (Kindergartenzuschuss)
• Fazit

Der Zuschuss zur Kinderbetreuung durch den Arbeitgeber ist eine freiwillige Leistung des Unternehmens. Er kann zur Deckung der Kosten für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder gewährt werden. Sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, kann dieser Zuschuss steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen. 

Im Gegensatz zur klassischen Gehaltserhöhung profitieren sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgeber: Es entstehen keine Abzüge durch Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge – also ein steuerfreier Zuschuss zur Kinderbetreuung, mit dem Eltern bares Geld sparen. Arbeitgeber unterstreichen damit ihre Familienfreundlichkeit, unterstützen die Work-Life-Balance ihrer Belegschaft und können gezielt Fachkräfte anwerben, motivieren und binden. 

Weiterführende Informationen bieten wir Ihnen in unserem Beitrag „Finanzielle Unterstützung im Job? So funktioniert der Arbeitgeberzuschuss“.

Monatliche Höhe des Elternbeitrags für die Kinderbetreuung in Deutschland im Jahr 2020 (Median, in Euro)

Die rechtliche Grundlage für den Kinderbetreuungszuschuss vom Arbeitgeber findet sich in § 3 Nr. 33 EStG (Einkommensteuergesetz). Danach können Unternehmen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn steuerfrei Zuschüsse zur Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in Kindergärten, Kitas, Horten oder bei Tagesmüttern gewähren. 

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit: 

• Der Zuschuss erfolgt zusätzlich zum regulären Gehalt (keine Gehaltsumwandlung). 

• Das Kind ist nicht schulpflichtig und wird nicht zu Hause betreut. 

• Es handelt sich um eine betriebliche oder außerbetriebliche Betreuungseinrichtung, etwa eine Kita, einen Kindergarten, eine Kindertagespflege, ein Internat, einen Hort oder eine:n Tagesmutter/Tagesvater. 

• Der Zuschuss Kinderbetreuung Arbeitgeber ist zweckgebunden und muss entsprechend nachgewiesen werden.

Arbeitgeberunterstützung bei schulpflichtigen Kindern

Viele Arbeitnehmende fragen sich: Wie steht es um einen Zuschuss vom Arbeitgeber zur Kinderbetreuung bei schulpflichtigem Nachwuchs? Die gute Nachricht lautet: Unternehmen können die Kinderbetreuung ihrer Beschäftigten auch dann finanziell unterstützen, wenn die Kinder bereits im schulpflichtigen Alter sind.  

Der Zuschuss ist in diesem Fall zwar steuer- und sozialversicherungspflichtig, doch das Unternehmen kann den Zuschuss als Betriebsausgabe absetzen, ebenso die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. 

Weitere Unterstützungsmöglichkeiten und Fördermodelle für Eltern aus der Unternehmensperspektive hat das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend in seinem Leitfaden „Kosten betrieblicher und betrieblich unterstützter Kinderbetreuung“ zusammengestellt.

Nicht jede Unterstützung fällt unter die Steuerfreiheit. Es ist wichtig, zwischen steuerfreien Zuschüssen und steuerpflichtigen Leistungen zu unterscheiden: 

Steuerbegünstigt sind: 

• Betreuung in einer Kita, einem Kindergarten, einer Tagespflege, einem Internat oder durch eine Tagesmutter/einen Tagesvater 

Nicht steuerfrei sind: 

• Zuschuss zur Kinderbetreuung durch den Arbeitgeber in Form von Essensgeld (z. B. für Verpflegung in der Kita) 

• Schulgeld oder Beiträge zur Nachhilfe 

• Betreuung schulpflichtiger Kinder

Die Abrechnung erfolgt in der Regel über die monatliche Gehaltsabrechnung. Um den Zuschuss für Kinderbetreuung steuerfrei zu gewähren, müssen Arbeitgeber eine entsprechende Nachweispflicht erfüllen, siehe nächster Abschnitt. 

Abrechnungsschritte in der Praxis: 

• Mitarbeitende reichen eine Rechnung oder den Zahlungsnachweis über die Betreuungskosten ein. 

• Der Arbeitgeber dokumentiert die Zahlung und hält die Unterlagen zur Lohnsteuerprüfung bereit. 

• Der Zuschuss wird separat auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

Diese Dokumentationspflichten rund um den Zuschuss müssen Unternehmen beachten: 

• Monatliche Vorlage der Betreuungsrechnung 

• Schriftliche Vereinbarung über den Zuschuss

• Nachweis über das Alter des Kindes (z. B. Geburtsurkunde) 

• Aufbewahrung der Unterlagen für mind. 6 Jahre 

Einige Plattformen bieten digitale Verwaltungstools, um die Abwicklung effizient zu gestalten und den Kinderbetreuungszuschuss Arbeitgeber rechtskonform zu dokumentieren.

Müssen Mitarbeitende einen Antrag stellen oder gibt der Arbeitgeber ein Formular aus? Vorgesetzte und HR können die finanzielle Unterstützung zunächst mit dem Elternteil besprechen und dann ein Kita-Zuschuss-Arbeitgeber-Muster nutzen, um die Bezuschussung schriftlich zu fixieren.

Im Vergleich zur klassischen Gehaltserhöhung bleibt beim Kinderbetreuungszuschuss Arbeitgeber mehr Netto vom Brutto – bei geringeren Kosten für das Unternehmen:

Grundsätzlich können alle festangestellten Mitarbeitenden den Zuschuss zur Kinderbetreuung erhalten. Wichtig ist, dass der Zuschuss nicht pauschal an alle Mitarbeitenden gewährt wird, sondern individuell beantragt und abgerechnet wird. Auch Teilzeitbeschäftigte und befristet angestellte Eltern können davon profitieren.

Der Arbeitgeberzuschuss für Kinderbetreuung ist eine wertvolle Zusatzleistung und eine Win-win-Situation für beide Seiten. Trotz Verwaltungsaufwand – etwa bei Nachweisen oder Dokumentationspflichten – überwiegen die Vorteile beim betrieblich gewährten Kinderbetreuungszuschuss deutlich:

Vorteile für Arbeitnehmende:

• Finanzielle Entlastung ohne Abzüge
• Einfacher Zugang zur Unterstützung
• Zusätzlicher Benefit neben dem Gehalt

Kita-Zuschuss Arbeitgeber Vorteile:

• Stärkung der Arbeitgebermarke 
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Niedrigere Lohnnebenkosten im Vergleich zur Gehaltserhöhung

Kita-Zuschuss Arbeitgeber Nachteile:

• Verwaltungsaufwand für Nachweise und Abrechnung
• Begrenzung auf nicht schulpflichtige Kinder

Mitarbeiterbindung ist in Zeiten von Fachkräftemangel für Unternehmen unerlässlich. Um sich von Mitbewerbern abzusetzen, können Unternehmen mit Benefits und Zusatzleistungen punkten. Neben einem Zuschuss zur Kinderbetreuung offeriert der Gesetzgeber zahlreiche steuerbefreite und steueroptimierte Sachbezüge.  

Zur einfachen, steuerkonformen Abrechnung bietet Ihnen Spendit mehrere Modelle:

• SpenditCard: Bis zu 780 Euro netto steuer- und sozialversicherungsfrei und 11.016 Euro pauschalversteuert pro Jahr an Mitarbeitende gewähren, gebündelt auf einer Sachbezugskarte: ob Mitarbeitergeschenke, Tankgutschein, Erholungsbeihilfe, Internetpauschale oder Incentivierung. 
• spendit | bKV: Gesundheitsschutz Ihrer Mitarbeitenden von Zahnversorgung bis heilpraktische Behandlungen. In Verbindung mit der SpenditCard bei einer jährlichen Einzahlung von 377 Euro bis zu 750 Euro Gesundheitsbudget erhalten. 
• spendit | Deals: Rabatte und Angebote bei Top-Marken und lokalen Partnern nutzen, in Verbindung mit der SpenditCard. 
• spendit | Wellbeing: Fitness, mentale Gesundheit und Wohlbefinden der Belegschaft steigern mit Workouts vor Ort, Online-Kursen oder Ernährungstipps.
• Mobility Deutschlandticket: Die staatlichen Subventionsmöglichkeiten fürs Jobticket ausschöpfen und eine nachhaltige Mobilitätslösung anbieten – mit dem Deutschlandticket Job.
• Lunchit: Mit der Essensmarke per App bis zu 7,50 Euro pro Tag als steuer- und sozialversicherungsfreien Gehaltsbonus an Ihre Mitarbeitenden weitergeben.

Wer als Unternehmen moderne Personalpolitik umsetzen und qualifizierte Fachkräfte langfristig binden möchte, sollte den steuerlich attraktiven Zuschuss für Kinderbetreuung ernsthaft in Betracht ziehen. Gleichzeitig gilt es, die Nachteile der Arbeitgeberunterstützung bei Kinderbetreuung, wie etwa die Begrenzung auf nicht schulpflichtige Kinder und den Ausschluss von Essensgeld, transparent zu kommunizieren, entsprechend zu organisieren und nachzuweisen.  

Wenn Sie Interesse an alternativen oder zusätzlichen Mitarbeiter-Benefits haben, informieren wir Sie gerne. Vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Termin.

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Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.