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Wann entfällt die Nachweispflicht beim Essenszuschuss? 15-Tage-Regelung erklärt

von | Aug 31, 2023 | Essenszuschuss

Arbeitgeber können beim Essenszuschuss eine günstigere Lohnsteuer nutzen. Dafür müssen sie nachweisen, dass sie die Voraussetzungen des Bundesfinanzministeriums (BFM) erfüllen. Dafür gibt es jedoch eine Ausnahme: die sogenannte 15er Regelung. Was das ist und wie Sie davon profitieren, lesen Sie in diesem Beitrag.

Was sind die Voraussetzungen für die 15er Regelung beim Essenszuschuss?

Die Gesetzesgrundlage liefert das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben zum Sachbezugswert für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten. Es können Vereinbarungen festgelegt werden, die dem Arbeitnehmer Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten gewähren. Diese müssen auf dem Arbeitsvertrag oder einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage basieren.

Ist dies nicht der Fall, wird der Arbeitslohn nicht durch den Essenszuschuss festgesetzt, sondern durch den Wert der Mahlzeit des Arbeitnehmers. Grundlage dafür ist der amtliche Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV). Dafür muss sichergestellt werden, dass

  1. Es wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer nur an tatsächlichen Arbeitstagen Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) erwirbt. Eine Mahlzeit gilt nur dann als solche, wenn sie für den unmittelbaren Verzehr geeignet ist oder während der Essenspausen konsumiert wird.
  2. Es kann pro Mahlzeit nur ein Zuschuss pro Arbeitstag (ohne Krankheits- und Urlaubstage) in Anspruch genommen werden.
  3. Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen.
  4. Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht überschreiten.
  5. Der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern in Anspruch genommen werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben und bei denen die ersten drei Monate (gemäß § 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (siehe BMF-Schreiben vom 5. Januar 2015, BStBl I Seite 119).

Was ist die 15er Regelung?

Die 15er-Regelung besagt, dass Arbeitnehmer höchstens 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten pro Monat erhalten können. Die Vorgabe gilt insgesamt für Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Der Arbeitgeber muss die oben genannten Voraussetzungen aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) nachweisen.

Dieser Nachweis kann durch Vorlage von Verträgen zwischen dem Unternehmen, das die Mahlzeit anbietet, und dem Arbeitgeber erbracht werden. Dabei handelt es sich um sogenannte Akzeptanzpartner. Jedoch können auch andere Unternehmen beauftragt werden; es besteht keine Verpflichtung mehr, Akzeptanzstellen für den Essenszuschuss zu nutzen.

Es steht dem Arbeitgeber frei, entweder die Einzelbelege, die vom Arbeitnehmer vorgelegt werden, manuell zu überprüfen oder sich elektronischer Verfahren zu bedienen. Zum Beispiel kann ein Anbieter die Belege automatisch digitalisieren, prüfen und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber senden, aus der die gleichen Informationen wie aus den Einzelbelegen ersichtlich sind. Der Arbeitgeber muss die Belege oder die Abrechnung im Lohnkonto aufbewahren.

Wie viel Essenszuschuss für Mitarbeiter wird steuerlich begünstigt?

Das sind die aktualisierten amtlichen Werte für den Verpflegungszuschuss für Mahlzeiten im Jahr 2023 sowie der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss:

  • Mittagessen: Der Sachbezugswert beträgt 3,80 Euro (vorher: 3,57 Euro).
  • Abendessen: Der Sachbezugswert beträgt ebenfalls 3,80 Euro.
  • Frühstück: Ab 2023 beträgt der Sachbezugswert 2 Euro.

Zusätzlich zu diesen Sachbezugswerten kommt ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro hinzu. Insgesamt kann der Essenszuschuss also monatlich mit 15 Zuschüssen pro Mitarbeiter vergeben werden.

Gibt es auch im Homeoffice 15 Zuschüsse im Monat?

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten werden unter den oben gelisteten Bedingungen mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert berücksichtigt. Diese Bedingungen gelten auch für Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit im Home Office ausüben. Arbeitnehmende, die nicht mehr als sechs Stunden pro Tag arbeiten, können den Zuschuss ebenfalls erhalten, selbst dann, wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

15 Zuschüsse zu Mahlzeiten oder Entgeltumwandlung?

Wenn im Arbeitsvertrag beschlossen wird, dass Mitarbeiter anstatt Geld als Lohn Essenszuschüsse bekommen, wird der Lohn entsprechend reduziert. Diese Zuschüsse werden dann gemäß den oben genannten Bedingungen mit dem Sachbezugswert bewertet. Wenn der Arbeitsvertrag nicht geändert wird, hat der Austausch von Geld durch Essenszuschüsse keine Auswirkung auf den steuerpflichtigen Lohnbetrag.

FAQ 15er Regelung Essenszuschuss

Alles, was Sie zur 15er Regelung fürs Essensgeld als Zusatzleistung wissen müssen in Kürze:

1. Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Auch wenn ein Arbeitnehmer verschiedene Teile seiner Mahlzeit von verschiedenen Orten kauft, werden arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten gemäß den oben genannten Bedingungen mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert bewertet.

2. Erwerb auf Vorrat mit Essensmarken

Pro Arbeitstag und pro bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert berücksichtigt werden. Wenn der Arbeitnehmer an demselben Tag zusätzliche Mahlzeiten für andere Tage kauft, werden die dafür gewährten Zuschüsse als regulärer Lohn behandelt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile einer Mahlzeit für spätere Verwendung kauft.

3. Gemischte Belege

Mitarbeiter reichen manchmal einen Beleg ein, der neben ihrer täglichen Mahlzeit auch andere Produkte enthält, die nicht Teil der Mahlzeit sind. Solange der Mitarbeiter den Betrag für die Mahlzeit klar angibt, kann die Mahlzeit mit dem günstigen Sachbezugswert bewertet werden, auch wenn die Rechnung zusätzliche Artikel enthält.

4. Sammelbeleg mehrerer Mitarbeiter

Manchmal essen mehrere Mitarbeiter gemeinsam, jeder bezahlt sein eigenes Essen, aber das Restaurant stellt einen gemeinsamen Beleg aus. Jeder Mitarbeiter beantragt beim Arbeitgeber einen Essenszuschuss nur für den Teilbetrag der Rechnung, der auf das von ihnen konsumierte Essen entfällt.

Auch in diesem Fall kann die Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, obwohl weitere Beträge auf der Rechnung stehen. Die Voraussetzung ist, dass jeder Mitarbeiter nur für das von ihnen tatsächlich verzehrte Essen einen Zuschuss beantragt. Es spielt keine Rolle, ob andere Mitarbeiter Zuschüsse für die übrigen Mahlzeiten beantragen.

5. Kurzzeitige Auswärtstätigkeiten

Manchmal sind Mitarbeiter an einem Tag sowohl an ihrer ersten Tätigkeitsstätte als auch außerhalb des Büros tätig. Wenn sie an diesem Tag keinen Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale wegen der Auswärtstätigkeit haben, kann die Mahlzeit trotzdem mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden.

6. Mehrere Arbeitgeber

Manche Mitarbeiter haben mehrere Arbeitsverhältnisse und arbeiten an einem Tag für verschiedene Arbeitgeber. Jeder Arbeitgeber kann die Regelung für Mahlzeitenzuschüsse anwenden, abhängig von dem spezifischen Arbeitsverhältnis an diesem Tag.

Stichproben bei Belegen für eingereichte Verpflegungskosten sind Pflicht

Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Voraussetzungen für die Bewertung von Sachbezügen erfüllt sind. Wenn es viele Mitarbeiter gibt, ist es jedoch nicht zumutbar, jeden Einzelnen zu überprüfen.

In solchen Fällen reicht eine Stichprobenkontrolle, um sicherzustellen, dass die Zuschüsse ordnungsgemäß verwendet werden. Die Stichprobenkontrolle muss regelmäßig durchgeführt und dokumentiert werden. Unabhängig davon müssen alle Belege im Lohnkonto aufbewahrt werden.

Essensgutscheine ohne Verwaltungsaufwand?

Einzelne Belege für die Kontrolle der Finanzbehörden zu prüfen, kann für die Personalabteilung ein großer Aufwand sein. Insbesondere, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Tätigkeitsstätten haben und ihre Mahlzeit mittags nicht in der Betriebskantine einnehmen können.
Die 15er Regelung erleichtert diesen Prozess, da bis zu 15 Essensmarken monatlich nicht auf die Höhe der eingereichten Restaurantchecks überprüft werden müssen. Jedoch können Unternehmen die Verwaltung ebenso wie die Steuerlast minimieren.

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Weiterführende Informationen

Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.

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