Sachbezug Verpflegung 2024: Wie Sie das Maximum aus dem Essenszuschuss rausholen

Die Sachbezugswerte für 2024 wurden beschlossen. Wie Arbeitgeber diese optimal für sich nutzen können und warum sich Essenszuschüsse in Form digitaler Essensmarken für Arbeitgeber und –nehmende gleichermaßen lohnen, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

• Sachbezug vs. Sachbezug Verpflegung
• Entscheidung über Sachbezugswerte
• Sachbezugswerte 2024
• Verpflegungszuschuss als Win-win-Situation für Arbeitgeber und -nehmende
• Lunchit: die digitale Essensmarke

Als Sachbezüge gelten materielle Vorteile oder Leistungen, die Arbeitnehmende von ihrem Arbeitgeber erhalten. Sie erfolgen nicht als Geldzahlungen, sondern in Form von Waren, Gutscheinen oder zweckgebundenen Geldzuwendungen. Konkrete Beispiele sind die Überlassung von Dienstwagen, betriebliche Altersvorsorge oder Mahlzeiten. Sachbezüge sind unabhängig von der Anstellungsart: sie können Vollzeitangestellten als auch Werkstudierenden gewährt werden.

Über den Sachbezugswert Verpflegung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden das Mittagessen bezuschussen – auch wenn es keine Kantine vor Ort gibt. Möglich ist dies in Form von Papier- oder digitalen Essensmarken.  

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales entscheidet über die Anpassung der Sachbezugswerte. Abschließend muss die Änderungsverordnung im Bundesrat beschlossen werden. Die Entscheidung über die Sachbezugswerte 2024 fiel am 24.11.2023. Die Höhe der Anpassung orientiert sich an Verbraucherpreisen. Für die Sachbezüge 2024 wurde der Verbraucherpreisindex aus dem Zeitraum von Juni 2022 bis Juni 2023 herangezogen. 

Die Vierzehnte Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung legt eine Erhöhung des Sachbezugs Verpflegung von 288 Euro auf 313 Euro pro Monat fest. Für die einzelnen Mahlzeiten ergeben sich pro Kalendertag jeweils folgende Werte: 

• Frühstück: 2,17 Euro 
• Mittag- oder Abendessen: 4,13 Euro 

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden somit einen Verpflegungszuschuss von maximal 7,23 Euro pro Arbeitstag erstatten. Dieser Wert setzt sich folgendermaßen zusammen: 

• Sachbezugswert: 4,13 Euro 
• Essenszuschuss: 3,10 Euro 

Der Sachbezugswert muss je nach Zuzahlung der Mitarbeitenden pauschal oder gar nicht versteuert werden. Entscheidend ist hier der geldwerte Vorteil mit dem Sachbezugswert: Zahlen die Arbeitnehmenden mehr als den amtlichen Sachbezugswert (4,13 Euro) dazu, bleibt kein geldwerter Vorteil übrig, der zu versteuern wäre. Bleibt eine Differenz, darf der geldwerte Vorteil pauschal mit 25 Prozent besteuert werden. 

Der Essenszuschuss durch den Arbeitgeber ist sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei. 

Die Änderungen treten ab dem 1. Januar 2024 in Kraft. 

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden über den Sachbezugswert Verpflegung täglich einen Beitrag zum Mittagessen zu gewähren. Eine Kantine braucht es dafür nicht zwingend. Mit Papier- oder digitalen Essensmarken können Arbeitnehmende die Sachbezüge auch nutzen um außerhalb des Büros zu Mittag zu essen.

“The employees of 2030 will seek benefits that naturally fit in with their unique working and life requirements.”: Der ZURICH Report 2023 identifiziert Personalisierung als dominanten Trend für zukünftige Benefits.

An dieser Stelle setzt Lunchit an: Die digitale Essensmarke von Spendit bietet den Vorteil, dass sie an keine Kantine oder Akzeptanzpartner gebunden ist – Mitarbeitende können in Restaurants zu Mittag essen, in Supermärkten einkaufen oder bei Lieferdiensten bestellen. Die Flexibilität von Benefits war noch nie wichtiger: In Zeiten von New Work muss gewährleistet werden, dass sich Benefits für Mitarbeitende im Homeoffice und im Büro gleichermaßen lohnen.

Wie Lunchit funktioniert: Arbeitnehmende installieren die App auf ihren Smartphones und laden ein Foto des Belegs hoch. Das hat gleich mehrere Vorteile: Die Erstattung der Essenszuschüsse kann mit minimalem Verwaltungsaufwand digital in die Lohnbuchhaltung eingebunden werden. Ende des Monats prüft eine KI alle eingereichten Belege und filtert diejenigen mit Artikeln, die nicht den Anforderungen entsprechen zu scheinen (z. B. Alkohol oder Tabak). Diese Belege kontrollieren der Arbeitgeber oder optional Spendit im Rahmen einer Stichprobe. Es muss mindestens 1 Prozent der eingereichten Belege geprüft werden. Dadurch ist jederzeit die Steuerrechtskonformität und Übereinstimmung mit der DSGVO sichergestellt.

Zudem stellt Lunchit im Vergleich zu Papier-Essensmarken die nachhaltigere Lösung dar: Pro Mitarbeiter:in können durch die Nutzung von Lunchit 25.000 kg CO2 eingespart werden. 

Mit Lunchit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden mit dem geringstmöglichen Aufwand die größtmögliche steuerfreie Zuwendung zukommen lassen. Die Weihnachtszeit eignet sich ideal, um Arbeitnehmenden auf diese Weise Wertschätzung zu zeigen. 

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