Mit Restaurantschecks Steuern sparen

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern einen Zuschuss zum Mittagessen in Form von Restaurantschecks. Doch was verbirgt sich eigentlich genau dahinter? Wie funktionieren Essensschecks, wo kann man sie einlösen? Und welche weiteren Alternativen zum Papiercoupon gibt es noch? Wir haben alle Infos zusammengefasst.

Mit Restaurantschecks Steuern sparen

Was sind Restaurantschecks?

Restaurantschecks oder Essenscoupons sind ein bargeldloser Zuschuss, den ein Arbeitgeber an seine Mitarbeiter ausgeben kann, wenn es keine betriebseigene Kantine gibt.  Dieser Zuschuss zum Mittagessen gilt als Sachbezug, also als Einkunft, die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehört, aber keine Geldleistung ist. Der entsprechende Sachbezugswert ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil. Aktuell liegt dieser im Jahr 2020 bei 3,40 Euro pro Mitarbeiter und Tag (laut „Sozialversicherungsentgeltverordnung“ bzw. „SvEV“). Der Arbeitgeber kann mit 3,10 Euro aufstocken, sodass sich ein maximaler steuerfreier Gesamtwert von 6,50 Euro ergibt, mit dem der Arbeitgeber das Mittagessen pro Mitarbeiter bezuschussen kann.

Sind Essenszuschüsse und Restaurantschecks steuerfrei?

Nicht grundsätzlich. Es kommt dabei auf den Preis des Mittagessens an bzw. auf die Höhe der Summe, die der Arbeitnehmer zu dem Arbeitgeberzuschuss zuzahlt. Wenn der Arbeitnehmer zu seinem Essen mehr dazu gibt als die amtlichen 3,40 Euro Sachbezugswert, ist der Essenszuschuss für den Arbeitgeber komplett steuerfrei. Ist die Zuzahlung durch den Arbeitnehmer zum Pausensnack geringer als 3,40 Euro, muss der Arbeitgeber den Differenzbetrag zwischen Sachbezugswert und Zuzahlung des Mitarbeiters pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Zuschuss Restaurantschecks berechnen
Restaurantschecks Zuschuss Rechenbeispiel

Weitere Infos zum Thema Sachbezugswert finden Sie auch in unserem Artikel „Sachbezugswert Verpflegung: Das müssen Sie zum Essenszuschuss wissen“.

Wie funktionieren Restaurantschecks?

Oft sind Restaurantschecks aus Papier an ein bestimmtes Partnernetzwerk gebunden. Sie sind daher nur in bestimmten Restaurants, Imbissen oder Supermärkten einlösbar. Bei Restaurantschecks aus Papier übernimmt der Arbeitgeber meistens den Pflichtanteil von 3,40 Euro und dieser wird dann pauschal mit 25 Prozent versteuert.

Welche Regeln müssen bei der Ausgabe von Restaurantschecks beachtet werden?

Zunächst muss sich der Arbeitgeber entscheiden, ob er seinen Mitarbeitern arbeitstäglich einen oder monatlich 15 Restaurantschecks ausgibt. Bei der arbeitstäglichen Ausgabe, muss er für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit oder Anwesenheit aufzeichnen. Entsprechend muss er Essensmarken zurückfordern oder im Folgemonat verringern, sollte der Arbeitnehmer einen Tag wegen Krankheit oder Urlaub fehlen. Diese Nachweispflicht entfällt jedoch, wenn der Arbeitgeber pauschal 15 Restaurantschecks pro Monat ausgibt.

Das Ansammeln bzw. die Häufelung von Essensmarken und Schecks ist zwar in der Praxis oft gang und gäbe, aber nicht gesetzeskonform.  So kann es bei Prüfung zu Strafzahlungen für den Arbeitgeber kommen.

Wo kann man Restaurantschecks einlösen?

Es gibt Scheck-Systeme, denen eine große Anzahl von Restaurants oder Supermärkten angeschlossen ist, dennoch kann der Arbeitnehmer nicht überall mit den Essensschecks bezahlen. Bei elektronischen Systemen, wie beispielsweise der Lunchit App, ist der Arbeitnehmer maximal flexibel. Ganz egal, was, wo und wie viel er isst. Er fotografiert einfach die Rechnung mit dem Handy ab, reicht sie mit der App beim Arbeitgeber ein und erhält am Monatsende die eingereichten Beträge mit dem Gehalt erstattet.

Sind elektronische Essensschecks eine gute Alternative zu Essenscoupons aus Papier?

Nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit, sind vollelektronische Systeme eine komfortable Alternative zu den gängigen Restaurantschecks aus Papier. Sie erlauben das Einlösen der Essenschecks mit weniger administrativem Aufwand und Arbeitgeber können Steuervorteile besser geltend machen, weil der tatsächliche Rechnungsbetrag des Essens zu Grunde gelegt wird. Zudem unterbinden sie das unerlaubte Ansammeln bzw. Häufeln von Essensmarken, da die App sicherstellt, dass pro Arbeitstag nur ein steuerfreier Essenszuschuss erstattet wird.

Analog: Restaurantschecks, Essensmarken

 

  • Gesundes Mittagessen mit bis zu 6,50 € steuerfreier Erstattung
  • Einlösung in vielen Restaurants und Supermärkten möglich
  • leichte Handhabung, aber viel Papier im Portemonnaie
  • hoher Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber (Nachweispflicht bei tgl. Ausgabe)
  • festgelegter Erstattungsbeitrag
  • unzeitgemäße Papierform
  • steuer- und datenschutzkonform, lädt aber Nutzer zur Häufelung ein (nicht gesetzeskonform)

Digital: digitale Essensmarken per App (z.B. Lunchit)

 

  • gesundes Mittagessen mit bis zu 6,50 € steuerfreier Erstattung
  • freie Wahl: Restaurant, Supermarkt, Imbiss, Café, Lieferservice
  • kinderleichte Handhabung der App für Nutzer
  • kaum Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber
  • vollautomatische Berechnung des Erstattungsbetrags
  • zeitgemäßes Employer Branding
  • jederzeit steuer- und datenschutzkonform

Ist der Essenszuschuss auf das Mittagessen beschränkt?

Nein, Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern auch schon zum Frühstück oder später beim Abendessen etwas Gutes tun. Hier weicht der Sachbezugswert am Morgen allerdings ab, er liegt beim Frühstück bei 1,80 Euro täglich.

Sachbezugswerte für Restaurantschecks

Da der Arbeitgeber mit zusätzlich 3,10 Euro aufstocken kann, ergibt sich für ein Frühstück ein maximal steuerfreier Zuschuss in Höhe von 4,90 Euro. Für ein Mittag- oder Abendessen liegt der Betrag dann dementsprechend bei 6,50 Euro.

Im Gegensatz zu Österreich, wo die Zuschusshöhe seit Jahrzehnten nicht angepasst wurde, profitieren Arbeitgeber und -nehmer in Deutschland von einem kontinuierlichen Anstieg der Sachbezugswerte für Verpflegung in den letzten Jahren. Zuständig für die jährliche Anpassung ist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Bei der Festlegung der neuen Werte orientiert sich das BMAS u.a. am Verbraucherpreisindex, der allgemeinen Preissteigerung und der Inflation.

Gute Mitarbeiter wollen gut essen!

Natürlich sind die Steuervorteile appetitlich. Doch das, was den Essenszuschuss – ganz gleich ob Restaurantscheck oder digitale Essensmarke wie Lunchit – so wertvoll für das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis macht, ist vor allem das gute Essen und dessen positive Wirkung. Food Essen ist ein absolutes Trend-Thema, über das die meisten Menschen gerne reden. Wenn Mitarbeiter vom Arbeitgeber jeden Tag dabei unterstützt werden, sich ausgewogen, gesund und ganz nach eigenem Geschmack zu ernähren, wird das als wertschätzende Geste wahrgenommen und wirkt damit nachhaltig auf Motivation und Zusammengehörigkeitsgefühl.

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