Wie Sie auf Ihrer Betriebsveranstaltung den Freibetrag 2025 voll ausschöpfen

Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und Firmenjubiläen sind mehr als nur ein Bonus – sie sind ein Instrument der Unternehmenskultur. Firmenfeiern steigern Motivation und Bindung von Mitarbeitenden und fördern den Teamzusammenhalt. Alle relevanten Infos rund um Betriebsveranstaltungen und den Freibetrag 2025 finden Sie hier. Nutzen Sie auch unser kostenfreies PDF mit den steuerlichen Grundlagen zur pauschalen Lohnsteuer von Betriebsveranstaltungen und sparen Sie bares Geld.

• Was zählt als Betriebsfeier?
• Wie hoch ist der Freibetrag pro Betriebsfeier?
• Betriebsveranstaltung: Freibetrag überschritten, was dann?
• 110 Euro-Freibetrag: Was zählt zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung?
• Was man bei der Planung einer Betriebsfeier beachten sollte
• Betriebsveranstaltung und Freibetrag: Kosten pro Person berechnen
• Fazit

Als Betriebsfeier oder Betriebsveranstaltung gelten Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG). Vom Arbeitgeber organisiert, muss sich der Teilnehmerkreis nahezu ausschließlich aus Betriebsangenhörigen, deren Begleitpersonen, ggf. Leiharbeitnehmenden und Arbeitnehmenden im Konzernverbund zusammensetzen.  

Typische Beispiele sind:  

• Weihnachtsfeiern,  

• Sommerfeste,  

• Betriebsausflüge, 

• Jubiläumsfeiern.

Die Veranstaltung sollte allen Mitarbeitenden offenstehen.

Ist ein Teamevent eine Betriebsfeier?

Nicht jedes Teamevent ist automatisch eine steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung. Entscheidend ist der offene Teilnehmerkreis. Nur wenn das Event für einen abgrenzbaren, aber betrieblich nachvollziehbaren Personenkreis vorgesehen ist (z. B. alle Außendienstmitarbeitenden, alle Pensionär:innen), kann es als Betriebsveranstaltung gelten. 

Weitere Informationen zu aktuellen Urteilen rund um die Abgrenzung von Betriebsfeier und Teamevent bietet Haufe.

Der steuerliche Freibetrag für Zuwendungen des Arbeitgebers liegt aktuell bei 110 Euro pro teilnehmender Person und pro Veranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Wie viele Betriebsfeiern pro Jahr sind steuerfrei?

Unternehmen können bis zu zwei Betriebsfeiern im Jahr ausrichten, bei denen jeweils bis zu 110 Euro pro Person steuerfrei bleiben und den Freibetrag bspw. für die Weihnachtsfeier und ein Sommerfest nutzen. Weitere Firmenfeiern verlieren die Steuerbegünstigung. Der Arbeitgeber kann aber wählen, für welche zwei Veranstaltungen im Jahr der Freibetrag gelten soll – unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge.

Was ist eine gemischte Betriebsveranstaltung bzw. eine gemischt veranlasste Veranstaltung?

Bei einer gemischten Betriebsveranstaltung verbindet sich ein betrieblicher Anlass (z. B. Schulung oder Teammeeting) mit einem geselligen/gesellschaftlichen Teil (wie gemeinsames Essen).  

Für die Steuer gilt: Nur der gesellschaftliche Teil kann als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung anerkannt werden. Die Kosten bzw. Aufwendungen müssen deshalb klar aufgeteilt werden. Wird die 110-Euro-Grenze pro Mitarbeitendem überschritten oder der private Anteil überwiegt, kann ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entstehen.

Wenn die Kosten für eine Betriebsveranstaltung über 110 Euro pro Person liegen, können Unternehmen eine Pauschalversteuerung nutzen: Der übersteigende steuerpflichtige Anteil wird pauschal mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuert. Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Berechnung pauschaler Lohnsteuer bei Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltung: Freibetrag oder Freigrenze?

Beim Freibetrag ist nur der Betrag über 110 Euro steuerpflichtig, der Rest ist steuerfrei. Eine Freigrenze hingegen würde bedeuten, dass bei Überschreitung der komplette Betrag steuerpflichtig wäre. Bei der Betriebsveranstaltung greift erfreulicherweise der Freibetrag.

Betriebsveranstaltung Freibetrag: brutto oder netto?

Die 110 Euro stellen einen Bruttobetrag dar. Das bedeutet, die Umsatzsteuer ist bereits enthalten.

Zu den Zuwendungen werden sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers für die Veranstaltung gerechnet, darunter:  

• Essen und Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, 

• Raummiete und Beleuchtung, 

• Unterhaltungsprogramm, künstlerische Darbietungen, Eintrittskarten, Musik,  

• Geschenke, 

• Fahrt- und Übernachtungskosten. 

Bei den Zuwendungen ist auch die Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Die Gesamtkosten der Zuwendungen inklusive Umsatzsteuer dürfen den Freibetrag von 110 Euro pro Person nicht überschreiten, um steuerfrei zu bleiben.

Reisekosten

Bei Reise-, Fahrt- und Übernachtungskosten gilt Folgendes:  

• Reisekosten können bei einer Betriebsfeier vom Arbeitgeber (laut Reisekostenregelung) steuerfrei erstattet werden, wenn die Feier an einem anderen Ort als dem Arbeitsplatz des Arbeitnehmenden stattfindet und der Arbeitnehmende die Anfahrt dorthin selbst organisiert.  

• Wenn die Betriebsfeier an der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet, ein Transfer zum Veranstaltungsort organisiert wird oder wenn die Teilnehmenden vor Ort übernachten, zählen diese Kosten zu den Gesamtkosten der Betriebsfeier und werden in den Freibetrag eingerechnet.

Sachgeschenke

Bei Sachgeschenken während einer Betriebsveranstaltung ist entscheidend, ob sie 60 Euro übersteigen. 

• Geschenke bis 60 Euro (z. B. kleine Weihnachtsgeschenke) zählen als Zuwendungen zur Veranstaltung und werden in die Gesamtkosten einbezogen. 

• Bei Geschenken über 60 Euro ist zu unterscheiden: Besteht ein konkreter Veranstaltungsbezug (z. B. Tombolagewinn), gilt die Zuwendung als „anlässlich“ und kann mit 25 % pauschal versteuert werden. Fehlt dieser Bezug (z. B. Geschenk, dessen Übergabe auch im Büro möglich wäre), liegt eine Zuwendung „nur bei Gelegenheit“ vor; hier ist eine Pauschalbesteuerung mit 30 % nach § 37b EStG möglich. 

Geschenke an Geschäftskunden können nach § 37b Abs. 1 EStG ebenfalls mit 30 % pauschal versteuert werden, sie zählen nicht zu den Gesamtkosten der Veranstaltung.

Steuerfreie Mitarbeiter-Geschenke

Unabhängig von Firmenfeiern können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bis zu dreimal im Jahr Aufmerksamkeiten in Höhe von bis zu 60 Euro zusätzlich zum Arbeitslohn zukommen lassen – steuer- und sozialabgabenfrei nach R 19.6 LStR 2015. Nutzen Sie den Geschenkgutschein zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit oder zum Firmenjubiläum – ganz einfach mit dem Modul Celebrate der SpenditCard.

Sachbezug 50 voll ausschöpfen

Unternehmen können ihren Mitarbeitenden zudem bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei neben dem Arbeitslohn gewähren, und zwar in Form von Sachleistungen oder Gutscheinen. Einsetzen lässt sich dieser Universalgutschein beispielsweise für das Jobticket oder einen Tankgutschein. Nutzen Sie dazu das Modul Sachbezug 50 der SpenditCard.

Bei der Planung einer Betriebsfeier gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten, um den Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen: 

• Location mit Bedacht wählen, damit sie sowohl für lokale als auch angereiste Mitarbeitende gut erreichbar ist.  

• Abwechslungsreiches Programm organisieren, das die Interessen der Belegschaft berücksichtigt, wie Escape Rooms oder Kochkurse.  

• Hotelbuchungen für Remote-Mitarbeitende frühzeitig organisieren, um eine komfortable Unterbringung zu gewährleisten. 

• Essenpräferenzen der Teilnehmenden abfragen, um auf Allergien, Unverträglichkeiten oder besondere Wünsche wie vegane Ernährung eingehen zu können.

Um die Gesamtkosten pro Person auf einer Betriebsfeier zu berechnen, gehen Sie am besten in fünf Schritten vor:

1. Gesamtkosten

Alle Ausgaben inkl. Umsatzsteuer einbeziehen: 

• Verpflegung 
• Künstler:innen, Musik 
• Raummiete & Deko
• Eventplanung
• Geschenke
• Fahrtkosten (außer steuerfreie Reisekostenzuschüsse)

2. Teilnehmerzahl erfassen

Nur tatsächlich anwesende Personen zählen – inklusive Begleitpersonen. 
Begleitpersonen werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet. Das bedeutet, bei einer Betriebsveranstaltung reduziert sich der Freibetrag eines Mitarbeitenden mit der Anzahl der Begleitpersonen.

3. Kosten pro Kopf

Gesamtkosten ÷ Anzahl anwesender Personen 

Über 110 Euro pro Person: der Mehrbetrag ist steuerpflichtig (25 %) 

4. Beispielrechnung

Ein Unternehmen lädt seine Belegschaft samt Partner:innen zum Abendessen in ein Restaurant ein.  

Gesamtaufwendungen: 9.000 Euro
Teilnehmende: 90 Personen (60 Mitarbeitende + 30 Begleitpersonen) 

9.000 Euro ÷ 90 = 100 Euro pro Person
 

Wichtig: Das Abendessen ist lediglich für diejenigen Angestellten lohnsteuerfrei, die ohne Begleitung anwesend waren. Die Mitarbeitenden mit Begleitung kommen inklusive der Aufwendungen für den oder die Partner:in auf 200 Euro und übersteigen damit den 110-Euro-Freibetrag um 90 Euro. Der übersteigende Betrag von 90 Euro ist damit lohnsteuerpflichtig (25 %).

5. Steuer

• Teilnehmerliste führen, Gäste unterzeichnen lassen (inkl. Begleitpersonen) 

• Alle Belege und Rechnungen aufbewahren 

So ist man bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Mit dem richtigen Know-how, etwa zur pauschalen Lohnsteuer bei Betriebsveranstaltungen, zur Frage „Freibetrag oder Freigrenze?“ und zur korrekten Berechnung von Teilnehmerkosten können Unternehmen bei der Planung und Abrechnung von Betriebsfeiern rechtssicher und effizient agieren. 

Um weitere Steuervorteile für Angestellte zu nutzen, lassen sich Sachbezüge einsetzen. Wir beraten Sie gerne, wie Sie die SpenditCard dabei kosteneffizient und gewinnbringend nutzen können. 

• Teambuilding-Maßnahmen: So wird Zusammenarbeit im Team gefördert
• Was ist Mitarbeitermotivation und warum ist sie so wichtig?
• Geldwerter Vorteil: versteuern oder Freibetrag nutzen

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.