Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Was gilt 2024?

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Das entschied ein BAG-Urteil vom 13. September 2022. Viele Unternehmen kämpfen jetzt damit, die Vorgaben umzusetzen. Welche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung 2024 gelten, lesen Sie hier.

• Wann wird Arbeitszeiterfassung Pflicht?
• Welches Gesetz regelt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
• Was besagt das Arbeitszeitgesetz?
• Was ändert sich mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
• Wieso ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
• Das Wichtigste zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Kürze
• Welche Risiken für Unternehmen entstehen durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
• Wo wird die Arbeitszeit sonst noch erfasst?
• Was ist mit Sonderregelungen bei Arbeitszeit und -ort? Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
• Was ist ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung?

Das BAG-Urteil bezieht sich auf Paragraph 3 des Arbeitsschutzgesetzes. Dieser besagt, dass Arbeitgeber alle Maßnahmen ergreifen müssen, um die Gesundheit der Angestellten zu schützen.

Vor dem Urteil betraf eine Erfassung der Arbeitszeit laut Gesetz Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit (§ 16 (2) Arbeitszeitgesetz). Auch Minijobber und Branchen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 (1) Mindestlohngesetz) waren betroffen. Hinzu kamen mobile Beschäftigte, wie etwa Paketdienste.

Der Unterschied war, dass es in diesen Bereichen keine Maßgaben für das Zeiterfassungssystem gab. Nach den Entscheidungen von EuGH und BAG wird der deutsche Gesetzgeber künftig detailliertere Vorgaben machen müssen.

• Pro Tag gilt eine maximale Zeit von acht Stunden Arbeit
• Am Tag sind zwei Überstunden erlaubt, also bis zu zehn Arbeitsstunden. In einem Zeitraum von 24 Wochen (oder sechs Monaten) sind im Schnitt nur acht Stunden pro Tag erlaubt.
• Ist ein Arbeitstag länger als sechs Stunden, sind an diesem Tag mindestens 30 Minuten Pause nötig. Bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Eine Einteilung auf mehrere Pausen ist möglich, wenn jede mindestens 15 Minuten beträgt.
• Zwischen zwei Arbeitstagen ist eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden vorgeschrieben.
• Tarifverträge dürfen andere Regeln vorgeben.

Das Arbeitszeitgesetz schrieb bereits zuvor fest, dass maximale Arbeitszeiten und Pausen am Arbeitsplatz einzuhalten sind. Die Erfassung der Arbeitszeit inklusive Start, Ende und Pausen der Arbeitszeit kommt mit der Entscheidung vom Bundesarbeitsgericht hinzu. Dabei gibt es keine Änderungen, was die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche sowie die Vorgaben für Pausen betrifft. Eine Erhöhung auf einen 12-Stunden-Arbeitstag, wie er in Österreich möglich ist, ist nicht vorgesehen.

Mit der Zeiterfassung entstehen verlässliche Daten über die Arbeitszeit. Diese verschaffen Arbeitnehmenden und Arbeitgebern rechtliche Sicherheit.

Arbeitszeiterfassung schützt laut EuGH-Urteilsbegründung die Gesundheit aller Mitarbeitenden. Zu viele Überstunden können Stress und Krankheiten auslösen. Dazu zählen auch ‘mal eben’ beantwortete Mails außerhalb der vergüteten, regulären Arbeitszeit.

Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sorgt dafür, dass die Arbeitszeit in einem gesunden Rahmen bleibt. Überstunden müssen vergütet oder an anderer Stelle ausgeglichen werden. So war es bereits vor dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) Pflicht.

Unternehmen haben bei einem Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz, also wenn sie die Arbeitszeiten nicht ordnungsgemäß aufzeichnen, rechtliche Risiken. Das gilt bereits bei einer unzureichenden Zeiterfassung. Denn die aufgezeichneten Daten müssen im Fall einer behördlichen Prüfung oder vor Gericht nachweisfähig sein. Unleserliche oder unvollständige Aufzeichnungen können daher Konsequenzen nach sich ziehen.

Lohndiebstahl wird mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für beide Seiten verringert. Denn es wird regelmäßig aufgezeichnet, ob Arbeitnehmende regelmäßig ein paar Minuten früher oder später kommen und gehen. Diese Transparenz schafft eine gerechte Bewertung der Arbeitszeit.

Es gibt bereits ähnliche Pflichten zur Zeiterfassung im Arbeitsrecht. So legt beispielsweise § 2 Abs. 1, 2 SvEV die Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung fest. Arbeitgeber müssen nachweisen, dass der Essenszuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird.

An Krankheitstagen, Urlaubstagen oder sonstigen freien Tagen wie beispielsweise am Wochenende darf der Essenszuschuss nicht ohne Weiteres gezahlt werden. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt jedoch, wenn pro Kalendermonat maximal 15 Zuschüsse gewährt werden.

Bisher sind noch nicht alle Details zur Arbeitszeiterfassung festgelegt. Daher gibt es viele Sorgen und Fragen: Wird Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Ist Arbeitszeiterfassung im Home-Office Pflicht? Gibt es Unterschiede für Innen- und Außendienst bei der Arbeitszeiterfassungspflicht? Wie hängen Arbeitszeiterfassung und Datenschutz zusammen? Und vieles mehr.

Arbeitgeber können jedoch beruhigt sein, denn Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen einander nicht aus. Bei der Arbeitszeit nach Vertrauen erfüllen Angestellte ihre Aufgaben, ohne Ausrichtung nach festgelegten Stunden pro Tag. Dies können sie weiterhin tun, sie erfassen nur Start und Ende.

Wie können Unternehmen die Arbeitszeiterfassungspflicht umsetzen? Die Methode muss „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein, fordert das EuGH. Was das genau bedeutet, ist noch vom Gesetzgeber festzulegen. Bisher gibt es noch keine gesetzlichen Details dazu, wie die Arbeitszeit aufzuzeichnen ist.

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