Unbezahlter Urlaub umfassend erklärt

Eine Auszeit vom Berufsleben zu nehmen, ohne dabei das Arbeitsverhältnis zu beenden? Genau das macht unbezahlter Urlaub möglich. Ob für persönliche Projekte oder familiäre Verpflichtungen – Gründe für unbezahlten Urlaub gibt es viele. Diese Art der Freistellung bringt jedoch auch arbeitsrechtliche und finanzielle Aspekte mit sich, die für Mitarbeitende wie für Arbeitgeber relevant sind. Nutzen Sie unseren Überblick und die kostenlose Vorlage für einen Urlaubsantrag.

• Was ist unbezahlter Urlaub? Eine Definition
• Abgrenzung: Unbezahlter Urlaub und Fehlzeiten, unbezahlter Urlaub und Sonderurlaub
• Was es rund um unbezahlten Urlaub zu beachten gilt
• Was ist steuerlich zu beachten und wie wird unbezahlter Urlaub in der Lohnabrechnung berücksichtigt?
• Unbezahlter Urlaub: Berechnung
• Was kostet den Arbeitgeber unbezahlter Urlaub?
• Mitarbeiter-Benefits während der Auszeit
• Unbezahlter Urlaub: Nachteile vs. Vorteile im Überblick
• Fazit

Unbezahlter Urlaub ist eine einvernehmliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgeber, bei der die Arbeitspflicht sowie die Entgeltzahlung für einen bestimmten Zeitraum ausgesetzt werden – das Beschäftigungsverhältnis bleibt jedoch bestehen. Es handelt sich demnach um eine Art Freistellung. 

Während die Hauptleistungspflichten ruhen (Arbeitsentgelt und Arbeitsleistung), bleiben die sog. Nebenpflichten in Kraft: das Wettbewerbsverbot, die Treuepflicht, die Fürsorgepflicht sowie der Kündigungsschutz.

Nicht immer werden die Begriffe „unbezahlter Urlaub“, „Fehlzeit“ und „Sonderurlaub“ scharf gegeneinander abgetrennt. Es gibt jedoch entscheidende Unterschiede:

Unbezahlter Urlaub vs. Fehlzeit

Unbezahlter Urlaub ist eine Form der unbezahlten Fehlzeit. Unter unbezahlten Fehlzeiten versteht man die Freistellung eines Mitarbeitenden von der Arbeitspflicht ohne Anspruch auf Vergütung. 

Im Gegensatz dazu besteht bei bezahlten Fehlzeiten, etwa im Krankheitsfall oder während des gesetzlichen Urlaubs, ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung, der gesetzlich oder tariflich geregelt ist.

Unbezahlter Urlaub vs. Sonderurlaub

Sonderurlaub ist in der Regel eine kurzfristige, meist bezahlte Freistellung aus besonderem Anlass, wie z. B. Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Todesfall eines nahen Angehörigen. Die Zahlungspflicht ergibt sich häufig aus § 616 BGB, kann aber durch Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen werden.  

Unbezahlter Urlaub hingegen ist meist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers oder beruht auf speziellen gesetzlichen Regelungen, wie z. B. Elternzeit oder Pflegezeit. Hier besteht während der Freistellung kein Anspruch auf Arbeitsentgelt, ggf. aber auf eine Ersatzleistung (z. B. Elterngeld, Kinderkrankengeld). Weitere Ansprüche auf Freistellung können sich aus dem Tarifvertrag, der Betriebsvereinbarung oder betrieblicher Übung (in ähnlichen Fällen in der Vergangenheit wurde eine Freistellung vom Arbeitgeber gewährt) ergeben.

Unbezahlte Auszeit – Rechtsgrundlage: Haben Mitarbeitende einen (gesetzlichen) Anspruch auf unbezahlten Urlaub?

Einen gesetzlich verankerten Anspruch auf die Genehmigung von unbezahltem Urlaub gibt es in Deutschland nicht. Die Gewährung liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung können Ansprüche auf unbezahlten Urlaub verankert sein.

Wie lange kann ein:e Mitarbeitende:r unbezahlten Urlaub nehmen?

Die Dauer des unbezahlten Urlaubs ist grundsätzlich nicht gesetzlich begrenzt und kann individuell zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgeber vereinbart werden. Bei längeren Auszeiten spricht man meist von Sabbaticals.

Darf der Arbeitgeber unbezahlten Urlaub anordnen?

Arbeitgeber dürfen keinen unbezahlten Urlaub anordnen. Zwar können Unternehmen ihre Mitarbeitenden in Betriebsferien oder Zwangsurlaub schicken – in dieser Zeit erhalten die Angestellten aber weiterhin ihr Gehalt.

Muss unbezahlter Urlaub genehmigt werden?

Ja, diese Form der Auszeit muss vom Vorgesetzten genehmigt werden. Ein entsprechender Antrag kann abgelehnt werden, etwa bei dringendem betrieblichem Bedarf wie Personalmangel. Allerdings darf der Arbeitgeber die Zustimmung nicht willkürlich verweigern – insbesondere dann nicht, wenn sich aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einer betrieblichen Übung ein Anspruch auf unbezahlten Urlaub ergibt.

Wie wird unbezahlter Urlaub beantragt?

Zwar gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, den Antrag auf unbezahlten Urlaub schriftlich zu stellen; aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit ist es jedoch dringend zu empfehlen. Nutzen Sie unseren Musterantrag, um alle relevanten Angaben vollständig und korrekt zu erfassen. 

Hier den kostenlosen Muster-Antrag für unbezahlten Urlaub herunterladen.  

Dieses Muster dient ausschließlich als unverbindliche Vorlage und ersetzt keine rechtliche Beratung. Es ist nicht rechtsverbindlich und muss an den konkreten Einzelfall angepasst werden. Für die rechtliche Prüfung und Anpassung empfehlen wir die Konsultation eines juristischen Fachberaters.

Wie wirkt sich die unbezahlte Freistellung auf das Gehalt aus?

Während des unbezahlten Urlaubs entfällt das Gehalt vollständig. Es werden keine Lohnzahlungen geleistet, und es besteht auch kein Anspruch auf sonstige geldwerte Leistungen, es sei denn, dies wurde ausdrücklich vereinbart. 

Mehr zu den Möglichkeiten, unbezahlten Urlaub zu finanzieren – beispielsweise durch Zeitwertguthaben oder ein Langzeitarbeitskonto – haben wir in unserem Beitrag zum Sabbatical zusammengefasst.

Wird unbezahlter Urlaub von den Urlaubstagen abgezogen?

Führt unbezahlter Urlaub zu einer Kürzung des Urlaubsanspruchs? Nein, denn die unbezahlte Auszeit wird nicht direkt vom Urlaubsanspruch abgezogen. Allerdings kann sich der Anspruch anteilig kürzen, wenn der unbezahlte Urlaub mehrere volle Kalendermonate umfasst. Bei einem kompletten Jahr ohne Arbeitspflicht entfällt der Urlaubsanspruch für dieses Jahr vollständig.

Viele Arbeitnehmende fragen sich, wie es bei unbezahltem Urlaub mit der Krankenversicherung aussieht und ob bei unbezahltem Urlaub die Sozialversicherung weiterhin greift. Folgendes ist zu beachten: 

Krankenversicherung, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung während des unbezahlten Urlaubs:

• Während des ersten Monats eines unbezahlten Urlaubs bleibt der Versicherungsschutz in der Regel bestehen.  

• Nach Ablauf eines Monats endet die Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung – es sei denn, es greifen Sonderregelungen, z. B. die Familienversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung.  

• Arbeitnehmende müssen sich dann eigenständig versichern, entweder freiwillig gesetzlich oder privat. 

• Arbeitgeber sind verpflichtet, die Beschäftigten nach Ablauf des ersten Monats bei den Sozialversicherungsträgern abzumelden. Nimmt der Mitarbeitende die Arbeit wieder auf, muss der Arbeitgeber ihn oder sie erneut anmelden.

Wirkt sich unbezahlter Urlaub auf die Rente aus?

Während des ersten Monats besteht die Rentenversicherungspflicht in der Regel weiterhin. Bei längeren Auszeiten kann es jedoch zu Lücken in der Rentenversicherung kommen, es sei denn, die Beiträge werden freiwillig weitergezahlt.

In der Lohnabrechnung wird die Auszeit oder Karenzierung ab einer Dauer von mindestens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen als Zeitraum ohne Entgeltzahlung ausgewiesen. In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wird dieser Zeitraum mit dem Buchstaben „U“ für unbezahlten Urlaub gekennzeichnet. 

Wichtig: Auch wenn während der Freistellung kein Arbeitslohn gezahlt wird, aber beispielsweise weiterhin ein Firmenwagen genutzt werden kann, müssen solche Sachbezüge versteuert werden.

Sie fragen sich, wie Sie das Entgelt bei unbezahltem Urlaub berechnen können? Sofern eine Auszeit im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist, enthält der Vertrag in der Regel auch Angaben zur Berechnung der Vergütungskürzung.  

Grundsätzlich gilt:

• Bei unbezahltem Urlaub von mehr als einem Monat entfällt die Gehaltszahlung vollständig für die Zeit über den ersten Monat hinaus. 

• Bei einzelnen Tagen oder Wochen unbezahlten Urlaubs wird das Monatsgehalt anteilig gekürzt – meist auf Basis der durchschnittlichen Arbeitstage im Monat. 

Unbezahlten Urlaub berechnen: Formel

Das Monatsgehalt wird auf den Tagessatz heruntergerechnet und mit den unbezahlten Urlaubstagen multipliziert: 

(Monatliches Gehalt brutto : Kalendertage im Durchschnitt) x Kalendertage mit unbezahltem Urlaub = Gehalt brutto für Tage mit unbezahltem Urlaub 

Monatliches Gehalt brutto – Gehalt brutto für Tage mit unbezahltem Urlaub = Gehalt brutto abzüglich unbezahltem Urlaub

Beispiel:

Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag auf 2 Wochen (10 Arbeitstage) unbezahlten Urlaub für den Monat November 2025. Der November 2025 hat 30 Kalendertage und 20 reguläre Arbeitstage. Auf den November entfallen demnach 10 Arbeitstage für diesen Mitarbeitenden. Er verdient 3.000 Euro brutto.  

3.000 : 30 Tage = 100,00 Euro 

100,00 Euro x 10 Tage = 1.000 Euro 

3.000 Euro – 1.000 Euro = 2.000 Euro  

Das Bruttogehalt für November beträgt für diese:n Angestellte:n somit 2.000 Euro.

Hat unbezahlter Urlaub Nachteile für Arbeitgeber? Zunächst wirkt sich die Freistellung finanziell positiv aus, da während des unbezahlten Urlaubs keine Lohnnebenkosten anfallen.   

Allerdings entstehen administrative Aufwände, insbesondere im Zusammenhang mit der Sozialversicherung und der Lohnabrechnung. Darüber hinaus kann es zu betrieblichen Herausforderungen kommen: Die Arbeit muss intern umverteilt werden, und bei längerer Abwesenheit kann es notwendig sein, eine:n neue:r Mitarbeitende:n einzustellen.

Zusatzleistungen stärken die Mitarbeiterbindung, auch bei längeren Auszeiten. Mit der SpenditCard können Sie Ihren Angestellten bis zu 780 Euro Euro jährlich als steuerfreie und steueroptimierte Sachbezüge gewähren.

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Das Deutschlandticket Job ist eine staatlich geförderte Lösung für nachhaltige Mobilität – sowohl während der Arbeitszeit als auch im unbezahlten Urlaub. Es kann unkompliziert über Spendit Mobility genutzt werden.

Wie sieht es nun während des unbezahlten Urlaubs mit Zusatzleistungen von Arbeitgeberseite aus? Ob Benefits wie Sachbezüge, Essens- oder Mobilitätszuschüsse während des unbezahlten Urlaubs weiterlaufen, hängt von individuellen Vereinbarungen ab. In der Praxis entfallen sie meist bei Freistellungen über einen Monat.

Die Möglichkeit auf unbezahlten Urlaub schenkt Angestellten Flexibilität und stärkt die Arbeitgebermarke. Rechtliche und finanzielle Folgen sollten jedoch vorab geklärt und schriftlich festgehalten werden.

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