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Kilometerpauschale 2024: Wie Sie sich das Kilometergeld für Arbeitnehmende sichern

von | Feb 1, 2024 | Mobilität

Wer bei Dienstreisen und Fahrten zu einer Auswärtstätigkeit viel unterwegs ist, hadert oft mit hohen Reisekosten. Doch diese Fahrtkosten können Sie dank der Kilometerpauschale steuerlich geltend machen. Wie hoch die Steuer Kilometerpauschale ist, wie sich Kilometerpauschale und Pendlerpauschale unterscheiden und ob für Sie ein individueller Kilometersatz Sinn ergibt, erfahren Sie in unserem Beitrag.

Kilometerpauschale Dienstreise 2024: Was ist das?

Die Kilometerpauschale legt fest, welche Fahrtkosten pro Kilometer erstattet werden, wenn Arbeitnehmer:innen mit dem privates Fahrzeug dienstlich bedingt zu einer Auswärtstätigkeit unterwegs sind.

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehören nach § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 9.5 bis 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR):

Damit Angestellte die Kosten nicht selbst tragen müssen, hat der Gesetzgeber bestimmte Beträge bzw. Pauschalen festgesetzt, die beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden können. Ziel ist es, die Berechnung der Kosten möglichst zu vereinfachen.

Wer kann die Kilometerpauschale absetzen?

Die Reisekostenpauschale kann sowohl von Angestellten wie auch von Selbständigen bei einer beruflichen Reise angesetzt werden. Dabei ist es egal, ob der oder die Reisende im In- oder Ausland zu Kunden, Lieferanten, zu einer Messe oder einer Weiterbildungsmaßnahme unterwegs ist.

Sind Kilometerpauschale und Pendlerpauschale das Gleiche?

Die Pendler- oder Entfernungspauschale ist nicht zu verwechseln mit der Kilometerpauschale. Die Pendlerpauschale umfasst die Aufwendungen für die Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – also den täglichen Arbeitswegs zum Arbeitsplatz mit der kürzesten Straßenverbindung. Bei der Entfernungspauschale kann die Wegstrecke für Nah- und Fernpendler wahlweise mit dem Auto, mit Bus und Bahn oder auch per Fahrrad oder E-Bike zurückgelegt werden, das Verkehrsmittel spielt keine Rolle.

 

2024 liegt die Pendlerpauschale bei 0,30 Euro für jeweils die ersten 20 Kilometer und bei 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Dabei gilt ein jährlicher Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Wichtig: Bei der Pendlerpauschale können Arbeitnehmer:innen lediglich die einfache Wegstrecke zur Arbeitsstätte pro Arbeitstag bei den Werbungskosten anrechnen. Demgegenüber umfasst die Kilometerpauschale Hin- und Rückweg zur Auswärtstätigkeit.

Mehr zur Pendlerpauschale erfahren Sie in unserem Beitrag „Fahrtkostenzuschuss berechnen und erstatten – so geht’s “.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

Die Höhe der Kilometerpauschale hängt davon ab, mit welchem Fahrzeug Sie unterwegs sind – sie gilt nur für das private Auto, Motorrad oder Moped:

Aktuelle Kilometerpauschale Dienstreise 2024

Fahrzeugart Pauschale pro Kilometer
PKW 0,30 Euro
Motorrad oder Moped 0,20 Euro

Für Fahrten mit dem Fahrrad, der Bahn, dem Flugzeug oder Schiff gilt die Kilometerpauschale nicht.

 

Beispiel Reisekosten Kilometerpauschale

Eine Anwältin fährt für die Beratung eines Kunden mit ihrem privaten Pkw von Hamburg nach Berlin. Die Kilometerpauschale Hin- und Rückweg berechnet sich folgendermaßen: Einfache Route 295 km, für Hin- und Rückweg 590 km x 0,30 Euro Kilometerpauschale = 177 Euro.

Einfacher Fahrtweg x 2 x 0,20 bzw. 0,30 Euro (je nach Fahrzeug ) = erstattungsfähiger Betrag

Individueller Kilometersatz versus Kilometerpauschale

Reisende können statt der Kilometerpauschale ihre anfallenden Kosten auch individuell berechnen und als Werbungskosten ansetzen. Dabei fließen alle Parameter ein, die mit der Unterhaltung des Fahrzeugs zu tun haben, wie Benzin, Versicherung, Abschreibung, Kosten für Reparaturen etc. Alle Posten werden addiert und auf die privaten und beruflich gefahrenen Kilometer verteilt. Diese individuellen Kosten müssen in der Steuererklärung mit Belegen nachgewiesen werden, es empfiehlt sich zusätzlich ein Fahrtenbuch.

Für wen lohnt sich die individuelle Berechnung? Wer ein sehr kostenintensives Auto oder Motorrad mit hohem Kaufpreis und Unterhaltungskosten fährt, für den kann sich der Nachweis des individuellen Kilometersatzes durchaus lohnen.

Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?

Die Kilometerpauschale kann als Reisekosten in Rahmen der Reisekostenabrechnung vom Unternehmen rückerstattet werden. Die Erstattung von Reisekosten ist grundsätzlich nicht gesetzlich festgeschrieben – im Zuge der Mitarbeiterzufriedenheit kommen die meisten Unternehmen ihren Angestellten aber entgegen und übernehmen berufliche Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten.

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Wie wird die Kilometerpauschale bei der Steuer berechnet?

Berufliche Fahrtkosten fallen unter die Werbungskosten. Sowohl die Entfernungspauschale als auch die Kilometerpauschale werden vom Finanzamt anerkannt und lassen sich steuerlich ansetzen; damit mindern sie die zu versteuernden Einkünfte. Die Werbungskosten werden in der Anlage N angesetzt.

Wichtig: Um die Kilometerpauschale absetzen zu können, müssen Reisende mit einem motorisierten Verkehrsmittel unterwegs sein; die Strecke darf nicht der normale Weg zur Arbeit sein und auch keine Familienheimfahrt, sondern es muss sich um eine Auswärtstätigkeit wie einen Kundenbesuch handeln.

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Carolin Will

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Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.

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