Fahrtkostenerstattung Arbeitgeber – mit Antrag auf Fahrtkostenerstattung

Ob die Fahrt zur Arbeit oder eine Geschäftsreise – Fahrtkosten können einen beachtlichen Kostenfaktor für Mitarbeitende darstellen. Kein Wunder, dass die Fahrtkostenerstattung, Steuer sowie Muster zur Fahrtkostenerstattung für Unternehmen von großem Interesse sind, um Angestellte zu unterstützen. Alles Wichtige zur Fahrtkostenerstattung Arbeitgeber und zum Antrag auf Fahrtkostenerstattung finden Sie hier. Nutzen Sie auch unser kostenfreies Formular zur Fahrtkostenerstattung.

• Was ist eine Fahrtkostenerstattung durch Arbeitgeber?
• Muss der Arbeitgeber Fahrkosten erstatten? 
• Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg
• Fahrtkostenerstattung für Dienstreisen
• Antrag Fahrtkostenerstattung
• Fahrtkostenerstattung: Wie ist das steuerlich geregelt? 
• Fazit

Wenn ein:e Arbeitnehmer:in für Fahrten zu beruflichen Zwecken Geld aufwendet, handelt es sich um Fahrtkosten, die erstattungsfähig sind. Das kann der Arbeitsweg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sein, aber auch der Weg zu einer Weiterbildung oder einem Kundenmeeting. Ob die Kilometer mit dem eigenen Pkw, dem öffentlichen Nahverkehr, Fernverkehr, einem Taxi oder anderen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden, spielt dabei keine Rolle. 

Es werden zwei Arten von Fahrtkosten unterschieden:

• Fahrtkosten auf Dienstreisen bzw. bei einer Auswärtstätigkeit 
• Fahrtkosten auf dem Arbeitsweg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte

Arbeitgeber sind gesetzlich nicht verpflichtet, ihren Angestellten Fahrtkosten zu erstatten. Wenn Unternehmen für diese Kosten aufkommen, ist das eine Zusatzleistung bzw. ein Benefit. Es kann sich auch um einen Fahrtkostenzuschuss bzw. eine Fahrtkostenpauschale anstelle einer Gehaltserhöhung oder zusätzlich zum Arbeitslohn handeln, wenn beide Seiten dies bei einem Einstellungsgespräch oder einer Gehaltsverhandlung vereinbart haben.  

Bei Dienstreisen haben Arbeitnehmende gute Chancen, ihre Ausgaben zurückzuerhalten. Der Auftraggeber ist grundsätzlich „zum Ersatz verpflichtet“ – allerdings lässt die gesetzliche Grundlage nach § 670 BGB Interpretationsspielraum zu. Mitarbeitende klären Ansprüche am besten vor Antreten der Reise mit ihrem Vorgesetzten.

Bei den Fahrtkosten, die Arbeitnehmende für den Weg zur ersten Arbeitsstelle aufwenden müssen, handelt es sich laut Gesetzgeber um private Ausgaben. Dennoch erstatten viele Arbeitgeber diesen Betrag oder unterstützen Angestellte dabei. Es handelt sich dabei, wie oben bereits erwähnt, um eine freiwillige Leistung – zum Teil als Ersatz für eine Gehaltserhöhung.   

Unternehmen können die Kosten entweder direkt bezuschussen bzw. übernehmen, z. B. als Barzuschuss, Benzingutschein, Bahncard, Deutschlandticket oder Jahresfahrkarte für den öffentlichen Nahverkehr/ÖPNV-Zuschuss; oder sie erstatten die entstandenen Kosten im Nachhinein – also sog. Fahrkostenrückerstattung. Dazu bietet sich ein Fahrtenbuch an, um die Aufwände nachvollziehbar zu machen.

Falls ein Unternehmen sich an den Kosten nicht beteiligt, können sich Mitarbeitende staatlich unterstützen lassen. Dazu steht die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale zur Verfügung. Diese beträgt 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer mit einer Obergrenze von 4.500 Euro jährlich. In der Steuererklärung lässt sich die Pauschale unter Werbungskosten geltend machen. Auch Selbständige können die Entfernungspauschale in den Betriebsausgaben als Werbungskosten ansetzen.  

Wenn Sie mehr zur Pendlerpauschale wissen möchten, lesen Sie unseren Beitrag „Fahrtkostenzuschuss berechnen und erstatten – so geht’s“.

Reisekosten bei Dienstreisen – Übernachtungskosten wie auch Fahrtkosten – werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Mitarbeitende müssen dazu nachvollziehbar darlegen, welche Ausgaben sie auf ihrer Dienstreise hatten.  

Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Wahl: Fahrtkosten können zum einen per Kilometerpauschale abgerechnet werden, aber auch die Abrechnung per Fahrtenbuch ist möglich.  

Oder Mitarbeitende sammeln alle Belege (wie Tankquittungen, Bus-, Bahn- oder Flugtickets) und reichen sie per Antrag beim Arbeitgeber ein. Ein Muster Fahrtkostenerstattung finden Sie weiter unten.

Sollte der Antrag auf Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber abgelehnt werden, haben Mitarbeitende die Möglichkeit, die Kosten teilweise über die Steuererklärung zurückzuholen – mit der Kilometerpauschale. Wie hoch diese ist, wie sie berechnet wird und sich absetzen lässt, erfahren Sie hier: „Kilometerpauschale 2024: Wie Sie sich das Kilometergeld für Arbeitnehmende sichern“.

Sie sind auf der Suche nach einer Vorlage zur Fahrtkostenerstattung? Dann nutzen Sie unser Muster Fahrtkostenerstattung, das Sie zur Detailansicht hier kostenfrei herunterladen können.

Was müssen Arbeitgeber bei der steuerlichen Behandlung von Fahrtkostenzuschüssen oder Fahrtkostenpauschalen beachten, wie steht es um Lohnsteuer und Abgaben?

Weitere Infos zur Versteuerung finden Sie in folgenden Beiträgen:

• ÖPNV-Zuschuss: So unterstützen Sie finanziell die Mobilität Ihrer Mitarbeitenden 
• Dienstreisen: Wie wird die Kilometerpauschale bei der Steuer berechnet? 
• Fahrtkostenzuschuss berechnen und erstatten – so geht’s 
• Steuerbefreit: Tankgutschein als Sachbezug 
• Pauschalversteuerung Firmenwagen

Die Fahrtkostenerstattung ist ein freiwilliger Benefit, der Mitarbeitende entlastet, indem er die Kosten für Arbeitswege und für Wege zu Firmenkunden abdeckt. Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, offerieren viele Unternehmen solche Fahrtkostenzuschüsse oder einen Fahrtkostenersatz – als eine Möglichkeit, Fachkräfte zu binden und die Motivation innerhalb der Belegschaft hochzuhalten. 

Um die Verwaltung so einfach wie möglich zu gestalten und Lohnsteuer zu sparen bzw. steuerliche Vorteile zu genießen, bietet Spendit verschiedene Lösungen an. Wir beraten Sie gerne im Detail, was zu Ihrem Unternehmen passt.

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