Zurück in den Job: Betriebliches Eingliederungsmanagement

Der Wiedereinstieg von Mitarbeitenden nach längerer Krankheit gestaltet sich für die betroffenen Personen häufig schwierig. Die Gesetzgebung legt daher fest, dass Arbeitgeber bei Überschreiten einer bestimmten Anzahl an Fehltagen ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten müssen, um die Mitarbeitenden bei der Rückkehr in den Job zu unterstützen.

• Was ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?
• Vorteile des betrieblichen Eingliederungsmanagements
• BEM: Verfahren
• Betriebliches Eingliederungsmanagement: DSGVO
• Mitarbeitergesundheit fördern mit spendit | Wellbeing
• Fazit

Das BEM ist ein strukturiertes, gesetzlich verankertes Verfahren, das die Rückkehr ins Arbeitsleben erleichtern und künftigen Ausfällen vorbeugen soll. Arbeitgeber sind verpflichtet, Mitarbeitenden nach mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres ein BEM anzubieten.

Ziel des BEM ist es, gemeinsam mit der betroffenen Person Lösungen zu entwickeln, um die Wiedereingliederung zu unterstützen, die Gesundheit zu fördern, erneuten Erkrankungen präventiv vorzubeugen und den Arbeitsplatz langfristig zu sichern. Dabei steht nicht medizinische Behandlung im Fokus, sondern ein vertrauensvoller, kooperativer Prozess im betrieblichen Umfeld.

Ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement Pflicht?

Das BEM ist gesetzlich im Sozialgesetzbuch IX (§ 167 Abs. 2 SGB IX) verankert:

„Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung […] mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.“

Demnach müssen Arbeitgebern Mitarbeitenden, die entweder länger als sechs Wochen am Stück oder wiederholt an mehr als 42 Kalendertagen (30 Werktagen) krankgeschrieben waren, die Möglichkeit auf ein BEM anbieten. Betrachtet werden dabei 365 Tage, nicht zwingend ein Kalenderjahr.

Die Arbeitnehmenden können das Angebot jedoch ausschlagen – die Teilnahme ist freiwillig.

Wie verbreitet ist das BEM in deutschen Unternehmen?

Arbeitgeber sind seit 2004 nach Sozialgesetzbuch IX zu dem Angebot eines BEM verpflichtet. Die Ergebnisse der BIBB/BAuA-Erwerbstätigenbefragung 2024 beleuchten den Status quo in Deutschland: In Bezug auf die Anzahl der Angestellten, die ein BEM erhalten, ist ein positiver Trend zu verzeichnen – Während 2018 40 % der befragten Arbeitnehmenden in einem Unternehmen mit einem BEM arbeiteten, waren es 2024 52 % der Mitarbeitenden. Der Anteil an Beschäftigten, die das BEM in Anspruch genommen haben, hat sich hingegen kaum verändert (2024: 67 %, 2018: 66 %).

Auffällig ist, dass ein BEM eher in gesundheitsorientierten Betrieben angeboten wird.

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein Wiedereingliederungsmanagement bei Bedarf anzubieten. Darüber hinaus bietet es ihnen sowie den betroffenen Mitarbeitenden jedoch auch Chancen:

Trotz dieser Vorteile zögern betroffene Beschäftigte teilweise, das Angebot zu einem BEM-Gespräch anzunehmen. Hintergrund ist häufig, dass sie Nachteile durch Offenheit z. B. in Bezug auf ihre Diagnose fürchten. Hier gilt für den Arbeitgeber, diesen Sorgen durch eine offene und wertschätzende Kommunikation von vornherein keinen Raum zu geben.

Der BEM-Prozess ist sehr sensibel und erfordert eine Anpassung an die individuellen Umstände der betroffenen Mitarbeitenden und des Unternehmens. Diese generellen Prozessschritte haben sich jedoch in der Praxis etabliert:

1. Voraussetzungen prüfen

Das Unternehmen behält die Fehlzeiten im Blick und ermitteln, welche Mitarbeitenden die Schwelle von sechs Wochen Krankheit überschreiten.

2. Zum BEM-Gespräch einladen

HR lädt die betreffenden Mitarbeitenden schriftlich zu einem BEM-Gespräch ein und informiert sie in diesem Zuge über das Ziel, den Ablauf und dass das BEM auf freiwilliger Teilnahme beruht. Da die sechs Wochen häufig überschritten werden, während die Arbeitsunfähigkeit noch andauert, kommt es oftmals vor, dass die Einladung erfolgt, während die Mitarbeitenden noch krankgeschrieben sind.

Beschäftigte können eine Vertrauensperson (z. B. Betriebsrat, BEM-Beauftragte, Schwerbehindertenvertretung, Anwalt) hinzuziehen.

3. Erstgespräch führen

Was passiert bei einem BEM-Gespräch? Je nachdem, ob eine Langzeiterkrankung oder wiederkehrende Kurzzeiterkrankungen vorliegen, werden häufig unterschiedliche Schwerpunkte in einem BEM-Gespräch gesetzt.

In einem vertraulichen Gespräch werden folgende Punkte geklärt:

• Gründe der Arbeitsunfähigkeit (falls die Mitarbeitenden diese freiwillig offenlegen)
• Mögliche betriebliche Ursachen
• Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden
• Potenzielle Maßnahmen zur Wiedereingliederung

4. Maßnahmen erarbeiten

Auf Grundlage des persönlichen Gesprächs erarbeiten HR und der/die betroffene Angestellte gemeinsam Maßnahmen, um die Rückkehr in den Arbeitsalltag möglichst erfolgsversprechend zu gestalten und einer erneuten Arbeitsunfähigkeit entgegenzuwirken.

Ausgehend von der individuellen Situation der betreffenden Mitarbeitenden können verschiedene Ansätze gewählt werden, um die Beschäftigungsfähigkeit wieder zu stärken:

• Stufenweise Wiedereingliederung nach dem „Hamburger Modell“
• Technische oder organisatorische Anpassungen des Arbeitsplatzes
• Anpassung von Arbeitszeiten oder Aufgabenbereichen
• Begleitende Schulungen oder Coaching-Angebote

Stufenweise Wiedereingliederung: Hamburger Modell

Das Hamburger Modell sieht eine schrittweise Rückkehr von Mitarbeitenden nach einer Langzeiterkrankung vor: Zu Anfang wird die Arbeitsbelastung (Arbeitszeit und -inhalte) gering gehalten und dann sukzessive in Abhängigkeit von ihrem Leistungsstand gesteigert, bis die Mitarbeitenden wieder voll arbeitsfähig sind.

Diese Form der stufenweisen Wiedereingliederung ist Teil der medizinischen Rehabilitation und wird in der Regel vom behandelnden Arzt oder der Ärztin angeregt. Voraussetzung für den Start ist, dass eine baldige Rückkehr an den Arbeitsplatz realistisch erscheint – und dass sowohl der Sozialversicherungsträger (z. B. Krankenkasse, Rentenversicherung oder Agentur für Arbeit) als auch der Arbeitgeber zustimmen.

Obwohl das Hamburger Modell medizinisch begründet ist, kann es sinnvoll in das BEM eingebunden werden. Beide Instrumente ergänzen sich – während das BEM den organisatorischen Rahmen im Unternehmen bietet, stellt die stufenweise Wiedereingliederung eine konkrete Maßnahme dar, um Belastung individuell zu dosieren und eine dauerhafte Rückkehr an den Arbeitsplatz erfolgreich zu gestalten.

5. Maßnahmen umsetzen und ggf. anpassen

Die geplanten Maßnahmen werden umgesetzt und dokumentiert. Der Verlauf wird regelmäßig überprüft, um bei Bedarf nachzusteuern.

6. BEM abschließen und evaluieren

Nach erfolgreicher Wiedereingliederung findet ein Abschlussgespräch statt. Alternativ kann das BEM auch beendet werden, wenn die betroffenen Mitarbeitenden nicht einwilligen, Maßnahmen nicht umgesetzt werden können oder das Arbeitsverhältnis beendet wird.

Der Datenschutz ist im gesamten BEM-Prozess zwingend zu beachten. Es dürfen ausschließlich Daten erhoben und verarbeitet werden, die unmittelbar für die Durchführung des BEM erforderlich sind. Besonders sensibel sind dabei Gesundheitsdaten, die gemäß DSGVO unter einem erhöhten Schutz stehen. Eine Weitergabe von Informationen an z. B. Führungskräfte, den Betriebsarzt oder externe Stellen darf nur erfolgen, wenn die betroffenen Personen ausdrücklich zugestimmt haben.

Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Lehnt ein Mitarbeitender das BEM ab, darf dies weder dokumentiert noch negative Auswirkungen für diesen Mitarbeitenden haben. Ein transparenter und DSGVO-konformer Umgang mit persönlichen Daten ist nicht nur rechtlich verpflichtend und schützt Unternehmen vor möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen — darüber hinaus fördert es Vertrauen und Akzeptanz auf Seite der Arbeitnehmenden.

Es ist wesentlich, das betriebliche Eingliederungsmanagement im Gesamtkontext des Betrieblichen Gesundheitsmanagements zu betrachten. Während sich das BEM mit Maßnahmen zur Wiedereingliederung von Mitarbeitenden nach einer Langzeiterkrankung beschäftigt, hat das BGM das Ziel, gesundheitlichen Belastungen von vornherein vorzubeugen.

Hier bietet spendit | Wellbeing einen wirkungsvollen Ansatz: Der Benefit für ganzheitliches Wohlbefinden umfasst eine Vielzahl an Angeboten aus u.a. den Bereichen Fitness, Ernährung, Schlaf, Therapie und Achtsamkeit. Mitarbeitende können durch die Nutzung dieses Programms somit neben ihrer physischen Gesundheit auch in ihre mentale Gesundheit und ihr Wohlbefinden investieren. spendit | Wellbeing kann somit dazu beitragen, Erkrankungen vorzubeugen, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu stärken und somit das Risiko für längere Ausfälle zu reduzieren. Weitere Informationen können Sie im Beitrag „Krankenstand senken: Strategien gegen hohe Fehlzeiten im Unternehmen“ nachlesen.

Richtig umgesetzt, bietet das betriebliche Eingliederungsmanagement neben seiner gesetzlichen Pflicht Unternehmen die Chance, die Rückkehr erkrankter Mitarbeitender gezielt zu unterstützen und die betriebliche Gesundheitskultur nachhaltig zu stärken. Ein professionelles BEM signalisiert Wertschätzung, fördert Vertrauen und zeigt: Gesundheit ist nicht nur Privatsache, sondern Teil einer verantwortungsvollen Unternehmenskultur. Gleichzeitig lassen sich wertvolles Wissen erhalten, Ausfallzeiten reduzieren und langfristig Kosten vermeiden.

FAQ: Häufige Fragen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement

Ist ein betriebliches Eingliederungsmanagement Pflicht?

Ja, Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, BEM bei über sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit im Jahr anzubieten. Die Teilnahme ist für Mitarbeitende allerdings freiwillig.

Wann muss ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt werden?

Ist ein Mitarbeitender länger als sechs Wochen am Stück oder wiederholt an mehr als 42 Kalendertagen (30 Werktagen) krankgeschrieben, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein BEM-Gespräch anzubieten.

Wie lange vorher muss ein BEM-Gespräch angekündigt werden?

Eine Frist hierfür ist gesetzlich nicht festgelegt. Um Mitarbeitende jedoch nicht zu überrumpeln und sie dazu zu bewegen, sich auf das BEM einzulassen, ist es empfehlenswert, die schriftliche Einladung mindestens eine Woche im Voraus zu verschicken. Alternativ kann auch gemeinsam ein Datum festgelegt werden.

Wie zeitnah muss ein BEM-Gespräch sein?

Die Einladung zum BEM-Gespräch sollte möglichst zeitnah nach Erreichen der sechs Wochen Fehlzeit angeboten werden. Das hilft dabei, den Kontakt aufrechtzuerhalten und frühzeitig Unterstützung zu signalisieren.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das BEM ablehnt?

Das BEM kann dann nicht durchgeführt werden. Eine Kündigung ist trotzdem möglich, aber das Fehlen eines BEM kann die Rechtslage erschweren.

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