Home > Arbeitswelt im Wandel > Wie effektives Personalcontrolling Unternehmen zum Erfolg führt

Wie effektives Personalcontrolling Unternehmen zum Erfolg führt

von | Sep 4, 2023 | Arbeitswelt im Wandel

Die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens sind ein entscheidender Faktor für dessen Erfolg. Personalprozesse zu steuern und zu optimieren ist daher unverzichtbar. Genau hier setzt Personalcontrolling als Teil des Unternehmenscontrolling an. Erfahren Sie das Wichtigste rund um die Bedeutung von Personalcontrolling, Personalcontrolling Aufgaben und Instrumente, Personalcontrolling Kennzahlen sowie die Ziele des Personalcontrolling.

Was ist Personalcontrolling? Definition und Aufgaben

Personalcontrolling (z. T. synonym HR-Controlling) ist eine Form des Controllings, die sich speziell mit der Planung, Steuerung und Überwachung der Personalressourcen eines Unternehmens befasst – von der Planung des Personalbedarfs bis zum Recruiting. Es ist ein Teil des strategischen und operativen Controllings und bildet damit eine wichtige Grundlage für das Management von Personalprozessen. Die Aufgaben eines Personalcontrollers umfassen die Definition von Zielgrößen, die Ermittlung von Kennzahlen, die Analyse und Bewertung von Daten sowie die Ableitung von Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträger. Es geht also darum, Personalprozesse zu optimieren, um das bestmögliche Ergebnis für ein Unternehmen zu erzielen. Personalcontroller übernehmen heute einen wichtigen Teil des Personalwesens. Sie können auf Grundlage eines personalrelevanten Kennzahlensystems die Ausrichtung auf passende Personalmaßnahmen unterstützen.

Wer nutzt in Deutschland Personalcontrolling?

Eine Umfrage der Haufe Group aus dem Jahr 2020 zeigt, dass Personalcontrolling in deutschen Unternehmen stark verbreitet ist und von den befragten HR-Verantwortlichen als wichtiges Instrument zur Unterstützung von Entscheidungen und zur Steuerung von Personalprozessen angesehen wird.

Quelle: Haufe Group: „HR-Report 2020 – HR-Management in Zeiten des Wandels“.

Methoden des Personalcontrolling

Controlling im Personalwesen dient dazu, Zahlen und Daten zu erheben, um daraus über eine Gruppe von Mitarbeitenden oder über bestimmte Abläufe Schlüsse ziehen zu können. Dazu stehen mehrere Strategien zur Verfügung:

Operatives und strategisches Personalcontrolling

Im Personalcontrolling wird zwischen strategischem und operativem Personalcontrolling unterschieden:

Das strategische Personalcontrolling beschäftigt sich mit langfristigen Personalstrategien und -zielen, während das operative Personalcontrolling die Umsetzung und Kontrolle dieser Ziele im Alltagsgeschäft überwacht. Das Verhältnis von Kosten und Nutzen sowie Chancen und Risiken sind Teile des operativen Personalcontrollings.

Beide Bereiche sind eng miteinander verknüpft und tragen dazu bei, dass die Personalprozesse im Unternehmen optimal gestaltet werden.

Quantitatives und qualitatives Personalcontrolling

Im Personalcontrolling werden sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen verwendet. Quantitative Indikatoren geben direkt messbare Größen wie Fluktuationsrate oder Personalkosten wieder. Qualitative Kennzahlen hingegen erfassen subjektive Einschätzungen und variable Faktoren, wie beispielsweise Mitarbeiterzufriedenheit, Bindungsverhalten oder Motivation.

Eine Kombination aus qualitativem und quantitativem Personalcontrolling ermöglicht eine umfassende Analyse und Bewertung der Personalprozesse.

Prozessorientiertes Personalcontrolling

Prozessorientiertes Personalcontrolling ist eine Methode, bei der personalbezogene Abläufe in einem Unternehmen in Form von Prozessketten dargestellt werden. Dabei werden Kennzahlen für jede Prozessstufe erfasst und ausgewertet. Ziel ist es, die Effizienz der Personalprozesse zu erhöhen und Engpässe zu vermeiden.

Ziele Personalcontrolling

Personalcontrolling verfolgt verschiedene Ziele, die sich an den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens orientieren. Informationsfluss, Transparenz und die Planung sowie Koordination der Personalwirtschaft stehen dabei im Mittelpunkt. Einige der relevantesten Ziele Personalcontrolling sind:

  • Informationsversorgung & Transparenz: Personalprozesse und strategische Entscheidungen werden offengelegt und dienen als Grundlage für Entscheidungen.
  • Planung, Koordination & Steuerung: Entwicklungen und Trends werden mit einem passenden Planungstool im Auge behalten, um die Personalplanung vorantreiben zu können und die Personalkapazität zu koordinieren.
  • Kontrolle: Anhang eines Kontrollsystems samt Kennzahlen kann die Personalwirtschaft überwacht werden.
  • Steuerung: Die Personalwirtschaft leistet einen wichtigen Beitrag zu den Unternehmenszielen und zum Unternehmenserfolg.

Personalcontrolling: Instrumente

Das Personalcontrolling verfügt über eine Vielzahl von HR Controlling Instrumenten, die je nach Bedarf eingesetzt werden können, um aussagekräftige Informationen zu erhalten. Dazu gehören u. a. die folgenden Instrumente des Personalcontrollings:

  • Balanced Scorecard: Sie macht die strategischen Ziele und Kennzahlen eines Unternehmens sichtbar und hilft bei der Planung und Strategieumsetzung.
  • Benchmarking: Benchmarking vergleicht die Leistungen eines Unternehmens mit denen anderer Standorte oder Mitbewerber.
  • Mitarbeiterbefragungen: Sie liefern Informationen über Arbeitszufriedenheit, Verbundenheit und Führungsstil der Vorgesetzten. Beim Vergleich mit vergangenen Befragungen können Entwicklung der allgemeinen Zufriedenheit abgeleitet werden.
  • Zeitreihen: Sie beschreiben und prognostizieren Trends oder Entwicklungen und helfen, den Erfolg bestimmter Maßnahmen zu bewerten.

Personalcontrolling: Excel als Grundlage

Excel ist ein beliebtes Tool im Personalcontrolling. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Daten zu sammeln, zu analysieren und auszuwerten. Dabei können verschiedene Kennzahlen und Diagramme erstellt werden, die einen schnellen Überblick über die Personalprozesse ermöglichen. Spezialisierte Personalcontrolling-Software (z. B. Sage HR, Personio, HeavenHR) arbeitet allerdings passgenauer und leistungsfähiger.

Kennzahlen Personalcontrolling

Ein zentraler Bestandteil des Personalcontrollings sind Kennzahlen. Sie orientieren sich an den Unternehmenszielen. Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling sind:
  • Kennzahlen Personalbedarf: Netto-Personalbedarf, Qualifikationen, Frauen- oder Behindertenanteil.
  • Kennzahlen Recruiting: Dauer und Kosten des Recruitingprozesses, Anzahl qualifizierter Bewerber:innen, Frühfluktuationsrate.
  • Kennzahlen Personaleinsatz: Erfüllung von Zielvereinbarungen, Anzahl der Überstunden, Arbeitsproduktivität.
  • Kennzahlen Personalentwicklung: Ausbildungsquote, Weiterbildungsmaßnahmen.
  • Kennzahlen Mitarbeiterbindung: Fluktuationsrate, Abwesenheitsquote, Erfolgsbeteiligung je Mitarbeiter:in.

Praxisbeispiel: Personalcontrolling Krankenhaus

Das Personalcontrolling spielt auch im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle. Im Krankenhaus kann es dabei helfen, die Personalressourcen effizienter zu nutzen und Engpässe zu vermeiden. Dabei werden spezielle Kennzahlen wie beispielsweise die Pflege- und Ärztedichte oder auch der Netto-Personalbedarf erhoben. Berechnen lässt sich der Netto-Personalbedarf folgendermaßen:

Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf – Personalbestand zum Zeitpunkt X + Abgänge – Zugänge

Das Personalcontrolling im Krankenhaus kann dazu beitragen, Personalüber- oder unterdeckung zu messen, Änderungen zu veranlassen und so die Patientenversorgung zu verbessern bzw. Kosten effektiv zu senken.

Personalcontrolling als Instrument bei Personalprozessen

Personalcontrolling ist ein wichtiges Instrument zur Steuerung und Optimierung der Personalprozesse im Unternehmen. Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen und Instrumenten, die eingesetzt werden können, um die Effizienz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken. Dabei ist es wichtig, zwischen strategischem und operativem Personalcontrolling zu unterscheiden.

Carolin Will

Carolin Will

Autorin

Carolin war bei Spendit für die Bereiche Content und Social Media zuständig. Ihr Fokus lag dabei auf der Gewinnung junger Talente und dem Wandel der Arbeitswelt hin zu Arbeitnehmerwertschätzung.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Steuer- oder Rechtsberatung erbringen dürfen und mit dieser Information keine Steuer- oder Rechtsberatung erbracht wird. Es handelt sich lediglich um allgemeine Informationen zu den von uns angebotenen Produkten, die auf den jeweiligen Sachverhalt Ihres Unternehmens im Einzelfall anzupassen und aus steuer- und rechtlicher Sicht zu würdigen sind. Bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene Beratung Ihres Steuer- bzw. Rechtsberaters ein, bevor Sie Entscheidungen, über die sich in Zusammenhang mit unseren Produkten ergebenden Themen, treffen. Es kann keine Haftung übernommen werden.

Über 7.000 zufriedene Firmenkunden nutzen unsere smarten Mitarbeiter-Benefits 

Avira-logo-stage-new
Lufthansa-logo-stage-new-alternative
Redhat-logo-stage-new
Fidor-Bank-logo-stage-new
DRK-logo-alternativ
Signavio-logo-stage-new
Candis-logo-stage-new
sem-boutique-logo-stage-new
Sskmuenchen-logo-partner-stage-new
BASF-logo-stage-new
Nestle-logo-stage-new
pro7s1-logo-stage-new
Rewe-digital-logo-stage-new
unu-logo-stage-new
Bitpanda-logo-stage-new
fressnapf-logo-stage-new
Einhorn-logo-stage-new
KTM-logo-stage-new

Ausgezeichnete Mitarbeiter-Benefits für Ihre Mitarbeitenden und Sie

spendit-awards-kununu-2023
deutscher-b2b-award-kundenzufriedenheit
spendit-awards-b2b-2023
deutscher-b2b-award-kundenservice
spendit-awards-b2b-2023
deutscher-b2b-award-preis-leistung
Unsere Kooperationspartner
spendit-logo-visa
Deutsche_Bank-Logo
barmer-logo_Barmer-logo
WoltersKluwer-logo

Alle Bankdienstleistungen werden von der Solaris angeboten.